會(huì)議報(bào)告的基本格式
會(huì)議報(bào)告的基本格式
一、會(huì)議報(bào)告的性質(zhì)
。ㄒ唬⿻(huì)議報(bào)告的概念
會(huì)議報(bào)告,是在重要會(huì)議和群眾集會(huì)上,主要領(lǐng)導(dǎo)人或相關(guān)代表人物發(fā)表的指導(dǎo)性講話。它是一種書面文字材料,又是會(huì)議文件的重要組成部分和貫徹會(huì)議精神的依據(jù),還是供查閱的歷史資料。它包括政治報(bào)告、工作報(bào)告、動(dòng)員報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、典型發(fā)言、開幕詞、閉幕詞等。會(huì)議報(bào)告具有宣傳、鼓動(dòng)、教育作用。這些作用是通過報(bào)告人的報(bào)告和聽眾的接受來實(shí)現(xiàn)的。因而,有時(shí)為了讓更多的人知道報(bào)告內(nèi)容,廣播電臺(tái)、電視臺(tái)可進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)轉(zhuǎn)播,報(bào)刊也可登載。如黨的時(shí)期大報(bào)告。
。ǘ⿻(huì)議報(bào)告的特點(diǎn)
1.理論性和邏輯性。會(huì)議報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)人在大型會(huì)議上或重要場(chǎng)合作的有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、文化和局勢(shì)等方面的報(bào)告,是以領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)代表的身份站在決策集團(tuán)角度上所發(fā)表的講話。它在廣泛深入調(diào)研、充分占有材料的基礎(chǔ)上,縱覽全局,找準(zhǔn)焦點(diǎn),圍繞實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題,尤其是那些迫切需要解決的,帶有普遍性的,人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)利益問題進(jìn)行透徹分析,細(xì)致研究,從而抓住問題的關(guān)鍵,對(duì)癥下藥,達(dá)到推動(dòng)各項(xiàng)工作健康發(fā)展的目的。所以,在分析研究中,它必須依據(jù)有關(guān)方針政策,結(jié)合實(shí)際地對(duì)所提建議、對(duì)策、問題等進(jìn)行認(rèn)真研究,反復(fù)推敲,從理論和實(shí)際的結(jié)合上把握哪些是最有價(jià)值、最需要解決的問題,它充分考慮所提意見的針對(duì)性、正確性、合理性、可靠性,使意見和措施能真正有助于解決實(shí)際問題。因而,會(huì)議報(bào)告既注重事實(shí)分析,又必須從理論的高度上進(jìn)行歸納概括,進(jìn)而指導(dǎo)實(shí)踐,有較強(qiáng)的理論性和邏輯性。
2.雙向性和交流性。會(huì)議報(bào)告依據(jù)講話稿直面聽眾公開發(fā)表講話,具有直接性、當(dāng)眾性、范圍廣、影響大的特點(diǎn),在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中具有特殊的地位和作用。正是由于這種面對(duì)面的宣講傳播形式,就使主體和客體之間在時(shí)間、空間上的結(jié)合比較緊密,“報(bào)告”的成功與否,不決定于形式,即過程的結(jié)束,很大程度取決于主體對(duì)客體的“磁性”交流強(qiáng)度,即吸引力的大小。這種報(bào)告的吸引力既決定于報(bào)告的文采或領(lǐng)導(dǎo)的演講口才,又決定于聽眾是否接受。而且更關(guān)鍵的還取決于報(bào)告內(nèi)容是否為受眾認(rèn)可,是否反映了實(shí)際情況。所以,會(huì)議報(bào)告實(shí)際上是一種在時(shí)間、空間上獲得統(tǒng)一的、由報(bào)告主體和受眾客體雙向結(jié)合的交流形式。
3.切實(shí)性和針對(duì)性。會(huì)議報(bào)告的核心,是對(duì)實(shí)際問題的分析和解決。它一般要總結(jié)成績(jī)經(jīng)驗(yàn)、說明現(xiàn)狀和存在問題,部署工作,規(guī)劃未來等。它要求在分析的基礎(chǔ)上提出解決問題的意見或?qū)Σ,具有很?qiáng)的針對(duì)性,應(yīng)在實(shí)際工作中行得通,推得開,能夠保證得以貫徹執(zhí)行。部署任務(wù)和要求,內(nèi)容要切實(shí)具體,易于操作。尤其在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,領(lǐng)導(dǎo)需要更多的時(shí)間來進(jìn)行重大決策,制定具體操作方案,若沒有調(diào)查,沒有研究,沒有分析,講一些不著邊際的空話,報(bào)告內(nèi)容與群眾切身利益無關(guān),聽不到所講的要領(lǐng),就沒有人愿意聽這樣的報(bào)告,那么,報(bào)告也就形同一紙空文。
4、集中性和靈活性。集中性指會(huì)議報(bào)告稿應(yīng)該緊緊圍繞會(huì)議的主題。有些材料雖然很好,但是只要是脫離會(huì)議宗旨,與會(huì)議無關(guān),就應(yīng)該堅(jiān)決刪除。靈活性指形式上無固定的格式和要求。領(lǐng)導(dǎo)的講話,內(nèi)容可長(zhǎng)可短,可以全面論述,也可以就其中一點(diǎn)發(fā)表自己的看法。
5、通俗性和清晰性。指語言要適合聽眾的水平,容易為聽眾理解和接受。因?yàn)闀?huì)議報(bào)告主要靠口頭語言來傳達(dá),報(bào)告聲過即逝,具有“一次性”的特點(diǎn),聽眾不能像看文章那樣,看不懂再翻過來看一遍,而必須當(dāng)場(chǎng)聽清聽懂。
。ㄈ⿻(huì)議報(bào)告的種類
1.政治報(bào)告。它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)為實(shí)現(xiàn)一定歷史時(shí)期的政治目標(biāo)而作的路線、方針、政策方面的報(bào)告。政治報(bào)告多由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人作。如時(shí)期大報(bào)告。
2.工作報(bào)告。它是以經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科學(xué)文化、教育衛(wèi)生等工作為主要內(nèi)容的報(bào)告。如國(guó)務(wù)院總理的《政府工作報(bào)告》、各省、市、州、縣政府主要負(fù)責(zé)人向同級(jí)人民代表大會(huì)所作的工作報(bào)告,以及各系統(tǒng)各單位領(lǐng)導(dǎo)就所屬范圍的工作向下級(jí)單位和人民群眾所作的工作報(bào)告等。
3.動(dòng)員報(bào)告。是動(dòng)員有關(guān)人員去完成某專項(xiàng)工作或突擊任務(wù)的報(bào)告。動(dòng)員的目的,是使他們提高認(rèn)識(shí),明確任務(wù),增強(qiáng)信心,圓滿完成任務(wù)。如學(xué)習(xí)宣傳貫徹時(shí)期大精神動(dòng)員報(bào)告。
4.總結(jié)報(bào)告。包括在會(huì)上作的工作總結(jié)報(bào)告和會(huì)議總結(jié)報(bào)告兩類。工作總結(jié)報(bào)告是對(duì)前一段工作進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告?偨Y(jié)報(bào)告與工作報(bào)告的區(qū)別是,工作報(bào)告雖然也有回顧前段工作的內(nèi)容,但非常簡(jiǎn)要,重點(diǎn)放到今后的任務(wù)上。而總結(jié)報(bào)告的重點(diǎn)是回顧前段工作從中得出帶有指導(dǎo)意義的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。會(huì)議總結(jié)報(bào)告是在會(huì)議結(jié)束時(shí),對(duì)會(huì)議的整個(gè)情況進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告。
5.典型發(fā)言。是指在表彰大會(huì)或經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)上,先進(jìn)單位、部門的代表或先進(jìn)個(gè)人,報(bào)告本單位、部門或個(gè)人的先進(jìn)事跡、工作經(jīng)驗(yàn)的發(fā)言。這類報(bào)告有時(shí)由單位、部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言,有時(shí)由單位代表或個(gè)人發(fā)言。
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6.開幕詞。是較重要的會(huì)議開幕時(shí),大會(huì)主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人作的帶有方向性、指導(dǎo)性的重要講話。它是大會(huì)的序曲,一般要闡明大會(huì)的意義和要達(dá)到的目的,并預(yù)祝會(huì)議成功。有的書稱主持詞。
7.閉幕詞。是較重要的會(huì)議結(jié)束時(shí),有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的致詞,通常是對(duì)大會(huì)議程和會(huì)議中所解決的問題進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。它是大會(huì)的結(jié)束語,是大會(huì)議程的一個(gè)組成部分。
二、會(huì)議報(bào)告的格式和寫法
。ㄒ唬⿻(huì)議報(bào)告的基本格式和寫法
會(huì)議報(bào)告一般由標(biāo)題、稱謂、開頭、主體、結(jié)尾五個(gè)部分構(gòu)成。
1、標(biāo)題。寫法有兩種。一種是直接寫成“X X X同志在X X X工作會(huì)議上的報(bào)告”的形式。另一種是不出現(xiàn)報(bào)告人的姓名、會(huì)議名稱和“報(bào)告”字樣,而另擬寫一體現(xiàn)會(huì)議主要精神的標(biāo)題,如“當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)和今后的經(jīng)濟(jì)建設(shè)方針”。標(biāo)題的下行寫報(bào)告的時(shí)間,再下一行寫報(bào)告人的姓名。
2、稱謂。報(bào)告是面對(duì)面進(jìn)行的,它有明確的報(bào)告對(duì)象,稱謂可根據(jù)報(bào)告對(duì)象的身份而定,要恰當(dāng)合體。寫法大致有兩種情況:一是只寫在報(bào)告的開頭;二是除開頭的稱呼外,在報(bào)告的進(jìn)程中適當(dāng)穿插使用,作用是提示聽眾注意。每次稱呼的出現(xiàn),都標(biāo)志著講話進(jìn)入了一個(gè)新層次。
3、開頭。會(huì)議報(bào)告開頭的寫法多種多樣:有的開門見山,揭示題旨;有的提出問題,巧設(shè)懸念;有的交代背景,介紹情況;有的講述一個(gè)故事,吸引聽眾。不管采用哪種寫法,總的要求是要開門見山,接觸正題,提出全文的中心論點(diǎn)或主要議題,說明報(bào)告的意圖,以便聽眾抓住要領(lǐng),并造成一種氣氛,控制住聽眾的情緒,使他們?nèi)褙炞⒌芈犎?bào)告。如:云南省第八次黨代會(huì)報(bào)告就是開門見山,開始就把報(bào)告的主旨明確地點(diǎn)了出來,吸引住聽眾的注意力。時(shí)期大報(bào)告亦如此。
4、主體。是報(bào)告的主要內(nèi)容的集中表述,它決定著一篇報(bào)告的成敗。報(bào)告主體,要緊扣論題或主旨,展開分析論述。既要有深刻的理論分析,又要有典型的例證,從各個(gè)方面,多種角度,透辟地闡明報(bào)告的主題。
報(bào)告主體部分的結(jié)構(gòu)形式主要有三種:
。1)遞進(jìn)式。即層層深入地講述。其特點(diǎn)是各層都以前邊一層的意思為論述的基礎(chǔ),各層之間形成步步深入、層層遞進(jìn)的邏輯關(guān)系。
。2)并列式(有書稱條陳式)。即從幾個(gè)方面來闡述。其特點(diǎn)是對(duì)報(bào)告主旨所包含的幾項(xiàng)主要內(nèi)容,分別進(jìn)行闡述。幾個(gè)層次之間的關(guān)系是并列的,它們分別從不同的方面來論證報(bào)告主旨。但并列式結(jié)構(gòu),并不是隨意羅列,各層意思誰先誰后,也有一定的依據(jù):或按性質(zhì)的強(qiáng)弱,或按問題的主次,或按時(shí)間的先后等等。
。3)對(duì)比式。把兩種不同意見、不同方面的情況對(duì)照起來加以闡述。在實(shí)踐中,以其中的一種形式為主,兩三種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合使用,也是長(zhǎng)篇報(bào)告經(jīng)常采用的結(jié)構(gòu)形式。但是,不管采取哪種結(jié)構(gòu),都必須集中于一個(gè)中心、一個(gè)主旨講深講透。這樣,才能使聽眾得到一個(gè)完整、清晰、深刻的印象。
5、結(jié)尾。即報(bào)告的結(jié)束語。這部分從內(nèi)容上看要注意兩點(diǎn):一是總括全文,作個(gè)小結(jié),歸納全篇內(nèi)容,并作出肯定性結(jié)論。在字面上不是簡(jiǎn)單重復(fù),而應(yīng)是中心論點(diǎn)的確立或主題的深化,使聽眾對(duì)全部報(bào)告內(nèi)容有清晰、完整、深刻的認(rèn)識(shí)和理解,留下鮮明、難忘的印象。二是要有鼓動(dòng)性和號(hào)召力,使聽眾感到有信心,有力量,充滿希望。在表現(xiàn)形式上,有的可以寫得余味無窮,給聽眾以啟示;有的充滿戰(zhàn)斗的激情,給人以鼓舞;有的喊口號(hào),提希望,發(fā)號(hào)令,提建議。如毛澤東同志《為建設(shè)一個(gè)偉大的社會(huì)主義國(guó)家而奮斗》的結(jié)尾:“我們的目的一定要達(dá)到。我們的目的一定能夠達(dá)到!笨傊,報(bào)告的結(jié)尾寫法多種多樣,但無論采用什么形式結(jié)尾,都必須以簡(jiǎn)短有力的語句,總括報(bào)告的主旨,發(fā)出有力的號(hào)召,用堅(jiān)定、充滿信心的語言,振奮與會(huì)者的精神,提出希望,發(fā)出號(hào)召,有的最后還要寫一句“我的報(bào)告完了。謝謝!”
。ǘ└鞣N會(huì)議報(bào)告的格式和寫法
1.政治報(bào)告。政治報(bào)告的格式和寫法與會(huì)議報(bào)告基本一致。需要注意的是:
。1)選題要單純集中,要有現(xiàn)實(shí)的針對(duì)性;
。2)論述要深刻有力,要從理論高度回答現(xiàn)實(shí)中的具體問題;
。3)不但要使聽眾懂得道理,尤其要讓人們知道應(yīng)當(dāng)怎么辦。
2.工作報(bào)告。工作報(bào)告的正文一般分為三個(gè)部分:第一部分,回顧前階段工作情況,包括主要成績(jī)、基本經(jīng)驗(yàn)、存在的主要問題;第二部分,提出今后的工作任務(wù),以及完成任務(wù)所采取的措施。在寫法上,一般是先有一段總括概述,使人們對(duì)所要完成的任務(wù)獲得一個(gè)總的概念,明確總的奮斗目標(biāo),然后再分項(xiàng)闡述具體任務(wù)。分項(xiàng)闡述具體任務(wù)時(shí),必須依從總的奮斗目標(biāo),使各項(xiàng)具體任務(wù)為實(shí)現(xiàn)總的奮斗目標(biāo)服務(wù)。在外部形式上,既可采用小標(biāo)題,也可采用序碼分條。為保證任務(wù)圓滿完成的措施、辦法的寫法也是如此;第三部分,著重寫加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),發(fā)出號(hào)召,為完成新的工作任務(wù)而團(tuán)結(jié)奮斗的內(nèi)容。
3.動(dòng)員報(bào)告。動(dòng)員報(bào)告具有鼓動(dòng)性、時(shí)機(jī)性以及與之相適應(yīng)的措施的具體性的特點(diǎn)。這就決定了它的正文結(jié)構(gòu)雖然與其他種類的報(bào)告有某些共同之處,但也有其特殊性。動(dòng)員報(bào)告的正文一般由三個(gè)部分構(gòu)成:第一部分,分析形勢(shì),提高認(rèn)識(shí)。這是動(dòng)員報(bào)告的重點(diǎn)。因?yàn)橹挥腥罕娬J(rèn)清了形勢(shì),提高了認(rèn)識(shí),完成任務(wù)才有可靠的思想保證。當(dāng)然,這里所說的分析形勢(shì),并不是漫無邊際地去分析國(guó)際國(guó)內(nèi)政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì),而是要緊扣所要完成任務(wù)所面臨的形勢(shì)作分析。第二部分,布置任務(wù),提出措施。措施要具體、得力、具有可操作性。第三部分,加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),抓緊抓好。(略)
4.總結(jié)報(bào)告。總結(jié)報(bào)告有兩種類型:
。1)工作總結(jié)報(bào)告。主要是對(duì)某一階段重要工作的總結(jié)。這種報(bào)告的結(jié)構(gòu)形式是:開頭,應(yīng)交代清楚報(bào)告單位、工作屬性、時(shí)間范圍、工作內(nèi)容;主體,主要寫工作概況、基本經(jīng)驗(yàn);結(jié)尾,今后工作的意見。
(2)會(huì)議總結(jié)報(bào)告。是對(duì)整個(gè)會(huì)議工作的總結(jié)。一般要寫明會(huì)議基本情況(會(huì)議精神和與會(huì)者的表現(xiàn))、會(huì)議的收獲與不足(最好是分條列出)、對(duì)會(huì)后工作的意見(提出具體實(shí)施會(huì)議主題的意見)。會(huì)議總結(jié)報(bào)告應(yīng)從會(huì)中領(lǐng)導(dǎo)人講話、工作報(bào)告、典型發(fā)言、討論意見中,概括總結(jié)出幾個(gè)重要問題和主要精神,加以強(qiáng)調(diào)說明,使與會(huì)者對(duì)會(huì)議的主要問題和主要精神的認(rèn)識(shí)更加明確統(tǒng)一,更加深刻。會(huì)議總結(jié)報(bào)告要寫得重點(diǎn)突出,語言精練,結(jié)論明確,內(nèi)容具體,措施得力,切實(shí)可行。
5.典型發(fā)言。各種典型發(fā)言雖然內(nèi)容、角度有所不同,但寫法大體是一致的。其正文主要由三個(gè)部分構(gòu)成:第一部分,介紹基本情況;第二部分,主要事跡和經(jīng)驗(yàn)體會(huì);第三部分,表示決心和態(tài)度。典型發(fā)言要求觀點(diǎn)鮮明,條理清晰,內(nèi)容真實(shí),語言樸素生動(dòng)。
6.開幕詞(主持詞)。開幕詞的寫法,雖然沒有嚴(yán)格的程式,但其結(jié)構(gòu)也有大致要求:開頭,說明此次會(huì)議的名稱,并宣布大會(huì)隆重開幕。主體,簡(jiǎn)要說明當(dāng)前面臨的形勢(shì)和主要任務(wù),簡(jiǎn)述本次大會(huì)的主要議程和要達(dá)到的目的;闡明會(huì)后的路線、方針、政策;完成大會(huì)確定的任務(wù),必須依靠和團(tuán)結(jié)各方面的力量。結(jié)尾,用簡(jiǎn)短而帶鼓動(dòng)性的話語作結(jié)束,并預(yù)祝大會(huì)圓滿成功。開幕詞的起草人必須把握大會(huì)宗旨,把文章盡量寫得簡(jiǎn)潔明了些。
7.閉幕詞。閉幕詞的基本格式是:開頭,用一段簡(jiǎn)短的文字,說明會(huì)議在什么情況下圓滿結(jié)束;主體,對(duì)會(huì)議情況作簡(jiǎn)要概述與評(píng)價(jià),重點(diǎn)闡述大會(huì)解決的重要問題、主要收獲及其意義;結(jié)尾,提出要求和希望,發(fā)出號(hào)召,并鄭重宣布大會(huì)勝利閉幕。擬寫閉幕詞,應(yīng)做到結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),過渡自然,語言簡(jiǎn)潔,富有鼓動(dòng)性和號(hào)召力。
三、報(bào)告稿擬寫的一般程序
報(bào)告稿擬寫是一個(gè)由多種層次的工作人員共同參與的工作過程。受報(bào)告稿形成規(guī)律的制約,這一工作過程由若干密切相關(guān)、緊密互連的具體工作步驟構(gòu)成。每一工作步驟都具有特定的具體內(nèi)容和特定的功能。這些工作步驟的總體,就是報(bào)告稿擬寫的一般程序。擬稿人正確認(rèn)識(shí)并認(rèn)真遵循這一程序,是提高報(bào)告質(zhì)量并使其產(chǎn)生最大的效用所必需的。報(bào)告稿寫作的一般程序分為:準(zhǔn)備、占有材料、確立主題、擬寫提綱、草擬報(bào)告稿、修改報(bào)告稿、審定報(bào)告稿七個(gè)階段。
。ㄒ唬(zhǔn)備:明確報(bào)告稿的目的與要求
報(bào)告稿目的與要求不僅決定著主題的確立、材料的取舍,而且決定著表達(dá)方式的確定與文體的選擇。離開了目的與要求,主題的確立,材料的取舍就失去了依據(jù);表達(dá)方式與文種的選擇也失去了意義;報(bào)告稿自身也就喪失了存在的價(jià)值。目的與要求要用簡(jiǎn)練而明確的語言在報(bào)告稿中直接加以表達(dá),明確目的與要求,不僅僅要求撰稿人對(duì)這些目的和要求心領(lǐng)神會(huì),同時(shí),還包括對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)、周密的整理,以備“言傳”。
。ǘ┱加胁牧
所謂占有材料,就是指擬稿人根據(jù)擬寫報(bào)告稿的目的與需要,從各個(gè)方面搜集、攝取,最后寫入報(bào)告稿中的一系列事實(shí)現(xiàn)象或理論依據(jù)。
材料在報(bào)告稿擬寫中占有重要地位。材料是確立主題的基礎(chǔ),同時(shí)又是在報(bào)告稿中表現(xiàn)主題的支柱,一些主要旨在反映客觀實(shí)際情況的報(bào)告稿絕大部分乃至全部?jī)?nèi)容就是由經(jīng)過系統(tǒng)整理的材料構(gòu)成的。
作為一種思想或觀念的報(bào)告稿,其主題是由單位、部門領(lǐng)導(dǎo)授意給擬稿人的,但它的形成需要一個(gè)對(duì)客觀事實(shí)或有關(guān)理論觀點(diǎn)做出概括加工的過程,而擬稿人對(duì)領(lǐng)導(dǎo)授意的正確理解和進(jìn)一步確定化,也必須以充分了解有關(guān)事實(shí)或理論觀點(diǎn)作為前提條件。在這個(gè)意義上,材料是確立主題的基礎(chǔ),失去這個(gè)基礎(chǔ)就不會(huì)有主題的確立,至少主題的合理性、正確性和有效性可能會(huì)失去保障。占有材料就是指擬稿人在廣泛收集材料的基礎(chǔ)上,經(jīng)過認(rèn)真的篩選,獲得有用材料的過程。因此,收集材料是充分占有材料的基礎(chǔ),收集材料,要力求“多得”。所謂“多得”,就是在收集材料過程中,對(duì)各種類型的材料要全面搜集,即要:
不分古今。既要?dú)v史材料,又要現(xiàn)實(shí)材料。因?yàn)榍罢呖晒┝私馐挛锏膩睚埲ッ},有助于把握事物發(fā)展規(guī)律和線索;后者則對(duì)解決眼前問題有直接針對(duì)性或直接應(yīng)用性。
不分正反。既要正面材料,又要反面材料。因?yàn)榍罢哂兄趶恼嬲f明情況,講清道理,以先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、典型事例指導(dǎo)工作;后者則是克服偏離正確方向,采取有效控制措施的根據(jù)。
不分粗細(xì)。既要概括的、反映全面的材料,又要具體的、反映局部甚至是細(xì)節(jié)的材料。因?yàn)檫@兩部分相輔相成,最便于使人們認(rèn)識(shí)事物的全貌。
要想做到“多得”,必須掌握材料的來源。
報(bào)告稿擬寫所需要材料的來源是多方面的。一是保存在機(jī)關(guān)文件室、檔案室、情報(bào)資料室、圖書室等部門的有關(guān)文件、檔案、圖書、報(bào)刊、情報(bào)資料等;二是擬稿人親自動(dòng)手經(jīng)有目的、有計(jì)劃、有針對(duì)性的實(shí)際調(diào)查獲得的第一手調(diào)查研究資料。其中,來自第一方面的材料量最大,范圍最廣,種類最多,但可靠程度不盡相同,有些只有參考價(jià)值。來自第二方面的材料,量不大,范圍特定,但可靠性強(qiáng),針對(duì)性也較強(qiáng)。在實(shí)際收集材料的過程中,應(yīng)充分綜合利用這些材料來源,不可偏廢。
要對(duì)材料進(jìn)行篩選。對(duì)收集來的各種材料進(jìn)行辨別,選取其中可供使用的部分。篩選材料的主要原則是服從擬寫報(bào)告稿目的和表現(xiàn)主題的需要。與報(bào)告稿目的和表現(xiàn)主題有關(guān),并能有力地說明、突出主題者,就要保留;相反,和報(bào)告稿目的、表現(xiàn)主題無關(guān),無助于說明、突出主題的,就要舍去。經(jīng)過篩選被選取的材料還應(yīng)具有真實(shí)準(zhǔn)確性、典型性和現(xiàn)實(shí)有效性。
要把握材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。材料本身是對(duì)確有其事的事實(shí)現(xiàn)象和理論依據(jù)確鑿的反映,不容許有虛假的成分,因?yàn)閳?bào)告稿中的材料常成為聽報(bào)告者開展工作活動(dòng)、處理具體事物的依據(jù),稍有虛假,輕則使報(bào)告稿失去說服力,使聽報(bào)告者不能正確理解報(bào)告主題,重則會(huì)直接導(dǎo)致工作失誤乃至失敗。
要掌握鑒別材料的科學(xué)方法。如分析法,可以通過對(duì)材料中的有關(guān)情況及其敘述方法進(jìn)行邏輯分析,從有違矛盾律(前后自相矛盾)、有悖情理和對(duì)關(guān)鍵部分籠統(tǒng)含糊的表述中發(fā)現(xiàn)問題。對(duì)比法也能在對(duì)反映同一情況的多種材料的對(duì)比中找出疑點(diǎn)。當(dāng)然,通過親自調(diào)查去核實(shí)材料中的記載,更是辨別真?zhèn)蔚挠行緩。在?shí)際鑒別工作中,分析、對(duì)比、調(diào)查等方法往往需要結(jié)合運(yùn)用。
要注意材料的典型性。典型,是指材料能深刻反映事物本質(zhì),具有廣泛的代表性,不是個(gè)別的、偶然的“表象”,而是一般的、必然的,具有典型意義的“真相”。否則即便材料是真實(shí)的,也沒有使用價(jià)值。因?yàn),?bào)告稿所涉及的大都是社會(huì)事物,而社會(huì)事物往往是極其復(fù)雜的,其表現(xiàn)形式也是多方面的。要從這些表現(xiàn)中抽取一些片斷作為事物某一性質(zhì)的例證,是不困難的,但如果這些片斷不代表事物的本質(zhì),不具有廣泛代表性時(shí),它不僅沒有真正的說服力,相反會(huì)使人們迷惑不解,甚至?xí)故鼙娬`入歧途,將偶然、個(gè)別的“表象”當(dāng)作事物的本質(zhì)。如果據(jù)此事制定政策,難免會(huì)使工作歸于失敗。
要注意材料的現(xiàn)實(shí)有效性。材料本身應(yīng)對(duì)說明、解決現(xiàn)實(shí)問題有實(shí)際意義,以增強(qiáng)報(bào)告稿的說服力。時(shí)過境遷的“陳谷子”“爛芝麻”既難以激起人們的興趣去思考,又無助于從中得出有力的結(jié)論。其結(jié)果只能是正確的主題得不到有效表現(xiàn),問題的解決也自然受到妨礙。
。ㄈ┐_立主題
報(bào)告稿的主題是指報(bào)告稿所要表達(dá)的主要問題和報(bào)告人的主張。主題就是報(bào)告稿的中心,處于支配地位。內(nèi)容的安排、材料的選取、語言的運(yùn)用都必須服從主題表現(xiàn)的需要。沒有主題或主題得不到鮮明正確的表現(xiàn),這樣的報(bào)告稿是沒有效用的一紙空文。
報(bào)告稿的主題與一般文學(xué)作品的主題不盡相同。首先,文學(xué)作品的主題是隱含于作品內(nèi)容中的中心思想或基本觀點(diǎn),而報(bào)告稿的主題則是明白顯露直接表達(dá)出的情況、問題和作者的主張。其次,文學(xué)作品的主題的形成需要有一個(gè)“提煉”過程,即撰稿人從豐富、實(shí)際的大量材料中,“造出”或“引出”其中固有的正確“結(jié)論”,但報(bào)告稿的主題通常不是擬稿人個(gè)人提煉出來的,而是由對(duì)問題的處理已形成意見的單位、部門領(lǐng)導(dǎo)授意的。不管主題是經(jīng)調(diào)查研究、分析綜合,從事實(shí)中“引出”的,還是法律、法規(guī)所規(guī)定的,報(bào)告稿的主題必需經(jīng)過對(duì)工作負(fù)有法定職責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可并直接或間接授意。
在確立主題的過程中,擬稿人需要將單位部門領(lǐng)導(dǎo)者的“授意”,化原則為具體,化分散為集中,化含糊為精確,化紛論為條理,化隱含為顯露,化疏漏為嚴(yán)密。保證主題有切實(shí)的針對(duì)性,符合實(shí)際,有助于解決實(shí)際的工作問題,并便于聽報(bào)告者正確理解和有效執(zhí)行。
1、報(bào)告稿擬寫中確立主題的特殊性。
從主題的產(chǎn)生看,它更強(qiáng)調(diào)“意在筆先”。盡管報(bào)告稿主題的形成和其他文體主題的形成一樣,都是客觀現(xiàn)實(shí)生活的反映,都是從材料中提煉出來的,都要經(jīng)過一個(gè)萌發(fā)、形成、提煉、深化的復(fù)雜過程,但它不如其他主題的確立那樣自由、靈活,不完全而且大多不是擬稿人的有感而發(fā),它必須受領(lǐng)導(dǎo)思想的制約,有較強(qiáng)的客體意識(shí)。在這種情況下,擬稿人常常要根據(jù)事先擬定的主旨即寫作意圖和中心思想來組織材料。
從主題形成的過程來看,多數(shù)醞釀時(shí)間比較短,短的報(bào)告稿尤其如此。
從主題的制作方面來看,它常常是集體智慧的結(jié)晶,是群眾思維的結(jié)果,是領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)意圖、社會(huì)生活實(shí)際等多方面因素的融合。
2、對(duì)報(bào)告稿主題的要求。
報(bào)告稿的主題必須做到正確、鮮明、集中。
正確:主題必須符合黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī),必須符合客觀實(shí)際情況,能反映出客觀事物的本質(zhì)規(guī)律,對(duì)工作起到積極指導(dǎo)作用,經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。如果主題錯(cuò)誤,就會(huì)給工作帶來損失。而要做到主題正確,就要吃透上下兩頭,掌握實(shí)際情況。
鮮明:主題必須十分明確而毫不含糊,贊成什么、反對(duì)什么、提倡什么、禁止什么、肯定什么、否定什么,都要非常明白地表述和交待。這正如劉熙載所說的:“凡做一篇文,其用意俱要可以一言以蔽之!币龅锦r明,第一,主旨要有針對(duì)性地回答現(xiàn)實(shí)生活和實(shí)際工作中需要解決的問題,對(duì)癥下藥,有的放矢,不能只是籠統(tǒng)地講一般性的原則,說不著邊際的套話,大而無當(dāng);也不能遇事繞道走,環(huán)顧左右而言它,不接觸實(shí)際問題。第二,主題要清晰明確,對(duì)其內(nèi)容的解釋必須是惟一的而不是模棱兩可的,表達(dá)主題的語言必須是確定的而不是模糊的,否則會(huì)使人不得要領(lǐng),無所適從。第三,主題要有完整性。報(bào)告稿是為了提出問題、分析問題、解決問題的,主題不能只提出問題而不解決問題,不能“話到嘴邊留半句”,含而不露,言已完而意未盡,讓聽報(bào)告者去揣度。
集中:報(bào)告稿一般要求內(nèi)容集中,其主題更要集中,不可多中心,“意多亂文”。只有主題集中,報(bào)告稿才能寫得深刻,重點(diǎn)才會(huì)更突出、鮮明,才更容易被對(duì)方理解,有關(guān)事項(xiàng)也更便于處理,有關(guān)規(guī)定要便于執(zhí)行。面面俱到,主次不分,就會(huì)影響報(bào)告稿的表達(dá)效果及其實(shí)際執(zhí)行效果。要做到集中,第一,要目標(biāo)始終如一,不能下筆千言,離題萬里;第二,要注意在內(nèi)容完整的基礎(chǔ)上集中,要統(tǒng)觀全局,高層次確立主題。
3、報(bào)告稿主題的表現(xiàn)。一是題目明旨。在報(bào)告稿題目中概括點(diǎn)明文章主旨。以極簡(jiǎn)練的詞語概括指出了報(bào)告稿主題。時(shí)期大報(bào)告題目即是。二是開門明旨。這是主要方式,正文開頭一段中標(biāo)出主題句,使讀者一目了然。三是篇末點(diǎn)題。在報(bào)告稿結(jié)尾一語道破,開頭揭示文章內(nèi)容重點(diǎn)及方向,結(jié)尾亮底,點(diǎn)明主題。四是片言居要。在報(bào)告稿中間內(nèi)容重大轉(zhuǎn)折之處揭示主題,同時(shí)起到承上啟下的過渡聯(lián)系作用。五是一線貫通。主題分散于報(bào)告稿各個(gè)部分的小標(biāo)題、小觀點(diǎn)中,起到穿針引線的作用。
。ㄋ模⿺M寫提綱
提綱是報(bào)告稿結(jié)構(gòu)的藍(lán)圖,有了提綱就可以將結(jié)構(gòu)安排的結(jié)果“固定”下來,在擬寫報(bào)告稿時(shí)就能有所遵循,做到胸有成竹,順理成章,不僅能節(jié)省時(shí)間,而且能避免“十步九回頭”,避免出現(xiàn)“閑筆”和思路上的紊亂,保證報(bào)告稿思路順暢,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。為此,擬稿人在撰寫報(bào)告稿時(shí),除篇幅很短、結(jié)構(gòu)非常簡(jiǎn)單的可以用打“腹稿”形式確定結(jié)構(gòu)安排的結(jié)果外,大多數(shù)情況下都需要將結(jié)構(gòu)安排見諸文字,擬制出提綱。
根據(jù)報(bào)告稿篇幅長(zhǎng)短、結(jié)構(gòu)繁簡(jiǎn)、內(nèi)容多寡的不同,提綱可粗可細(xì)。粗的可以只描述總體輪廓,擬出報(bào)告稿標(biāo)題,確定總的要素構(gòu)成并排列次序;細(xì)的則還應(yīng)將如下一些部分也包括其中,如:怎樣劃分段落,怎樣過渡,怎樣照應(yīng),怎樣開頭和結(jié)尾,在哪里使用哪些具體材料,哪些地方需詳盡些,哪些地方應(yīng)概略些,報(bào)告目的和要求以及主題應(yīng)在哪里點(diǎn)明或再次強(qiáng)調(diào)等。
在擬寫提綱的過程中,應(yīng)高度重視對(duì)報(bào)告稿標(biāo)題的撰擬。因?yàn)闃?biāo)題不僅是報(bào)告稿的名稱,而且是“綱”中之“綱”,它往往直接揭示報(bào)告稿的主題,也可以直接或間接反映報(bào)告的目的或要求。擬寫提綱時(shí),不重視標(biāo)題,不對(duì)其結(jié)構(gòu)完整與否、貼切與否、詳略得當(dāng)與否、準(zhǔn)確與否作出認(rèn)真的審定,往往是形成報(bào)告稿離題、跑題甚至失效或降低效用的原因之一。為此,擬寫標(biāo)題時(shí)必須注意:一是結(jié)構(gòu)要完整。二是語意要確切。三是文字應(yīng)簡(jiǎn)練、醒目。
。ㄎ澹┎輸M報(bào)告稿(略)
提綱完成之后,要送領(lǐng)導(dǎo)審定,經(jīng)同意后就可以按其所規(guī)定的內(nèi)容和次序,草擬報(bào)告稿了。
。┬薷暮瞬閳(bào)告稿
修改潤(rùn)色是報(bào)告稿擬寫過程中一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié),因?yàn)閿M稿人在寫作過程中考慮不周、有所疏漏,總是難免的。正是從這個(gè)意義上,有人講,好報(bào)告稿幾乎都是反反復(fù)復(fù)“改”出來的,而不是“寫”出來的。
報(bào)告稿需要作反復(fù)的修改,因?yàn)樾薷膶?duì)提高報(bào)告稿的質(zhì)量有重要影響。修改工作實(shí)際上是打磨報(bào)告稿質(zhì)量的創(chuàng)造性活動(dòng)。在實(shí)踐中,即使是篇幅簡(jiǎn)短的報(bào)告稿,由擬稿人一揮而就,就不做任何增、刪、改、調(diào)是不多見的。原因很簡(jiǎn)單,報(bào)告稿中一字一句所能產(chǎn)生的實(shí)際效用,需要擬稿人精益求精,不能有一點(diǎn)一滴的疏漏,否則就有可能產(chǎn)生與報(bào)告者愿望完全相反的嚴(yán)重后果。同時(shí),報(bào)告稿與一般文章不同,寫一般文章是作者表達(dá)自己的意志愿望,撰擬報(bào)告稿則是在代單位、部門表達(dá)意志愿望,不僅有一個(gè)“詞能達(dá)意”的問題,同時(shí),還有一個(gè)“意(自己的理解及建立在這種理解基礎(chǔ)上表達(dá)出來的意愿)能達(dá)意(單位的真正意愿)”的問題。因此,報(bào)告稿更容易出現(xiàn)疏漏,比一般文章更需要修改,修改的量及難度也更大。實(shí)際上,許多報(bào)告稿要經(jīng)過幾次、十幾次甚至幾十次反復(fù)的認(rèn)真修改。
報(bào)告稿的修改,往往是一種集體行為。不僅擬稿人要參加,而且與之有關(guān)的單位、部門負(fù)責(zé)人以及其他工作人員,甚至下屬單位的有關(guān)人員都要參與其間。而且報(bào)告稿越重要,涉及面越寬,參加修改的人員成分越具多樣性,人數(shù)也越多。集體修改的具體形式,一種是由大家依次分別提出書面修改意見;一種是集體討論,共同對(duì)報(bào)告稿作全面核查,找出錯(cuò)漏,加以修訂補(bǔ)充。在對(duì)重要報(bào)告稿的修改實(shí)踐中,這兩種形式往往是交替使用的。
修改中,要堅(jiān)持全面核查的原則。就是要以國(guó)家法律、法規(guī)(包括公文寫作與處理方面的)、政策規(guī)定以及領(lǐng)導(dǎo)的“授意”和通用的語言規(guī)則為依據(jù),逐字逐句地對(duì)報(bào)告稿作認(rèn)真細(xì)致的檢查衡量,找出從內(nèi)容(主題、目的要求、對(duì)事實(shí)情況的反映、主張、數(shù)據(jù)等)到形式(文體、結(jié)構(gòu)、格式、語言表達(dá)等)中的所有疏漏。核查的重點(diǎn)主要在:主題是否正確;對(duì)事實(shí)的反映是否客觀真切;主張是否合法;政策界限是否清楚;措施是否落實(shí),是否切實(shí)可行;與上級(jí)、平級(jí)單位、部門,自己?jiǎn)挝、部門的其他規(guī)定,以及上下文之間是否存在矛盾抵觸;報(bào)告目的、報(bào)告要求是否明確;結(jié)構(gòu)是否完整、嚴(yán)謹(jǐn);格式是否正確、合乎規(guī)范;材料的運(yùn)用是否合理、其詳略是否得當(dāng);語句是否通順、簡(jiǎn)練、嚴(yán)密,是否符合語法邏輯等。
對(duì)于核查中發(fā)現(xiàn)的問題要依次以增、刪、改、調(diào)等方式,糾正或彌補(bǔ)。
“增”就是增加、補(bǔ)充。報(bào)告稿內(nèi)容、形式中的一切殘缺、間隙、遺漏均須增補(bǔ)。如增補(bǔ)主張,使之完善可行;增補(bǔ)材料使報(bào)告稿更具說服力;增補(bǔ)字句,使文句更加嚴(yán)謹(jǐn)周密,合乎語法邏輯;增補(bǔ)要素使報(bào)告稿結(jié)構(gòu)更加完整。
“刪”,就是抹去。凡不合需要,無助于報(bào)告目的、要求的材料、主張、文句都在刪除之列。如與主題無關(guān)的多余的材料、超越職權(quán)范圍的主張、可有可無的字詞句或段落等等。有時(shí)限于篇幅,還要“割愛”。
“改”,就是變更。報(bào)告稿中一切不正確、不嚴(yán)謹(jǐn)、不全面、不貼切的地方,都需要變更為正確的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)、妥帖的說法。
“調(diào)”,就是調(diào)整。即在既有內(nèi)容與形式范圍內(nèi)所作的調(diào)節(jié)。如調(diào)整正文各要素的排序,調(diào)換字、詞、句的位置等。
在核查并糾正、彌補(bǔ)了各種錯(cuò)漏之后,還需要從進(jìn)一步提高表達(dá)效果的角度,對(duì)報(bào)告稿加以完善。如進(jìn)一步充實(shí)內(nèi)容,調(diào)整正文的結(jié)構(gòu),對(duì)文字做更深入精細(xì)的推敲、錘煉等,達(dá)到“錦上添花”、使報(bào)告稿能產(chǎn)生更大的效用的目的。
在修改文稿過程中應(yīng)注意如下幾個(gè)問題:
首先,由于修改活動(dòng)常為一種集體行為,因此,也常會(huì)產(chǎn)生不盡相同甚至完全不同的修改意見。這時(shí),若為重大分歧,應(yīng)以集體決議為最終修改依據(jù);若為一般性分歧,可請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)定奪。
其次,擬稿人在修改文稿過程中應(yīng)正確使用各種修改符號(hào)。
最后,修改后的報(bào)告稿文面必須整潔,符合報(bào)告稿書寫規(guī)范的要求。
。ㄆ撸⿲彾▓(bào)告稿
報(bào)告稿的審定一般送交單位、部門或組織的負(fù)責(zé)人。從一定意義上說,它是修改工作的延續(xù)。
四、會(huì)議報(bào)告寫作的注意事項(xiàng)
。ㄒ唬┮酝竷深^。即吃透上頭,摸清下頭!俺酝干项^”就是要深刻領(lǐng)會(huì)黨和政府的方針、政策和上級(jí)的指示。這是基層單位工作的指導(dǎo)思想和基本依據(jù)。要寫出有思想性、理論性,對(duì)本部門、本單位有指導(dǎo)意義的報(bào)告,必須反復(fù)學(xué)習(xí)、理解消化上級(jí)的指導(dǎo)示精神。上級(jí)的指示,尤其是中央、省、市黨和政府部門的指示,更帶有普遍的指導(dǎo)意義。只有把中央或上級(jí)的指示與本部門、本單位的實(shí)際情況結(jié)合起來,才能提出貫徹執(zhí)行指示精神的具體意見和方法!懊逑骂^”就是深入基層,調(diào)查研究,全面具體地掌握情況。領(lǐng)導(dǎo)干部作報(bào)告、講話的原材料來自廣大群眾的實(shí)踐。對(duì)自己周圍的工作情況,群眾的呼聲和要求及現(xiàn)實(shí)生活中出現(xiàn)的新情況、新問題,及時(shí)地調(diào)查、分析,這是提高報(bào)告稿質(zhì)量的基礎(chǔ)性工作。一篇帶有指導(dǎo)性的會(huì)議報(bào)告,總的是要提出問題、分析問題、解決問題,這就要求擬稿者要親自下去了解有關(guān)問題,掌握基層的實(shí)際情況,然后把得到的原材料,經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的集體討論和自己的認(rèn)真分析,按照上級(jí)解決這些問題的指示精神,形成系統(tǒng)的條理性的意見。在此基礎(chǔ)上才能動(dòng)手起草會(huì)議報(bào)告。
。ǘ┮獙(shí)事求是。報(bào)告中無論是對(duì)過去工作的概括總結(jié),還是提出今后要完成的任務(wù),都要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。對(duì)成績(jī)不夸大,不遺漏,不無中生有,對(duì)缺點(diǎn)不掩蓋。提出的措施、辦法,要切實(shí)可行。
。ㄈ┮嗅槍(duì)性。會(huì)議報(bào)告是講給聽眾聽的,因此,起草報(bào)告,首先要明確報(bào)告的內(nèi)容,了解聽眾的情況。尤其要了解聽眾的思想狀況、文化水平、職業(yè)特點(diǎn),了解他們的心理、愿望和要求,以便決定講什么內(nèi)容,怎樣講,從而做到有的放矢,解決實(shí)際問題。
。ㄋ模┮攸c(diǎn)突出。報(bào)告的觀點(diǎn)要鮮明,重點(diǎn)要突出,以便聽眾把握?qǐng)?bào)告的要領(lǐng),給他們留下鮮明深刻的印象。
。ㄎ澹┮U述深刻。作報(bào)告,要做到充分地說明主旨,就必須從理論和事實(shí)的有機(jī)結(jié)合上分析論證,深刻闡述。理論論證,一是引用,二是分析。引用:是根據(jù)論證的需要,引用馬克思主義的經(jīng)典言論、黨和國(guó)家主要領(lǐng)導(dǎo)人的講話、黨和國(guó)家的有關(guān)方針政策,使報(bào)告主旨建立在馬克思主義基本原理和黨的方針政策的基礎(chǔ)上。引用要精,更重要的是要有自己的理論分析,運(yùn)用馬克思主義的基本觀點(diǎn)和黨的方針政策,直接回答現(xiàn)實(shí)中出現(xiàn)的新問題,從而推動(dòng)全面建設(shè)小康社會(huì)的不斷發(fā)展。另外,會(huì)議報(bào)告的性質(zhì),決定了它除了必要的理論闡述外,還必須以大量的典型事例、統(tǒng)計(jì)數(shù)字作例證,增強(qiáng)報(bào)告的說服力。這就要求選例必須真實(shí)典型,富于雄辯性。分析:就是利用理論觀點(diǎn)、事實(shí)材料等圍繞報(bào)告者所提觀點(diǎn)、意見進(jìn)行由外到內(nèi)、由表及里、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由感性到理性的有理、有利、有節(jié)的分析說理。
。┮獥l理清楚。會(huì)議報(bào)告正文大多采用小標(biāo)題式、序碼排列式或以段分層式結(jié)構(gòu),體現(xiàn)出清晰的條理。這樣,既能突出報(bào)告的內(nèi)容要點(diǎn),又便于聽眾抓住報(bào)告要領(lǐng)。這就要求報(bào)告的各層之間,要有嚴(yán)密的邏輯性。這種嚴(yán)密的邏輯性,主要表現(xiàn)在三個(gè)方面:(1)各層意思不能重復(fù)。報(bào)告正文一般都有多個(gè)層次,每個(gè)層次都有相對(duì)的獨(dú)立性,絕不能上個(gè)層次的意思與下個(gè)層次的意思基本相同或部分相同。(2)各層意思不能矛盾。各層意思都應(yīng)是在中心論點(diǎn)統(tǒng)帥下的不同層面,每個(gè)層面都應(yīng)是從某方面說明中心論點(diǎn)的,不允許與中心論點(diǎn)相抵觸。(3)各層意思逐步深化。每一層意思都是前一層意思的深入,表現(xiàn)出一種由分析到綜合、由現(xiàn)象到本質(zhì)、由淺層到深層的邏輯推進(jìn)。
。ㄆ撸┮獌A注感情。會(huì)議報(bào)告要靠生動(dòng)形象的語言,真摯深厚的感情,才能吸引聽眾,感染聽眾,才具有鼓動(dòng)性。因此,會(huì)議報(bào)告要把敘事、說理、議論和抒情有機(jī)地結(jié)合起來。語言要力求口語化、大眾化,既樸實(shí)無華,又生動(dòng)形象。對(duì)整篇報(bào)告來說,往往既有概括簡(jiǎn)要的情況敘述,又有精辟深刻的議論說明;既有冷靜中肯的理性分析,又有飽含激情的鼓動(dòng)激勵(lì)。這樣,才能使聽眾聽完報(bào)告后,既明白了事理,又受到了感奮,從面增強(qiáng)信心和力量。
五、報(bào)告稿擬寫常見的問題
。ㄒ唬┢唛L(zhǎng)
1.長(zhǎng)篇大論,言之無物。有的報(bào)告長(zhǎng)達(dá)四五萬字,文中套話連篇。談工作,只講大道理,不講實(shí)際情況;講問題,只談原則話,不談要害處;講下步工作安排,只喊口號(hào),缺乏具體措施。有的工作情況報(bào)告雖然文字不長(zhǎng),但是空話、套話成串,文中的話今年可以用,明年講也不過時(shí),讀了以后清湯寡味。
2.語言繁瑣,拖泥帶水。雖然文中有些實(shí)際內(nèi)容,但是一半的篇幅是羅列事實(shí)和數(shù)字,聽了看了令人頭昏腦脹。報(bào)告的語言啰嗦、乏味,套話來回說,情況反復(fù)講,生怕遺漏。文中的事實(shí)和數(shù)字舉例,從省、市、縣到鄉(xiāng)、村、戶,層層都有,面面俱到。這種情況在一些綜合性工作報(bào)告和年終工作報(bào)告中經(jīng)常出現(xiàn)。
3.畫蛇添足,浪費(fèi)筆墨。例如,某單位的一份報(bào)告長(zhǎng)達(dá)2500多字。報(bào)告中真正有用的話不過700字,其余全是多余的話。這類現(xiàn)象雖不多見,但是不加以克服,很容易帶壞文風(fēng)。
(二)內(nèi)容粗糙
1.內(nèi)容重復(fù)。這種現(xiàn)象在報(bào)告中時(shí)有出現(xiàn),在一份報(bào)告里相同內(nèi)容前后重復(fù)出現(xiàn)。
2.照抄照轉(zhuǎn)。有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)部門在貫徹上級(jí)的方針、政策、法律、法令時(shí),不從本地區(qū)、本部門的實(shí)際情況出發(fā),不進(jìn)行認(rèn)真的調(diào)查研究,就動(dòng)手寫報(bào)告。肚里無貨而又急于求成,只好照抄照轉(zhuǎn)。有的擬稿人成條成段地抄錄上級(jí)文件,甚至連上級(jí)文件中的舉例也原封不動(dòng)地抄錄,一篇8000字的報(bào)告,只有千把字是自己的話;有的邊抄邊主觀臆造,撰寫的報(bào)告稿還不如上級(jí)文件具體可行。更為嚴(yán)重的是,有的抄錄上級(jí)文件斷章取義、曲解原意,造成報(bào)告內(nèi)容支離破碎,損害了報(bào)告的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。這種照抄照轉(zhuǎn)上級(jí)文件的現(xiàn)象是比較嚴(yán)重的。其原因主要是:一是認(rèn)識(shí)模糊,水平有限。有的擬稿人錯(cuò)誤地認(rèn)為,抄錄上級(jí)文件比較保險(xiǎn),不會(huì)犯錯(cuò)誤;還有的擬稿人本想來點(diǎn)獨(dú)到見解,創(chuàng)造性地貫徹上級(jí)指示,但由于水平有限,想不出新點(diǎn)子好主意,寧可照抄照轉(zhuǎn)文件。二是作風(fēng)懶惰,敷衍塞責(zé)。有的擬稿人思想疆化,作風(fēng)懶惰,不動(dòng)腦,圖省力,怕艱苦,但又要完成任務(wù),于是只好東抄西摘,對(duì)付一下了事。三是緊跟形勢(shì),虛以應(yīng)付。
例如上級(jí)發(fā)來了重要通知,或要求學(xué)習(xí)重要文件和講話,或要求開展某項(xiàng)工作,如果本單位、部門沒有個(gè)態(tài)度,怕不好交待。為了緊跟形勢(shì),便匆忙上陣,虛晃一槍,照抄照轉(zhuǎn),應(yīng)付了事。如若有人問及,也好說話。實(shí)踐證明,不管出于什么原因,照抄照轉(zhuǎn)是一種消極怠工。如果貫徹上級(jí)指示的報(bào)告稿沒有自己?jiǎn)挝、部門的特點(diǎn)和見解,寧可不作報(bào)告,認(rèn)真地按照上級(jí)的指示精神辦事就可以了。如果一時(shí)拿不出具體的貫徹意見,可以抓緊時(shí)間進(jìn)行調(diào)查研究,在摸清情況的基礎(chǔ)上,從實(shí)際出發(fā),提出有針對(duì)性的貫徹意見再作報(bào)告,決不能照抄照轉(zhuǎn)。
3.政策矛盾。有的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所屬的一些業(yè)務(wù)職能部門,由于不了解其他部門的政策規(guī)定和業(yè)務(wù)情況,輕易地在報(bào)告中曲解政策,結(jié)果造成政出多門,政策矛盾,使下級(jí)單位難以執(zhí)行。政策上的矛盾,不僅影響了基層的工作,而且造成了單位、部門之間的矛盾。
4.缺乏針對(duì)性。沒有新東西,政策不明確,措施不具體,滿篇官話,冠冕堂皇,令人看了生厭,群眾把這種公文叫做“官樣文章”。請(qǐng)看下面這段話:“六、改進(jìn)作風(fēng),狠抓各項(xiàng)工作的落實(shí)。二季度工作任務(wù)很重。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要努力從文山會(huì)海和瑣碎事物中解脫出來,走出會(huì)議室、辦公室。深入基層,深入群眾,調(diào)查研究,解決問題,少說空話,多辦實(shí)事,在抓早、抓緊、抓實(shí)上下功夫,真正抓出成效來!边@些話寫在報(bào)告里只能流于形式。
5.觀點(diǎn)模糊。有的報(bào)告主題思想不明確,觀點(diǎn)不鮮明,敘述情況若明若暗,分析問題含含糊糊,態(tài)度不明,政策界限不清,模棱兩可,無法貫徹執(zhí)行。
6.層次不清。主要表現(xiàn)為三種情況:一是條款混亂,眉目不清。如有的報(bào)告稿大小條款前后位置顛倒,沒有次序;有的條目標(biāo)號(hào)重復(fù)、寫法不一,在同一層次里,阿拉伯?dāng)?shù)字和漢字標(biāo)號(hào)同時(shí)出現(xiàn);還有的公文內(nèi)容缺條少項(xiàng)。二是段落散亂,互不銜接。
有的報(bào)告稿層次并不多,但分段不準(zhǔn),零碎不堪,段落之間的內(nèi)容游離,缺乏有機(jī)的聯(lián)系。三是級(jí)題過多,條目繁瑣。有的報(bào)告稿級(jí)題和條目成了連環(huán)套,“大一”里面存“中一”,“中一”里面有“小一”,“小一”里面還有“第一”,實(shí)在不夠用,再來個(gè)首先、其次、再其次,如同家譜、開藥鋪,應(yīng)有盡有。
7.概念模糊,邏輯混亂。在一些報(bào)告稿中,除了篇章布局結(jié)構(gòu)上的邏輯混亂以外,還經(jīng)常出現(xiàn)思維方式上的不合邏輯的現(xiàn)象。就是說,在分析問題時(shí)作出不合乎事理的結(jié)論,在概念、判斷、推理上存在著不準(zhǔn)確、不恰當(dāng)?shù)牡胤。(舉例另見)
8.文字粗糙。表現(xiàn)是:
一是搭配不當(dāng)。
[例1]改革的成敗,關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)要破除舊觀念。
[例2]我們應(yīng)當(dāng)勤儉節(jié)約地工作、生活。
例1主語部分是從“成”“敗”兩個(gè)方面說的,而謂語部分只講“破除舊觀念”一個(gè)方面,主謂搭配不當(dāng)。應(yīng)將“成敗”改為“成功”,或者主語部分不動(dòng),謂語部分中“要”字改為“能否”二字。例2屬于修飾語與中心語搭配不當(dāng)。中心語是“工作”、“生活”,“勤儉節(jié)約”四個(gè)字不能修飾工作,只能和“生活”搭配,可改為“我們應(yīng)當(dāng)勤儉節(jié)約地生活,扎扎實(shí)實(shí)地工作!
二是成分殘缺。
[例]通過整黨學(xué)習(xí),使領(lǐng)導(dǎo)班子成員提高了思想覺悟。
該例是濫用介詞“通過”二字,造成了主語殘缺。如果把“通過”二字去掉,句子就沒有毛病了。如果保留“通過”二字,就應(yīng)該去掉“使”字。這種主語殘缺的句子在公文中經(jīng)常見到。此外,在一些公文中,殘缺賓語中心詞和漏掉必要的動(dòng)詞及關(guān)聯(lián)詞語“因?yàn)椤、“所以”、“雖然”、“但是”等情況也是比較多的。
三是詞語位置不當(dāng)。
[例1]我們幾個(gè)局的負(fù)責(zé)同志分片包干到貧困的地區(qū)蹲點(diǎn),幫助脫貧致富。
[例2]要教育廣大青年樹立遠(yuǎn)大理想,把自己的青春應(yīng)該獻(xiàn)給祖國(guó)和人民。
例1的“幾個(gè)”二字位置不當(dāng),很容易使人誤解為好幾個(gè)局的負(fù)責(zé)同志。實(shí)際上,聯(lián)系上下文,是一個(gè)局里的幾位負(fù)責(zé)同志。應(yīng)該把“幾個(gè)”二字放在“的”字后面。例2是助動(dòng)詞“應(yīng)該”位置不當(dāng),如果將“應(yīng)該”二字放在“把”字前邊就對(duì)了。
四是雜糅。
雜糅也叫做攙雜糅合。這種語病在公文中經(jīng)常出現(xiàn)。
[例1]由于在上級(jí)的正確領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)過全廠廣大職工的努力下,提前完成了全年計(jì)劃。
上例的毛病是把兩種不同的語言格式各取下半攙和在一起,造成了表述上的混亂。正常來說,這種語言格式有兩種表達(dá)方法:一是“由于……的領(lǐng)導(dǎo)(或幫助)下”這種語言格式,如果用了“由于”二字,就不必用“在”字和“下”字了。二是“在……的領(lǐng)導(dǎo)(或幫助)下”這種語言格式,可不用“由于”二字。如果把兩者攙和在一起使用,就出現(xiàn)了例1的毛病。
五是濫用省略和簡(jiǎn)稱。
有的報(bào)告稿不考慮讀者對(duì)象,在報(bào)告稿中生造、濫用簡(jiǎn)稱和省略,給聽報(bào)告人帶來很大困難。如有的報(bào)告把“農(nóng)村調(diào)查長(zhǎng)期固定觀察點(diǎn)”簡(jiǎn)稱為“農(nóng)調(diào)點(diǎn)”,這些簡(jiǎn)稱和省略,都是不合乎公文撰寫要求的,使聽報(bào)告者費(fèi)盡思索。
六是濫用詞語。
有的報(bào)告稿很不講究組詞造句。除了前面分析的不合乎文法的明顯語病外,還存在著濫用詞語的毛病,詞不達(dá)意,笑話百出。下面僅舉幾例:
某市委給省委的關(guān)于各項(xiàng)改革情況的報(bào)告中說:
“城市改革全面展開,……各項(xiàng)改革措施取得了很大進(jìn)展!
措施怎樣取得進(jìn)展呢?令人費(fèi)解。
七是引文不規(guī)范,數(shù)字不準(zhǔn)確。(略)
六、擬稿人需具備的素質(zhì)
。ㄒ唬┮休^深厚的政治理論基礎(chǔ),掌握正確的思想方法。
會(huì)議報(bào)告是單位、組織和人民意志的表達(dá)形式,要使這種表達(dá)正確有效,有賴于擬稿人政治觀點(diǎn)、政治立場(chǎng)的正確,有賴于擬稿人形成科學(xué)的世界觀,掌握正確的思想方法,而如果不具備這種條件,就會(huì)有可能使會(huì)議報(bào)告背離正確的政治方向,出現(xiàn)各種政治性錯(cuò)誤、思想性錯(cuò)誤,造成工作中的失誤,給人民的利益帶來嚴(yán)重?fù)p失。擬稿人政治立場(chǎng)、政治觀點(diǎn)正確,形成科學(xué)世界觀和掌握正確的思想方法的重要前提,就是必須認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)的發(fā)展觀,使自己有較深厚的理論基礎(chǔ)。缺少理論武裝,恰恰是一些報(bào)告稿出現(xiàn)程度不同的政治性、思想性錯(cuò)誤的主要根源。
。ǘ┮懈叨鹊姆珊驼咭庾R(shí),不斷提高政策水平。
報(bào)告稿可能成為法律和政策的表達(dá)形式,所以必須合乎法律和政策的規(guī)定。因此要使報(bào)告稿合法、合乎政策并產(chǎn)生有效的作用,擬稿人必須有高度的法律、政策意識(shí),有較高的政策水平。必須真正了解并熟悉法律政策,并真正領(lǐng)會(huì)其實(shí)質(zhì),結(jié)合實(shí)際情況使之得到有效的貫徹執(zhí)行。如果缺少這方面的修養(yǎng),就無法避免在其擬寫的文稿中出現(xiàn)與法律、政策相抵觸或脫節(jié)的內(nèi)容。
。ㄈ┮袃(yōu)秀的道德品質(zhì),養(yǎng)成優(yōu)良的工作作風(fēng)。
報(bào)告稿雖不是擬稿人個(gè)人意志的體現(xiàn),但其個(gè)人的道德品質(zhì)卻對(duì)報(bào)告稿的形成構(gòu)成重要影響。因?yàn)閿M稿人的道德品質(zhì)狀況對(duì)整個(gè)單位的工作作風(fēng)影響極大,而工作作風(fēng)不端正也是報(bào)告稿中出現(xiàn)這樣或那樣的錯(cuò)誤和問題的根源。
作為擬稿人,應(yīng)具有以下優(yōu)秀的品質(zhì):
一是公道正派。就是要秉公辦事,不謀私利,不徇私情,不對(duì)任何人曲意奉承。這是保證報(bào)告稿姓“公”,辦公事,辦公道事的重要前提。
二是實(shí)事求是。就是做一切事情都從客觀存在的事實(shí)出發(fā),不道聽途說,不弄虛作假,不妄下結(jié)論,對(duì)事實(shí)既不夸大也不縮小,能深入實(shí)際,注重調(diào)查研究。這是報(bào)告稿內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠,避免片面性和主觀隨意性的保證。
三是雷厲風(fēng)行。就是辦事果斷、迅速,勇于負(fù)責(zé),講求實(shí)效,不推諉敷衍,不延誤工作。這是注重報(bào)告稿時(shí)效,保證報(bào)告稿能及時(shí)迅速地發(fā)揮效用所必需的作風(fēng)。
四是耐心細(xì)致。就是擬稿人在工作中事無巨細(xì),處處謹(jǐn)慎小心、一絲不茍、細(xì)致認(rèn)真切,不忽視細(xì)節(jié),有條有理,精確妥貼。這是杜絕文件中的一切錯(cuò)漏,保證表意的高度準(zhǔn)確性所需要的品質(zhì)。
五是知識(shí)廣博。必須有廣博的知識(shí),有豐厚的知識(shí)營(yíng)養(yǎng)儲(chǔ)備。只有做到這一點(diǎn),才能在撰寫報(bào)告稿的過程中,對(duì)各種各樣的事物有正確認(rèn)識(shí)并應(yīng)付自如。擬稿人所需要的知識(shí)主要有這樣幾類: 一類是與寫好報(bào)告稿直接有關(guān)的知識(shí),如文書學(xué)、邏輯學(xué)、修辭學(xué)、現(xiàn)代漢語語法、文章學(xué)的知識(shí)等;另一類是在報(bào)告稿寫作中經(jīng)常應(yīng)用的知識(shí),如哲學(xué)、政治學(xué)、行政學(xué)、法學(xué)、歷史學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、信息科學(xué)等;再有一類是科學(xué)文化基礎(chǔ)知識(shí),如數(shù)學(xué)、物理學(xué)、地理學(xué)、文學(xué)知識(shí)等。
六是精通業(yè)務(wù)。
各個(gè)單位、部門都在特定的領(lǐng)域里專司其職,都有自己的專項(xiàng)業(yè)務(wù)與工作,因此,為單位、部門撰擬報(bào)告稿的擬稿人必須對(duì)本行業(yè)務(wù)有較精深的造詣,是專項(xiàng)業(yè)務(wù)的行家里手。一個(gè)業(yè)務(wù)生疏的外行是不能抓住要害和重點(diǎn),寫出對(duì)解決實(shí)際工作問題具有很強(qiáng)針對(duì)性和實(shí)用性的報(bào)告稿的。因此,擬稿人必須熟悉單位、部門工作情況,了解工作規(guī)律,精通與本行業(yè)務(wù)有關(guān)的專業(yè)知識(shí),才能得心應(yīng)手地正確處理業(yè)務(wù)問題,成為真正的行家。
七是能力突出。
寫任何報(bào)告稿都是綜合運(yùn)用智力和多方面能力的過程。擬稿人是否具有多方面的能力,是否會(huì)綜合運(yùn)用智力和這些能力,是衡量其寫作水平的重要尺度。擬稿人必備的能力主要有:
領(lǐng)會(huì)能力。即要有迅速、準(zhǔn)確、全面地理解、領(lǐng)會(huì)各方面意見、意圖的能力。它需要以集中的注意力、敏捷的反應(yīng)力、深邃的洞察力、深刻的理解力、正確的辨別力為基礎(chǔ)。
文字表達(dá)能力。即用文字準(zhǔn)確周密、簡(jiǎn)明順暢地將單位部門的意圖、有關(guān)情況和問題加以表述的能力。
調(diào)查研究能力。即深入實(shí)際以各種有效方式從各個(gè)方面獲取第一手材料并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)分析,得出規(guī)律性能認(rèn)識(shí)的能力。
調(diào)查研究能力、領(lǐng)會(huì)能力是公文準(zhǔn)確立意的基礎(chǔ);文字表達(dá)能力是使文意精確地表之于外,達(dá)及他人產(chǎn)生效力的重要條件。
以上所講,不盡全面,僅供參考。如有錯(cuò)詐之處,請(qǐng)各位指正。
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