做時(shí)間的主人隨筆
20**年初,由于需要處理的事情雜亂繁多,我的工作總是出現(xiàn)“出力不出活”的“窘?jīng)r”。為改變現(xiàn)狀,我購買了很多時(shí)間管理類的書籍來學(xué)習(xí)。與此同時(shí),丹東供電公司的青年后備干部班也需要一門提升素質(zhì)能力的課程,于是我向主辦方推薦了“時(shí)間管理”,并承擔(dān)起這門課的開發(fā)與講授。
在開發(fā)課程的四個(gè)月里,我每天閱讀相關(guān)書籍,向同事、朋友了解其對(duì)時(shí)間管理的認(rèn)識(shí)、需求和亟待解決的問題,并親力親為嘗試各種時(shí)間管理的方法。最終,我將“時(shí)間管理”課程分為三個(gè)模塊:時(shí)間管理是什么?如何避免時(shí)間浪費(fèi)?應(yīng)怎樣進(jìn)行時(shí)間管理?
避免誤解,減少時(shí)間浪費(fèi)
課程伊始,我從生活中的實(shí)例出發(fā),向大家介紹常見的便簽、日歷、記事本、日程安排表等,這些其實(shí)都是時(shí)間管理在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用。而當(dāng)問及“學(xué)習(xí)時(shí)間管理是為了什么”,我發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)員對(duì)時(shí)間管理存有誤解,他們錯(cuò)誤地認(rèn)為學(xué)習(xí)時(shí)間管理是為了“提高效率”“節(jié)約時(shí)間”“掌控時(shí)間”。
走出三個(gè)誤區(qū)
時(shí)間管理的真正涵義是指通過事先規(guī)劃、運(yùn)用一定的技巧/方法/工具,靈活、有效地運(yùn)用時(shí)間,從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人、組織的既定目標(biāo)。針對(duì)學(xué)員的認(rèn)識(shí)誤區(qū),我進(jìn)行了詳細(xì)解答。
·時(shí)間管理≠對(duì)時(shí)間的管理。由于每個(gè)人固定擁有一天24小時(shí),因此,時(shí)間管理其實(shí)是自我管理,而非對(duì)時(shí)間進(jìn)行管理。
·時(shí)間管理≠效率管理。提高效率(以正確的方式做事)只是時(shí)間管理的目的之一,提高效能(做正確的事)才是最終目的。
·時(shí)間管理≠掌控時(shí)間。在社會(huì)中生存,我們難免要遇到各種各樣的突發(fā)事件,所以時(shí)間管理并非要掌控時(shí)間,而是降低變動(dòng)性。
消滅“時(shí)間殺手”
在厘清了時(shí)間管理概念后,我與學(xué)員們?cè)敿?xì)探討了日常工作中常見的`“時(shí)間殺手”(見圖表1),并分析其產(chǎn)生的原因,提供相應(yīng)的解決思路與方法,幫助大家減少時(shí)間浪費(fèi)。
很多學(xué)員在發(fā)言時(shí)反映,自己有輕微的“拖延癥”,原本能很快完成的工作,卻習(xí)慣在截止日當(dāng)天才完成。我為學(xué)員分析了產(chǎn)生拖延的兩大原因:一方面,拖延可以暫時(shí)帶給人們釋放壓力的快感;另一方面,人們總是愿意做相對(duì)簡(jiǎn)單或愉快的事情。
對(duì)于如何克服拖延癥,學(xué)員表現(xiàn)出了很強(qiáng)的好奇心,我向他們介紹了四個(gè)解決方法:面對(duì)復(fù)雜任務(wù),可以采取“切香腸戰(zhàn)術(shù)”(將事情分為若干小事情,循序漸進(jìn)地完成);面對(duì)新任務(wù),要敢于邁出第一步;面對(duì)熟悉的例行公事,應(yīng)毋需動(dòng)腦就能盡快完成;面對(duì)外界環(huán)境里的干擾信號(hào)源,應(yīng)自動(dòng)屏蔽,提高做事的關(guān)注度。
通過實(shí)戰(zhàn)掌握時(shí)間管理技巧
我精選了一個(gè)時(shí)間管理工具GTD(見副欄),并現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)用學(xué)員的真實(shí)案例,來教會(huì)大家如何做時(shí)間管理。我將GTD的五個(gè)核心分別對(duì)應(yīng)到了大家熟知的“衣柜整理法”來幫助理解:清空衣柜(收集)、衣物分類(整理)、衣物存儲(chǔ)(組織)、衣物整理(回顧)、選擇衣物(執(zhí)行)。
首先,我邀請(qǐng)學(xué)員進(jìn)入“收集”環(huán)節(jié),將最近需要完成的所有事情都羅列出來,寫在紙上。例如一位學(xué)員的待完成事項(xiàng)包括“周四上午要參加消防安全培訓(xùn)”“月底要交一份項(xiàng)目計(jì)劃書”“朋友約我周二晚上打球”“有空時(shí)去醫(yī)院鑲牙”“妻子今年想去日本旅游”等,共11件事項(xiàng)。
隨后,我與學(xué)員一起對(duì)這些瑣碎的事件進(jìn)行整理,辨別其屬于“將來/也許清單”(將來可能要做的)、“等待清單”(計(jì)劃要做的),還是“行動(dòng)清單”(需要立即采取行動(dòng))。明確每件事的意義之后,我?guī)ьI(lǐng)學(xué)員進(jìn)入“組織”環(huán)節(jié),將11件事項(xiàng)分門別類地劃分到三類清單中(見圖表2),制定相應(yīng)的日程表與行動(dòng)計(jì)劃。我們只要依據(jù)這份日程表定期回顧、更新并執(zhí)行事件,就可以確保自己能夠有選擇、有重點(diǎn)地完成事項(xiàng)。
由于授課對(duì)象是青年后備干部,他們最大的特點(diǎn)就是年輕、參與度高、喜歡電子科技。針對(duì)這些特點(diǎn),我在教學(xué)員領(lǐng)會(huì)GTD的使用法則之后,邀請(qǐng)他們下載“DOIT.im”APP,并再次選出1~2名學(xué)員的切身案例,與大家共同探討如何應(yīng)用這個(gè)程序來管理時(shí)間。
于生活中領(lǐng)悟
這門“接地氣”的課程得到了主辦方與學(xué)員的一致認(rèn)可!皶r(shí)間管理”針對(duì)的,不只是特定的工作場(chǎng)景或生活環(huán)境,還能給我們的人生帶來深刻的啟示。如何避免時(shí)間殺手消磨掉寶貴的時(shí)間,讓每天24小時(shí)過得有意義,正是這門課能夠達(dá)到的目標(biāo)。
在教授時(shí)間管理的過程中,讓我最開心的事是可以教學(xué)相長,既能幫助學(xué)員,不可以提升自己時(shí)間管理的能力。時(shí)間管理的真諦“人比事重要”,讓我意識(shí)到自己過去不應(yīng)深陷備課壓力,錯(cuò)過了許多更重要的事情,包括休息、運(yùn)動(dòng)與家人。
建立專屬GTD清單
每次開發(fā)新課的時(shí)間里,我都會(huì)深陷其中,只顧閱讀大量書籍、搜集相關(guān)素材,有時(shí)甚至忽略了規(guī)律飲食與休息,讓大家感覺我總是心事重重,與大家格格不入。
當(dāng)我真正了解時(shí)間管理的含義和斯蒂芬·柯維(Stephen Richards Covey)提出的“要事第一”理論后,才醒悟——我每天用事務(wù)把自己綁得緊緊的,生活沒有一點(diǎn)樂趣。所以,我選擇改變。結(jié)合“人比事重要”的理念,我為自己建立了專屬的GTD清單,而且每天都預(yù)留機(jī)動(dòng)時(shí)間,用于運(yùn)動(dòng)和跟家人相處。過了一段時(shí)間,我發(fā)現(xiàn)這種改變不僅沒有耽擱工作,反而讓工作有條不紊,生活開始變得輕松,既不會(huì)過于忙碌,也不會(huì)無所事事。
讓事情變得簡(jiǎn)單
應(yīng)用時(shí)間管理工具,開始讓我的工作變得簡(jiǎn)單。每天上班該做什么,我只需要看看“今日待辦”清單,然后按照清單內(nèi)的排序開展工作即可。如果清單內(nèi)的事情做完了,自己的精力仍很充沛,就可以著手項(xiàng)目里的“下一步行動(dòng)”清單;如果狀態(tài)不是很好,或所剩時(shí)間不多,那我會(huì)干脆放松、運(yùn)動(dòng)一下。
晚上回家后,我會(huì)花幾分鐘時(shí)間了解“明日待辦”清單,看看第二天有哪些事情要做,是否有需要提前準(zhǔn)備的材料,做到心中有數(shù)。到周末閑暇時(shí),我習(xí)慣性地回顧上周的清單完成情況,并制定下周清單。周而復(fù)始,形成規(guī)律,這讓我不會(huì)被繁瑣的事務(wù)所困擾。
深入思索時(shí)間管理
在講授與應(yīng)用時(shí)間管理的同時(shí),我觀察到很多人都在用時(shí)間管理安排工作與生活:有人會(huì)準(zhǔn)備便簽/備忘錄,記錄需要完成的事項(xiàng);有些同事會(huì)在桌上放一本臺(tái)歷,記錄各項(xiàng)工作的截止日期;那些計(jì)劃性更強(qiáng)的人,會(huì)給自己制定月/周時(shí)間安排表,標(biāo)明每天應(yīng)該做什么。
然而,人們的這些時(shí)間管理做法真的有效嗎?我認(rèn)為第一種做法缺乏計(jì)劃性,一旦事情變多就很難安排好;第二種做法缺乏對(duì)事情輕重緩急的劃分;第三種做法會(huì)使人做事缺乏選擇,在一些無關(guān)緊要的事情上浪費(fèi)太多時(shí)間。因此,我倍加推崇斯蒂芬·柯維博士提出的第四代理論,它強(qiáng)調(diào)以人、生活為重心,承認(rèn)人比事重要,有選擇地把個(gè)人精力的焦點(diǎn)放在“重要”的事務(wù)上,全盤規(guī)劃工作和生活,平衡發(fā)展個(gè)人的不同角色。
與此同時(shí),我們應(yīng)了解自己到底在追求什么,知道什么對(duì)自己是最重要的,分辨出何事為重,何事為輕。不妨找個(gè)時(shí)間,靜下心來,問問自己:“我的價(jià)值觀是什么?每天忙來忙去,為了什么?我到底要過什么樣的生活?”只有明確了這些問題的答案,我們才能決定如何分配時(shí)間,珍惜當(dāng)下的每一天。
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