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公關(guān)文案寫作之公函和介紹信 公函是公務(wù)文書的主要文體之一,主要用于社會(huì)組織在各種公務(wù)活動(dòng)中與其他社會(huì)組織的溝通和聯(lián)絡(luò),處理的是內(nèi)容比較嚴(yán)肅、正式的事務(wù),一般用社會(huì)組織的專用信箋打印,撰寫時(shí)也要求具有較為規(guī)整的公文格式,從而顯得鄭重和正規(guī)。 公共關(guān)系從業(yè)人員在實(shí)際工作中,有多種場合需要撰寫公函。所撰寫的公函是否規(guī)整,往往能體現(xiàn)一個(gè)公關(guān)組織(公關(guān)公司或公關(guān)部)專業(yè)化水準(zhǔn)的高低,并給接受這一公函者留下不同的印象。所以,無論文字和形式,均應(yīng)精心推敲和設(shè)定,不可草率行事。
公函的撰寫,首先應(yīng)注意掌握以下基本要點(diǎn):
(1)要有標(biāo)題。這一標(biāo)題,一般情況下用“公函”兩字即可。在特定情況下,需寫明是關(guān)于某一事項(xiàng)的“致函”或“復(fù)函”。
(2)頂格書寫致函單位的全稱。如公函發(fā)送對(duì)象為該單位某一負(fù)責(zé)人士,一般應(yīng)先寫上單位全稱,再換行頂格書寫該負(fù)責(zé)人姓名和職務(wù)。
(3)正文必須寫明所聯(lián)系(或交涉)事務(wù)的內(nèi)容(包括有關(guān)背景情況)。通常是一函一事,內(nèi)容盡可能單一,切忌煩瑣。
(4)行文應(yīng)該規(guī)范,文字力求簡潔,語氣則應(yīng)不卑不亢,并根據(jù)內(nèi)容和對(duì)象選擇恰當(dāng)?shù)拇朕o。
(5)公函的結(jié)尾,一般應(yīng)寫上“此致敬禮”或“即頌近祺”之類的禮貌用語,并署明發(fā)函的社會(huì)組織(或代表這一組織的個(gè)人)的全稱和發(fā)函時(shí)間,加蓋公章(或親筆署名)。
當(dāng)然,要能撰寫出較為規(guī)范的公函,僅把握一般寫作要點(diǎn)還不夠,還須根據(jù)不同的'致函對(duì)象和函件的具體內(nèi)容而靈活應(yīng)用。
且看下列幾篇范文。
范文1-13
公函
上海市人民政府對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì):
茲有XXXX公司全球董事會(huì)主席XXX偕夫人及隨行人員一行四人,定于1999年X月X日從北京抵達(dá)上海進(jìn)行私人訪問,并擬于X月X日離滬赴香港。XXXX公司是世界500強(qiáng)企業(yè)中名列前XX位的跨國企業(yè)集團(tuán),XXX主席現(xiàn)為上海市市長顧
問會(huì)議成員。此次訪滬期間,他將會(huì)見市府主要領(lǐng)導(dǎo)人,商議XXXX公司進(jìn)一步擴(kuò)大在滬投資和發(fā)展事宜。為使XXX主席一行抵滬和離滬時(shí)感到舒適、方便,受XXXX(中國)有限公司方面委托,特申請(qǐng)辦理XXX主席一行的機(jī)場貴賓接待事宜。敬請(qǐng)審核,并予以批準(zhǔn)。
此致
敬禮
上海X X 公共關(guān)系有限公司(蓋章)
1999年X月 X日
附:(1)XXX主席簡歷及隨行人員名單
(2)XXX主席一行抵滬、離滬航班及時(shí)間
。3)XXXX(中國)有限公司委托書
范文1-14
公函
上海市XXXX事務(wù)管理處:
茲有我公司客戶經(jīng)理XXX女士,受新加坡有關(guān)方面邀請(qǐng),擬于20xx年X 月X日至X 月X日赴新加坡XX公司訪問并進(jìn)行商務(wù)考察。經(jīng)研究,我公司同意派遣XXX女士赴新加坡訪問和考察,F(xiàn)將有關(guān)材料呈報(bào)貴處,敬請(qǐng)審核,并幫助辦理相關(guān)手續(xù)。
此致
敬禮
上海XX公共關(guān)系有限公司(蓋章)
20xx年X月X日
附件:(略)
范文1-15
公 函
中國X X 有限公司總經(jīng)理辦公室
XXX主任:
您好!
遵囑將修改后的全國XX產(chǎn)品展銷會(huì)公關(guān)宣傳工作計(jì)劃書及報(bào)價(jià)呈上,請(qǐng)審閱。
此次呈報(bào)的計(jì)劃書,新聞宣傳方面,展前宣傳已調(diào)整為 X家媒介,展會(huì)開幕報(bào)道調(diào)整為XX家媒介(含2家電視臺(tái)),研討會(huì)報(bào)道則只邀請(qǐng)了X家媒介,前后一共是XX家媒介,共可刊發(fā)各種報(bào)道XX篇(次)。如此設(shè)想(包括所提名的媒介),是否合適,敬請(qǐng)斟酌。
費(fèi)用問題,考慮到與貴公司長期合作的友好關(guān)系,本公司亦已作了調(diào)整。具體參見所附的費(fèi)用預(yù)算。如有疑問,可電話聯(lián)系,繼續(xù)協(xié)商。
現(xiàn)已是X 月底,所呈計(jì)劃,尚請(qǐng)?jiān)缛斩ㄏ拢员阄曳皆缱鳒?zhǔn)備。
即頌
近祺!
上海XX公共關(guān)系有限公司
副總經(jīng)理XXX(簽名)
20xx年X 月X日
附件:(略)
范文1-16
關(guān)于X X活動(dòng)有關(guān)問題的復(fù)函
X X X X股份有限公司
X X X 總經(jīng)理:
您好!
貴公司X 月X日送來的函件收到。對(duì)貴公司提出的問題,本公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了認(rèn)真研究,現(xiàn)答復(fù)如下:
由貴公司委托本公司策劃和實(shí)施的X X活動(dòng),已于日前結(jié)束。本公司認(rèn)為,這一活動(dòng)總體上是成功的,輿論反響也是好的。至于活動(dòng)中出現(xiàn)的個(gè)別操作失誤,對(duì)整個(gè)活動(dòng)并無大的影響。何況,造成這一失誤的原因,與貴公司某些現(xiàn)場執(zhí)行人員自行其事、不按實(shí)施計(jì)劃執(zhí)行有一定關(guān)系,似不應(yīng)由本公司承擔(dān)全部職責(zé)。所以,貴公司據(jù)此提出要扣除合同中議定的公關(guān)服務(wù)費(fèi)用,似于理不合。敬請(qǐng)貴公司領(lǐng)導(dǎo)重新審議此事。本公司不希望因?yàn)檫@一細(xì)節(jié)問題而訴諸法律,并因此影響雙方的友好合作關(guān)系。
專此復(fù)函,順頌商祺!
上海X X 公共關(guān)系有限公司(蓋章)
20xx年X 月X日
關(guān)于推薦公函2
敬啟者:
您好,敝人以特別誠摯的心向您保舉× × ×同學(xué),× ×本性開暢、自動(dòng)進(jìn)步,在擔(dān)當(dāng)班上的00職務(wù)期間,當(dāng)真盡職,深獲師生同等的必定,是位不可多得且令人觀賞的'門生。
身為× ×的英文教授的我,特別觀賞該生的當(dāng)真向?qū)W及謙虛有禮的為人辦局勢度。特別是該生上課時(shí)的伶俐反響更令人記憶深入! ×曾代表班上參加英文朗讀比賽,榮獲第00名,更利用課余時(shí)候修讀英文,以期提拔英文本領(lǐng),其自動(dòng)進(jìn)修的立場和藹於籌劃糊口生涯的本領(lǐng)值得必定。
素仰貴系的精良師資、傳授和配置,造就大都的青年學(xué)子,今× ×對(duì)於機(jī)器工程樂趣濃厚,進(jìn)修欲望也很強(qiáng),特別盼望能夠成為貴系的一員,沐浴春風(fēng),在專業(yè)知識(shí)和技巧上能更上一層樓。盼望您的贊成并幫忙× ×圓夢,至為戴德。
敬頌
關(guān)于推薦公函3
省教育廳科技與產(chǎn)業(yè)處:
尊敬的教育廳科產(chǎn)處領(lǐng)導(dǎo),您好!20xx年8月我院收到貴單位"關(guān)于做好20xx年度江蘇高等學(xué)校優(yōu)秀科技創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)申報(bào)工作"的`通知。隨后,我院組織開展了申報(bào)工作。經(jīng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人申報(bào),院學(xué)術(shù)委員會(huì)評(píng)審,院長辦公會(huì)討論決定,現(xiàn)擬推薦"房世龍"團(tuán)隊(duì)(研究方向:桿系式混凝土異形結(jié)構(gòu)單元防洪護(hù)岸導(dǎo)流機(jī)理及應(yīng)用研究)參加本次評(píng)選。
我院承諾嚴(yán)格按照申請(qǐng)書填報(bào)的經(jīng)費(fèi)內(nèi)容配套經(jīng)費(fèi),特此說明!
南通xxx技術(shù)學(xué)院
9月5日
關(guān)于推薦公函4
xxx省人大會(huì):
為在振興東北老工業(yè)基地的過程中,切實(shí)有效地發(fā)揮當(dāng)?shù)豿xx部門的職能作用,現(xiàn)推薦xxx局主要負(fù)責(zé)人為xxx省人大代表。
中華人民共和國xxx局是經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的'交通部14個(gè)直屬xxx局之一。成立于xx年8月22日。主要職能是負(fù)責(zé)xxx水系水上交通安全監(jiān)督、防止船舶污染水域及船舶和水上設(shè)施檢驗(yàn)。
xxx省水運(yùn)經(jīng)濟(jì)健康有序的發(fā)展,要求水上交通安全監(jiān)督人員反映民意,諫言獻(xiàn)策;確保當(dāng)?shù)厮辖煌ò踩蝿莘(wěn)定,需要xxx局主要負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)橋梁紐帶,參政議政。提供這樣的平臺(tái),有助于xxx人在更好地服務(wù)xxx省經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全局、服務(wù)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)、服務(wù)人民群眾安全便捷出行的過程中,發(fā)揮更為突出顯要的作用。
懇請(qǐng)予以審議,回復(fù)為盼。
附件:1、xxx局基本情況
2、xxx局職責(zé)
中華人民共和國xxx局
二月七日
關(guān)于推薦公函5
××××××××大學(xué)(學(xué)院)
介 紹 信
×××:
茲介紹我!痢痢恋韧厩巴F單位核實(shí)我校學(xué)生提供的×××真實(shí)性情況,請(qǐng)予接洽。
此致
敬禮
(院校名稱及蓋章) 年月 日
關(guān)于核實(shí)××××××××大學(xué)(學(xué)院)學(xué)生×××
證明材料真實(shí)性的函
××市(縣、區(qū))公安局:
我校(院)學(xué)生×××申請(qǐng)變更身份證號(hào)/出生日期,該生提供了落款為貴單位的.身份證號(hào)碼變更證明材料1份。
根據(jù)教育部《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦法》有關(guān)規(guī)定,為維護(hù)高等教育的公平和公正,防止冒名頂替等違法現(xiàn)象,保護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益,煩請(qǐng)貴院協(xié)助核實(shí)該生所提供的證明材料的真實(shí)性和合法性,并請(qǐng)將核實(shí)結(jié)果反饋我校。
感謝貴院對(duì)我們工作的支持與配合!
附件:×××
。ㄔ盒CQ及蓋章)年月 日
×××核實(shí)結(jié)果反饋函
核實(shí)結(jié)論:
經(jīng)辦人:
聯(lián)系電話:
單位公章:
核實(shí)日期:年月日
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