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文秘商務(wù)接待禮儀

時(shí)間:2021-04-05 10:32:51 文秘資料 我要投稿

文秘商務(wù)接待禮儀

  企業(yè)在對外交往的過程中,接待人員的舉止儀表對創(chuàng)造良好的企業(yè)形象至關(guān)重要,因?yàn)樗麄兺ǔJ峭饨缃佑|和了解企業(yè)的第一渠道,直接影響外界對整個(gè)組織的第一印象。涉外文秘經(jīng)常要做的事就是接待來訪的客人,文秘對來客的接待禮儀需要斟酌每一個(gè)細(xì)致過程。 下面是小編為大家整理的相關(guān)內(nèi)容,希望對你有所幫助!

文秘商務(wù)接待禮儀

  1、立刻招待來訪的客人

  文秘都知道大部分來訪的客人對公司來說都很重要,要表示友好熱情和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止,即使是在打電話也要對來客點(diǎn)頭示意,但不需要馬上起來迎接,也不必與來客握手。

  2、熱情主動(dòng)問候客人

  打招呼時(shí),應(yīng)輕輕地點(diǎn)頭并面帶笑容。如果是老客戶,稱呼要顯得比較親切。

  3、陌生的客人光臨時(shí),務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。通常可問:請問貴姓?請問您是哪家公司?

  4、鄭重接過對方的名片。

  接名片時(shí)必須用雙手以示尊重,接過來后不可不屑一顧,隨手亂放,也不可拿在手中折疊玩弄。接名片時(shí)要確認(rèn)一下名片上所列對方姓名、公司名稱等。如見到不易拼讀的姓,不要隨便亂念,必須詢問對方。

  5、有客人未預(yù)約來訪時(shí),不要直接回答上司在或不在。而要告訴對方:“我去看看他是否在! 同時(shí)婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意:“請問您找他有什么事?”如果對方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須問明,盡量從客人的回答中,充分判斷能否讓他與上司見面。

  6、判斷來客的身份與種類,以便決定是否引見,何者優(yōu)先等等。

  要事先了解上司是愿意隨時(shí)接待任何來客,還是喜歡視情況而定,一般可以將來客分為幾個(gè)種類:(1)客戶;(2)工作上的伙伴,搭檔;(3)家屬,親戚;(4)私人朋友;(5)其他。在沒有預(yù)約的情況下,通?砂凑找陨享樞騺頉Q定何者為先。如果來客非常重要,就不要私自擋駕。

  7、謝絕會晤時(shí)要說明理由,并表示歉意。但不要在沒取得上司的同意以前就確認(rèn)你另定的約會時(shí)間,最好告訴來客:“我能否給您回電話再確認(rèn)約會時(shí)間?”但如果是前來無理取鬧,脅迫上司的來客,則應(yīng)斷然擋駕。

  8、未經(jīng)上司同意,不要輕易引見來客。

  即使是事先有預(yù)約的來客光臨,也要先通報(bào)上司(用電話聯(lián)系或親自前去報(bào)告),等候指示。倘若沒有預(yù)約,即使是你認(rèn)為上司肯定會接見的客人,也不可擅自引見。

  9、如上司不在或一時(shí)聯(lián)絡(luò)不上, 應(yīng)該向重要來客說明原因,表示將主動(dòng)聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約會時(shí)間。如果對方表示同意,應(yīng)向?qū)Ψ教皆兤渫ㄓ嵉刂芬约奥?lián)絡(luò)時(shí)間。

  10、讓來客等候時(shí)要注意照料并表示歉意。如果你手頭一時(shí)放不下,或上司一時(shí)無法接待來客,你必須主動(dòng)招呼客人,以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪,請其等候?yàn)楹锨楹侠。請對方再適當(dāng)?shù)奈恢米,接待室平常要?zhǔn)備些報(bào)刊雜志,最好備有介紹本公司的機(jī)構(gòu)、歷史、宗旨和服務(wù)范圍等資料的宣傳品,供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應(yīng)與你的座位保持一段距離,這樣,在你離座時(shí),使對方不會看到你辦公桌上的文件。

  11、帶路時(shí)走在客人前方2-3步遠(yuǎn)的位置,靠邊引導(dǎo)。帶路時(shí)要邊留意客人的步伐,邊引導(dǎo)。可說:“請往這邊走!弊叩焦諒澨帟r(shí)要暫停,以手指示方向,并向客人說:“請這邊走。”在乘坐電梯時(shí)要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進(jìn)先出:“請上電梯!薄罢埾码娞荨!遍_門關(guān)門時(shí)留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側(cè)的們用左手開,在左側(cè)的用右手開,這樣姿勢會更優(yōu)美。若是向內(nèi)開的.門,則應(yīng)你先進(jìn),用手按住門,等客人進(jìn)來后再松開門。松開門之前應(yīng)說:“請進(jìn)!

  12、初次與上司見面的來客,你要代為介紹。一般應(yīng)該先把來客介紹給上司,但有時(shí)如果來客的身份較高,則最好先向來客介紹上司。引見后除非上司要你留下,否則做介紹之后即要退出上司的辦公室。

  13、招待飲料

  招待外國客人時(shí),最好主隨客便。因?yàn)樵S多西方人不愛喝某種飲料,或?qū)︼嬃系呐鋬队心撤N習(xí)慣愛好,所以準(zhǔn)備飲料時(shí),要禮貌地先問客人要喝什么。諸如:“您喝咖啡還是喝茶?”“您喜歡咖啡如何泡法?”

  14、上司正在會客時(shí),若有事聯(lián)絡(luò)或請示,須用遞紙條的方式。可將事項(xiàng)寫在便條上,進(jìn)入辦公室后,先向客人道歉:“對不起,打擾了。”

  15、客人離去時(shí),別忘了鄭重道別。

  即使你再忙,也別忘了最后的道別,稱呼對方的名字將造成好的印象,所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。

  16、制作來訪登記卡。

  在每天上班時(shí)要查看當(dāng)天約見的來訪者名單。必要時(shí)應(yīng)事先將約見的有關(guān)資料準(zhǔn)備好,制成寫有姓名、職位、公司、訪問日期、求見人等等的卡片。

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