物業(yè)檔案管理制度15篇
隨著社會(huì)一步步向前發(fā)展，越來(lái)越多人會(huì)去使用制度，制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
物業(yè)檔案管理制度1
一、銷(xiāo)售案場(chǎng)物業(yè)管理咨詢制度
(一)、融創(chuàng)物業(yè)管理有限公司在銷(xiāo)售大廳設(shè)立物業(yè)管理咨詢臺(tái)；
(二)、 物業(yè)管理咨詢臺(tái)工作人員定期對(duì)售樓員進(jìn)行物業(yè)管理等相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)；物業(yè)管理咨詢臺(tái)工作人員隨時(shí)解答銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)客戶的疑問(wèn)；
(三)、 通過(guò)多種方式宣傳物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)知識(shí)；
(四)、 通過(guò)多種方式宣傳融創(chuàng)物業(yè)管理有限公司基本資料；
(五)、物業(yè)管理咨詢臺(tái)工作人員必須著裝整齊，佩帶工作牌，儀容整潔，儀態(tài)端正；
(六)、物業(yè)管理咨詢臺(tái)工作人員面對(duì)客戶必須面帶微笑，熱情解答客戶的每一個(gè)提問(wèn)，真誠(chéng)為客戶服務(wù)，不得有厭煩、冷淡的表情；
(七)、積極運(yùn)用10字禮貌語(yǔ)：您好、請(qǐng)、對(duì)不起、謝謝、再見(jiàn)；
(八)、 當(dāng)為客戶完成一項(xiàng)服務(wù)后，應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)對(duì)方“請(qǐng)問(wèn)是否還有其他事需要幫助？”。
二、銷(xiāo)售案場(chǎng)清潔管理服務(wù)制度
(一)、清潔工儀容儀表規(guī)定
1、清潔工儀容規(guī)定
（1）工作時(shí)間內(nèi)一律按規(guī)定著本崗位制服；
�。�2）工作服應(yīng)干凈、平整，無(wú)明顯污跡、破損；
�。�3）不可擅自改變工作服的穿著形式，私自增減飾物，不得敞開(kāi)外衣、卷起褲腳、衣 袖；
（4）工作時(shí)間須將工作牌統(tǒng)一佩帶在左胸顯眼處，保持清潔、端正；
�。�5）工作服外不得顯露個(gè)人物品，衣、褲口袋整理平整，勿顯鼓起；
�。�6） 男員工應(yīng)穿黑色或深藍(lán)色、不透明的中長(zhǎng)筒襪；女員工須著肉色襪，禁止穿著帶花邊、通花的襪子，無(wú)破洞，襪筒根不可露在外；女員工禁止穿高跟鞋上班。
2、清潔工儀表儀態(tài)規(guī)定
�。�7） 面對(duì)客戶，要表現(xiàn)出微笑、熱情、真誠(chéng)，不得有厭煩、冷淡的表情；
（8）身體、面部、手部等必須保持清潔，應(yīng)每天洗澡、換洗內(nèi)衣物，避免異味的產(chǎn)生；
（9）上班前不吃諸如生蔥、生蒜、韭菜等宜散發(fā)刺激氣味的`食品，保持口氣清新、無(wú)異味；
�。�10）頭發(fā)要清潔、整齊，無(wú)頭屑，發(fā)型自然、美觀、大方。男員工不留小胡子、不留長(zhǎng)發(fā)，不染發(fā)。女員工發(fā)長(zhǎng)不過(guò)肩，或?qū)㈤L(zhǎng)發(fā)盤(pán)起；
�。�11）女員工不準(zhǔn)濃妝艷抹和在客戶前化妝；不得留長(zhǎng)指甲和涂色；
（12）禁止在客戶面前挖鼻孔、掏耳朵、伸懶腰、打哈欠、摳指甲、搔皮膚、搓泥垢、整理個(gè)人衣物等不良行為；
（13）禁止在客戶面前抽煙、吃東西、嚼香口膠、看書(shū)報(bào)等；
�。�14）不得在工作范圍內(nèi)哼唱歌曲、吹口哨、談笑、喧嘩。
(二)、 清潔工紀(jì)律
1、 遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，不遲到、早退。
2、 嚴(yán)格履行本崗位職責(zé)，不得做與清潔服務(wù)無(wú)關(guān)的事情。
3、 對(duì)客戶機(jī)密事項(xiàng)，不準(zhǔn)隨意打聽(tīng)、記錄、傳播。
4、 未經(jīng)允許不準(zhǔn)動(dòng)用客戶物品和接受客戶贈(zèng)送的禮品。
5、 要愛(ài)護(hù)公物，正確、安全使用清潔用品用具。
6、 有重要情況要妥善處理并及時(shí)上報(bào)，不準(zhǔn)遲報(bào)、漏報(bào)、隱瞞不報(bào)。
7、 要認(rèn)真填寫(xiě)值班記錄，做好交接班工作。
(三)、清潔工安全操作制度
1、 熟悉清潔內(nèi)容和工作方法，正確使用各種清潔工具。
2、登高作業(yè)時(shí)應(yīng)做好防滑措施，系好安全帶，穿好防滑軟底鞋，嚴(yán)禁穿高跟鞋或拖鞋作業(yè)。
3、手持電動(dòng)清潔設(shè)備，性能應(yīng)安全可靠，并有漏電開(kāi)關(guān)保護(hù)。
4、化學(xué)清潔劑的使用應(yīng)按使用說(shuō)明操作。
5、調(diào)配酸溶液時(shí)應(yīng)注意將酸液緩慢注入水中，攪拌均勻，嚴(yán)禁將水倒入酸液中，清潔工在操作時(shí)須戴好勞動(dòng)防護(hù)手套。
6、儲(chǔ)存酸液的容器應(yīng)加蓋和設(shè)有明顯標(biāo)志，對(duì)使用強(qiáng)酸要有嚴(yán)格審批手續(xù)，不得隨意發(fā)放使用，有專人保管。
7、大風(fēng)作業(yè)時(shí)，應(yīng)將玻璃門(mén)、窗或其它各種門(mén)窗固定牢靠，防止大風(fēng)把門(mén)、窗刮回傷及身體。
(四)、洗手間清潔操作規(guī)程
1、每日對(duì)洗手間進(jìn)行兩次全面清潔，在上午8：30 及下午2：00以前完成；
2、清理廢紙簍內(nèi)垃圾，更換垃圾袋；
3、掃清及拖凈各廁所地面；
4、衛(wèi)生設(shè)施所有表面必須噴清潔消毒劑，以棉質(zhì)干布擦拭干凈廁具、洗臉盆、隔斷門(mén)、鏡面等部位；
5、更換洗手間內(nèi)清潔球、空氣清香片、衛(wèi)生紙、洗手液等；
6、定期用長(zhǎng)柄雞毛撣清掃天花板，清除燈具內(nèi)飛蟲(chóng)，擦拭干凈；
7、以上作業(yè)時(shí)必須在門(mén)前豎立告示牌；
8、定時(shí)巡視清潔衛(wèi)生間，做到保持廁具、地面、鏡面、洗臉盆干凈。
(五)、售樓大廳清潔操作規(guī)程
1、每日對(duì)售樓大廳和各辦公室進(jìn)行兩次全面清潔，在上午8：30 及下午2：00以前完成；
2、收拾桌面，清理桌面一次性茶杯、廢紙等雜物，清洗煙灰缸；
3、掃拖售樓大廳和各辦公室地面及拖擦地毯，巡回保潔；
4、地面掃拖后未晾干時(shí)必須豎立“小心地滑”的警示牌；
5、擦拭干凈家具、玻璃門(mén)、窗、宣傳展板等部位，對(duì)容易損傷的物品如沙盤(pán)、模型等進(jìn)行吸塵處理；
6、擦拭干凈售樓大廳室內(nèi)擺放植物；
7、清理并擦拭干凈垃圾桶,更換垃圾袋；
8、定期用長(zhǎng)柄雞毛撣清掃天花板及燈具，清除燈具內(nèi)飛蟲(chóng)，擦拭干凈；
9、清掃銷(xiāo)售大廳外臨時(shí)停車(chē)場(chǎng)，定期用高壓水槍沖洗干凈，巡回保潔。
物業(yè)檔案管理制度2
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的.信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。
物業(yè)檔案管理制度3
1、目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內(nèi)部重要文件；公司對(duì)外往來(lái)的各類公文；公司內(nèi)部重大活動(dòng)、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經(jīng)理助理負(fù)責(zé)文檔資料的統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，以便查找；財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負(fù)責(zé)統(tǒng)一登記、編號(hào)、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)：由綜合文員負(fù)責(zé)從報(bào)刊雜志及政府來(lái)文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對(duì)或動(dòng)議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負(fù)責(zé)收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內(nèi)部管理文件：以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報(bào)：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會(huì)議紀(jì)要：總經(jīng)理辦公例會(huì)、部門(mén)經(jīng)理例會(huì)和以公司名義組織的專題會(huì)。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)等。
3.4.7各部門(mén)呈報(bào)的`工作計(jì)劃、申請(qǐng)報(bào)告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責(zé)收集、跟蹤處理結(jié)果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對(duì)外往來(lái)的各類公文：主要包括政府部門(mén)往來(lái)文、上級(jí)公司往來(lái)文、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文、外來(lái)商函及復(fù)函等，由行政人事部負(fù)責(zé)在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復(fù)�。何飿I(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復(fù)印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4、各部門(mén)文檔資料管理
4.1各部門(mén)文件分類及編制要求：
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號(hào)方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。
4.1.2通常情況下，文件標(biāo)題定為三號(hào)黑體字，文件編號(hào)為小四號(hào)黑體字，文件內(nèi)容為小四號(hào)宋體字。
4.1.3公司各部門(mén)（含職能部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)及臨時(shí)成立的工作小組等）常用文件類別：
�。�1）人事類：包括人事管理制度、職務(wù)任免決定、職責(zé)、管理架構(gòu)、人事通報(bào)、通知等。
（2）行政類：包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報(bào)、通知、活動(dòng)計(jì)劃。
�。�3）通知類：內(nèi)部各類通知。
�。�4）培訓(xùn)類：培訓(xùn)通知、計(jì)劃或方案、考核及效果評(píng)估等。
�。�5）會(huì)議類：部門(mén)例會(huì)、專題會(huì)議、業(yè)委會(huì)會(huì)議等。
（6）合同、協(xié)議類：部門(mén)簽定的合同（租賃合同、買(mǎi)賣(mài)合同等）。
�。�7）對(duì)外文件類：
�、賹�(duì)政府部門(mén)、上級(jí)單位、外企業(yè)、機(jī)構(gòu)發(fā)文等；
②對(duì)客戶發(fā)文等：
�、燮渌悾喝珉娫挶怼⒚麊�、啟示等。
4.2質(zhì)量管理部應(yīng)保管的資料：
4.2.1發(fā)展商提供的資料：
�。�1）產(chǎn)權(quán)資料；
�。�2）技術(shù)資料（含圖紙）；
�。�3）交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門(mén)須指定專人負(fù)責(zé)文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應(yīng)有明確標(biāo)識(shí)，并妥善保管。公司質(zhì)量體系文件規(guī)定的質(zhì)量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求：
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時(shí)在新文件上注明'以此文件為準(zhǔn)'。
4.4各類文件發(fā)放要求：
4.4.1文件的發(fā)放應(yīng)注明發(fā)放級(jí)別，通常應(yīng)包括以下幾類：
�。�1）部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員閱；
�。�2）主管級(jí)以上人員閱；
�。�3）內(nèi)部傳閱；
�。�4）張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應(yīng)辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關(guān)公司的重要政策、決議、經(jīng)營(yíng)合同（協(xié)議書(shū)）、行政人事制度、質(zhì)量體系文件等屬機(jī)要文件，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內(nèi)部管理文件須加強(qiáng)保密工作，禁止外來(lái)人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負(fù)責(zé)文檔資料的電腦儲(chǔ)存及管理工作，各部門(mén)須指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)各類文檔的電腦儲(chǔ)存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協(xié)議書(shū)、重要會(huì)議紀(jì)要等）須加密，且以光盤(pán)備份，并指定專人保管，管理情況須在部門(mén)經(jīng)理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報(bào)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.5.4與相關(guān)單位簽署的合同、協(xié)議書(shū)及經(jīng)客戶確認(rèn)的文件，除以電腦文檔儲(chǔ)存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對(duì)件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異�；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
物業(yè)檔案管理制度4
加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;
3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的`管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
物業(yè)檔案管理制度5
為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的.文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業(yè)務(wù)活動(dòng)方面的資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報(bào)綜合辦公室備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門(mén)檔案柜，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
7、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。
四、二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。
物業(yè)檔案管理制度6
1)管理好物業(yè)工程設(shè)施時(shí)關(guān)系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設(shè)備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設(shè)備的使用價(jià)值。
2)物業(yè)工程設(shè)施須實(shí)行檔案管理制度,對(duì)設(shè)備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊(cè),以便查考,為設(shè)備的'完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設(shè)備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構(gòu)造圖等。
b)設(shè)備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊(cè)以及售后服務(wù)卡等。
c)設(shè)備系統(tǒng)中重點(diǎn)部位的拍照資料及相關(guān)注釋。
3)建立設(shè)備管理考核制度,獎(jiǎng)賞分明,調(diào)動(dòng)員工工作積極性。
a)建立設(shè)備管理考核、督察制度。
b)對(duì)設(shè)備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機(jī)房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設(shè)備維修制度。
d)嚴(yán)格各項(xiàng)管理制度,做到責(zé)任到崗、任務(wù)到人、用科學(xué)化的管理提高設(shè)備管理水平。
5)對(duì)于住宅小區(qū)物業(yè)工程設(shè)施管理在做到“三好、四會(huì)、五定”。
a)三好:即是設(shè)施要用好、修好、管理好。
b)四會(huì):即是對(duì)設(shè)施使用、會(huì)保養(yǎng)、會(huì)檢查、會(huì)排除故障。
c)五定:即對(duì)設(shè)施進(jìn)行潤(rùn)滑、通風(fēng)、清潔、檢修時(shí),做到定點(diǎn)、定人、定崗、定時(shí)和定責(zé)。
6)住宅小區(qū)工程設(shè)施在設(shè)備管理上,必須堅(jiān)持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟(jì)、;合理、實(shí)用”的原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟(jì)適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊(duì)伍的創(chuàng)新精神,維護(hù)業(yè)主的權(quán)益。
d)設(shè)施操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程和制度開(kāi)展工作,做好必要的防護(hù)工作。住宅小區(qū)配套設(shè)施管理最基本和最重要的要求是保證配套設(shè)施體系的安全運(yùn)行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強(qiáng)安全意識(shí),防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量。
a)堅(jiān)持“物業(yè)管理服務(wù)第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責(zé)任心。
b)保證配套設(shè)施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓(xùn)、持證上崗、在崗輪訓(xùn)。
c)對(duì)員工做好“傳、幫、帶”工作,對(duì)設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)操作,知道相關(guān)人員,使員工能夠適應(yīng)崗位要求。
物業(yè)檔案管理制度7
(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。
(2)設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶單元內(nèi)設(shè)施分類。
(3)用戶單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開(kāi)，其他檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。
(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的.“維修管理”項(xiàng)目。
(5)文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上追查原因。
(6)文員每月對(duì)維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類歸檔。
(7)維修檔案為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況和用戶室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷(xiāo)毀。
物業(yè)檔案管理制度8
1.客戶檔案的管理工作由客務(wù)部負(fù)責(zé)。
2.客戶資料按單元號(hào)一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內(nèi)。
3.每個(gè)客戶檔案內(nèi)由入住資料、二裝資料、往來(lái)函和房門(mén)鎖、電話、車(chē)位、水牌、客戶加班等申請(qǐng)單等組成，退租客戶的資料須及時(shí)裝訂另存。
4.每個(gè)客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客戶檔案的.標(biāo)牌須與檔案內(nèi)現(xiàn)客戶的公司名稱吻合。
6.客務(wù)部每年整理一次退租客戶檔案，對(duì)已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內(nèi)存放。
7.客戶檔案查閱可向客務(wù)主管借出，經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后在客務(wù)部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務(wù)部工作檔案需經(jīng)客務(wù)部經(jīng)理同意方可修改。
9.客務(wù)部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由客務(wù)主管設(shè)置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
物業(yè)客戶檔案管理制度
一。制度內(nèi)容
為做到客戶服務(wù)部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構(gòu)成、公司性質(zhì)、物業(yè)費(fèi)交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務(wù)部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標(biāo)
客戶檔案資料全面、準(zhǔn)確、有效。
三。適用范圍
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。
一般客戶檔案包括以下的資料：
1. 收集客戶單位資料
2. 客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3. 客戶裝修工程文件
4. 客戶遷入時(shí)填具之資料
5. 客戶資料補(bǔ)充
6. 客戶聯(lián)絡(luò)資料
7. 緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
8. 客戶與管理處往來(lái)文件
9. 客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
10. 客戶維修記錄
11. 客戶投訴記錄
12. 客戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）與工作程序
四。注意事項(xiàng)
1. 及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2. 協(xié)調(diào)與客戶之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；
3. 做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；
4. 接聽(tīng)客戶投訴，解決客戶投訴；
5. 接聽(tīng)客戶工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)。
物業(yè)檔案管理制度9
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。
二、資料分類整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的.來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門(mén)牌、室號(hào)配置圖
業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
物業(yè)檔案管理制度10
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊(cè)、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的.文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目、編號(hào)。
2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì),做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。
5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟取穸?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對(duì)濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對(duì)管理人員處以批評(píng)、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請(qǐng)-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);
2、要愛(ài)護(hù)檔案,::不得丟失;
3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
物業(yè)檔案管理制度11
1、公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的`，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
物業(yè)檔案管理制度12
1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列，以便查閱;
3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;
4、專管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的.準(zhǔn)確性;
5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;
7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。
物業(yè)檔案管理制度13
1、目的
為了規(guī)范人事檔案管理過(guò)程，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式，從而提高檔案管理質(zhì)量，為人事運(yùn)用提供有效參考，特制定本制度。
2、適用范圍
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部及各下屬分公司。
3、原則
統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)保管、分級(jí)查閱的原則，確保檔案的齊整性和保密性；
4、職責(zé)
4.1本部人力資源職能部門(mén)
4.1.1收集、整理、立卷、保管本部員工檔案、備案下屬分公司經(jīng)理助理級(jí)（含）以上員工、人力資源管理人員、財(cái)務(wù)人員、（助理）秩序維護(hù)主任的人事檔案復(fù)印件。
4.1.2負(fù)責(zé)所保管的員工檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.1.3監(jiān)督各下屬分公司的人事檔案管理工作。
4.2各下屬分公司人力資源職能部門(mén)
4.2.1收集、整理、立卷、保管各公司/服務(wù)中心A系列員工的人事檔案。
4.2.2負(fù)責(zé)人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
4.2.3監(jiān)督各物業(yè)服務(wù)中心的人事檔案管理工作。
4.3各物業(yè)服務(wù)中心
4.3.1收集、整理、立卷、保管各服務(wù)中心B系列員工的人事檔案。
4.3.2負(fù)責(zé)B系列員工人事檔案的借閱、移交和銷(xiāo)毀工作。
5、內(nèi)容
5.1人事檔案管理流程
5.2職位申請(qǐng)表、個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工勞動(dòng)合同、勞動(dòng)合同簽署聲明、體檢表、身份證、學(xué)歷和專業(yè)資質(zhì)證書(shū)、驗(yàn)證證明、離職證明、規(guī)章制度培訓(xùn)確認(rèn)、發(fā)放工資的'銀行卡、獎(jiǎng)懲記錄及各種簽批的人事異動(dòng)、薪資、培訓(xùn)等文件。
5.3檔案編碼
5.3.1檔案編碼按服務(wù)中心、部門(mén)、員工工號(hào)進(jìn)行編碼。
5.3.2 E—HR系統(tǒng)中的員工工號(hào)為檔案編碼號(hào)，假如水岸新都一秩序維護(hù)員員工工號(hào)為A。00012，則此員工檔案編碼號(hào)為：“水岸新都秩序A00012”。
5.4檔案查閱權(quán)限
5.4.1物業(yè)公司總經(jīng)理、本部人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱所有員工的檔案。
5.4.2各分公司總經(jīng)理、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管高管、檔案管理員可查閱分公司所有員工的檔案。
5.4.3各服務(wù)中心負(fù)責(zé)人可查閱其下屬B系列員工的檔案。
5.4.4其余員工或管理人員不得查閱員工人事檔案。
5.5人事檔案借閱手續(xù)
由借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)單》，報(bào)人力資源職能部門(mén)/分公司（服務(wù)中心）負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)并備案。
5.6檔案調(diào)動(dòng)
跨公司調(diào)動(dòng)，在接到有關(guān)通知文件后5個(gè)工作日內(nèi)，由該員工原所在公司人力資源職能部門(mén)將該員工的檔案原件裝袋、貼好封條、并由封袋人簽名，填寫(xiě)《檔案移交清單》一式兩份，傳遞至被調(diào)住公司人力資源職能部門(mén)簽收，并返還一份由原公司人力資源職能部門(mén)備存。
5.7離職員工檔案
5.7.1離職員工檔案與在職員工檔案分開(kāi)管理，按月整理統(tǒng)一存放，離職員工檔案保存期為該員工離職后2年，并確保資料完整無(wú)缺，離職人員檔案不得取回。
5.7.2離職員工檔案滿2年后，由人事檔案管理員呈報(bào)《檔案銷(xiāo)毀審批表》，報(bào)人力資源職能部門(mén)負(fù)責(zé)人——人力資源職能部門(mén)分管高管——總經(jīng)理審批后，進(jìn)行粉碎處理。
5.8嚴(yán)格人事檔案的收集、管理及保存，保持機(jī)密，檔案應(yīng)由人事管理員/主管保管。如出現(xiàn)檔案信息外泄，將追究人事檔案管理員及人事負(fù)責(zé)人、分管高管的責(zé)任。
5.9各分公司人事檔案管理員收到其他公司/服務(wù)中心移交的檔案后，必須檢查封條是否完好，按《檔案移交清單》進(jìn)行清點(diǎn)再存檔。
5.10人事檔案的保管應(yīng)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)分類，按服務(wù)中心、部門(mén)、工號(hào)分類存檔，目錄清楚、編列有序、裝訂規(guī)范。
6、附則
6.1本制度由物業(yè)公司本部行政及人力資源部修訂，解釋權(quán)歸本部行政及人力資源部所有，自頒布之日起執(zhí)行。
6.2附件
人事檔案資料封面
人事檔案存檔目錄人事檔案借閱申請(qǐng)表
人事檔案移交清單人事檔案銷(xiāo)毀審批表（B系列員工）
佳兆業(yè)物業(yè)管理公司本部行政及人力資源部二○○九年八月四日
物業(yè)檔案管理制度14
1、技術(shù)檔案管理各類技術(shù)資料必須分類裝訂成冊(cè),編制目錄,專人管理及制訂借用制度。
技術(shù)檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗(yàn)收的整套檔案資料;
設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)制度及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn);
設(shè)備新技術(shù)信息及資料;
職工技術(shù)考核標(biāo)準(zhǔn)及資料。
1.1所有工程技術(shù)資料、圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、工具書(shū)、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術(shù)檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財(cái)富,人人都要愛(ài)惜。
1.3未經(jīng)批準(zhǔn),不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術(shù)檔案應(yīng)保存原件,原件通常不予借閱,以復(fù)印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。
除圖書(shū)外,檔案資料嚴(yán)禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。
1.6借閱圖書(shū)每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準(zhǔn)。
借期為一個(gè)月,到期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書(shū)不得在個(gè)人手中長(zhǎng)期持有。
1.7對(duì)檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁(yè)、亂畫(huà)、涂改,保持版面清潔。
2、設(shè)備登記卡設(shè)備登記卡是設(shè)備管理的主要依據(jù),每一臺(tái)設(shè)備都應(yīng)設(shè)立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設(shè)備系統(tǒng)分別裝訂成冊(cè)。
現(xiàn)代化設(shè)備管理的一條重要經(jīng)驗(yàn),就是重視對(duì)設(shè)備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計(jì),系統(tǒng)地、有計(jì)劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設(shè)備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設(shè)備能夠達(dá)到最高的綜合效率。
設(shè)備登記卡應(yīng)包括設(shè)備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設(shè)備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設(shè)備計(jì)劃?rùn)z修和確保設(shè)備正常運(yùn)行的'重要依據(jù),也是設(shè)備技術(shù)改造、報(bào)廢的主要依據(jù)。
設(shè)備一般每年按設(shè)備登記卡進(jìn)行一次全面的清點(diǎn)核對(duì),應(yīng)該做到帳物相符。
3用戶設(shè)備檔案卡物業(yè)的每套客房可認(rèn)為是為用戶服務(wù)的獨(dú)立設(shè)備,因此,每一獨(dú)立單元需設(shè)立一張用戶單元設(shè)備檔案卡。
這有利于掌握對(duì)用戶設(shè)備的完好程度及設(shè)備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設(shè)備檔案卡》ed-tb-0309-113《設(shè)備編號(hào)法則》
物業(yè)檔案管理制度15
1目的
為更好的掌握物業(yè)公司管轄的物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施的現(xiàn)狀,確保物業(yè)、設(shè)備、設(shè)施管理工作的統(tǒng)一,完整的完善建立物業(yè)檔案。
2適用范圍
適用于東莞市xx物業(yè)管理有限公司各類物業(yè)、設(shè)施、設(shè)備的綜合管理工作。
3職責(zé)
3.1檔案管理員直接向行政主管負(fù)責(zé)。
3.2檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個(gè)月更新一次檔案資料。
3.4各部門(mén)主管每月將變更的`資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號(hào)規(guī)則(見(jiàn)附件1)
7部門(mén)檔案內(nèi)容
7.1行政部:公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、合同、資質(zhì)證書(shū)、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財(cái)務(wù)部:財(cái)務(wù)資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環(huán)保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設(shè)備、合同、證書(shū)、圖紙、工具儀表。
7.6物業(yè)部:建筑物、車(chē)輛、業(yè)主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負(fù)責(zé),任何人不得擅自開(kāi)啟資料柜和移動(dòng)檔案柜內(nèi)資料。
8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無(wú)損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內(nèi)查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責(zé)任。
8.4資料借閱必須是部門(mén)主管以上人員,只能借閱本部門(mén)資料,如需借閱其它資料必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。
8.6工作需要復(fù)印資料的只可復(fù)印本部門(mén)資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進(jìn)行更新。
8.8檔案管理員必須每月對(duì)資料進(jìn)行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁(yè)。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個(gè)檔案文件目錄放于文件的首頁(yè)便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關(guān)文檔
9.1《檔案編號(hào)規(guī)則》
10修訂及實(shí)施
10.1本規(guī)定由全公司各部門(mén)實(shí)施,行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
10.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
10.3本規(guī)定從二零零四年六月一日實(shí)行。
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