淺談商務(wù)交接儀式的禮儀
在商務(wù)交往之中，商務(wù)伙伴之間合作的成功，是值得有關(guān)各方慶幸與慶賀的一樁大事。實事求是地說，在激烈的競爭環(huán)境之中、涇渭分明的利益關(guān)系之下以及變幻叵測的商界風(fēng)云之內(nèi)，商務(wù)伙伴之間的合作的確來之不易，因此，它備受有關(guān)各方的高度重視。
舉行熱烈而隆重的交接儀式，就是在商務(wù)往來中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見的活動形式。交接儀式，在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項目或大型設(shè)備，例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼口、車站、或飛機、輪船、火車、機械、物資，等等，經(jīng)驗收合格后正式移交給使用單位之時，所專門舉行的慶祝典禮。
舉行交接儀式的重要意義在于，它既是商務(wù)伙伴們對于所進行過的成功合作的慶賀，是對給予過自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機，為雙方各自提高知名度和美譽度而進行的一種公共宣傳活動。交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常，它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內(nèi)容。以下，就分別對其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式，主要要關(guān)注下列三件事：即來賓的邀約、現(xiàn)場的布置、物品的預(yù)備等等。來賓的邀請，一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責(zé)。在具體擬定來賓名單時，施工、安裝單位亦應(yīng)主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔，不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。在一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少，難免會使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時，必須兼顧場地條件與接待能力，切忌貪多勿得。從原則上來講，交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員、上級主管部門的有關(guān)人員，當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員，行業(yè)組織、社會團體的有關(guān)人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外，對于其他所有的人員，均應(yīng)提前送達或寄達正式的書面邀請，以示對對方的尊重之意。邀請上級主管部門、當(dāng)?shù)卣⑿袠I(yè)組織的有關(guān)人員時，雖不必勉強對方，但卻必須努力爭取，并表現(xiàn)得心誠意切。因為利用舉行交接儀式這一良機，使施工、安裝單位、接收單位，與上級主管部門、當(dāng)?shù)卣�、行業(yè)組織進行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績，而且也有肋于有關(guān)各方之間進一步地實現(xiàn)相互理解和相互溝通。 若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時，東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而致的新聞界人士，亦應(yīng)盡量來者不拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題，則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)律，事先履行必要的報批手續(xù)。舉行交接儀式的現(xiàn)場，亦稱交接儀式的會場。
在對其進行選擇時，通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容，以及是否要求對其進行保密等幾個方面的因素而定。根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場。有時，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場舉行，最大的長處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對被交付使用的'工程項目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進行參觀，則更為方便可行。不過，若是在現(xiàn)場舉行交接儀式，往往進行準(zhǔn)備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項目或大型設(shè)備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對方的首肯，事后還需取得對方的配合。將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行，可免除大量的接待工作，會場的布置也十分便利。
特別是在將被交付的工程項目、大型設(shè)備不宜為外人參觀，或者暫時不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財力、物力，全體來賓對于將被交付的工程項目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。如果將被交付的工程項目或大型設(shè)備的現(xiàn)場條件欠佳，或是出于東道主單位的本部不在當(dāng)?shù)匾约皩⒁鱿瘍x式的人員較多等其他原因，經(jīng)施工、安裝單位提議，并經(jīng)接收單位同意之后，交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處。都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式，盡管開支較高，但可省去大量的安排、布置工作，而且還可以提升儀式的檔次。在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應(yīng)由東道主一方提前進行準(zhǔn)備。首先，必不可少的，是作為交接象征之物的有關(guān)物品。
它們主要有：驗收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗收文件，此處是指已經(jīng)公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設(shè)備或其他物品的名稱、數(shù)量明細表。鑰匙，則是指用來開啟被交接的建筑物或機械設(shè)備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象征性意味，故預(yù)備一把即可。 除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現(xiàn)場準(zhǔn)備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，并應(yīng)為來賓略備一份薄禮。在交接儀式的現(xiàn)場，可臨時搭建一處主席臺。必要時，應(yīng)在其上鋪設(shè)一塊紅地毯。至少，也要預(yù)備足量的桌椅。在主席臺上方，應(yīng)懸掛一條紅色巨型橫幅，上書交接儀式的具體名稱，如“某某工程交接儀式”，或“熱烈慶祝某某工程正式交付使用”。在舉行交接儀式的現(xiàn)場四周，尤其是在正門入口之處、干道兩側(cè)、交接物四周，可酌情懸掛一定數(shù)量的彩帶、彩旗、彩球，并放置一些色澤艷麗、花朵碩大的盆花，用以美化環(huán)境。若來賓所贈送的祝賀性花籃較多，可依照約定俗成的順序，如“先來后到”、“不排名次”等等，將其呈一列擺放在主席臺正前方，或是分成兩行擺放在現(xiàn)場入口處門外的兩側(cè)。在此兩處同時擺放，也是可以的。不過，若是來賓所贈的花籃甚少，則不必將其公開陳列在外。在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品，應(yīng)突出其紀(jì)念性、宣傳性。被交接的工程項目、大型設(shè)備的微縮模型，或以其為主角的畫冊、明信片、紀(jì)念章、領(lǐng)帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。其次，要擬好交接儀式的程序。交接儀式的程序，具體批蝗是交接儀式進行的各個步驟。
不同內(nèi)容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時，必須注意兩個方面的重要問題。
其一，必須在大的方面參照慣例執(zhí)行，盡量不要標(biāo)新立異，另搞一套。
其二，必須實事求是、量力而行，在具體的細節(jié)方面不必事事貪大求全。從總體上來講，幾乎所有的交接儀式都少不了下述五項基本程序：
第一項，主持人宣布交接儀式正式開始。此刻，全體與會者應(yīng)當(dāng)進行較長時間的鼓掌，以熱烈的掌聲來表達對于東道主的祝賀之意。在此之前，主持人應(yīng)邀請有關(guān)各方人士在主席臺上就座，并以適當(dāng)?shù)姆绞桨凳救w人員保持安靜。
第二項，奏國歌。并演奏東道主單位的標(biāo)志性歌曲。此前，全體與會者必須肅立。該項程序，有時亦可略去。不過若能安排這一程序，往往會使交接儀式顯得更為莊嚴(yán)而隆重。
第三項，由施工、安裝單位與接收單位正式進行有關(guān)工程項目或大型設(shè)備的交接。具體的作法，主要是由施工、安裝單位的代表，將有關(guān)工程項目、大型設(shè)備的驗收文件、一覽表或者鑰匙等等象征性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時，雙方應(yīng)面帶微笑，雙手遞交、接收有關(guān)物品。在此之后，還應(yīng)熱烈握手。至此，標(biāo)志著有關(guān)的工程項目或大型設(shè)備已經(jīng)被正式地移交給了接收單位。假如條件允許，在該項程序進行的過程之中，可在現(xiàn)場演奏或播放節(jié)奏歡快的喜慶性歌曲。 在有些情況下，為了進一步營造出一種熱烈而隆重的氣氛，這一程序亦可由上級主管部門或地方政府的負責(zé)人為有關(guān)的工程項目、大型設(shè)備的啟用而剪彩所取代。
第四項，各方代表發(fā)言。按慣例，在交接儀式上，須由有關(guān)各方的代表進行發(fā)言。他們依次應(yīng)為：施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來賓的代表，等等。這些發(fā)言，一般均為禮節(jié)性的，并以喜氣洋洋為主要特征。它們通常宜短忌長，只需要點到為止的寥寥數(shù)語即可。原則上來講，每個人的此類發(fā)言應(yīng)以三分鐘為限。
第五項，宣告交接儀式正式結(jié)束。
隨后安排全體來賓進行參觀或觀看文娛表演。此時此刻，全體與會者應(yīng)再次進行較長時間的熱烈鼓掌。按照儀式禮儀的總體要求，交接儀式同其他儀式一樣，在所耗費的時間上也是貴短不貴長的。在正常情況下，每一次交接儀式從頭至尾所用的時間，大體上不應(yīng)當(dāng)超過一個小時。為了作到這一點，就要求交接儀式在具體程序上講究少而精。正因為如此，一些原本應(yīng)當(dāng)列入正式程序的內(nèi)容，例如進行參觀、觀看文娛表演等等，均被視為正式儀式結(jié)束之后所進行的輔助性活動而另行安排。如果方便的話，正式儀式一旦結(jié)束，東道主與接收單位即應(yīng)邀請各方來賓一道參觀有關(guān)的工程項目或大型設(shè)備。東道主一方應(yīng)為此專門安排好富有經(jīng)驗的陪同、解說人員，使各方來賓通過現(xiàn)場參觀，可以進一步地深化對有關(guān)的工程項目或大型設(shè)備的認(rèn)識。
若是出于某種主觀原因，不便邀請來賓進行現(xiàn)場參觀，也可以通過組織其參觀有關(guān)的圖片展覽或向其發(fā)放宣傳資料的方式，來適當(dāng)?shù)貪M足來賓的好奇之心。不論是布置圖片展覽，還是印制宣傳資料，在不泄密的前提條件下，均應(yīng)盡可能地使之內(nèi)容翔實，資料充足，圖文并茂。通常，它們應(yīng)當(dāng)包括有關(guān)工程項目或大型設(shè)備的建設(shè)背景，主要功能，具體規(guī)格，基本數(shù)據(jù)，開工與竣工的日期，施工、安裝、設(shè)計、接收的單位的概況，與國內(nèi)外同類項目、設(shè)備的比較，等等。為使之更具說服力，不妨多采用一些準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來進行討論，說明。在儀式結(jié)束后，若不安排參觀活動，還可為來賓安排一場綜藝類的文娛表演，以助雅興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請專業(yè)人士。表演的主要內(nèi)容，則應(yīng)為輕松、歡快、娛樂性強的節(jié)目。
需要說明的是，有關(guān)的工程項目或大型設(shè)備的交接，自然是與其完工驗收相互銜接的。對于交付接收單位驗收的工程項目、大型設(shè)備，施工安裝單位理當(dāng)精心設(shè)計、精心施工、精心安裝、保質(zhì)保量地如期完成任務(wù)。而接收單位也應(yīng)當(dāng)公事公辦，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，切不可為圖一己之私利而手下留情，至使后患無窮。由于驗收工作極其嚴(yán)肅復(fù)雜，而且頗耗時日，所以不應(yīng)為了趕時間、走過場、湊內(nèi)容，而將其列為交接儀式上的一項正式程序。 換而言之，驗收工作與交接儀式由于性質(zhì)不同，故應(yīng)有所區(qū)分，分別而論。正式的驗收工作應(yīng)當(dāng)安排在交接儀式舉行之前進行，而交接儀式則必須安排在驗收工作全部過錯成之后舉行。
這主要是因為，交接儀式一旦舉行之后，有關(guān)的工程項目或大型設(shè)備既被正式交付給接收單位。此后它們倘若出現(xiàn)了質(zhì)量問題，當(dāng)然就不如在驗收過程之中解決起來那么容易。最后，要留意在交接儀式上表現(xiàn)得體。在參加交接儀式時，不論是東道主一方還是來賓一方，都存在一個表現(xiàn)是否得體的問題。假如有人在儀式上表現(xiàn)失當(dāng)，往往就會使之黯然失色。有時，甚至還會因此而影響到有關(guān)各方的相互關(guān)系。對東道主一方而言，需要注意的主要問題有：一是要注意儀表修潔。東道主一方參加交接儀式的人員，不僅應(yīng)當(dāng)是“精兵強將”、“有功之臣”，而且應(yīng)當(dāng)使之能夠代表本單位的形象。為此，必須要求他們妝容規(guī)范、服飾得體、舉止有方。二是要注意保持風(fēng)度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東游西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。
在為發(fā)言者鼓掌時，不允許厚此薄彼。當(dāng)來賓為自己道喜時，喜形于色無可厚非，但切勿囂張放肆、得意忘形。三是要注意待人友好。不管自己是否專門負責(zé)接待、陪同或解說工作，東道主一方的全體人員都應(yīng)當(dāng)自覺地樹立起主人翁意識。一旦來賓提出問題或需要幫助時，都要鼎力相助。不允許一問三不知、借故推脫、拒絕幫忙，甚至胡言亂語、大說風(fēng)涼話。即使自己力不能及，也要向?qū)Ψ秸f明原因，并且及時向有關(guān)方面進行反映。對于來賓一方而言，在應(yīng)邀出席交接儀式時，主要應(yīng)當(dāng)重視如下四個方面的問題：
其一，應(yīng)當(dāng)致以祝賀。接到正式邀請后，被邀請者即應(yīng)盡早以單位或個人的名義發(fā)出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時，被邀請者在出席交接儀式時，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請者在參加儀式時，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責(zé)人一一握手，再次口頭道賀。
其二，應(yīng)當(dāng)略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。時下，以贈送花籃最為流行。它一般需要在花店訂制，用各色鮮花插裝而成，并且應(yīng)在其兩側(cè)懸掛特制的紅色緞帶，右書“恭賀某某交接儀式隆重舉行”，左書本單位的畫龍點睛式全稱。它可由花店代為先其送達，亦可由來賓在抵達現(xiàn)場時面交主人。
其三，應(yīng)當(dāng)預(yù)備賀詞。假若自己與東道主關(guān)系密切，則還須提前預(yù)備一份書面賀詞，供被邀請代表來賓發(fā)言時之用。其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)簡明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
其四，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)點到場。若無特殊原因，接到邀請后，務(wù)必牢記在心，屆時正點抵達。為主人捧場。若不能出席，則應(yīng)盡早通知東道主，以防在儀式舉行時來賓甚少，使主人因“門前冷落鞍馬稀”而難堪。亞商在線
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