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交談禮儀的基本常識(shí)

時(shí)間:2021-02-19 16:15:23 禮儀常識(shí) 我要投稿

關(guān)于交談禮儀的基本常識(shí)

  了解交談禮儀的各項(xiàng)原則和重點(diǎn),對(duì)我們的生活和工作都有莫大的幫助。下面是關(guān)于交談禮儀的基本常識(shí),一起來學(xué)習(xí)下吧:

  交談的態(tài)度

  在與人交談時(shí)應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)出以誠(chéng)相待、以禮相待、謙虛謹(jǐn)慎、主動(dòng)熱情的基本態(tài)度,而絕對(duì)不能逢場(chǎng)作戲、虛情假意或應(yīng)付了事。

  一要表情自然

  第一,專注。交談時(shí)目光應(yīng)當(dāng)專注,或注視對(duì)方,或凝神思考,從而和諧地與交談進(jìn)程相配合。眼珠一動(dòng)不動(dòng),眼神呆滯,甚至直愣愣地盯視對(duì)方,都是極不禮貌的。目光東游西走,四處“掃瞄”,漫無邊際,則是對(duì)對(duì)方不屑一顧的失禮之舉,也是不可取的。如果是多人交談,就應(yīng)該不時(shí)地用目光與眾人交流,以表示彼此是平等的。

  第二,配合。交談時(shí)可適當(dāng)運(yùn)用眉毛、嘴、眼睛在形態(tài)上的變化,來表達(dá)自己對(duì)對(duì)方所言的贊同、理解、驚訝、疑惑,從而表明自己的專注之情,使交談順利進(jìn)行。

  第三,協(xié)調(diào)。交談時(shí)的表情應(yīng)與說話的內(nèi)容相配合。與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)談話,應(yīng)恭敬而大方;與客人談話,則應(yīng)親切而自然。

  二要說話禮貌

  第一,注意語音。與人進(jìn)行交談時(shí),尤其是在大庭廣眾之下,必須有意識(shí)地壓低自己說話時(shí)的音量。最佳的說話聲音標(biāo)準(zhǔn)是,只要交談對(duì)象可以聽清楚即可。如果粗聲大氣,不僅有礙于他人,而且也說明自己缺乏教養(yǎng)。

  第二,注意語態(tài)。與人交談時(shí),在神態(tài)上要既親切友善,又舒展自如、不卑不亢。自己說話時(shí),要恭敬有禮,切忌指手畫腳、咄咄逼人。最佳的語態(tài)是平等待人、和緩親善、熱情友好、自然而然。當(dāng)別人講話時(shí),則要洗耳恭聽,最忌三心二意、用心不專。最佳的語態(tài)是積極合作、認(rèn)真聆聽、努力呼應(yīng)、有來有往、專心致志。

  第三,注意語氣。在與別人交談時(shí),秘書的語氣應(yīng)當(dāng)和藹可親,一定要注意平等待人、謙恭禮貌。講話的速度稍微舒緩一些,講話的音量低一些,講話的語調(diào)抑揚(yáng)頓挫一些。在交談時(shí)既不要表現(xiàn)得居高臨下,也不宜在語氣上刻意奉迎,故意討好對(duì)方,令對(duì)方反感。同時(shí),在語氣上一定要力戒生硬、急躁或者輕慢。

  第四,注意語速。在交談之中,語速應(yīng)保持相對(duì)的穩(wěn)定,既快慢適宜,舒張有度,又在一定時(shí)間內(nèi)保持勻速。語速過快、過慢、或者忽快忽慢,會(huì)給人一種沒有條理、慌慌張張的感覺,是應(yīng)當(dāng)力戒的。

  三要舉止得體

  第一,善于運(yùn)用舉止傳遞信息。例如,發(fā)言者可用手勢(shì)來補(bǔ)充說明其所闡述的具體事由,適度的舉止既可表達(dá)敬人之意,又有助于雙方的溝通和交流。

  第二,避免過分或多余的動(dòng)作。與人交談時(shí)可有動(dòng)作,但動(dòng)作不可過大,更不要手舞足蹈、拉拉扯扯、拍拍打打。為表達(dá)敬人之意,切勿在談話時(shí)左顧右盼,或是雙手置于腦后,或是高架“二郎腿”,甚至修指甲、挖耳朵等。交談時(shí)應(yīng)盡量避免打哈欠,如果實(shí)在忍不住,也應(yīng)側(cè)頭掩口,并向他人致歉。尤其應(yīng)當(dāng)注意的是,不要在交談時(shí)以手指指人,否則就有污蔑之意。

  四要遵守慣例

  秘書在交談時(shí)往往還能夠通過一些細(xì)節(jié)來體現(xiàn)自己的談話態(tài)度,在這些細(xì)節(jié)的處理上要遵守一定的既成慣例。

  第一,注意傾聽。秘書在交談時(shí)務(wù)必要認(rèn)真聆聽對(duì)方的發(fā)言,以表情舉止予以配合,從而表達(dá)自己的敬意,并為積極融入到交談中去做最充分的準(zhǔn)備。切不可追求“獨(dú)角戲”,對(duì)他人發(fā)言不聞不問,甚至隨意打斷對(duì)方的發(fā)言。

  第二,謹(jǐn)慎插話。交談中不應(yīng)當(dāng)隨便打斷別人說話,要盡量讓對(duì)方把話說完再發(fā)表自己的看法。如確實(shí)想要插話,應(yīng)向?qū)Ψ较却蛘泻簦骸皩?duì)不起,我插一句行嗎?”所插之言亦不可冗長(zhǎng),一句兩句點(diǎn)到為止即可,不能接過話茬就開始長(zhǎng)篇大論,完全不顧及對(duì)方的感受,也不管對(duì)方是否已經(jīng)闡述完畢。

  第三,重視交流。交談是一種雙向或多向交流過程,需要各方的積極參與。因此在交談時(shí)切勿造成“一言堂”的局面。自己發(fā)言時(shí)要給其他人發(fā)表意見的機(jī)會(huì),別人說話時(shí)自己則要適時(shí)發(fā)表個(gè)人看法,互動(dòng)式地促進(jìn)交談進(jìn)行。同時(shí),要以交談各方都共同感興趣的話題為中心,并利用雙方均能接受的方式進(jìn)行。若發(fā)現(xiàn)話不投機(jī),需及時(shí)調(diào)整話題。

  第四,禮讓對(duì)方。在與他人進(jìn)行交談時(shí),不要以自我為中心,而忽略了對(duì)對(duì)方的尊重。正常情況下,在談話中不要隨便否定對(duì)方或是質(zhì)疑對(duì)方,不要?jiǎng)虞m插嘴、抬杠,不要一人獨(dú)霸“講壇”,或者一言不發(fā)、有意冷場(chǎng)。

  第五,委婉表達(dá)。在陳述自己的見解時(shí),應(yīng)該力求和緩、中聽,不僅要善解人意,而且要留有余地。即使是提出建議或忠告,也可以采用設(shè)問句,最好不用有命令之嫌的祈使句。在任何時(shí)候,都不要強(qiáng)人所難。

  交談的語言

  語言運(yùn)用是否準(zhǔn)確恰當(dāng),直接影響著交談能否順利進(jìn)行。所以,在交談中尤其要注意語言的使用問題。

  一要通俗易懂

  第一,說普通話。在日常工作中,秘書應(yīng)該自覺使用普通話,不要使用別人聽不懂的方言或土語。

  第二,說明白話。秘書所使用的語言最好是讓人一聽便懂的明白話,切不可滿口“之乎者也”,濫用書面語言、專業(yè)術(shù)語或名詞典故。在交談時(shí),要以務(wù)實(shí)為本,應(yīng)當(dāng)通俗活潑、生動(dòng)形象、淺顯易懂,猶如家常話一般。

  第三,說通俗話。在與普通群眾交談時(shí),為了避免自己談話時(shí)語言枯燥乏味,應(yīng)充分考慮到對(duì)方的職業(yè)、受教育程度等因素,努力使自己的語言生動(dòng)、形象、具體、鮮明,所說的話應(yīng)力求平易通俗,以利于溝通交流。如果“官話”連篇,不僅有礙信息的傳達(dá),而且容易脫離群眾。

  二要掌握口語

  第一,機(jī)動(dòng)靈活。在交談過程中隨時(shí)對(duì)自己所運(yùn)用的口語具體內(nèi)容與形式進(jìn)行適度的`調(diào)整。從表面上來看,口語大都顯得語句簡(jiǎn)短,結(jié)構(gòu)松散,多有省略之處。有時(shí),它甚至?xí)霈F(xiàn)話題轉(zhuǎn)變、內(nèi)容脫節(jié)、詞序顛倒等現(xiàn)象。然而由于口頭交際具有一定的雙向性、互動(dòng)性,這些問題往往瑕不掩瑜,反而更能顯示口語生動(dòng)活潑的特性。

  第二,簡(jiǎn)明扼要。一方面要求發(fā)音標(biāo)準(zhǔn),吐字清晰;另一方面則要求所說之話含義明確,不可模棱兩可產(chǎn)生歧義,以免造成不必要的誤會(huì)。

  三要文明禮貌

  第一,要盡量使用尊稱,并善于使用一些約定俗成的禮貌用語,如“您”“謝謝”“對(duì)不起”等。

  第二,要多使用文明用語,在語言的選擇和使用之中,應(yīng)當(dāng)既表現(xiàn)出使用者良好的文化素質(zhì)、待人處事的實(shí)際態(tài)度,又能夠令人產(chǎn)生優(yōu)雅、溫和、脫俗之感。

  第三,在交談時(shí)不可意氣用事,以尖酸刻薄的話對(duì)他人冷嘲熱諷,也不可夜郎自大,處處賣弄才識(shí)指正別人。

  第四,交談中應(yīng)當(dāng)盡量避免某些不文雅的語句和說法,對(duì)于不宜明言的一些事情,可以盡量用委婉的詞句來表達(dá),多用一些約定俗成的隱語。例如想要上廁所時(shí),可以說:“對(duì)不起,我去一下洗手間!被蛘哒f:“不好意思,我去打個(gè)電話。”

  交談的內(nèi)容

  交談內(nèi)容的選擇,應(yīng)遵守一定的原則。

  一要切合語境

  第一,交談內(nèi)容務(wù)必要與交談的時(shí)間、地點(diǎn)與場(chǎng)合相對(duì)應(yīng),否則就有可能出錯(cuò)。

  第二,交談內(nèi)容還應(yīng)符合自己的身份。應(yīng)使談話符合我國(guó)的法律法規(guī),并與單位和領(lǐng)導(dǎo)保持一致。切勿與單位或領(lǐng)導(dǎo)唱反調(diào),切勿泄露本單位的機(jī)密。

  二要因人而異

  在交談時(shí)要根據(jù)交談對(duì)象的不同而選擇不同的交談內(nèi)容。談話的本質(zhì)是一種交流與合作,因此秘書在選擇交談內(nèi)容時(shí),就應(yīng)當(dāng)為談話對(duì)象著想,根據(jù)對(duì)方的性別、年齡、性格、民族、閱歷、職業(yè)、地位等而選擇適宜的話題。

  三要回避禁忌

  秘書在與別人交談時(shí),應(yīng)當(dāng)把握好“度”。在態(tài)度上要注意克制,不要引起對(duì)方的不快,不可一言不發(fā),不可沒完沒了。不可諷刺挖苦,不可驕傲自大。在內(nèi)容上要慎重斟酌,千萬不要犯忌,不宜對(duì)自己的單位或領(lǐng)導(dǎo)橫加非議,必須時(shí)刻維護(hù)單位的聲譽(yù),絕對(duì)不能對(duì)自己的領(lǐng)導(dǎo)、同事、同行說三道四。不應(yīng)涉及對(duì)方單位內(nèi)部事務(wù),不要涉及對(duì)方弱點(diǎn)與短處。同時(shí),如果雙方不是十分熟識(shí),也不要涉及對(duì)方的個(gè)人隱私,如年齡、收入等。

  交談的方式

  與他人交談,既要注意具體內(nèi)容,又要注意表達(dá)方式。可根據(jù)不同的情況,采取以下幾種不同的談話方式。

  一是擴(kuò)展式。指交談雙方就某些共同關(guān)心的問題進(jìn)行由此及彼、由表及里、由淺入深的討論。

  二是評(píng)判式。指在交談過程中聽取對(duì)方的觀點(diǎn)以后,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)刻,以適當(dāng)?shù)姆椒ǎ∪缙浞值剡M(jìn)行插話,來發(fā)表自己就此問題的主要看法。

  三是傾瀉式。指在談話時(shí)對(duì)對(duì)方毫無保留,將自己的全部想法都全盤托出,也就是人們通常所說的“打開天窗說亮話”。

  四是靜聽式。指與別人進(jìn)行談話時(shí),自己主要是洗耳恭聽。

  五是啟發(fā)式。指交談中的一方主動(dòng)幫助不善表達(dá)的另一方,在話題的選擇或談話的走向上給對(duì)方予以引導(dǎo)、支持、鼓勵(lì),以幫助對(duì)方在談話中得以采用恰當(dāng)?shù)姆椒▉黻U述自己的見解和主張。

  六是跳躍式。指在交談過程中,某一話題在無人呼應(yīng)時(shí),為避免談話者感到尷尬,或者是談話出現(xiàn)冷場(chǎng),因而跳出原先談?wù)摰姆秶,轉(zhuǎn)而挑選出令大家都感興趣的話題。

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