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研究生教育管理信息系統(tǒng)中校友會納入的作用探究論文
人類已全面進入信息時代，互聯(lián)網(wǎng)在教育管理中的應(yīng)用也大大提高了管理的質(zhì)量和效率。校友會這一學(xué)校校友自己的組織，有著豐富的校友資源，在完善研究生教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)的過程中發(fā)揮著獨特的作用。
隨著社會的發(fā)展，信息已逐漸成為當(dāng)今社會、經(jīng)濟、科學(xué)等賴以發(fā)展的平臺。信息的收集、傳輸、存儲、處理、輸出的技術(shù)不斷發(fā)展，大大改變了人們的生活方式，也產(chǎn)生出了一種全新的計算機文化。計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和推廣，開發(fā)出一套適合研究生教育特點的研究生教育管理信息系統(tǒng)，對節(jié)約人力資源、提高管理水平、實現(xiàn)信息資源共享、實施科學(xué)管理具有重要的意義。校友會作為高校校友自己的組織，是為母校、為校友、為社會服務(wù)的良性機體，整合其豐富多元的校友資源，可在完善研究生教育管理信息系統(tǒng)的建設(shè)中發(fā)揮獨特作用。
一、相關(guān)概念界定
1.校友及校友會
校友，既是一個單體概念，又是一個群體概念。它有廣義和狹義之分，狹義上的校友是指在同一學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生(包括研究生、本專科生和進修、函授、夜大等)畢業(yè)或離校后，彼此之間以及他們與在校同學(xué)之間的互稱。廣義上講，凡是在同一所學(xué)校學(xué)習(xí)、工作過的人均被稱為該校校友，其中包括高校歷屆畢業(yè)的學(xué)生、肄業(yè)生(國外有高校規(guī)定在校學(xué)習(xí)時間至少為一年且所在班級的學(xué)生已經(jīng)畢業(yè)，國內(nèi)高校未見有明確規(guī)定)、學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、教師、一般干部和職工等。當(dāng)前我國高校校友會對校友一詞多采用廣義的校友定義。校友會是高校校友自己的組織，它是由校友群體組成的群眾性、民間性、自治性的服務(wù)組織，是由學(xué)校發(fā)起或校友自發(fā)和自愿組織起來并經(jīng)當(dāng)?shù)孛裾块T登記注冊的社會團體。
作為國家民政部門登記的正式社會團體，和其他社團組織不同， 校友會有一個核心服務(wù)對象——母校。所以，它的中心任務(wù)之一就是為母校建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。同時，作為廣大校友成員參加的組織，它的另一個中心任務(wù)是為校友服務(wù)。因此，國內(nèi)有校友工作者認為 ，“校友會是為母校服務(wù)、為校友服務(wù)、為社會服務(wù)的一個廣泛靈活、可發(fā)展的良性機體”。
2.研究生教育管理信息系統(tǒng)
教育管理信息系統(tǒng)是指一個以應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，對教育教學(xué)活動的管理信息進行收集、存儲、檢索、加工和傳輸，使其應(yīng)用于教育管理領(lǐng)域的人機系統(tǒng)，該系統(tǒng)能準(zhǔn)確、及時地反映各項教育教學(xué)活動的當(dāng)前狀態(tài)，能利用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測未來。它是一個復(fù)雜的、非肯定型的開放式系統(tǒng)，是教育管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)準(zhǔn)，是提高教育管理水平的有效手段。
二、我國研究生教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀
隨著我國研究生規(guī)模的日益擴大和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，許多高校研究生教育管理部門充分利用計算機技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，各自開發(fā)出研究生信息管理軟件。目前國內(nèi)高校較多使用的是研究生教育管理信息系統(tǒng)，這類系統(tǒng)的主要功能是招生管理、學(xué)籍管理和培養(yǎng)管理，并不包括學(xué)生管理、學(xué)位管理、就業(yè)管理等重要功能。
當(dāng)前國內(nèi)較多高校研究生管理部門使用的是研究生教育管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)或者幾個子系統(tǒng)。使用功能不完善、不健全的研究生管理系統(tǒng)勢必影響研究生培養(yǎng)質(zhì)量和管理效率。因此，建立一套功能完善的研究生教育管理信息系統(tǒng)，保證信息的及時性和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)信息共享和網(wǎng)上流程管理，科學(xué)地規(guī)范研究生教育管理，將會極大地提高研究生管理部門的工作效率。因此對該系統(tǒng)的研究不僅具有必要性、緊迫性和針對性，而且極具實用價值。
三、將校友會納入研究生教育管理信息系統(tǒng)中的作用
首先我們應(yīng)該明確，研究生教育管理信息系統(tǒng)的本質(zhì)不是管理，而是服務(wù)，為在校的或者不在校的研究生服務(wù)。樹立服務(wù)意識，才是所有教育工作者的第一要義。而校友會具有豐富的可為母校及在校生服務(wù)的校友資源，通過整合校友會資源，完善研究生教育管理信息系統(tǒng)是體現(xiàn)該系統(tǒng)服務(wù)價值的必然選擇。
(一)出發(fā)點
大學(xué)校友尤其是研究生群體，作為一個接受過高等教育的知識群體，是一個信息豐富、知識密集，與母校有著特殊感情聯(lián)系的群體，是潛藏在母校之外為其獨有的重要資源。校友資源既包括物質(zhì)資源即有形的資源，也包括精神資源即無形的資源。
1.公共關(guān)系資源
校友既是高校公共關(guān)系的客體，也是高校公共關(guān)系的重要資源。高校公共關(guān)系，是高校為樹立良好的“品牌形象” ，通過公關(guān)活動，在學(xué)校和社會公眾中公關(guān)。高校校友是高校公共關(guān)系中的重要外部公眾，他們既是學(xué)校的“人才產(chǎn)品”，也是學(xué)校的“品牌形象”，是學(xué)校公共關(guān)系的寶貴資源;校友的人格魅力、工作業(yè)績與社會貢獻，標(biāo)志著學(xué)校的教育質(zhì)量;校友在社會上贏得的榮譽，代表著母校的形象;校友的社會贊譽度越高，母校的社會知名度也就越高。學(xué)校要轉(zhuǎn)變觀念，增強校友是公共關(guān)系資源的意識，加強與校友的聯(lián)系與溝通，充分開發(fā)和利用校友公共關(guān)系資源，達到互惠互利的目的。
2.信息資源
在信息社會，信息就是財富。分布在各行各業(yè)、各個地區(qū)，包括在海外的校友，組成了母校在海內(nèi)外的龐大的信息網(wǎng)。 在科技、教育、產(chǎn)業(yè)和人才引進等方面，他們能夠及時提供各種成為學(xué)校決策重要依據(jù)的信息。重視校友信息資源的收集、組織、開發(fā)和利用等管理工作，不僅要從社會中挖掘校友信息資源、開拓渠道、建立信息庫、促進交流，而且還要對已有的校友信息進行重新整理加工，對有價值的信息加以利用，使校友信息產(chǎn)生更大的價值。
3.智力資源
廣大校友活躍在科技、企業(yè)、教育和文化界，很多校友在一定領(lǐng)域中卓有成就。這些校友以真知灼見創(chuàng)造新理論、新技術(shù)、新方法，為科學(xué)技術(shù)發(fā)展和社會進步做出重要貢獻。他們是母校 發(fā)展壯大所需要的寶貴的智力資源。校友們在科技、企業(yè)、教育和文化界的各自崗位上建功立業(yè)，涌現(xiàn)出一批出類拔萃的優(yōu)秀人才，其中有不少知名學(xué)者和優(yōu)秀專家。他們曾對母校的學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、人才培訓(xùn)和引進等方面給予了很大的幫助和支持。
4.育人資源
廣大校友以對社會的貢獻為母校增添光彩，他們的業(yè)績、思想品格和人生經(jīng)歷構(gòu)成育人資源。他們對在校大學(xué)生而言是師長，是不在編的教師。在校大學(xué)生由于缺乏社會經(jīng)歷，很容易受到社會不良思潮的影響，面對未來人生道路如何選擇，往往帶來某種片面性的認識。校友的社會閱歷、創(chuàng)業(yè)歷程與人生體驗，在如何做人、如何做事上，既是在校大學(xué)生的極好教材，又是他們學(xué)習(xí)的榜樣。
5.物質(zhì)資源
物質(zhì)資源是指潛藏在廣大校友中的財力和物力資源。在高等教育競爭越來越激烈的今天，除了政府的教育投入外，如何更多地籌集到學(xué)校發(fā)展的資金和爭取外界更多的財力支持，是各高校面臨的一道難題。
(二)落腳點
將校友會中的校友資源整合到研究生教育管理信息系統(tǒng)之中，系統(tǒng)地整理歸檔，并設(shè)立專門的從屬系統(tǒng)，便于全方位地了解查詢，使學(xué)生掌握同門師長的發(fā)展動態(tài)，有目的、有方法的學(xué)習(xí);使教師及時更新教學(xué)理念和方法;使管理層有依據(jù)地調(diào)整決策，全方位地為母校建設(shè)發(fā)展及人才培養(yǎng)方案服務(wù)。
1.咨詢服務(wù)
當(dāng)校友關(guān)心母校發(fā)展，為母校出謀獻策，提供智力、財力和物力幫助時，母校為了幫助廣大校友進步，創(chuàng)造條件為師生提供培訓(xùn)、教育、交流的機會。整合了豐富多元的校友資源的研究生教育管理信息系統(tǒng)，方便師生在收集、檢索相關(guān)資源的同時，通過技術(shù)手段，進行相應(yīng)的活動交流，避免學(xué)校所學(xué)知識與工作實際需要之間的差距。
2.宣傳教育
通過發(fā)揮校友會在完善研究生教育管理信息系統(tǒng)中的獨特作用，可以提高在校學(xué)生的校友意識，樹立為學(xué)校、為校友服務(wù)的理念，以身作則，從而為學(xué)校、為社會做出自己的貢獻。
3.就業(yè)指導(dǎo)
隨著我國高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴張，招生規(guī)模不斷擴大，畢業(yè)生就業(yè)壓力成為社會、家庭和高校面臨的一道難題。通過完善了的研究生教育管理信息系統(tǒng)，具有信息化服務(wù)的功能，面臨畢業(yè)的應(yīng)屆生可以從校友那里了解就業(yè)形勢和就業(yè)市場，提前做好就業(yè)準(zhǔn)備，狠準(zhǔn)穩(wěn)地增強自身的就業(yè)競爭力。也有利于高校對現(xiàn)有的專業(yè)設(shè)置、人才培養(yǎng)方案等進行有效修正。
4.校企合作
學(xué)校有雄厚的師資和科研優(yōu)勢，又有先進的儀器設(shè)備，具備了面向國民經(jīng)濟主戰(zhàn)場，為地方經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展做好工作的實力，通過研究生教育管理信息系統(tǒng)中快捷的信息渠道，可以使在校學(xué)生了解校友所在企業(yè)，把學(xué)校與企業(yè)聯(lián)系起來，根據(jù)不同企業(yè)的具體情況，逐步探索出多層次的產(chǎn)、學(xué)、研合作模式。針對性地為企業(yè)培養(yǎng)、輸送各類急需人才，和企業(yè)一起研究工作技術(shù)的發(fā)展趨向，促進高新技術(shù)在工作領(lǐng)域中的應(yīng)用和科技成果轉(zhuǎn)化，這使母校在幫助校友成就事業(yè)的同時，也促進了社會的發(fā)展。另外，學(xué)校與企業(yè)界的聯(lián)系、交流與合作，還可使學(xué)校獲得更多有利于社會、經(jīng)濟、技術(shù)發(fā)展的新信息，從而促進學(xué)校學(xué)科建設(shè)的發(fā)展，促進教學(xué)和科研體制改革，使學(xué)校的教學(xué)、科研、人才培養(yǎng)更好地適應(yīng)國家經(jīng)濟建設(shè)的需要。
四、納入過程中應(yīng)遵循的原則
1.平等原則
校友資源昀基礎(chǔ)、昀根本的作用是服務(wù)校友。雖然不可能和所有校友取得聯(lián)系，但必須盡可能聯(lián)系更多校友，整合更多校友資源到研究生教育管理信息系統(tǒng)之中，追求面向一切校友，切不可把聯(lián)系部分有影響的校友作為整合校友資源的全部。完善的研究生教育管理信息系統(tǒng)應(yīng)該讓成功校友得到榮耀，讓平凡校友得到尊嚴(yán)，讓個性校友得到尊重，讓偏激校友得到理解，讓所有校友感到溫馨。
2.服務(wù)原則
研究生教育管理信息系統(tǒng)的建立和完善，不是為了更好的管理，而是為了更好的服務(wù)，服務(wù)母校，服務(wù)廣大校友。樹立服務(wù)意識，是所有基層、中層或高層管理人員首先要做的事。在保證現(xiàn)有功能穩(wěn)定運行的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)拓展的服務(wù)重點應(yīng)轉(zhuǎn)移到為教師和學(xué)生服務(wù)， 要建立導(dǎo)師交流平臺、學(xué)科交流平臺和學(xué)生交流平臺， 讓導(dǎo)師和學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上有自己的“自留地” ， 讓他們自己種“田”，展示個人基本信息、科研情況、論文情況、昀新研究方向和成果、課程相關(guān)資料等等， 這些將對活躍校園學(xué)術(shù)氣氛、各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提取、學(xué)術(shù)資源共享有著重要意義，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)在教育中的作用，真正體現(xiàn)學(xué)校教育以教師、學(xué)生為中心的理念。
3.互惠互利原則
整合校友會的校友資源到研究生教育管理信息系統(tǒng)之中要規(guī)避重使用輕回報的問題，要以互利互惠為原則，強調(diào)合作共贏，強化校友資源開發(fā)的感情基礎(chǔ)。校友資源開發(fā)、服務(wù)高校就業(yè)工作與服務(wù)校友是相輔相成的，都是校友會的重要職能，為校友企業(yè)輸送優(yōu)秀畢業(yè)生又能提高高校和畢業(yè)生的就業(yè)層次與質(zhì)量，這是一種典型的互利合作共贏模式。
4.可持續(xù)發(fā)展原則
現(xiàn)代信息技術(shù)與研究生教育事業(yè)的融合與相互促進是一個長期的歷史過程，研究生教育管理信息系統(tǒng)涉及面廣、功能模塊多、系統(tǒng)復(fù)雜程度高，校友資源具有豐富性、多元化的特點。因此，在研發(fā)與改進的過程中，須堅持可持續(xù)發(fā)展的原則，這也是由研究生教育事業(yè)飛速發(fā)展的特點決定的。要充分考慮綜合的變化趨勢，適應(yīng)教育體制改革的需要，為信息管理系統(tǒng)的可拓展性預(yù)留空間。
五、總結(jié)與展望
開發(fā)一套功能完善的研究生教育管理信息系統(tǒng)有利于滿足現(xiàn)代化教育的教學(xué)管理需要，為高等學(xué)校的現(xiàn)代教育技術(shù)應(yīng)用提供一個平臺，改變傳統(tǒng)的研究生教育管理部門的管理模式，建立和使用新的管理模式，提高研究生教育管理質(zhì)量，提高研究生教育管理的整體效率。發(fā)揮校友會在完善研究生教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)中的獨特作用，可以優(yōu)化工作流程，進行科學(xué)管理，提高研究生、教師、管理人員等使用者的工作效率。因此，在今后還需繼續(xù)對校友會在該系統(tǒng)建立和完善的過程中進行開發(fā)和探索，應(yīng)用完善的系統(tǒng)將會提高我國研究生教育的發(fā)展水平和管理水平，有利于實現(xiàn)研究生教育的結(jié)構(gòu)、質(zhì)量、效益與管理的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。
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