如何寫會議邀請函
一、會議邀請函的含義
會議邀請函是專門用于邀請?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒h，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。
邀請函用于會議活動時，與會議通知的不同之處在于：邀請函主要用于橫向性的會議活動，發(fā)送對象是不受本機關(guān)職權(quán)所制約的單位和個人，也不屬于本組織的成員，一般不具有法定的與會權(quán)利或義務(wù)，是否參加會議由對象自行決定。舉行學(xué)術(shù)研討會、咨詢論證會、技術(shù)鑒定會、貿(mào)易洽談會、產(chǎn)品發(fā)布會產(chǎn)等，以發(fā)邀請函為宜。
而會議通知則用于具有縱向關(guān)系(即主辦方與參會者存在隸屬關(guān)系或工作上的`管理關(guān)系)性質(zhì)的會議，或者與會者本身具有參會的法定權(quán)利和義務(wù)的會議，如人民代表大會、董事會議等。對于這些會議的對象來說，參加會議是一種責(zé)任，因此只能發(fā)會議通知，不能用邀請函。學(xué)術(shù)性團體舉行年會或?qū)ｎ}研討會時，要區(qū)別成員與非成員。對于團體成員應(yīng)當(dāng)發(fā)會議通知，而邀請非團體成員參加則應(yīng)當(dāng)用邀請函。
二、會議邀請函的基本內(nèi)容
會議邀請函的基本內(nèi)容與會議通知一致，包括會議的背景、目的和名稱;主辦單位和組織機構(gòu);會議內(nèi)容和形式;參加對象;會議的時間和地點、聯(lián)絡(luò)方式以及其他需要說明的事項。
三、會議邀請函的結(jié)構(gòu)
1.標題
由會議名稱和“邀請函(書)”組成，一般可不寫主辦機關(guān)名稱和“關(guān)于舉辦”的字樣，如：《亞太城市信息化高級論壇邀請函》。“邀請函”三字是完整的文種名稱，與公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關(guān)于邀請出席××會議的函”
2.稱呼
邀請函的發(fā)送對象有三類情況：
(1)發(fā)送到單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱(統(tǒng)稱)，以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發(fā)給個人的，應(yīng)當(dāng)寫個人姓名，前冠“尊敬的”敬語詞，后綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網(wǎng)上或報刊上公開發(fā)布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統(tǒng)稱。
3.正文
正文應(yīng)逐項載明具體內(nèi)容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用“特邀請您出席(列席)”照應(yīng)稱呼，再用過渡句轉(zhuǎn)入下文;主體部分可采用序號加小標題的形式寫明具體事項;最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處也可寫“此致”，再換行頂格寫“敬禮”，亦可省略。
4.落款
因邀請函的標題一般不標注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。
5.成文時間
寫明具體的年、月、日。
【范文一】
感謝各位領(lǐng)導(dǎo)長期以來的關(guān)心和幫助!______________自從2012年____運行以來，在貴局的關(guān)心支持下，工作開展正常有序。為了更好地推進______________補充醫(yī)療保險工作，總結(jié)20____年上半年工作，特邀請貴局領(lǐng)導(dǎo)參加我公司在綏江縣舉辦的20____年上半年工作分析會，會議相關(guān)事宜安排如下：
一、會議內(nèi)容
分析20____年上半年度全市__________________工作和下半年工作部署。
二、邀請參會人員
________局長，__________副局長，__________副局長，____________科長及相關(guān)人員，______科長及相關(guān)人員;各縣區(qū)____長、____________長，________股長，______股長。
四、座談會時間及地點
會議時間：20____年____月____日14:00~18:00在__________酒店報到，會議20____年____月____日，會期一天。
會議地點：__________酒店 樓會議室
住宿地點：__________酒店
五、聯(lián)系方式
聯(lián)系人：______ 電話：135________________
______ 電話：186________________ 傳真：________-______________
安排相關(guān)參會事宜。
______________________公司 20____年__月____日
【范文二】
20____年春節(jié)聯(lián)歡晚會邀請涵
在我們中華民族傳統(tǒng)節(jié)日——春節(jié)即將到來之即。首先，我代表____單位全體工作人員，
向默默地關(guān)懷、厚愛、支持____單位的各位同仁表示感謝!
在此，____單位為答謝您長期以來的支持，精心準備了一場精彩的春節(jié)聯(lián)歡晚會。 真誠邀請您屆時捧場。
活動時間：20____年____月____日晚____點
活動地點： ____單位文體廣場
____單位 20____年____月____日