關(guān)于多篇論文合并技巧

　　在Word 2007中要合并上百個論文文檔還是比較簡單的。先把交上來的所有文檔集中存放在同一文件夾內(nèi)，比如“d:論文集”。打開Word2007，新建一個文檔，切換到“插入”選項卡，單擊“文字”區(qū)域的“對象”，從下拉列表中選擇“文件中的文字”。在“插入文檔”窗口中打開論文所在文件夾“d:論文集”，按Ctrl+A鍵選中所有論文文檔，再單擊“插入”按鈕，馬上可以看到所有論文已經(jīng)合并到當(dāng)前文檔中了。

　　合并后所有論文是首尾相連的，而在匯編中通常要求每一篇的標(biāo)題都要從獨立的頁面開始，也就是說需要在每一篇的標(biāo)題前分頁。百來篇論文若逐一按 “Ctrl+回車鍵”分頁可得不少時間。好在學(xué)校對論文格式有統(tǒng)一要求，所有上交論文的標(biāo)題都是二號字、加粗，根據(jù)這一特點我們可以用Word的查找替換快速分頁。

　　在Word 2007，單擊“開始”選項卡“編輯”區(qū)域的“替換”，在“查找和替換”窗口中單擊“更多”按鈕以顯示高級選項。然后單擊“格式”按鈕選擇“字體 (F)…”，在“查找字體”窗格中選擇字號為“二號”、字形為“粗體”，確定后在“查找和替換”窗口的查找內(nèi)容下會顯示“格式： 字體：二號，加粗”。查找內(nèi)容不用輸入，只在“替換為”中輸入^m^&，單擊“全部替換”按鈕即可在所有標(biāo)題前逐一插入分頁符完成自動按篇分頁。對于標(biāo)題分兩行的論文， Word只會在第一行標(biāo)題前分頁。

　　注：^m代表人工分頁符，^&代表查找的內(nèi)容。此外，在重啟Word前設(shè)置的查找格式不會自動消除。因此查找格式后再找其他內(nèi)容，記得先定位到查找內(nèi)容的`輸入框中單擊“不限制格式”按鈕取消查找格式，否則你可能會找不到所需內(nèi)容。

　　如果直接輸入?yún)R編論文目錄顯然會很麻煩，以后編輯頁碼時修改也很麻煩。我們可以先對標(biāo)題統(tǒng)一設(shè)置標(biāo)題樣式，再讓W(xué)ord根據(jù)標(biāo)題樣式自動生成目錄，這樣就簡單多了。

　　單擊“開始”選項卡“編輯”區(qū)域的“查找”，單擊“更多”按鈕，然后單擊“格式”按鈕選擇“字體(F)…”設(shè)置查找字體為“二號”、“粗體”。查找內(nèi)容不用輸入，單擊“在以下項中查找”按鈕，選擇“主文檔”，文檔中所有論文標(biāo)題會全部被選中。現(xiàn)在單擊“開始”選項卡“樣式”列表中的“標(biāo)題”，即可把所有論文標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題”樣式。

　　現(xiàn)在定位到文檔開頭，切換到“引用”選項卡，單擊“目錄”選擇“插入目錄”。在“目錄”窗口中設(shè)置“顯示級別”為1，再單擊“選項”按鈕，在 “目錄選項”窗口的樣式列表中刪除“標(biāo)題1”后的目錄級別數(shù)字1，只保留“標(biāo)題”，一路確定返回，即可在文檔開頭自動插入目錄。然后切換到“頁面布局”選項卡，單擊“分隔符”選擇分節(jié)符的“下一頁”，把目錄和論文分開。當(dāng)然你可能還需要在目錄上輸入目錄兩個大字。以后若重新排版造成論文標(biāo)題、頁碼變化時，只要右擊目錄選擇“刷新域”即可自動修正目錄。

　　設(shè)置文檔頁碼比較簡單，切換到“插入”選項卡，單擊的“頁碼”選擇“頁面底端”的“普通數(shù)字2”即可為文檔插入頁碼。接下來還得雙擊把輸入點定位到第一篇論文前，再次單擊“頁碼”選擇“設(shè)置頁碼格式”，在彈出窗口中設(shè)置“起始頁碼”為1，確定讓論文部分的頁碼從1開始。最后右擊目錄選擇“刷新域”以顯示新頁碼即可。至此我們的論文匯編工作就大功告成了。

　　表格數(shù)據(jù)的簡單計算

　　表格中總少不了對數(shù)據(jù)的一些計算。其實一些簡單的運算比如求和、求平均值等，在Word中就可以完成。

　　比如我們要對某行數(shù)據(jù)求和，那么只要點擊該行數(shù)據(jù)右側(cè)的空單元格，然后點擊功能區(qū)“表格工具”下的“布局”選項卡“數(shù)據(jù)”功能組中的“公式”按鈕，打開“公式”對話框。然后就可以在“公式”輸入欄中看到相應(yīng)的公式了。

　　我們還可以在對話框的“粘貼函數(shù)”下拉列表中選擇相應(yīng)的函數(shù)并編輯公式，以滿足我們的計算需要。

　　刪除表格后空白頁

　　如果表格占去了頁面的最后一行，那么Word會自動在表格后添加一個空白頁。如果感覺這個空白頁礙眼的話，那么我們可以選中空白頁上的段落標(biāo)記，然后點擊功能區(qū)“開始”選項卡“段落”功能組的對話框啟動器，打開“段落”對話框。點擊“縮進和間距”選項卡，在“行距”下拉列表中選擇 “固定值”，并設(shè)置其后的數(shù)值為“1磅”，如圖所示。好了，現(xiàn)在那個空白頁就看不見了。

　　注意，此時表格的最下邊線和頁面正文的下邊線之間的距離要大于1磅。

　　調(diào)整單元格內(nèi)字符與邊框距離

　　單元格內(nèi)的字符與邊框在默認(rèn)情況下有一定的距離，這會增加表格的美感。但有時它會妨礙我們在單元格內(nèi)放下更多的文字，尤其是單元格的高度和寬度均被固定的情況下。要想調(diào)整字符與邊框的距離，只要如此這般：選中要調(diào)整的單元格，點擊右鍵，在彈出菜單中選擇“表格屬性”命令，在打開的“表格屬性”對話框中點擊“單元格”選項卡，然后點擊右下方的“選項”按鈕，打開 “單元格選項”對話框。

　　先取消選擇“與整張表格相同”復(fù)選項，然后用“上”、“下”、“左”、“右”四個微調(diào)按鈕調(diào)整相應(yīng)的數(shù)值，確定后就可以了，如圖所示。

　　但如果我們要整張表格都調(diào)小這個距離的話那就簡單多了。先將鼠標(biāo)定位于任一單元格，然后點擊功能區(qū)“表格工具”下的“布局”選項卡“對齊方式”功能組中“單元格邊距”按鈕，在打開的對話框中調(diào)整相應(yīng)數(shù)值就可以了。

　　快速添加單元格編號

　　有時我們需要為表格中的某一部分單元格添加編號。逐個添加顯然很麻煩。比較好的辦法是：選中要添加編號的各單元格（如果單元格不連續(xù)，可以按下“Ctrl”鍵進行選�。�，然后點擊功能區(qū)“開始”選項卡“段落”功能組“編號”按鈕右側(cè)的小三角形按鈕，在彈出的列表中選擇一種編號格式就可以為選中的單元格添加編號了。

　　也許您已經(jīng)從上圖中看到了。新添加的編號即使我們點擊“居中”按鈕后也很難在單元格中水平居中。不過不要緊。選中這些單元格，點擊 “段落”功能組右下角的對話框啟動器，打開“段落”對話框。單擊對話框左下角“制表位”按鈕，在打開的“制表位”對話框中點擊“全部清除”按鈕，再將右上角“默認(rèn)制表位”的數(shù)字調(diào)整為最小，確定后就可以輕松地將編號水平居中了。

　　調(diào)整表格列寬

　　我們都知道可以用鼠標(biāo)拖動單元格右側(cè)的邊線來調(diào)整表格列寬，但這種方法會影響右側(cè)單元格的列寬。除此之外，我們還可以這樣來調(diào)整列寬：按下“Ctrl”后再用鼠標(biāo)調(diào)整列邊線：結(jié)果是在不改變整體表格寬度的情況下，調(diào)整當(dāng)前列寬。當(dāng)前列以后的其它各列，依次向后進行壓縮，但表格的右邊線是不變的，除非當(dāng)前列以后的各列已經(jīng)壓縮至極限。

　　按下“Shift”后再用鼠標(biāo)調(diào)整列邊線：效果是當(dāng)前列寬發(fā)生變化但其它各列寬度不變，表格整體寬度會因此增加或減少。

　　而按下“Ctrl＋Shift”后再用鼠標(biāo)調(diào)整邊線：效果是在不改變表格寬的情況下，調(diào)整當(dāng)前列寬，并將當(dāng)前列之后的所有列寬調(diào)整為相同。但如果當(dāng)前列之后的其它列的列寬往表格尾部壓縮到極限時，表格會向右延。

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