物資采購合同管理制度模板范文

　　第一章總則

　　第一條目的。

　　為了規(guī)范采購合同簽訂的管理，保證交易的可靠有效，降低采購風險，最大限度維護企業(yè)利益，特制定本管理制度。

　　第二條適用范圍。

　　本制度適用于生產(chǎn)原輔料、外協(xié)加工、設備、工裝模具、辦公用品等交易金額在5000元以上的采購。

　　第三條權責劃分。

　　1．采購部負責合同條款的商討、草擬和合同的履行跟蹤。

　　2．生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術部和財務部參與合同條款的******。

　　3．總經(jīng)理或其授權人負責合同簽訂的批準。

　　4．財務部負責合同原件的保管。

　　第二章合同擬定、審批和簽署

　　第四條合同擬訂。

　　1．合同擬訂必須在進行供應商調(diào)查和詢價、比價的.基礎上進行。

　　2．采購合同主管根據(jù)對方資信情況，起草符合本制度規(guī)定的采購合同。

　　第五條合同必要條款。

　　1．交貨地點、方式。

　　2．交貨期。

　　3．包裝要求。

　　4．規(guī)格、特性指標。對于有特殊品質(zhì)要求或內(nèi)在性能較為復雜的貨品，如設備、非標準件等，應做詳細要求，必要時簽訂技術協(xié)議書。

　　5．驗收。

　　（1）供應商應嚴格遵守合同約定，按期、如數(shù)、保質(zhì)于指定地點交貨。

　�。�2）供應商供應的貨品必須為完好新品。

　　（3）驗收工作由企業(yè)進行，供應商可提供必要的技術支持，但對企業(yè)的最終判決不得持有異議。對長期合作的供應商可將抽樣方式、樣品試驗、判定基準與對方溝通清楚。

　　6．標識要求。

　　對不同批號混用可能導致品質(zhì)問題或帶來生產(chǎn)不便的貨品如布料或易于混淆的貨品，應要求明確標識，以便進行區(qū)分管理。

　　7．不合格品處理。

　�。�1）不合格品應由供應商取回，并由企業(yè)另定期限補齊。

　�。�2）鑒別不合格品時所產(chǎn)生的人工費用由供應商承擔。

　　（3）企業(yè)降低驗收水準接受供應商的貨品時，貨款應酌情折讓。

　�。�4）因貨品不合格所產(chǎn)生的一切損失及費用由供應商負擔。

　　8．保密條款。

　　供應商不得泄露企業(yè)訂購物品或估價的零件、材料規(guī)格、數(shù)量、貨物及其他業(yè)務機密。

　　9．付款方式。

　�。�1）應盡量采用貨到后每月按特定時間段付款的方式；

　　（2）如采取付定金%，貨到付%，驗收合格在一個月后付%的方式，原則上定金不超過%，最后一筆款在%以上。

　�。�3）款到發(fā)貨的方式應盡量避免，不得已時也應以此為條件爭取折扣。

　　第六條合同審批。

　　1．采購部將擬訂的合同初稿交相關部門審核并使之提出建議。

　　2．公司財務部主要負責對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進行審查并提出意見。

　　3．公司法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進行審查并提出審查意見。

　　4．公司副總負責對合同所涉內(nèi)容進行全面審查并提出審查意見。

　　5．公司總經(jīng)理根據(jù)相關部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認為需要審查的內(nèi)容對合同進行審閱并簽署意見。

　　6．公司采購部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見、合同簽署相關附件等文件再次報送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式簽署合同。

　　第七條長期合同。

　　1．對于長期、穩(wěn)定的供應商，可采取簽訂一份總合同（如一年期），此后以每一采購單作為合同附件的方式進行交易。

　　2．采購經(jīng)辦人與供應商談妥合同條款后，應擬訂合同，將合同評審表提請公司總經(jīng)理審核、批準。

　　第三章合同履行

　　第八條合同履行。

　　1．合同生效即具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習慣履行通知、協(xié)助、保密等義務。

　　2．在合同履行過程中，合同承辦單位應對合同的履行情況以履約管理臺賬形式做詳細、全面的書面記錄，并保留相關能夠證明合同履行情況的原始憑證。如合同履行困難，必須及時向相關參與合同管理的部門通報和報告相關公司領導。

　　第九條合同變更。

　　嚴格按照合同約定維護公司權利和履行相關義務。在合同履行中出現(xiàn)下列情況之一，執(zhí)行機構(gòu)應及時報告公司，并按照國家法律法規(guī)和公司有關規(guī)定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。

　　1．由于不可抗力致使合同不能履行的。

　　2．由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定的義務。

　　3．因情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導致我方重大損失的。

　　4．其他合同約定的或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。

　　第十條合同發(fā)生糾紛時，會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關事宜。

　　第四章合同保管

　　第十一條采購部簽署合同后，應將合同原件送財務部進行統(tǒng)一保管。

　　第十二條采購部留存采購合同的復印件備查，同時將合同復印件送生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、技術部各一份。

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