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企業(yè)內(nèi)部采購審計(jì)報(bào)告

時(shí)間:2024-09-14 22:24:02 審計(jì)報(bào)告 我要投稿
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企業(yè)內(nèi)部采購審計(jì)報(bào)告范文

  審 計(jì) 報(bào) 告

企業(yè)內(nèi)部采購審計(jì)報(bào)告范文

  (供銷部采購職能審計(jì))

  編號(hào):

  導(dǎo) 言

  根據(jù)我們的年度工作計(jì)劃和總經(jīng)理辦公會(huì)議安排,我們自X年X月X日至X年X月X日,就供銷部X年X—X月份的采購職能履行情況進(jìn)行了審計(jì)。我們的審計(jì)工作是按照國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會(huì)頒布的內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)開展的,同時(shí)在對(duì)該部門的內(nèi)部控制審計(jì)時(shí),參照了由C0SO發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制框架》的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。本報(bào)告分為導(dǎo)言、摘要、聲明、正文、附件等四個(gè)部分。

  聲 明

  以下的聲明是我們出具審計(jì)報(bào)告的前提假設(shè),我們認(rèn)為認(rèn)真閱讀本聲明,有助于準(zhǔn)確理解報(bào)告內(nèi)容,特別是審計(jì)發(fā)現(xiàn)和審計(jì)建議:

  1、建立健全采購業(yè)務(wù)的控制制度,最小化控制風(fēng)險(xiǎn),并有效履行采購職能,是供銷部管理層及全體員工的責(zé)任;我們的責(zé)任是通過實(shí)施必要的審計(jì)程序,對(duì)采購職能控制制度的健全性、執(zhí)行有效性、采購職能的經(jīng)濟(jì)性和效果進(jìn)行確認(rèn),并提供相應(yīng)的改進(jìn)建議。

  2、在審計(jì)過程中,我們從洛礦動(dòng)供科、財(cái)務(wù)部、供銷部收集了一些相應(yīng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性由提供單位承擔(dān);我們?cè)趯?duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析性復(fù)核的基礎(chǔ)上決定是否采用。

  3、鑒于審計(jì)時(shí)間比較緊張及內(nèi)部審計(jì)權(quán)限的限制,我們未執(zhí)行對(duì)個(gè)別采購品種采購價(jià)格的經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行外調(diào)的程序。

  4、對(duì)于已經(jīng)多次提到的控制缺陷,比如供應(yīng)商檔案建立、供應(yīng)商評(píng)價(jià)、專業(yè)能力等,我們已經(jīng)從審計(jì)發(fā)現(xiàn)中刪除或者未展開討論。

  5、除特別指明的日期外,其他業(yè)務(wù)的審計(jì)截止日期為X年X月X日,審計(jì)報(bào)告日期為X年X月X日。

  6、由于審計(jì)報(bào)告不是采購業(yè)務(wù)工作總結(jié),所以在報(bào)告中更多關(guān)注的是控制缺陷,而未探討其經(jīng)驗(yàn)和先進(jìn)做法,這并不表明供銷部的工作沒有值得推廣的經(jīng)驗(yàn)和做法。

  7、對(duì)采購預(yù)算的強(qiáng)調(diào)并非針對(duì)資金支付的及時(shí)性,而主要是其編制的準(zhǔn)確性,以及對(duì)預(yù)算控制的損害。

  正 文

  一、供銷部的基本情況

  供銷部是我公司的一個(gè)重要部門,承擔(dān)著全公司生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)所需材料物資、機(jī)械設(shè)備的采購供應(yīng)以及電解銅、銅精礦、粗銅等產(chǎn)成品及其副產(chǎn)品硫酸、伴生品鐵粉的銷售工作。

  目前,供銷部共有從業(yè)人員11名,平均年齡40歲,平均學(xué)歷為大專,平均為五龍服務(wù)71個(gè)月。

  據(jù)統(tǒng)計(jì),供銷部采購的各類物資設(shè)備共47大類,約4200個(gè)不同規(guī)格的品種。從X年元月自X年10月末,供銷部共采購各類物資設(shè)備14683萬元,平均勞動(dòng)生產(chǎn)率350萬元/人.年。供銷部的全體員工通過艱辛努力,基本上完成了正常生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)的材料物資、機(jī)械設(shè)備供應(yīng)任務(wù),認(rèn)真履行了控制制度賦予的部門職責(zé)。

  二、審計(jì)目的、依據(jù)

  在編制采購職能審計(jì)方案中確定的審計(jì)目的主要包括:

  1、確定采購業(yè)務(wù)的控制制度是否健全、合理;

  2、確定采購業(yè)務(wù)控制制度的執(zhí)行是否有效;

  3、確定目前采購業(yè)務(wù)存在的缺陷并提出相應(yīng)的改進(jìn)建議。

  我們參照以下標(biāo)準(zhǔn)開展采購職能審計(jì)工作:

  1、公司內(nèi)部控制制度文本中與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的政策、程序;

  2、COSO發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制框架》;

  3、財(cái)政部發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范-采購與付款》和《企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范-存貨》;

  4、國際內(nèi)部審計(jì)師協(xié)會(huì)(IIA)發(fā)布的內(nèi)部審計(jì)實(shí)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與公告。

  三、審計(jì)范圍、程序

  審計(jì)方案確定的審計(jì)范圍包括:

  1、供銷部2009年1—10月的采購業(yè)務(wù),含采購合同、招標(biāo)文件、采購結(jié)算文件、資金預(yù)算等;

  2、對(duì)于分析性復(fù)核所需數(shù)據(jù),則追溯至以前年度;

  我們按照以下審計(jì)程序開展審計(jì)工作,以收集充分、相關(guān)與可靠的審計(jì)證據(jù):

  1、審閱相關(guān)的內(nèi)部控制制度,以確定采購制度的健全性、合理性;

  2、對(duì)關(guān)鍵控制制度進(jìn)行穿行測(cè)試、并行測(cè)試、觀察,以確定制度執(zhí)行的有效性;

  3、詢問業(yè)務(wù)人員,為初步審計(jì)意見提供佐證,尋求改進(jìn)采購工作的建議;

  4、收集整理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),進(jìn)行分析性復(fù)核。

  四、審計(jì)發(fā)現(xiàn)

  (一)控制制度的健全性與合理性

  公司對(duì)采購業(yè)務(wù)的制度規(guī)范主要在《公司章程》、《財(cái)務(wù)管理制度》、《采購管理制度》、《工程項(xiàng)目管理制度》、《資金管理辦法》、《采購與付款管理辦法》中有所體現(xiàn)。這些制度分別就采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)中的請(qǐng)購與預(yù)算、供應(yīng)商確定、合同訂立、采購與驗(yàn)收、采購付款與記錄、報(bào)告分析等關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)作了相應(yīng)規(guī)定,同時(shí)對(duì)于內(nèi)部控制中的共性問題比如組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)分離、職業(yè)道德也作出了初步規(guī)范。詳見后附的《現(xiàn)行控制制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規(guī)定一覽表》。

  對(duì)照由財(cái)政部頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制具體規(guī)范――采購與付款》的相關(guān)規(guī)定,我們可以發(fā)現(xiàn),現(xiàn)行控制制度中對(duì)于采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)的主要環(huán)節(jié)均作出了規(guī)定,但在以下幾方面未涉及或規(guī)定不夠明確:1、供應(yīng)商確定環(huán)節(jié)的詢價(jià)、比價(jià)程序,招標(biāo)程序過于籠統(tǒng),可操作性不強(qiáng);2、未規(guī)定業(yè)務(wù)員的定期輪崗;3、對(duì)于采購?fù)素浀南嚓P(guān)業(yè)務(wù)未規(guī)定;4、對(duì)供應(yīng)商的檔案管理、供應(yīng)商評(píng)價(jià)雖有提及,但未制定詳細(xì)規(guī)則;5、對(duì)采購質(zhì)量的鑒定及責(zé)任劃分未規(guī)定。

  (二)控制制度執(zhí)行的有效性

  正如在《現(xiàn)行控制制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規(guī)定一覽表》中所列舉的一樣,供銷部在履行采購業(yè)務(wù)的相關(guān)制度時(shí),有25項(xiàng)能有效執(zhí)行,有效率為58.14%,未執(zhí)行的條款7項(xiàng),占比重16.28%,雖執(zhí)行但效果或效率不明顯的11項(xiàng),占比重25.58%。其中:

  1、未執(zhí)行“對(duì)庫存存貨的管理要根據(jù)――重要的少數(shù)和次要的多數(shù)――原則進(jìn)行分類,實(shí)行ABC管理”

  針對(duì)這一問題,我們就五龍實(shí)業(yè)與五龍銅業(yè)的平均采購金額按照ABC管理的原則進(jìn)行了分類梳理,在所有采購的39大類物品(不包括設(shè)備類)中,可以將生產(chǎn)用藥劑等5類物資作為A類管理,采購金額約1041萬元,占總比重約73.5%,對(duì)于A類物資應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注,由供銷部負(fù)責(zé)人投入最多的精力和資源,密切掌握其合理庫存、供應(yīng)商、價(jià)格變動(dòng)等信息;象電機(jī)車等15類物品作為B類管理,采購金額約308萬元,占采購總比重約21.7%,對(duì)于B類物品應(yīng)當(dāng)關(guān)注,但力度可以略低于A類;象軸承、工具等19類物品作為C類物品,對(duì)于C類物品可以交由一般人員管理和關(guān)注,供銷部門負(fù)責(zé)人則投入較小的精力和關(guān)注。通過實(shí)行ABC管理能夠讓管理者從紛繁的業(yè)務(wù)中解脫出來,將更多的資源分配到對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營起著關(guān)鍵作用的物品上。

  需要說明的是:一、上述分析是基于洛礦的材料物資系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都真實(shí)準(zhǔn)確的假設(shè)上的,如果數(shù)據(jù)有所出入,則需另行對(duì)ABC分類;二是鑒于時(shí)間、數(shù)據(jù)取得等因素的制約,我們僅僅按大類進(jìn)行了ABC分析,如果從便于管理出發(fā),則需要根據(jù)這一原則將采購物品ABC分類到具體品種上去;三是我們的分析僅僅考慮了采購金額這一因素,在實(shí)際操作中還應(yīng)當(dāng)綜合考慮單次采購成本、采購周期、物品的易取得性等其他因素;這正是供銷部門下一步應(yīng)當(dāng)考慮的工作。

  2、未有效執(zhí)行“應(yīng)當(dāng)參考上月品種單價(jià),并結(jié)合貨款拖欠的實(shí)際情況,編制采購資金預(yù)算表”

  準(zhǔn)確編制預(yù)算是實(shí)施控制活動(dòng)的重要方法之一,物資采購資金支出平均每年約3000多萬元,占公司資金總流出的30%以上,采購預(yù)算編制的準(zhǔn)確與否直接關(guān)系著公司總體資金預(yù)算,目前,不僅是供銷部的資金預(yù)算編制不準(zhǔn)確,財(cái)務(wù)部在編制總體資金預(yù)算時(shí),也未遵照規(guī)范的編制程序,使得預(yù)算的作用大打折扣,并未真正發(fā)揮預(yù)算的控制職能。以下是X年—X年1-10月的采購資金預(yù)算及其執(zhí)行情況表:

  (略)

  從上表可以看出,采購預(yù)算的執(zhí)行情況不是太好,經(jīng)分析:資金短缺并非主要原因,因?yàn)樵赬-X年公司的資金實(shí)際上是寬裕的,而其完成率也僅僅是61.3%和66.7%;拖延供應(yīng)商貨款也不是主要原因,因?yàn)槿绻?jīng)常的拖延貨款,那么我們應(yīng)付給供應(yīng)商的貨款就應(yīng)高達(dá)8000余萬元,而實(shí)際上每年平均應(yīng)付供應(yīng)商貨款在300萬元左右。通過進(jìn)一步深入了解,采購預(yù)算完成率之所以這樣低的原因是未規(guī)范地編制預(yù)算,其中包括兩個(gè)方面:一是對(duì)于上月已經(jīng)列入預(yù)算,但未支付的貨款,在編制當(dāng)月預(yù)算時(shí)又重新增加預(yù)算,這樣就無形中虛列了大筆預(yù)算;另一個(gè)是在編制預(yù)算時(shí)的公式――當(dāng)月采購預(yù)算額=本月采購總額+以前月份采購當(dāng)月應(yīng)當(dāng)支付的資金-當(dāng)月采購應(yīng)當(dāng)以后月份支付的資金,遺憾的是供銷部在編制預(yù)算時(shí)并未采用規(guī)范的方式。

  3、未有效執(zhí)行“10萬元以上大型設(shè)備和材料必須組織招標(biāo)”

  我們對(duì)2009年1—10月份所有超過10萬元的采購合同進(jìn)行了分析,發(fā)現(xiàn):在此期間單次采購金額在10萬元以上的合同共45宗,涉及金額1327.62萬元,其中通過招標(biāo)確定供應(yīng)商的23宗,合同金額890.2萬元,占總金額的67.05%;通過比價(jià)程序確定供應(yīng)商的20宗,合同金額364萬元,占總金額的27.4%。

  4、未有效執(zhí)行“供應(yīng)商確立后,1000元以上的材料物資必須簽訂合同”

  X年1—9月份,供銷部共簽訂各類采購合同335份,我們通過隨機(jī)方式抽取了52份合同,分別就合同是否進(jìn)行了比價(jià)程序、合同簽訂是否逐級(jí)審批、實(shí)際采購數(shù)量是否與合同數(shù)量存在較大出入等方面作了認(rèn)真審查,經(jīng)審查發(fā)現(xiàn):合同訂立程序執(zhí)行有效的份數(shù)計(jì)37份,金額569919元,分別占到樣本總數(shù)的71%和73.6%,那么根據(jù)統(tǒng)計(jì)學(xué)原理,我們可以有95%的把握確定――當(dāng)年按規(guī)定程序簽訂的有效采購合同在235份至306份之間,合同金額在1213至1682萬元之間。

  5、未有效執(zhí)行“對(duì)于供貨發(fā)票和入庫手續(xù)齊全的業(yè)務(wù),供銷部應(yīng)于手續(xù)齊全之日起五個(gè)工作日內(nèi)辦理結(jié)束與財(cái)務(wù)部的結(jié)算工作”

  根據(jù)部門職責(zé)的劃分和不相容職責(zé)分離的原則,供銷部系采購業(yè)務(wù)執(zhí)行部門,財(cái)務(wù)部系應(yīng)付帳款部門。當(dāng)采購業(yè)務(wù)的相關(guān)手續(xù)齊全時(shí),供銷部必須及時(shí)提交財(cái)務(wù)部結(jié)算,而不是象目前那樣將所有手續(xù)保管在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中,因?yàn)檫@樣一方面有損于會(huì)計(jì)核算的及時(shí)性原則,另一方面手續(xù)的多頭存放不利于安全。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì),截止2009年12月31日,在供銷部業(yè)務(wù)員處超期存放而未及時(shí)結(jié)算的采購業(yè)務(wù)計(jì)72.52萬元,其中時(shí)間最長的157天,最短的4天。如果根據(jù)《采購與付款管理辦法》第三十條的規(guī)定,則應(yīng)處罰相關(guān)人員355元,考慮到相關(guān)部門之間未能有效溝通,不僅僅是供銷部的責(zé)任,故予以警告。

  (三)經(jīng)營效率、效果方面

  在對(duì)采購業(yè)務(wù)經(jīng)營效率的審計(jì)時(shí),鑒于時(shí)間緊、權(quán)力有限、相應(yīng)數(shù)據(jù)取得成本太高等方面的制約,我們著重考慮了采購業(yè)務(wù)對(duì)材料存貨周轉(zhuǎn)率、采購質(zhì)量對(duì)生產(chǎn)成本的整體影響,而沒有就個(gè)別品種的采購價(jià)格是否過高問題作深入探討。

  1、材料周轉(zhuǎn)緩慢,庫存成本較大

  經(jīng)統(tǒng)計(jì),洛礦2008年和2009年1-10月的平均材料庫存(均不含設(shè)備)分別為580.73萬元和485.79萬元,平均周轉(zhuǎn)天數(shù)達(dá)到194天和181天。這樣的周轉(zhuǎn)率是否先進(jìn)合理?由于沒能獲得行業(yè)數(shù)據(jù),我們不好下結(jié)論。不過,我們對(duì)截止2009年末,超過180天庫齡的庫存材料作了簡單統(tǒng)計(jì),其中超過180天的庫存為111.34萬元。

  同時(shí),我們也分別對(duì)洛礦的選礦和冶煉環(huán)節(jié)制造成本中的材料消耗情況作了統(tǒng)計(jì)(具體數(shù)據(jù)見附表),從表中可以看出:每生產(chǎn)一噸銅精礦含銅,需要消耗材料約3000元(占其制造成本的25%),每生產(chǎn)一噸電解銅,需要消耗材料約2000元;如果每年的銅精礦含量和電銅產(chǎn)量分別為2200噸和3000噸的話,則年材料消耗總額約1260萬元;如果材料儲(chǔ)備期分別確定為3個(gè)月、4個(gè)月的話,平均材料庫存應(yīng)分別為315萬元和420萬元,那么2009年期末的實(shí)際庫存將分別超過229萬元和124萬元,除增加的保管成本、材料的貶值不便計(jì)算外,每年僅增加的利息費(fèi)用約13萬元。

  之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因,我們認(rèn)為:一是材料請(qǐng)購時(shí)未認(rèn)真考慮庫存現(xiàn)狀;二是供銷部對(duì)生產(chǎn)單位的請(qǐng)購計(jì)劃審核不嚴(yán);三是截止目前,我們?nèi)晕唇⑵鸩牧衔镔Y的合理庫存、安全庫存、經(jīng)濟(jì)訂貨批量等控制措施;四是這些庫存中仍然存在相當(dāng)比例的積壓、不對(duì)路、型號(hào)不符、質(zhì)量缺陷等問題的物品。那么更深層次的原因,可能是采購業(yè)務(wù)的信息化開展嚴(yán)重滯后,采購業(yè)務(wù)員對(duì)生產(chǎn)單位的實(shí)際情況不夠了解,采購部門與生產(chǎn)使用單位溝通不夠流暢。

  2、招標(biāo)程序不夠科學(xué),對(duì)采購質(zhì)量的重視程度有待加強(qiáng)

  今年供銷部組織招標(biāo)27次,涉及金額2785萬元,從招標(biāo)過程來看,一方面招標(biāo)的準(zhǔn)備工作不充分,表現(xiàn)在未掌握采購物品的標(biāo)底,以及對(duì)材料的技術(shù)要求(象正常的使用期限等)未明確;另一方面對(duì)投標(biāo)人的資質(zhì)預(yù)審不嚴(yán),致使一些不符合條件者參與了投標(biāo),甚至中標(biāo);再一方面對(duì)供應(yīng)商的確定過高地側(cè)重了價(jià)格。由于招標(biāo)程序不夠科學(xué),致使個(gè)別不合格供應(yīng)商中標(biāo),這就會(huì)購入一些質(zhì)量存在瑕疵的材料,從而影響到生產(chǎn)。

  比如,在洛礦統(tǒng)計(jì)的X年度材料質(zhì)量影響生產(chǎn)的數(shù)據(jù)中,鋼板、電纜、鑄模、襯板、過濾布等物品或質(zhì)量存在瑕疵,或使用時(shí)間嚴(yán)重短于標(biāo)準(zhǔn)使得造成使用單位直接損失約26萬元。

  五、審計(jì)意見

  經(jīng)審計(jì),我們認(rèn)為:供銷部基本上保障了公司正常生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設(shè)的物資供應(yīng),在相當(dāng)程度上履行了部門職責(zé);供銷部的采購業(yè)務(wù)控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是合適的,控制活動(dòng)、信息與溝通、持續(xù)監(jiān)控有待于加強(qiáng);控制活動(dòng)、信息與溝通、持續(xù)監(jiān)控的相關(guān)制度的執(zhí)行有效性仍然需要強(qiáng)化,主要表現(xiàn)在采購預(yù)算的準(zhǔn)確編制、存貨的分類管理、業(yè)務(wù)員的定期輪崗、業(yè)務(wù)人員的專業(yè)勝任能力、科學(xué)招標(biāo)、供應(yīng)商信息建立與完善、采購業(yè)務(wù)的報(bào)告分析、采購的信息化等方面。

  六、審計(jì)建議

  針對(duì)以上審計(jì)發(fā)現(xiàn),在與供銷部充分溝通的基礎(chǔ)上,我們提出以下建議,供管理層參考:

  1、進(jìn)一步完善相關(guān)采購制度并提高其執(zhí)行的有效性

  目前需要進(jìn)一步完善的控制制度包括供應(yīng)商的確定(詢價(jià)、比價(jià)、招標(biāo)規(guī)則的細(xì)化)、招標(biāo)的具體辦法、采購質(zhì)量控制、采購業(yè)務(wù)的信息化(包括采購業(yè)務(wù)信息化和供應(yīng)商檔案信息化)等;

  2、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

  采購業(yè)務(wù)也是一門科學(xué),也遵循一定的規(guī)律,通過持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)與培訓(xùn),可以掌握科學(xué)的理論和先進(jìn)理念,從而最大限度地提高采購工作的效率和效果;

  3、科學(xué)招標(biāo),力求實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的質(zhì)優(yōu)價(jià)廉

  質(zhì)優(yōu)價(jià)廉是采購職能的目標(biāo),其中質(zhì)優(yōu)居于首位。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的方式應(yīng)當(dāng)包括兩個(gè)方面:一是對(duì)使用單位的基本情況了如指掌,二是科學(xué)招標(biāo)。

  4、加強(qiáng)采購預(yù)算管理和信息化建設(shè)

  一是,從采購業(yè)務(wù)信息化入手,做好采購物品的合理庫存、正常庫齡、安全庫存、經(jīng)濟(jì)訂貨量等各項(xiàng)基礎(chǔ)工作,從而提高采購預(yù)算編制的準(zhǔn)確性;二是,采購資金預(yù)算由供銷部根據(jù)采購合同提出初步方案,由財(cái)務(wù)部按照規(guī)范的編制程序進(jìn)行編制,以便真正發(fā)揮預(yù)算的控制職能。

  附 件

  1、xx年采購情況統(tǒng)計(jì)表(表4)

  2、現(xiàn)行制度中關(guān)于采購業(yè)務(wù)的規(guī)定一覽表(表5)

  3、供銷部xx采購預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表(表6)

  4、洛礦、冶煉廠近年材料消耗成本統(tǒng)計(jì)表(3)

  5、供銷部的反饋意見

  內(nèi)控審計(jì)部

  X年X月X日

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