國(guó)際商務(wù)邀約禮儀簡(jiǎn)介
作為加深彼此感情,促進(jìn)人際交往的重要途徑之一,邀約從來(lái)都是必不可少的。在國(guó)際商務(wù)交往中，邀約禮儀細(xì)節(jié)化分的話主要包含三方面的內(nèi)容：邀約禮儀、請(qǐng)柬禮儀、答復(fù)禮儀。在某種意義上來(lái)說國(guó)際商務(wù)邀約禮儀的一些禮儀規(guī)范在東西方是共通的。下面我們就來(lái)看一下國(guó)際商務(wù)邀約禮儀的具體規(guī)范。
邀約禮儀
對(duì)邀請(qǐng)而言，發(fā)出邀請(qǐng)，如同發(fā)出一種禮儀性很重的通知一樣，不僅要力求合乎禮貌，取得被邀請(qǐng)者的良好回應(yīng)，而且還必須使之符合雙方各自的身份，以及雙方之間的關(guān)系現(xiàn)狀。
在一般情況下，邀約有兩種形式，即正式與非正式。正式邀約既講究禮儀，又要設(shè)法使被邀請(qǐng)者備忘，所以它多采用書面形式；非正式的邀約通常是以口頭形式來(lái)表現(xiàn)的，相對(duì)而言，它要顯得隨便一些。
正式的邀約有請(qǐng)柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報(bào)邀約、便條邀約等具體形式，它適用于正式的商務(wù)交往中。非正式的邀約也有當(dāng)面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式，它多適用于商務(wù)人士非正式的接觸之中。前者可統(tǒng)稱為書面邀約，后者則可稱為口頭邀約。
在正式邀約的諸形式之中，檔次最高、也最為商務(wù)人士所常用的是請(qǐng)柬邀約。
請(qǐng)柬禮儀
請(qǐng)柬又稱請(qǐng)?zhí)�，它一般由正文與封套兩部分組成。不管是上街購(gòu)買印刷好的成品，還是自行制作，使用請(qǐng)柬都應(yīng)當(dāng)遵守成規(guī)。請(qǐng)柬正文的用紙，大部分比較考究。它多用厚紙對(duì)折而成。以橫式請(qǐng)柬為例，對(duì)折后的左面外側(cè)多為封面，右面內(nèi)側(cè)為正文的行文之用。
封面通常采用紅色，并標(biāo)有“請(qǐng)?zhí)倍�。�?qǐng)柬內(nèi)側(cè)，可以同為紅色，或采用其他顏色，但不可用黃色與黑色。
在請(qǐng)柬上親筆書寫正文時(shí)，應(yīng)采用鋼筆或毛筆，并選擇黑色、藍(lán)色的墨水或墨汁。紅色、紫色、綠色、黃色以及其他鮮艷的墨水，則不宜采用。
在請(qǐng)柬的左下方注有“備忘”二字，意在提醒被邀請(qǐng)者屆時(shí)勿忘。在國(guó)際上，這是一種習(xí)慣的做法。西方人在注明“備忘”時(shí)，通常都是使用同一個(gè)意思的法文縮寫“P.M”。
邀請(qǐng)者得落款，一般處于正文之間，其實(shí)，把它落在最后，并標(biāo)明發(fā)出請(qǐng)柬的日期，在商務(wù)交往中也是允許的。請(qǐng)柬寫好后，最好提前一段時(shí)間發(fā)出，以留給受邀者安排時(shí)間的余地。
答復(fù)禮儀
在商務(wù)交往中，商務(wù)人士不管接到來(lái)自任何單位、任何個(gè)人的書面邀約，都必須及時(shí)、正確地進(jìn)行處理。不論自己能不能接受對(duì)方的邀約，均須按照禮儀的規(guī)范，對(duì)邀請(qǐng)者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答，或者應(yīng)邀，或者婉拒。
所有的回函，不管是接收函還是拒絕函，均須再接到書面邀約職業(yè)后三日內(nèi)回復(fù)，而且回得越早越好。在回函的行文中，應(yīng)當(dāng)對(duì)邀請(qǐng)者表現(xiàn)出尊重、友好、并且應(yīng)當(dāng)對(duì)能否接收邀約這一關(guān)鍵性問題作出明確的答復(fù)，切勿避實(shí)就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由就可以了。
回函的具體格式可參照邀請(qǐng)者發(fā)來(lái)的書面邀約。在人稱、語(yǔ)氣措辭、稱呼等方面，與之不相上下，就算不上失禮。在寫接收函時(shí)，應(yīng)將有關(guān)的時(shí)間與地點(diǎn)重復(fù)一下，以便于邀請(qǐng)者“核實(shí)”無(wú)誤；在寫拒絕函時(shí)，則不必這樣做。
回函通知邀請(qǐng)者自己決定接收邀請(qǐng)后，就不能屆時(shí)失約了。這類臨時(shí)的“變卦”會(huì)給邀請(qǐng)者增添許多麻煩。
拒絕邀約的理由應(yīng)當(dāng)充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。在回絕邀約時(shí)，不要忘記向邀約者表示謝意，或預(yù)祝其組織的活動(dòng)圓滿成功。
拓展：
商務(wù)宴請(qǐng)邀約的原則
1.專業(yè)化
2.明確化
商務(wù)宴請(qǐng)邀約的方式：
商務(wù)宴請(qǐng)邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書面的形式，注重邀請(qǐng)的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來(lái)表現(xiàn)的。
正式的邀約可以分為電話邀約、面對(duì)面邀約、請(qǐng)柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報(bào)邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務(wù)交往中。
非正式的邀約有面對(duì)面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統(tǒng)稱為書面邀約，非正式邀約則可稱為口頭邀約。在比較正規(guī)的商務(wù)往來(lái)之中，應(yīng)該以正式的邀約作為邀約的主要方式。
請(qǐng)柬邀約
在正式邀約的多種方式中，請(qǐng)柬邀約檔次最高，也是最為常用的邀約方式。如宴會(huì)、舞會(huì)、紀(jì)念會(huì)、慶祝會(huì)、發(fā)布會(huì)、單位的開業(yè)儀式等等，采用請(qǐng)柬邀請(qǐng)佳賓，不僅能和其他的邀約區(qū)分開來(lái)，而且顯得更加的莊重和展現(xiàn)邀約的誠(chéng)意。
傳真邀約
傳真邀約是利用傳真機(jī)發(fā)出傳真對(duì)被邀請(qǐng)者所進(jìn)行的一種邀約。
在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現(xiàn)代化的通訊設(shè)備，傳遞會(huì)更為迅速，并且不易丟失。
電報(bào)邀約
電報(bào)邀約即以拍發(fā)專電的形式對(duì)被邀者所進(jìn)行的邀約。
電報(bào)邀約與書信邀約在文字上，都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內(nèi)容，除此之外，由于電報(bào)本身的原因，電報(bào)邀約要求更加簡(jiǎn)練明了的表述內(nèi)容。
電報(bào)邀約速度快，準(zhǔn)確率高。因此多用于邀請(qǐng)異地的客人。在具體內(nèi)容上，它與書信邀約大致類似。
便條邀約
便條邀約即將邀約寫在便條紙上，然后留交或請(qǐng)人帶交給被邀請(qǐng)者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會(huì)使被邀請(qǐng)者感到親切、自然。
便條邀請(qǐng)的內(nèi)容，是有什么事寫什么事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應(yīng)干凈、整潔為好。
用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對(duì)方，均應(yīng)裝入信封之中。
商務(wù)宴請(qǐng)應(yīng)邀者禮儀：
1.認(rèn)真對(duì)待邀約
任何書面形式的邀約，都只有在邀請(qǐng)者經(jīng)過慎重考慮，認(rèn)為確有必要之后，才會(huì)發(fā)出的。所以應(yīng)邀者接到邀約，都必須及時(shí)地、正確地進(jìn)行處理。
不論能不能接受對(duì)方的邀約，均須按照禮儀的規(guī)范，對(duì)邀請(qǐng)者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應(yīng)邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，這些做法都是不合乎商務(wù)場(chǎng)合應(yīng)該有的禮儀。
2.積極做出反應(yīng)
商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認(rèn)定：邀請(qǐng)者是真心實(shí)意地希望自己能夠接受邀請(qǐng)的。對(duì)方邀請(qǐng)，尤其是以書面形式正式地邀約我方，基本上都是對(duì)應(yīng)邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后，應(yīng)當(dāng)作出積極的禮貌性的反應(yīng)。
3.準(zhǔn)確回復(fù)邀約
積極反應(yīng)的第一步，是要盡快答復(fù)邀請(qǐng)者自己能否接受其邀請(qǐng)。
為了使邀請(qǐng)者做到對(duì)他所發(fā)起的邀約胸有成竹、避免失誤，任何被邀請(qǐng)者在接到書面邀請(qǐng)之后，不論邀請(qǐng)者對(duì)于答復(fù)者有無(wú)規(guī)定，出于禮貌，都應(yīng)盡早將自己的決定通知給對(duì)方。
4.應(yīng)邀者回函禮儀
對(duì)書面邀約所進(jìn)行的答復(fù)，通常采用書信的形式。在商務(wù)禮儀中被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應(yīng)當(dāng)親筆簽名。
不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之后三日之內(nèi)回復(fù)，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應(yīng)當(dāng)對(duì)邀請(qǐng)者尊重、友好的邀請(qǐng)作出明確的答復(fù)。如果拒絕，則講明理由。
回函的格式可參照邀請(qǐng)者發(fā)來(lái)的書面邀約。在人稱、語(yǔ)氣、措辭、稱呼等方面與邀請(qǐng)函不想上下。
在寫接受函時(shí)，應(yīng)將有關(guān)的時(shí)間與地點(diǎn)重復(fù)一下，以便與邀請(qǐng)者“核實(shí)”無(wú)誤。在寫拒絕函時(shí)，則不必這樣做。
回函通知邀請(qǐng)者自己決定接受邀請(qǐng)后，最好不要失約了。這類臨時(shí)的取消，會(huì)給邀請(qǐng)者帶來(lái)許多麻煩。
拒絕邀約的理由應(yīng)當(dāng)充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。
在回絕邀約時(shí)，萬(wàn)勿忘記向邀約者表示謝意，或預(yù)祝其組織的活動(dòng)圓滿成功。
例子：接受邀約的回函示范一則
華夏集團(tuán)董事長(zhǎng)劉曉先生非常榮幸地接受盛澤集團(tuán)總裁溫升先生的邀請(qǐng)，將于4月20日上午10時(shí)準(zhǔn)時(shí)出席盛澤集團(tuán)開業(yè)儀式。謹(jǐn)祝開業(yè)大吉
例子：拒絕邀約的回函示范一則
尊敬的盛澤先生：
我深懷歉疚地告訴您， 由于本人明晚將乘機(jī)飛往英國(guó)倫敦洽談生意，故無(wú)法接受您的邀請(qǐng)，前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會(huì)。恭請(qǐng)見諒。
對(duì)于邀約上書面規(guī)定的赴約要求，被邀請(qǐng)者在原則上都應(yīng)當(dāng)接受，并且“照章辦事”。
如何讓應(yīng)邀者盡快回復(fù)邀請(qǐng)
為了讓被邀請(qǐng)者對(duì)邀約盡快回復(fù)，邀請(qǐng)者在發(fā)出書面邀約時(shí)，應(yīng)該對(duì)被邀請(qǐng)有所暗示，請(qǐng)對(duì)方能否到場(chǎng)必須作出答復(fù)。
通常，類似的規(guī)定往往會(huì)在書面邀約的行文中出現(xiàn)。例如，要求被邀請(qǐng)者“如蒙光臨，請(qǐng)子函告”，“能否出席，敬請(qǐng)答復(fù)”，以及“盼賜惠復(fù)”，等等。
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