航運(yùn)企業(yè)應(yīng)收賬款管理論文
【摘要】隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的擴(kuò)張,將會產(chǎn)生更多的應(yīng)收賬款;應(yīng)收賬款越多,發(fā)生壞賬損失的機(jī)會越大,企業(yè)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也將越大。因此,必須加強(qiáng)對應(yīng)收賬款的控制與管理,加速企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。航運(yùn)企業(yè)應(yīng)收賬款的控制與管理應(yīng)以企業(yè)效益最大化為目標(biāo),在企業(yè)擴(kuò)大運(yùn)輸業(yè)務(wù)量的基礎(chǔ)上,力爭將應(yīng)收賬款安全及時(shí)收回。本文根據(jù)航運(yùn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn),探討其應(yīng)收賬款的控制和管理方法。
【關(guān)鍵詞】航運(yùn)企業(yè) 應(yīng)收賬款 信用政策
一、航運(yùn)企業(yè)應(yīng)收賬款的控制
航運(yùn)企業(yè)是一類特殊的服務(wù)類企業(yè),其在信用銷售中存在著較大的風(fēng)險(xiǎn)。首先,航運(yùn)由于其運(yùn)輸工具的限制使得服務(wù)周期較長,在當(dāng)今市場變化很快的情況下,這是造成信用風(fēng)險(xiǎn)的主要因素之一。其次,航運(yùn)業(yè)的客戶有相當(dāng)數(shù)量是貿(mào)易公司,而貿(mào)易公司的貿(mào)易額度一般較大,并被迫從事與自己資產(chǎn)狀況不符的交易且受市場變化的影響較大,因此,在信用管理中一般認(rèn)為專業(yè)貿(mào)易公司是大風(fēng)險(xiǎn)的企業(yè);而航運(yùn)公司的主要客戶大多數(shù)是貿(mào)易公司,這種風(fēng)險(xiǎn)是航運(yùn)公司不可避免的,也是航運(yùn)企業(yè)信用風(fēng)險(xiǎn)管理中最大的風(fēng)險(xiǎn)因素。第三,航運(yùn)企業(yè)要與很多外國公司進(jìn)行交易,由于地域、信息傳遞等因素使得大多數(shù)航運(yùn)公司不能對國外公司的資信狀況有較深入的了解,這也是造成信用風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)主要因素。從這幾點(diǎn)可以看出,航運(yùn)企業(yè)在信用銷售的過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)是非常大的。但由于我國航運(yùn)市場已變成買方市場,航運(yùn)企業(yè)為了在這個(gè)競爭十分激烈的市場中取勝,又必須對一些大客戶或企業(yè)的核心客戶采用協(xié)議付費(fèi)這種信用銷售方式,因此,航運(yùn)企業(yè)的應(yīng)收賬款控制實(shí)際是企業(yè)的信用管理。
首先,對航運(yùn)企業(yè)來說,良好的客戶資信檔案和授信制度,是航運(yùn)企業(yè)證明客戶資信狀況、確立信用標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)避潛在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提高企業(yè)交易安全性的保證。航運(yùn)企業(yè)應(yīng)建立客戶信息管理系統(tǒng)和客戶數(shù)據(jù)庫,完善客戶信息,并讓客戶信息在業(yè)務(wù)、商務(wù)、財(cái)務(wù)部門共享。對老客戶支付運(yùn)費(fèi)的歷史情況進(jìn)行全面分析;對新客戶的開發(fā),應(yīng)通過多種渠道(如職業(yè)信用評級師、金融機(jī)構(gòu)、分析客戶財(cái)務(wù)報(bào)表等)完整和準(zhǔn)確地了解客戶信息,并以此對客戶進(jìn)行資信評級。在資信評級的基礎(chǔ)上,建立相應(yīng)的客戶授信制度和合同審批制度,對不同客戶適用不同的信用標(biāo)準(zhǔn),對不同信用標(biāo)準(zhǔn)的合同適用相應(yīng)的授權(quán)審批制度。另外,客戶資信管理和授信管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)管理的過程,航運(yùn)企業(yè)應(yīng)及時(shí)對客戶資信狀況和授信制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)維護(hù)。通過客戶信用管理,將風(fēng)險(xiǎn)控制和管理工作向前移,達(dá)到簽約前控制運(yùn)費(fèi)回收風(fēng)險(xiǎn)的目的。
其次,航運(yùn)企業(yè)應(yīng)采用合理的應(yīng)收賬款控制方法。應(yīng)收賬款控制的方法分為賬齡分析法和信用評估法。(1)賬齡分析法。即根據(jù)各欠款單位的應(yīng)收賬款拖欠期限的長短和金額劃分若干區(qū)段,編制“應(yīng)收賬款賬齡分析表”,并實(shí)施嚴(yán)密的監(jiān)督,隨時(shí)掌握收款情況,確保應(yīng)收賬款發(fā)生的期限。對不同拖欠時(shí)間的賬款及不同信用的客戶,宜制定不同的收賬政策和方案。(2)客戶信用評估法。根據(jù)企業(yè)制定客戶信用的標(biāo)準(zhǔn)和編制基礎(chǔ),信用分析又可分為信用類別分析法和信用等級分析法兩種。信用類別分析法,是根據(jù)企業(yè)應(yīng)收賬款控制與管理的目標(biāo),以及“應(yīng)收賬款單位往來明細(xì)表”和“應(yīng)收賬款賬齡分析表”,對應(yīng)收賬款的來龍去脈進(jìn)行研究和分析,并依照各單位欠款金額﹑欠款期限,以及欠款比重,將欠款客戶劃分為“ABCD”四類,編制“應(yīng)收賬款信用類別表”,區(qū)分重點(diǎn)客戶和一般性客戶,采取不同的催收款策略。企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營策略采取不同的收款方式和應(yīng)收賬款管理。
二、應(yīng)收賬款的日常管理
1、應(yīng)收賬款的事前控制
在訂立運(yùn)輸合同時(shí),攬貨人員應(yīng)樹立風(fēng)險(xiǎn)意識,訂立對運(yùn)費(fèi)回收有利的條款,盡量避免簽訂“貨物裝船后XX天支付運(yùn)費(fèi)”或“船舶開航后XX天支付運(yùn)費(fèi)”條款;避免在收到運(yùn)費(fèi)前簽發(fā)“運(yùn)費(fèi)已支付”的清潔提單;避免簽發(fā)倒簽提單和預(yù)借提單。對于資信狀況不良的客戶,運(yùn)費(fèi)支付時(shí)間盡量約定在預(yù)付運(yùn)費(fèi)提單簽發(fā)之時(shí)或之前。在付費(fèi)人未付預(yù)付運(yùn)費(fèi)的情況下,可以簽發(fā)運(yùn)費(fèi)預(yù)付但對其進(jìn)行批注不清潔提單,影響付費(fèi)人的結(jié)匯,從而達(dá)到督促托運(yùn)人付清運(yùn)費(fèi)的目的。
在租船合同中,應(yīng)將租船的責(zé)任終止及貨物留置條款明確地并入提單中,在債務(wù)人不支付運(yùn)費(fèi)時(shí),對資信狀況不良的客戶可通過留置貨物,保證收取運(yùn)費(fèi)的權(quán)利。另外,為規(guī)避到付運(yùn)費(fèi)及預(yù)付運(yùn)費(fèi)尾數(shù)的海上不可抗力風(fēng)險(xiǎn),可以通過保險(xiǎn)對到付運(yùn)費(fèi)投保,以保證收取運(yùn)費(fèi)的權(quán)利。
2、應(yīng)收賬款的日常管理
航運(yùn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立與其經(jīng)營相適應(yīng)的應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期應(yīng)收賬款催收制度。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)臺賬的設(shè)置和應(yīng)收賬款的催收,財(cái)會部門負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的.登記﹑結(jié)算,并督促銷售部門加緊催收。應(yīng)收賬款的日常管理工作包括以下幾個(gè)方面。
臺賬是對企業(yè)發(fā)生的各項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄并反映收款情況的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)表。業(yè)務(wù)部門應(yīng)設(shè)置主管內(nèi)勤工作的業(yè)務(wù)人員,專門負(fù)責(zé)企業(yè)業(yè)務(wù)臺賬登記和管理工作,具體記錄每一客戶每一業(yè)務(wù)發(fā)生的全過程,并及時(shí)登記收款情況以及和財(cái)務(wù)部門的交接情況;月末將部門負(fù)責(zé)人審核后的臺賬復(fù)印件交財(cái)務(wù)部門,并與之核對收款情況。同時(shí),建立市場調(diào)查研究制度,市場業(yè)務(wù)部門經(jīng)常性走訪客戶,收集和整理客戶信用資料,并定期編制“客戶信用等級表”和“應(yīng)收賬款信用類別表”,檢查和分析客戶信用狀況以及客戶信用額度使用情況;對長期往來客戶建立完善的客戶資料,及時(shí)進(jìn)行更新。財(cái)務(wù)部門應(yīng)經(jīng)常檢查和清理“應(yīng)收賬款”,并按月編制“應(yīng)收賬款賬齡分析表”,會同業(yè)務(wù)部門及相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo),對客戶進(jìn)行信用評價(jià),隨時(shí)掌握應(yīng)收賬款的收款情況。
總之,航運(yùn)企業(yè)必須依靠信用調(diào)查和嚴(yán)格的信用審批制度,根據(jù)客戶信用等級和信用類別采用不同的收款方式,確保運(yùn)費(fèi)回收的安全性。對于國外代理公司,一般應(yīng)尋求國際知名度比較高﹑國際信譽(yù)良好的企業(yè)合作。條件允許的話,應(yīng)經(jīng)常派人隨船去了解當(dāng)?shù)厍闆r,或在代理所在地設(shè)立辦事處,專門負(fù)責(zé)與代理的溝通和聯(lián)絡(luò)工作,收集整理資料,加強(qiáng)雙方的了解,保障貨物和賬款安全。
3、應(yīng)收賬款的收款管理
確立應(yīng)收賬款的收款原則和方針。收款的具體原則是:誰負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)誰收款;對長期重點(diǎn)客戶,可建立企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)互訪制度,保持經(jīng)常聯(lián)系和溝通。收款負(fù)責(zé)人隨時(shí)和客戶核對往來收款情況,如有不符,應(yīng)查明原因,及時(shí)處理;對未收回的款項(xiàng)要查明原因,及時(shí)催收,做到每周一清,每月一結(jié);對于可能成為壞賬的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)報(bào)告有關(guān)決策機(jī)構(gòu),由其進(jìn)行審查,確定是否為壞賬。
當(dāng)航運(yùn)企業(yè)發(fā)生運(yùn)費(fèi)欠收后,不應(yīng)消極地等待對方付款,應(yīng)對應(yīng)收運(yùn)費(fèi)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤與分析,并定期統(tǒng)計(jì)應(yīng)收費(fèi)各客戶的余額、賬齡及增減變動(dòng)情況,為評估、調(diào)整客戶信用等級提供可靠依據(jù)。企業(yè)還應(yīng)建立定期就未達(dá)運(yùn)費(fèi)與客戶函證制度,核實(shí)未達(dá)運(yùn)費(fèi)的真實(shí)性、完整性并確保訴訟的時(shí)效性,防止應(yīng)收運(yùn)費(fèi)體外循環(huán)及違法違規(guī)行為發(fā)生。對已形成的欠收運(yùn)費(fèi),要加大清欠力度,針對不同情況,采取靈活的催收政策。對遠(yuǎn)期、近期運(yùn)費(fèi)清理回收緩慢或清理陳賬未動(dòng)的客戶,應(yīng)拒絕再次交易并加大催收力度;對有償債能力卻不履行償債義務(wù)、人為發(fā)生賴賬的情況應(yīng)在訴訟有效期內(nèi)運(yùn)用法律手段解決,以避免喪失訴訟權(quán)造成損失;對欠款方確實(shí)無力支付的,可采取物資抵款。
4、應(yīng)收賬款的收款指標(biāo)考核
企業(yè)按責(zé)任部門、責(zé)任人員,下達(dá)賬款回籠指標(biāo),按月考核;在制定收款計(jì)劃的同時(shí),根據(jù)收款目標(biāo)和進(jìn)度,確定應(yīng)收賬款收款考核標(biāo)準(zhǔn),并將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲掛鉤。達(dá)到收款標(biāo)準(zhǔn)的,企業(yè)給予具體責(zé)任人獎(jiǎng)勵(lì);不能完成收款任務(wù)的,企業(yè)按規(guī)定給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)上的處罰。
5、壞賬準(zhǔn)備與壞賬處理
壞賬是指企業(yè)無法收回的應(yīng)收賬款。企業(yè)應(yīng)按“應(yīng)收賬款”月末余額及“壞賬準(zhǔn)備”賬面余額,提取壞賬準(zhǔn)備,使其保持一定比例的壞賬準(zhǔn)備數(shù)額;同時(shí),對賬齡超過2年的應(yīng)收賬款再增加提取0.1%壞賬準(zhǔn)備,以減少企業(yè)的壞賬風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)每月月末或者每年年末,對應(yīng)收賬款定期進(jìn)行全面檢查,并合理計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。企業(yè)對于不能收回的應(yīng)收賬款應(yīng)當(dāng)查明原因,追究責(zé)任。對于因債務(wù)人破產(chǎn)或單位撤銷而依法無法追回的,或者因債務(wù)人死亡既無遺產(chǎn)清償又無承擔(dān)人,或者因債務(wù)逾期未履行償債義務(wù)超過兩年、經(jīng)查確實(shí)無法收回的應(yīng)收賬款,按照企業(yè)管理權(quán)限分級上報(bào),經(jīng)企業(yè)決策層或董事會批準(zhǔn)后作為壞賬損失處理,沖銷提取的壞賬準(zhǔn)備。
三、應(yīng)收賬款的其他控制制度
航運(yùn)企業(yè)還應(yīng)建立對收款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度。明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限,定期或不定期地進(jìn)行檢查,這是應(yīng)收賬款控制與管理制度得以實(shí)現(xiàn)的保證。企業(yè)監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)通過實(shí)施符合性測試和實(shí)質(zhì)性測試檢查收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度是否健全,各項(xiàng)規(guī)定是否得到有效執(zhí)行。
首先,航運(yùn)企業(yè)應(yīng)建立攬貨業(yè)務(wù)預(yù)算與報(bào)告制度。航運(yùn)企業(yè)在對攬貨人員的要求方面應(yīng)有所變化,較為理想的方式是以攬貨人員所收回的運(yùn)費(fèi)為評定其業(yè)績的標(biāo)準(zhǔn),要求攬貨人員要對其攬貨量進(jìn)行預(yù)算并上報(bào)公司備案,同時(shí)攬貨人員不但要注意所攬到貨物的數(shù)量,還要注意對方的付款能力。
其次,還要建立客戶信用申請制度。一些大貨主是航運(yùn)企業(yè)的主要利潤來源,因此,為了與穩(wěn)定的大客戶保持長期的合作,就必須給予這些客戶一定的信用上的優(yōu)惠條件,只能采用協(xié)議付費(fèi)這種信用銷售方式。一般的客戶應(yīng)向公司申請客戶信用額度,由信用管理部門進(jìn)行客戶的資信評估,再確定是否給予信用銷售的方式。
最后,實(shí)行信用限額審核制度。在信用管理工作中,對客戶制定信用限額是一個(gè)主要的管理工具,企業(yè)通過一個(gè)簡單的數(shù)字,就可以將過去較為復(fù)雜的管理問題簡單化、效率化。長期以來航運(yùn)企業(yè)對客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)缺少評估和預(yù)測,交易中往往是憑主觀判斷做決策,缺少科學(xué)的決策依據(jù);在銷售業(yè)務(wù)管理上,由于缺少信用額度控制,往往是重權(quán)力而不重職能,一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題又相互推卸責(zé)任。針對以上情況,航運(yùn)企業(yè)應(yīng)根據(jù)信用數(shù)據(jù)庫中的資料,結(jié)合歷史數(shù)據(jù),由信用管理部門確定客戶的信用限額,并報(bào)上級進(jìn)行審核,確定其信用限額。
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