采購部管理制度范本（通用5篇）
在當(dāng)今社會生活中，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家整理的采購部管理制度范本（通用5篇），希望能夠幫助到大家。
采購部管理制度1
一、總則
采購員薪酬組成薪酬=基本工資+獎金/處罰
1、增加新品種數(shù)量=獎金
2、獎金是根據(jù)業(yè)績完成達(dá)到指定要求后對采購人員的獎勵，獎金分兩部分。
3、獎金按月度核算，次月發(fā)放，計算方法為：獎金=績效考核分?jǐn)?shù)。該部分獎金提取要求：績效考核分達(dá)到70分以上。
4、滯留處罰：品種滯留時間90天給予百分之一處罰，品種滯留時間90―120天給予百分之一點五處罰，全國總代品種和二級協(xié)議品種可減免其滯留處罰，代銷的廠家協(xié)議品種可免予滯留處罰。
二、崗位職責(zé)：
1、認(rèn)真執(zhí)行總公司采購管理規(guī)定和實施細(xì)則，嚴(yán)格按采購計劃采購，做到及時、適用，合理降低物資積壓和采購成本。對購進(jìn)物品做到票證齊全、票物相符，報帳及時。
2、熟悉和掌握市場行情，按“質(zhì)優(yōu)、價廉”的原則貨比三家，擇優(yōu)采購。注重收集市場信息，及時向部門領(lǐng)導(dǎo)反饋市場價格和有關(guān)信息。合理安排采購順序，對緊缺物資和需要長途采購的原料應(yīng)提前安排采購計劃及時購進(jìn)。
3、嚴(yán)把采購質(zhì)量關(guān)，物資選擇樣品供使用部門審核定樣，購進(jìn)貨物均須附有質(zhì)保書和售后服務(wù)合同（三證）。積極協(xié)助有關(guān)部門妥善解決使用過程中會出現(xiàn)的問題。
4、加強與驗收、保管人員的協(xié)作，有責(zé)任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受損失。
5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它各項工作。
三、具體工作
1、工作時間為早8：30～晚17：30午休時間12：00～13：30休息時間要保持安靜，不要打攪影響他人的正常生活。
2、工作時間每天上午9點保證開始在線工作，工作時間內(nèi)只能用1個QQ（即工作QQ）上網(wǎng)談工作業(yè)務(wù)，不準(zhǔn)在網(wǎng)上閑聊，不準(zhǔn)看電影玩游戲等，（每天下午17：30點為限，前提得完成手里面有工作）如有違反打掃辦公室一天，總監(jiān)滿意為止。
3、未經(jīng)批準(zhǔn)不得留在辦公室內(nèi)非本公司人員，如有為違犯罰清潔衛(wèi)生間一天，并承擔(dān)一切后果。如有親屬來訪需提前向公司申請。
4、如無外出午休后13：30點必須回公司，否則發(fā)生意外事件，公司不承擔(dān)任何義務(wù)和責(zé)任，所發(fā)生的一切后果自負(fù)。
5、采購部如需外出，要向總監(jiān)申請統(tǒng)籌安排。但要視具體業(yè)務(wù)輕重由總監(jiān)決定，出門時填寫出門條，總監(jiān)簽字�？偙O(jiān)外出填寫出門條運營總監(jiān)簽字。沒有簽字視為曠工。
6、員工辭職需要提前一個月做出書面請辭并說明原因，要保證不做任何損壞和傷害公司利益的行為，如有違反可視自動放棄本月工資和獎勵，且公司不承擔(dān)任何費用。
7、所有辦公，采購開支實行憑票報銷的原則。
8、原則上不準(zhǔn)打的，公交車費憑票據(jù)實報實銷。除了有緊急事情，經(jīng)過請示外，可公司派車。
9、辦公零星費用，憑票據(jù)記帳。票據(jù)應(yīng)注明經(jīng)手人姓名，應(yīng)先行請示，經(jīng)總監(jiān)同意后支出。
10、保持個人生活自理衛(wèi)生，要求每日保持座位整潔，每月清潔一次桌椅。
11、保持衛(wèi)生間衛(wèi)生，個人便后，要沖馬桶。
12、愛護好公司財務(wù)，如因個人為（如用辦公用品敲打物品）造成損壞，要自行賠付。
13、本著工作績效性原則，現(xiàn)實行初次下單提成0、01%二次下單0、02%。
14、采購產(chǎn)品價格以出廠價為主，如價格高（高于出廠價視為過高），銷售在其他途徑得知高于市場價導(dǎo)致無法銷售（銷售出示證據(jù)），歸納為未完成任務(wù)。
15、如果采購產(chǎn)品出現(xiàn)失誤和重大問題，錯發(fā)漏發(fā)產(chǎn)品所造成的損失，公司要對責(zé)任人進(jìn)行懲罰，按實際損失比例的30%在當(dāng)月工資中扣除。
16、對自己負(fù)責(zé)產(chǎn)品執(zhí)行，每月要完成一次更新，并對公司網(wǎng)站信息錯誤及時反饋。
17、對自己下到工廠的單子進(jìn)行跟單（下單后第3天和交貨期前3天）。
18、如采購員需要出差，首先提交出差計劃呈交至部門總監(jiān)。如總監(jiān)需出差，出差計劃呈交至總經(jīng)理，簽字后到財務(wù)部領(lǐng)取出差費用。
19、出差費用在出差計劃中體現(xiàn)清晰，如差旅費、住宿費、餐飲費大致數(shù)字。有領(lǐng)導(dǎo)審批。
20、出差歸來，所有票據(jù)計劃內(nèi)采取對賬票據(jù)。計劃外采取憑票據(jù)實報實銷。
21、每月需憑上月業(yè)績考核，如未達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)，工資扣除xx。如超額完成標(biāo)準(zhǔn)，獎金xx。
22、在追加訂單時，如達(dá)到廠家要求的數(shù)量，必須再次壓價，這次追加訂單壓縮的價格80%給予采購部作為獎金（每種產(chǎn)品每降價一次只給予第一次獎勵之后不再有獎勵）。
采購部管理制度2
一、總則
為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。
采購部應(yīng)該根據(jù)公司的采購請求、庫存原材料的種類、數(shù)量，考慮物資材料供求形勢、供應(yīng)商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學(xué)確定采購時間、采購批量、采購批次和報價，確保物資材料的及時供應(yīng)，保證公司經(jīng)營能夠連續(xù)進(jìn)行及采購的最佳經(jīng)濟效益。
二、目的作用
1、作為采購部開展工作的規(guī)范依據(jù)。
2、作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。
3、作為采購部人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)
三、采購部人員職責(zé)及管理制度
1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。
2、建立完善的采購管理制度，對供應(yīng)商進(jìn)行合格供方評定工作；
3、編寫統(tǒng)一格式的采購計劃，內(nèi)容包含數(shù)量、質(zhì)量、價格等采購要求；
4、與供應(yīng)商的比價、議價、談判工作；
5、經(jīng)與供應(yīng)商談判后，簽訂采購合同，合同歸檔，來料及協(xié)助檢驗部做好進(jìn)貨以及檢驗事宜；
6、負(fù)責(zé)物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成采購料件，及時處理各種異常情況，確保采購計劃能如期、如質(zhì)、如量的完成；
7、負(fù)責(zé)新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的尋找、資料收集及開發(fā)工作；
8、每年度對原有合格供方進(jìn)行復(fù)審，淘汰不合格的供應(yīng)商；
10、及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質(zhì)情況，以提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。
11、執(zhí)行公司質(zhì)量方針，質(zhì)量目標(biāo)的落實；
12、負(fù)責(zé)與供應(yīng)商以及其他部門的協(xié)調(diào)工作；
13、積極參與緊急的、臨時的采購工作；
四、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序
一.請購單的開立、遞送
1、請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立請購單，并注明物資、商品的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依請購核決權(quán)限呈核并編號。
2、需用日期相同，屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的物資商品，請購部門應(yīng)以請購單附表，一單多品方式，提出請購。
3、緊急請購時，由請購部門于“請購單““說明欄“注明原因，并注明“緊急采購“章，以急件遞送。
二.請購案件的撤銷
1、請購案件的撤銷應(yīng)立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于“請購單采購“或“請購單采購“第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷“的戳記及注明撤銷原因。
2、采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：
1.采購部門于原請購單加蓋“撤銷“章后，送回原請購部門。
2.原“請購單“已送公司辦公室待辦收料時，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由公司辦公室據(jù)以將原請購單退回原請購部門。
3.原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。
三.采購工作的劃分
1、日常采購：由使用部門或公司辦公室負(fù)責(zé)辦理。
2、銷售商品的采購：由采購部負(fù)責(zé)辦理。
3、采購部長對于重要材料的采購，直接與供應(yīng)商或代理商議價。必要時由總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助采購部辦理采購作業(yè)。
四.采購作業(yè)方式
除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：
1、集中計劃采購：凡大批量采購的商品，須以集中計劃辦理采購較為有利者，采購部門定期集中辦理采購。
2、長期報價采購：凡經(jīng)常性采購的商品，且銷量較大的商品，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后按照公司需求分批采購。
五.采購作業(yè)處理期限
采購部門應(yīng)依采購地區(qū)及市場供需，分類制定商品采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。
六.詢價、比價、議價
1、采購經(jīng)辦人員接獲“請購單采購“后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價之外，另需精選兩家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。
2、若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛撸少徑?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于“請購單“上予以注明，經(jīng)使用部門或請購部門簽注意見后呈核。
3、對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。
4、采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。
七.呈核及核決
1、采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于“請購單“詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商““交貨期限“與“報價有效期限“經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。
2、采購核決權(quán)限：采購部長以上管理人員。
八.進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系
1、采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以“采購進(jìn)度控制表“控制采購作業(yè)進(jìn)度。
2、采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單“并注明“異常原因“及“預(yù)定完成日期“，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
3、采購部門于采購案件“運輸日期“有延誤時，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單“記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。
九.廉潔條款
1、采購經(jīng)辦人員不得接受供應(yīng)商以任何形式或名義支付的回扣、禮金、報酬及返利等現(xiàn)金或有價票據(jù)。
2、采購經(jīng)辦人員不得接受供應(yīng)商提供的其他利益開支。
3、采購經(jīng)辦人員人員不得主動索取自用的供應(yīng)商的產(chǎn)品或其他實物禮品。
4、采購經(jīng)辦人員或采購經(jīng)辦人員直系親屬等不得以正式職員、兼職職員、顧問、專家等任何名義參與供應(yīng)商的經(jīng)營。
5、杜絕其他商業(yè)賄賂行為。采購經(jīng)辦人員如有違反，除賠償公司因此所造成的一切損失外，視情節(jié)輕重給予處罰，直至除名。
采購部管理制度3
一、總則
1.為規(guī)范公司日常采購工作，特制定本制度。
2.本制度適用于公司的日常采購活動。
二、采購原則
1.嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序
物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。
2.采購會審、合同會簽制度
物品采購，必須有相關(guān)部門參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)高管審核后生效。
3.職責(zé)明確
采購人員必須參與貨物和服務(wù)的驗收，采購貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與供應(yīng)商協(xié)商完成。
4.一致性原則
采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購計劃單所列要求規(guī)格型號、數(shù)量相一致，在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改采購計劃單以參考。
5.廉潔制度
所有采購人員必須做到：
(1)自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本。
(2)加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強法治觀念。
(3)廉潔自律，不能向供應(yīng)商伸手。
(4)嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。
(5)工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
(6)努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新貨品及市場信息。
三、采購程序
1.供應(yīng)商的選擇
(1)供應(yīng)商必須證照齊全，具有相關(guān)資質(zhì)。
(2)對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)，采購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄，會同客服、銷售、采購部門對供應(yīng)商定期進(jìn)行評估和審計。
(3)在選擇供應(yīng)商時，必須進(jìn)行詢議價程序和綜合評估。供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資信和以往的服務(wù)對象，供應(yīng)商的報價不能作為唯一決定的因素。
(4)為確保供應(yīng)渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進(jìn)行交互采購。
2.采購程序
(1)日常及其他零星物品的申請，由各使用部門應(yīng)認(rèn)真填寫采購計劃單后報采購部上級部門統(tǒng)一申請。對于較大數(shù)額物品的申請需要由總經(jīng)理審批，最后交采購部門采購。
(2)采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協(xié)調(diào)財務(wù)及使用部門共同完成，報總經(jīng)理審批。使用部門負(fù)責(zé)采購物品的適用性，財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、合同付款條款的審核，行政部門負(fù)責(zé)合同風(fēng)險條款的審查。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。同時，與供方聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質(zhì)量反饋及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。
(3)對于已審批完畢的采購合同，必須徹底跟蹤，保證準(zhǔn)確的交貨期，以免影響公司運營。如遇物料出現(xiàn)不能按期交貨或已交貨但質(zhì)量未能符合要求的，必須第一時間向上級匯報，協(xié)商最快交貨期，或商議其它解決方案。并及時通知相關(guān)人員最新的材料到貨時間。
(4)采購過程中發(fā)生變化時，需求部門應(yīng)及時出具采購變更申請，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交采購部執(zhí)行。
3.付款程序
(1)采購部根據(jù)合同約定的付款方式及付款時間向上級主管部門提出申請，各主管簽字，后附入庫單，交給財務(wù)部辦理付款手續(xù)。無論匯款還是支票要求復(fù)印存檔。
(2)發(fā)票：付款時必須索要發(fā)票，核對發(fā)票形式(普票或增值稅發(fā)票)內(nèi)容是否和合同約定一致，確認(rèn)后交給財務(wù)部核銷。
四、違約處理
1.貨物出現(xiàn)延期后，采購部應(yīng)及時通知相關(guān)部門。
2.貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用部門提出意見，報部門經(jīng)理，交采購部處理。采購部接到意見后，將情況上報總經(jīng)理，并按投訴做緊急處理，將情況及時報給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商換貨或退貨。
3.采購部與供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，采購部負(fù)責(zé)追索。追索不成，由法院裁決。
五、審計監(jiān)督
在采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，必須有相關(guān)部門參與。財務(wù)部門主要負(fù)責(zé)價格的核查及審計。采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。
六、績效與評估
1.制定采購績效評估的目的，包括以下項目：
確保采購目標(biāo)之達(dá)成；提供改進(jìn)績效之依據(jù)；作為個人或部門的獎懲參考。作為升遷、培訓(xùn)的參考；提高采購人員的士氣。
2.采購績效評估的指標(biāo)
采購人員績效評估應(yīng)以“5R”為核心，即適時、適質(zhì)、適量、適價、適地，并用量化指標(biāo)作為考核之尺度。
3.采購績效評估的方式。
采用目標(biāo)管理與工作表現(xiàn)考核相結(jié)合之方式進(jìn)行。目標(biāo)管理考核占采購人員績效評估的70%；工作表現(xiàn)占績效評估的30%；兩次考核的總合即為采購人員之績效，即：績效分?jǐn)?shù)=目標(biāo)管理考核x70%+工作表現(xiàn)考核x30%
采購部管理制度4
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的'要素
完整的請購單應(yīng)包括以下要素：
請購的部門； 請購物品所屬項目； 請購的用途； 請購的物品名； 請購的物品數(shù)量；
請購的物品規(guī)格； 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； 請購的物品的要求時間；
請購如有特殊需要請備注； 請購單填寫人； 請購部門主管； 請購單審核人； 采購副總審核；
財務(wù)審核人； 公司總經(jīng)理。
3. 請購單及其提報規(guī)定
�、� 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；
�、� 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提報；
�、� 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報；
�、� 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報；
�、� 請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；
�、� 涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；
�、� 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。
�、� 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。
�、驼堎弳蔚母暮脱a充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
�、� 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；
�、� 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報； ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點
�、� 采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；
�、� 接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
�、� 對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；
⑵ 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；
�、� 無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；
�、� 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。
3. 采購周期的規(guī)定
�、� 單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；
�、� 單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天；
⑶ 請購部門應(yīng)按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)
時應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)說明原因；
�、� 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢價及其規(guī)定
1. 詢價前應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；
2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；
3. 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；
4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價；
5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；
7. 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；
2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3. 收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。
4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；
5.參考目標(biāo)價格與擬合作單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。
五. 比價、議價結(jié)果匯總
1. 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；
2. 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；
3. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。
采購部管理制度5
1、制定采購計劃
(1)由酒店各部分根據(jù)每年物資的消耗率、損耗率和對第二年的猜測，在每年年底編制采購計劃和預(yù)算報財務(wù)部審核；
(2)計劃外采購或臨時增加的項目，并制定計劃或講演財務(wù)部審核；
(3)采購計劃一式四份，自存一份，其它三份交財務(wù)部。
2、審批采購計劃：
(1)財務(wù)部將各部分的采購計劃和講演匯總，并進(jìn)行審核；
(2)財務(wù)部根據(jù)酒店本年的營業(yè)實績、物資的消耗和損耗率、第二年的營業(yè)指標(biāo)及營業(yè)猜測做采購物資的預(yù)算；
(3)將匯總的采購計劃和預(yù)算報總經(jīng)理審批；
(4)經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃交財務(wù)總監(jiān)監(jiān)視實施，對計劃外未經(jīng)批準(zhǔn)的采購要求，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。
3、物資采購：
(1)采購員根據(jù)核準(zhǔn)的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單位適時進(jìn)行采購，以保證及時供給。
(2)大宗用品或長期需用的物資，根據(jù)核準(zhǔn)的計劃可向有關(guān)的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協(xié)議，以保證物品的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格、品種和供貨要求。
(3)餐飲部用的食物、餐料、油味料、酒、飲品等等，由行政總廚、大廚或宴會部下單采購部，采購職員要按計劃或下單進(jìn)行采購，以保證供給。
(4)計劃外和臨時少量急需品，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)部分經(jīng)理批準(zhǔn)后可進(jìn)行采購，以保證需用。
4、物資驗收入庫：
(1)不管是直撥仍是入庫的采購物資都必需經(jīng)倉管員驗收；
(2)倉管員驗收是根據(jù)訂貨的樣板，按質(zhì)按量對發(fā)票驗收。驗收完后要在發(fā)票上簽名或發(fā)給驗收單，然后需直撥的按手續(xù)直撥，需入庫的按劃定入庫。
5、報銷及付款
(1)付款：
�、俨少弳T采購的大宗物資的付款要經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)確認(rèn)批準(zhǔn)后方可付款；
②支票結(jié)帳一般由出納根據(jù)采購員提供的正確數(shù)字或單據(jù)填制支票，若由采購員領(lǐng)空缺支票與對方結(jié)帳，金額必需限制在一定的范圍內(nèi)；
�、郯淳频曦攧�(wù)軌制，付款30元以上者要使用支票或委托銀行付款結(jié)款，30元以下者可支付現(xiàn)款。
�、艹^30元要求付現(xiàn)金者，必需經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)審查批準(zhǔn)后方可付款，但現(xiàn)金必需在一定的范圍內(nèi)。
(2)報銷：
�、俨少弳T報銷必需憑驗收員簽字的發(fā)票連同驗收單，經(jīng)出納審核是否經(jīng)批準(zhǔn)或在計劃預(yù)算內(nèi)，核準(zhǔn)后方可給予報銷。
�、诓少弳T若向個體戶購買商品，可通過稅務(wù)部分開票，因急需而賣方又無發(fā)票者，應(yīng)由賣方寫出售貨證實并簽名蓋章，有采購員兩人以上的證實，及驗收員的驗收證實，經(jīng)部分經(jīng)理或財務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后方可給予報銷。采購部業(yè)務(wù)操縱軌制
1、按使用部分的要乞降采購申請表，多方詢價、選擇，填寫價格、質(zhì)量及供方的調(diào)查表；
2、向主管呈報調(diào)查表，匯報詢價情況，經(jīng)審核后確定最佳采購方案；
3、在主管的鋪排下，按采購部主任確定的采購方案著手采購；
4、按酒店及本部分制定的工作程序，完成現(xiàn)貨采購和期貨采購；
5、貨物驗收時泛起的各種題目，應(yīng)即時查清原因，并向主管匯報；
6、貨物驗收后，將貨物送倉庫驗收、入庫，辦理相關(guān)的入庫手續(xù)。
7、將到貨的品種、數(shù)目和付款情況講演給有關(guān)部分，同時附上采購申請單或經(jīng)銷合同；
8、將貨物采購申請單、發(fā)票、入庫單或采購合統(tǒng)一并交財務(wù)部校對審核，并辦理報銷或結(jié)算手續(xù)。倉庫治理軌制
1、倉庫的分類：
酒店的倉庫總的來說有：餐飲部的鮮貨倉、干貨倉、蔬菜倉、肉食倉、冰果倉、煙酒、飲品倉，商場部的百貨倉、工藝品倉、煙酒倉、食物倉、山貨倉，動力部的油庫、石油氣庫，建筑，裝修材料倉，管家部的清潔劑、液、粉、潔具倉，綠化部的花盆、花泥、種子、肥料、殺蟲藥劑倉，機械、汽車零配倉，陶瓷小貨倉，家具設(shè)備倉等等。
2、物品驗收：
(1)倉管員對采購員購回的物品不管多少、大小等都要進(jìn)行驗收，并做到：
�、侔l(fā)票與什物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目等不相符時不驗收；
②發(fā)票上的數(shù)目與什物數(shù)目不相符，但名稱、規(guī)格、型號相符可按實際驗收；
③對購進(jìn)的食物原材料、油味料不鮮不收，味道不正不收。
④對購進(jìn)品已損壞的不驗收。
(2)驗收后，要根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價、單位、數(shù)目和金額填寫驗收單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報銷，一份交材料會計。
3、入庫存放：
(1)驗收后的物資，除直撥的外，一律要進(jìn)倉保管；
(2)進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放；
(3)堆放要有條理、留意整潔美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。
(4)凡庫存物品，要逐項建立登記卡片，物品進(jìn)倉時在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時按數(shù)減出，結(jié)出余數(shù)；卡片固定在物品正前方。
4、保管與抽查：
(1)對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉?fàn)�變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度。
(2)抽查：
①倉管員要常常對所管物資進(jìn)行抽查，檢查什物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時查對；
�、诓牧蠒嫽蛴嘘P(guān)治理職員也要常常對倉庫物資進(jìn)行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。
5、領(lǐng)發(fā)物資
(1)領(lǐng)用物品計劃或講演：
�、俜差I(lǐng)用物品，根據(jù)劃定須提前做計劃，報庫存部分預(yù)備；
�、趥}管員將報來的計劃按天天發(fā)貨的順序編排好，做好目錄，預(yù)備好物品，以便取貨人領(lǐng)��；
(2)發(fā)貨與領(lǐng)貨
�、俑鞑糠指鲉挝坏念I(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé)；
②領(lǐng)料員要填好領(lǐng)料單(含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)目、單價、用途等)并簽名，倉管員憑單發(fā)貨；
③領(lǐng)料單一式三份，領(lǐng)料單位自留一份，單位負(fù)責(zé)人憑單驗收；倉管員一份，憑單入賬；材料會計一份，憑單記明細(xì)賬；
�、馨l(fā)貨時倉管員要留意物品提高前輩的先發(fā)、后進(jìn)的后發(fā)。
(3)貨物計價：
�、儇浳镆话惆催M(jìn)價發(fā)出，若統(tǒng)一種商品有不同的進(jìn)價，一般按均勻價發(fā)出。
�、谛枵{(diào)出酒店以外的單位的物資，一般按原進(jìn)價或均勻價加手續(xù)費和治理費調(diào)出。
6、清點：
(1)倉庫物資要求每月月中小清點，月底大清點，半年和年終徹底清點；
(2)將盤結(jié)果列明細(xì)表報財務(wù)部審核；
(3)清點期間休止發(fā)貨。
7、記賬：
(1)設(shè)立賬簿和登記賬，賬簿要整潔、全面、一目了然；
(2)賬簿要分類設(shè)置，物資要分品種、型號、規(guī)格等設(shè)立賬戶；
(3)記賬時要先審核發(fā)票和驗收單，無誤后再入賬，發(fā)現(xiàn)有差錯時及時解決，在未弄清和更正前不得入賬；
(4)審核驗收單、領(lǐng)料單要手續(xù)完善后才能入賬，否則要退回倉管員補齊手續(xù)后才能入賬；
(5)發(fā)出的物資用加權(quán)均勻法計價，月終泛起的發(fā)貨計價差額分品種列表一式三份，記賬員、部分、財務(wù)部各一份；
(6)直撥物資的收發(fā)，同其他入庫物資一樣入賬；
(7)調(diào)出本酒店的物資所用的治理費、手續(xù)費，不得用來沖減材料本錢，應(yīng)由財務(wù)部沖減用度；
(8)入口物資要按發(fā)票的數(shù)目、金額、稅金、檢疫費等如實折為單價人民幣入賬，發(fā)出時按加權(quán)均勻法計價；
(9)對于發(fā)票、稅單、檢疫費等尚未到的入口物資，于月底估價發(fā)放，待發(fā)票、稅單、檢疫費等收到、沖減估價后，再按實入賬，并調(diào)整暫估價，報財務(wù)部材料會計調(diào)整三級賬；
(10)月底按時將材料會計報表連同驗收單、領(lǐng)料單等報送財務(wù)部材料會計；
(11)與倉管員校對什物賬，每月與財務(wù)部材料會計對賬，保證賬物相符、賬賬相符。
8、建立檔案軌制：
(1)倉庫檔案應(yīng)有驗收單、領(lǐng)料單和什物賬簿；
(2)材料會計的檔案有驗收單、領(lǐng)料單、材料明細(xì)賬和材料會計報表。物品、原材料采購軌制
1、物品庫存量應(yīng)根據(jù)酒店貨源渠道的特點，以把握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應(yīng)以兩月使用量為限，物料及備用品庫存量不得超過三個月的用量。
2、堅持“凡海內(nèi)能解決的不在國外入口，凡本地區(qū)能解決的不到外埠采購”的劃定。
3、各項物品、商品、原材料的采購，必需遵守市場治理及外貿(mào)治理的劃定。
4、計劃外采購或特殊、急用物品的采購，各部分知會財務(wù)部并報總經(jīng)理審批同意后，方可采購。
5、凡購進(jìn)物料，尤其是定制品，采購部分應(yīng)堅持先取樣品，征得使用部分同意后，方進(jìn)行定制或采購。
6、高額進(jìn)貨和長期定貨，均應(yīng)通過簽訂合同的辦法進(jìn)行。
7、從國外購進(jìn)原材料、物品、商品等，凡動用外匯的，不論金額大小一律必需取得總經(jīng)理的批準(zhǔn)，方予采購，否則財務(wù)部拒絕付款。
8、凡不按上述劃定采購者，財務(wù)部以及業(yè)務(wù)部分的財會職員，應(yīng)一律拒絕支付，并上報給總經(jīng)理處理。
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