書(shū)寫(xiě)會(huì)議通知的注意事項(xiàng)

　　歡迎來(lái)到CN人才網(wǎng)，今天小編給大家介紹的是書(shū)寫(xiě)會(huì)議通知的注意事項(xiàng)，希望對(duì)大家有幫助。

　　一、會(huì)議通知前的注意事項(xiàng)

　　1.要做到底數(shù)清、情況明。在通知會(huì)議前，工作人員至少要清楚六個(gè)要素：即會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、名稱(議程)、參會(huì)人員(含新聞單位)和要求。如果領(lǐng)導(dǎo)安排時(shí)沒(méi)有聽(tīng)清或者有疑問(wèn)，要立即大膽提問(wèn)、刨根問(wèn)底，不能胡亂猜測(cè)，想當(dāng)然去做。

　　例：由于領(lǐng)導(dǎo)有地方口音或周圍環(huán)境嘈雜等原因，可能會(huì)導(dǎo)致聽(tīng)不清領(lǐng)導(dǎo)安排工作的內(nèi)容，這時(shí)如果工作人員顧慮重重，不好意思多問(wèn)，就將使工作無(wú)從下手，甚至造成嚴(yán)重后果，所以聽(tīng)不清就要厚著臉皮立即問(wèn)，或者記好后重述一遍給領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)，以進(jìn)一步核實(shí)。“好記性不如爛筆尖”，領(lǐng)導(dǎo)安排工作時(shí)最好用筆記，這樣既可以記全，還相當(dāng)于作了備忘錄，所以工作人員要養(yǎng)成隨身攜帶筆和筆記本的好習(xí)慣。

　　例：今年我在梳理特區(qū)“兩會(huì)”期間黨委領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)日程時(shí)，發(fā)現(xiàn)會(huì)務(wù)指南上指明人大代表團(tuán)召集人會(huì)議特區(qū)黨委副書(shū)記要參加，如果按照要求參會(huì)的應(yīng)有三位副書(shū)記，但XX是掛職副書(shū)記，他是否要參會(huì)呢?這個(gè)環(huán)節(jié)存在疑問(wèn)，我就沒(méi)有單純地按照會(huì)務(wù)指南來(lái)草擬活動(dòng)日程，而是立即與人大辦對(duì)接，經(jīng)核實(shí)XX不用參會(huì)，及時(shí)避免了錯(cuò)誤的發(fā)生。

　　2.要身在兵位、胸為帥謀。服從安排是工作人員的基本職責(zé)和紀(jì)律，但不能完全被動(dòng)、機(jī)械地工作，要把思考和責(zé)任傾入其中，會(huì)議通知也是如此。

　　例：在起草會(huì)議建議方案時(shí)，除了領(lǐng)導(dǎo)安排到的，還要仔細(xì)考慮有沒(méi)有被遺漏或者不合理的地方，如果有也要大膽請(qǐng)示匯報(bào)。比如：每年上半年各級(jí)的會(huì)議較集中，有時(shí)在籌備某個(gè)會(huì)議時(shí)，會(huì)突然接到上級(jí)在同一時(shí)間要召開(kāi)會(huì)議的通知，這樣一來(lái)就打亂了我們的工作步驟，甚至讓即將召開(kāi)的會(huì)議不得不臨時(shí)取消，既增加了工作量，也浪費(fèi)了不少時(shí)間和精力。為避免這一情況發(fā)生，現(xiàn)在我區(qū)要召開(kāi)大中型會(huì)議時(shí)，我們就事先與市委辦溝通，了解省、市近期是否有大型會(huì)議召開(kāi)，以供領(lǐng)導(dǎo)參考并決定會(huì)議時(shí)間。

　　例：今年年初，我們剛開(kāi)始通知特區(qū)黨委常委(擴(kuò)大)會(huì)議，就有幾家單位反映他們的主要領(lǐng)導(dǎo)被同時(shí)要求參加特區(qū)人大的會(huì)議，我們及時(shí)與人大辦對(duì)接，得知人大的會(huì)議也要求各單位主要領(lǐng)導(dǎo)參加，人大班子成員和幾位政府副區(qū)長(zhǎng)都要參會(huì)，兩邊的會(huì)議嚴(yán)重“碰撞”。得知這一情況后，我們及時(shí)匯報(bào)，最后領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)人大將會(huì)議推遲，保證了常委(擴(kuò)大)會(huì)的正常召開(kāi)。

　　例：會(huì)議時(shí)間無(wú)特殊情況最好安排在整點(diǎn)，這樣好記，也順應(yīng)了大家的習(xí)慣，并且最好安排在上班至少半小時(shí)以后，因?yàn)槠渲杏袀�(gè)規(guī)律，即：如果會(huì)議安排在剛剛上班的時(shí)候，即上午8點(diǎn)半或下午2點(diǎn)召開(kāi)，會(huì)場(chǎng)秩序在臨近會(huì)議前相對(duì)混亂，遲到的參會(huì)人員也相對(duì)較多，但如果安排在9點(diǎn)或下午2點(diǎn)半情況就相反。所以這樣做有兩個(gè)好處，一是有充裕的時(shí)間做好會(huì)前準(zhǔn)備，二是可以給參會(huì)人員多一點(diǎn)時(shí)間趕路，尤其是在下午，因?yàn)橹形缰挥袃蓚�(gè)小時(shí)的休息時(shí)間，同時(shí)也要考慮到鄉(xiāng)鎮(zhèn)開(kāi)會(huì)的方便。

　　3.要做好組織通知的工作。在大中型會(huì)議中，由于參會(huì)人員較多，通常會(huì)采取多人分頭通知的方式，這種做法雖然能提高效率，但由于參與的人多也增加了出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)。所以，牽頭者必須統(tǒng)籌安排好。

　　首先，要擬出書(shū)面會(huì)議通知提綱并發(fā)給每個(gè)同志，以便大家一目了然，統(tǒng)一通知口徑，防止出現(xiàn)疏漏。其次，要?jiǎng)澓妹總�(gè)人負(fù)責(zé)通知的范圍，避免出現(xiàn)重復(fù)通知或者遺漏的情況。最后，同一單位的參會(huì)人員要統(tǒng)計(jì)出來(lái)并一次性通知到位。在會(huì)議通知中，黨委辦公室通常將參會(huì)對(duì)象分為副縣級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、黨群部門、政府部門(企業(yè))、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(社區(qū)、園區(qū))、新聞單位(其他)五類，并以此為基礎(chǔ)劃分參會(huì)范圍。

　　在小型會(huì)議中，由于辦會(huì)簡(jiǎn)單反而可能出現(xiàn)“陰溝里翻船”的事情，所以辦小會(huì)也不能掉以輕心。比如，一次會(huì)議要通知鄉(xiāng)鎮(zhèn)參會(huì)，我和另一個(gè)同事口頭約定，按照電話本上的順序，由我通知隴腳以前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，他通知隴腳往后的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，結(jié)果我們都以為隴腳由對(duì)方通知，導(dǎo)致隴腳沒(méi)有接到通知并按時(shí)參會(huì)，這件事我至今記憶猶新，教訓(xùn)深刻。

　　二、會(huì)議通知時(shí)的注意事項(xiàng)

　　1.要簡(jiǎn)明扼要。通知會(huì)議時(shí)為了提高效率，同時(shí)方便對(duì)方記錄，工作人員說(shuō)話應(yīng)簡(jiǎn)單明了，語(yǔ)速恰當(dāng)，吐字清晰，重點(diǎn)交待清楚會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參會(huì)人員及要求，其他視情況可以從略。

　　2.要通知到位。如果聯(lián)系不上通知對(duì)象，要想方設(shè)法通知到位，比如可以打該單位其他人的電話，請(qǐng)他代為通知;又比如可以發(fā)短信。例：一次會(huì)議要通知鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書(shū)記參加，當(dāng)時(shí)這些領(lǐng)導(dǎo)都在開(kāi)會(huì)，手機(jī)調(diào)為振動(dòng)而且不方便接聽(tīng)，如果等會(huì)議結(jié)束再通知又會(huì)延誤工作，所以我把會(huì)議通知內(nèi)容編成短信發(fā)給這些領(lǐng)導(dǎo)，并請(qǐng)他們收到后回復(fù)，這樣就沒(méi)有擔(dān)誤會(huì)議的籌備。但短信通知有其局限性，一是不能確保人人都收到短信，二是對(duì)方收到短信后不一定看，三是只適合在小范圍并且知道具體參會(huì)人員姓名的情況下發(fā)，四是如果得不到對(duì)方的回復(fù)，還是要打電話。

　　3.要做好記錄。記錄的內(nèi)容主要是接話人姓名和打電話時(shí)間，重要會(huì)議還需記錄參會(huì)人員是否參會(huì)。記好接話人姓名和時(shí)間是為了在參會(huì)人員未到會(huì)或未按要求到會(huì)時(shí)追查原因、倒查責(zé)任，所以做好記錄是工作需要，從某種意義上來(lái)說(shuō)也是保護(hù)自己，因此通知記錄要保存至?xí)�議結(jié)束后才能銷毀。核實(shí)并記錄好領(lǐng)導(dǎo)尤其是副縣級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)是否參會(huì)也很關(guān)鍵，因?yàn)椴贾脮?huì)場(chǎng)時(shí)對(duì)于他們擺放的是名字座簽，既不能出現(xiàn)擺了座簽但領(lǐng)導(dǎo)不參會(huì)的情況，也不能出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)了但沒(méi)有對(duì)應(yīng)座位的情況。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，還要特別注意一些科級(jí)單位的主要領(lǐng)導(dǎo)也是副縣級(jí)，比如，牂牁江風(fēng)景名勝區(qū)黨工委書(shū)記、牂牁鎮(zhèn)黨委書(shū)記王華是副縣級(jí)，如果通知牂牁鎮(zhèn)一名主要領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，就要核實(shí)清楚參會(huì)的是書(shū)記還是鎮(zhèn)長(zhǎng)。這就要求工作人員必須熟悉每個(gè)單位主要領(lǐng)導(dǎo)的姓名及其職務(wù)，全區(qū)副縣級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)有哪些。

　　4.要嚴(yán)格程序。在辦公室工作要講程序、守規(guī)矩，通知會(huì)議同樣如此。例：如果對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題解答不了或者拿不準(zhǔn)，就不能信口開(kāi)河，要及時(shí)核實(shí)清楚或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。比如有領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假，工作人員沒(méi)有批假的權(quán)利就不能擅自同意，而應(yīng)請(qǐng)對(duì)方填寫(xiě)會(huì)議請(qǐng)假報(bào)告單，按程序請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后才能回復(fù)。

　　5.要端正態(tài)度。打電話雖然看不到彼此的表情，但通過(guò)聲音也可感知對(duì)方的素質(zhì)以及單位的風(fēng)氣，所以工作人員通知會(huì)議時(shí)要端正態(tài)度。首先要有禮貌，其次要耐心等待接話人記錄，最后說(shuō)話要柔中帶剛。比如：全委會(huì)是黨委的重要會(huì)議，必須有三分之二以上的委員到會(huì)方能舉行，為保證會(huì)議正常如期舉行，我們?cè)谕ㄖ獣?huì)議時(shí)會(huì)要求“無(wú)特殊情況不得請(qǐng)假”，目的就是突出會(huì)議的重要性，盡量減少請(qǐng)假人數(shù)。

　　三、會(huì)議通知后的注意事項(xiàng)

　　1.要做好檢查和統(tǒng)計(jì)。有時(shí)因?yàn)殡娫捳季�、無(wú)人接聽(tīng)、信號(hào)不好等原因，導(dǎo)致我們當(dāng)時(shí)沒(méi)有通知到某個(gè)單位(領(lǐng)導(dǎo))，過(guò)后又忘記通知這個(gè)單位(領(lǐng)導(dǎo))，尤其是在通知對(duì)象多、時(shí)間緊、工作忙的情況下，工作人員忘記通知的概率就會(huì)大大提高。要避免此類錯(cuò)誤需走好兩步，第一是通知時(shí)作好標(biāo)記，比如通知過(guò)的打“√”，沒(méi)有通知到的打“×”;第二步是通知后回頭檢查，看是否有被遺漏的通知對(duì)象，千萬(wàn)不能盲目認(rèn)為自己肯定已經(jīng)通知完了就忽略過(guò)去，如果有遺漏這可能是彌補(bǔ)失誤的關(guān)鍵一招。

　　例：XX領(lǐng)導(dǎo)主持的一次會(huì)議只有10來(lái)家單位參加，但會(huì)議開(kāi)始10多分鐘后仍有兩家單位未到，其中一家是在會(huì)議快要結(jié)束后才來(lái)，這個(gè)會(huì)議是有重要工作安排，而且規(guī)模小，但是會(huì)議效果很不好，造成了不良影響。后來(lái)調(diào)查原因，一家單位是被通知會(huì)議的同志通知漏了，一家是該單位的同志接到電話后忘記處理了。所以無(wú)論我們是打電話通知會(huì)議還是接到會(huì)議通知，都要注意避免這兩種情況的發(fā)生。

　　另外，會(huì)議通知完后還要及時(shí)將通知情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)匯總，重點(diǎn)要統(tǒng)計(jì)好副縣級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)情況、涉及相關(guān)議題的單位參會(huì)情況、請(qǐng)假人員等。如果是分頭通知，工作人員還要及時(shí)將通知情況和記錄反饋給牽頭人。

　　2.大會(huì)中套有多個(gè)會(huì)議的通知注意事項(xiàng)。例，我區(qū)第十次黨代會(huì)第四次會(huì)議整體是一個(gè)大會(huì)，但大會(huì)中還有各代表團(tuán)召集人會(huì)議、常委會(huì)、預(yù)備會(huì)、全體會(huì)議等多個(gè)會(huì)議。雖然會(huì)議日程上注明了每個(gè)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員，但在具體辦會(huì)時(shí)，某些會(huì)議和重要的參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)還要再通知一遍，這樣做一是提醒領(lǐng)導(dǎo)參會(huì)，防止領(lǐng)導(dǎo)忘記或者搞錯(cuò);二是核實(shí)領(lǐng)導(dǎo)是否參會(huì)，以便接下來(lái)布置會(huì)場(chǎng)。這個(gè)細(xì)節(jié)雖然繁瑣，但對(duì)于會(huì)議的順利、高效、圓滿召開(kāi)具有很大的作用和意義，能充分體現(xiàn)辦公室的辦會(huì)質(zhì)量和服務(wù)水平。比如：主席臺(tái)是參會(huì)者注目的地方，是會(huì)場(chǎng)的中心，主席臺(tái)上是否座無(wú)缺席，到會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)是否都安排了座位，直接關(guān)系到整個(gè)會(huì)議的形象、氛圍和效果。所以，在我區(qū)第十次黨代會(huì)第四次會(huì)議中，預(yù)備會(huì)、第一次全體會(huì)議和第二次全體會(huì)議臨近之前，工作人員都會(huì)對(duì)主席臺(tái)上就座的人員進(jìn)行再次通知和核實(shí)，然后根據(jù)反饋情況布置主席臺(tái)。在會(huì)議中，還常常會(huì)遇到某些領(lǐng)導(dǎo)本來(lái)不參會(huì)但臨時(shí)又參會(huì)，或者本來(lái)要參會(huì)但臨時(shí)又不參會(huì)的情況，這時(shí)信息的及時(shí)高效溝通非常重要。

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