文件管理制度15篇（熱門）
在我們平凡的日常里，需要使用制度的場合越來越多，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？以下是小編收集整理的文件管理制度，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
文件管理制度1
文件的收發(fā)、閱批、執(zhí)行、催辦工作是醫(yī)院實施有效行政管理的重要途徑,各級領導和部門必須執(zhí)行如下規(guī)定:
1、由上級機關下發(fā)的各類行政、政工、醫(yī)療科研教學和后勤等方面的下行文件,都應由醫(yī)院辦公室簽收登記,各職能部門和個人不能私自簽收保存文件。
2、醫(yī)院辦公室主任負責對各類收文的審閱,并按文件性質送有關主管領導或部門傳閱和執(zhí)行。院級領導批閱一般文件不超過三天,重要文件立即批閱。
3、各職能部門對院領導批示文件應在規(guī)定時間抓好落實,落實后應將執(zhí)行情況與原文件一并返回院辦。
4、院辦文秘人員負責對文件批轉及執(zhí)行過程中的督促、檢查,有權對延誤工作的`部門提出批評。
5、執(zhí)行文件批轉過程中的簽收、注銷規(guī)定,對丟失文件、延誤工作者應予批評,嚴重影響工作造成損失者向院領導提出處理意見。
6、各類文件在批轉過程中必須使用規(guī)定的紙張和筆(鋼筆、毛筆)書寫,字跡要工整。
文件管理制度2
維修技術資料、工藝文件管理制度之相關制度和職責
1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規(guī)和國家標準、行業(yè)標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝文件，確保文件完整并及時更新，以上資料交由資料管理員保管。
2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點并做好記錄，發(fā)現問題及時向領導匯報。
3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。
4、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好、整潔。對于使用中出現的'損壞現象，應主動向管理員說明，并酌情賠償。
5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時復印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，并上報領導。
6、為保證資料內容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔凈，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。
文件管理制度3
1、目的：
為適應公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：
本制度適用于公司所有文件的管理。
3、定義：
公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
4、文件處理程序：
公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。
4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的.檢查與監(jiān)督。
5、文件分類：公司的公文主要可分為以下類：
5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法�！皸l例”一般應用于系統性制度匯編；“制度”一般應用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細化性操作程序明確。
5.2工作通知：適用于轉發(fā)上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項；
5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。
5.4工作報告適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。
5.5會議紀要適用于公司各級會議進行的記錄的文件。
5.6對外發(fā)函適用于公司因某項事情對外部機構或個人發(fā)送的文件。
5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。
5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。
5.10批復：答復請示事項用“批復”。
6、文件格式：
6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式；6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。
6.3文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部分組成；
6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行；標題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。
6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統一編制發(fā)文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。
6.5.1公司級發(fā)文瑞普總字【xx】號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責任的相關工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文瑞普人字【xx】號
6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號
6.5.4財務部發(fā)文瑞普財字【xx】號
6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號
6.5.6質管部發(fā)文瑞普質字【xx】號
6.5.7營銷中心發(fā)文瑞普銷字【xx】號
6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發(fā)人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。
6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。
6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內按期完成。
6.9具體要求：
6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容；
6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。
6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞；
6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式；
6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規(guī)范；
6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應按照應用文標準格式編輯。
7、收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》；
7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
7.3文書處理工作：
7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；
7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表；
8、發(fā)文：
8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下：公司內部發(fā)文：
擬稿人→核稿人：部門主管領導（經理、總監(jiān)）審核→公司主管領導（總監(jiān)、副總裁）核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文：
擬稿人→部門經理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案
9、附則：
9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦；
9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發(fā)；
9.3本制度自下發(fā)之日起生效。
9.4附相關支持性文件。
9.4.1文件頁面格式
9.4.2文件閱辦單
9.4.3公文擬稿紙
9.4.4標題格式
文件管理制度4
�。ㄒ唬┕墓芾�
�、惫姆N類：人大常委會共有三類公文，人大常委會文件、人大常委會黨組文件、人大常委會辦公室文件，各委室原則上不對外獨立行文。如確需行文，由各委室會同辦公室商定。
⒉公文起草：按照領導指示或交辦，由工作人員擬稿。以常委會或黨組文件發(fā)文，由常委會主要領導簽發(fā)；以辦公室文件發(fā)文，一般由辦公室主任簽發(fā)。起草文件一律用制式文件擬稿行文。文印結束后，底稿交由文書存檔。因多次修改底稿無法存檔的，由擬稿人謄抄整理后送文書存檔。
�、彻拇蛴。盒枰“l(fā)的正式文件或較大型會議的有關材料一律在政府印刷所膠印，其它文件一般安排油印。文件材料的印刷，應填寫兩聯單，由辦公室分管副主任簽字后印刷，以便于帳目結算。
�、垂男Γ河蓴M稿人校對，并由核稿人再次進行校對，確認無差錯后方可印制。
⒌公文裝訂：文件印完后，起草人要及時進行裝訂，并將文件分發(fā)的具體要求向辦公室公務員交待清楚。グ嬡ㄋ有
�、豆姆职l(fā)：公務員接到文件后應及時進行發(fā)文登記，一般性文件要抓緊送達有關單位，急辦文件隨印隨發(fā)。
�、饭拇鏅n：對文件正稿和底稿，文秘人員要及時交文檔管理人員，文書要及時存檔立卷，不得漏存漏報。
�。ǘn案管理
�、蔽募䴔n案實行專人管理。所有密級文件和內部資料，要嚴格登記、傳閱和借閱手續(xù)，嚴防文件丟失和失泄密事故發(fā)生。
�、矅栏裎臋n借閱制度。借閱文件要經辦公室分管領導同意。未經允許，非工作人員不得隨意出入檔案室。閱文人員應在辦公室或指定的閱文室閱讀文件，不準將文件隨意帶出或亂放，不準將文件帶回家中。
�、硨κ盏降腵各類文件，文檔人員要及時查收并按要求進行傳閱，傳閱文件要做到：勤傳、勤收、勤催辦，不拖不壓，不誤事。傳閱完畢后，分類保管，積極提供利用，并做好年終文件的。清退工作。
�、磸U舊文件不得同舊報刊混同處理，一律打捆送造紙廠打漿，以防失泄密和影響單位形象。
文件管理制度5
為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。
一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經理批示，總經理批示后送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，并將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。
二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經理簽發(fā)后，并詳細填寫發(fā)文登記簿方可復印并存檔，沒有總經理簽發(fā)的文件不能發(fā)出和存檔。
三、上報和發(fā)往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。
四、報告、請示、匯報、制度、規(guī)定等均應以文件形式印發(fā)，宣傳活動類一般應以簡報形式印發(fā)，每周例會的紀要內容均以紀要形式印發(fā)。落實公司會議精神的`情況匯報應以文件形式上報。
五、凡打印的錯文件應及時銷毀，以免機密外泄。
六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批準。
太原吉祥匯物業(yè)管理有限公司 20xx年7月22日
文件管理制度6
一、檔案資料的管理規(guī)定
1、為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統一管理制度。
2、由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3、各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4、所有業(yè)務合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔，各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。
5、圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的`資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等；
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結等資料；
3、各部門例會和重要會議的會議紀要；
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料；
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調用原則及規(guī)定
1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。
2、調用本部門文檔，須經本部門經理申批。
3、調用外部門文檔，經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。
4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔，違者按情節(jié)輕重予以處罰。
文件管理制度7
第一章總則
第一條
為了加強市政基礎設施工程施工技術文件的規(guī)范化管理，使其真實反映工程實體質量和管理水平，根據《中華人民共和國建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》和國家有關規(guī)范、標準，制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定所稱高超基礎設施工程，是指城市范圍內道路、橋架、廣場、隧道、公共交通、排水、供水、供氣、供熱、污水處理、垃圾處理處置等工程。
第三條
本規(guī)定適用于新建、改建、擴建的市政基礎設施工程。凡參加上述工程的有關單位按本規(guī)定執(zhí)行。本規(guī)定中未涉及到的或有特殊要求需要增、減內容的，應按國家有關規(guī)定和設計要求執(zhí)行。
第四條
市政基礎設施工程施工技術文件，是指在施工過程中，施工單位執(zhí)行工程建設強制性標準和國家、地方有關規(guī)定而填寫、收集、整理的文字記錄、圖紙、表格、音像材料等必須歸檔保存的文件。
第五條
市政基礎設施工程施工技術文件，應按本規(guī)定的統一表格、表式(見附件)填寫;未規(guī)定統一表格、表式的，省級建設行政主管部門可根據需要作出規(guī)定。
第二章管理與職責
第六條
市政基礎設施工程施工技術文件由施工單位負責編制，建設單位、施工單位負責保存，其他參建單位按其在工程中的相關職責做好相應工作。
建設單位應按《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328-20xx)的要求，于工程竣工驗收后三個月內報送當地城建檔案管理機構。
第七條
實行總承包的工程項目，由總承包單位負責匯集、整理各分包單位編制的有關施工技術文件。
第八條
市政基礎設施工程施工技術文件應隨施工進度及時整理，所需表格應按本規(guī)定中的要求認真填寫、字跡清楚、項目齊全、記錄準確、完整真實。
第九條
市政基礎設施工程施工技術文件中，應由各崗位責任人簽認的，必須由本人簽字(不得蓋圖章或由他人代簽)。工程竣工，文件組卷成冊后必須由單位技術負責人和法人代表或法人委托人簽字并加蓋單位公章。
第十條
建設單位與施工單位在簽訂施工合同時，應對施工技術文件的編制要求和移交期限做出明確規(guī)定。建設單位應在施工技術文件中按有關規(guī)定簽署意見。實行監(jiān)理的工程應有監(jiān)理單位按規(guī)定對認證項目的認證記錄。
第十一條
建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請當地的城建檔案管理機構對施工技術文件進行預驗收，驗收不合格不得組織工程竣工驗收。城建檔案管理機構在收到施工技術文件七個工作日內提出驗收意見，七個工作日內不得出驗收意見，視為同意。
第十二條
不得任意涂改、偽造、隨意抽撤損毀或丟失文件，對于弄虛作假、玩忽職守而造成文件不符合真實情況的，由有關部門追究責任單位和個人的責任。
第三章內容與要求
第十三條
施工組織設計
(一)施工單位在施工之前，必須編制施工組織設計;大中型的工程應根據施工組織總設計編制分部位、分階段的施工組織設計。
(二)施工組織設計必須經上一級技術負責人進行審批加蓋公章方為有效，并須填寫施工組織設計審批表(合同另有規(guī)定的，按合同要求辦理)。在施工過程中發(fā)生變更時，應有變更審批手續(xù)。
(三)施工組織設計應包括下列主要內容：
1、工程概況：工程規(guī)模、工程特點、工期要求、參建單位等。
2、施工平面布置圖。
3、施工部署和管理體系：施工階段、區(qū)劃安排;進度計劃及工、料、機、運計劃表和組織機構設置。組織機構中應明確項目經理、技術責任人、施工管理負責人及其它各部門主要責任人等。
4、質量目標設計：質量總目標、分項質量目標，實現質量目標的主要措施、辦法及工序、部位、單位工程技術人員名單。
5、施工方法及技術措施(包括冬、雨季施工措施及采用的新技術、新工藝、新材料、新設備等)。
6、安全措施。
7、文明施工措施。
8、環(huán)保措施。
9、節(jié)能、降耗措施。
10、模板及支架、地下溝槽基坑支護、降水、施工便橋便線、構筑物頂推進、沉井、軟基處理、預應力筋張拉工藝、大型構件吊運、混凝土澆注、設備安裝、管道吹洗等專項設計。
第十四條
施工圖設計文件會審、技術交底。
(一)工程開工前，應由建設單位組織有關單位對施工圖設計文件進行會審并按單位工程填寫施工圖設計文件會審記錄。設計單位應按施工程序或需要進行設計交底。設計交底應包括設計依據、設計要點、補充說明、注意事項等，并做交底紀要。
(二)施工單位應在施工前進行技術交底。各種交底的文字記錄，應有交底雙方簽認手續(xù)。
第十五條
原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠質量合格證書、出廠檢(試)驗報告及復試報告。
(一)一般規(guī)定
1、必須有出廠質量合格證書和出廠檢(試)驗報告，并歸入施工技術文件。
2、合格證書、檢(試)驗報告為復印件的必須加蓋供貨單位印章方為有效，并注明使用工程名稱、規(guī)格、數量、進場日期、經辦人簽名及原件存放地點。
3、凡使用新技術、新工藝、新材料、新設備的，應有法定單位鑒定證明和生產許可證。產品要有質量標準、使用說明和工藝要求。使用前應按其質量標準進行檢(試)驗。
4、進入施工現場的原材料、成品、半成品、構配件，在使用前必須按現行國家有關標準的規(guī)定抽取試樣，交由具有相應資質的檢測、試驗機構進行復試，復試結果合格方可使用。
5、對按國家規(guī)定只提供技術參數的測試報告，應由使用單位的技術負責人依據有關技術標準對技術參數進行判別并簽字認可。
6、進場材料凡復試不合格的，應按原標準規(guī)定的要求再次進行復試，再次復試的結果合格方可認為該批材料合格，兩次報告必須同時歸入施工技術文件。
7、必須按有關規(guī)定實行見證取樣和送檢制度，其記錄、匯總表納入施工技術文件。
8、總含堿量有要求的地區(qū)，應對混凝土使用的水泥、砂、石、外加劑、摻合料等的含堿量進行檢測，并按規(guī)定要求將報告納入施工技術文件。
(二)水泥
1、水泥生產廠家的檢(試)驗報告應包括后補的28天強度報告。
2、水泥使用前復試的主要項目為：膠砂強度、凝結時間、安定性、細度等。試驗報告應有明確結論。
(三)鋼材(鋼筋、鋼板、型鋼)
1、鋼材使用前應按有關標準的規(guī)定，抽取試樣做力學性能試驗;當發(fā)現鋼筋脆斷，焊接性能不良或力學性能顯著不正常等現象時，應對該批鋼材進行化學成分檢驗或其它專項檢驗;如需焊接時，還應做可焊接性試驗，并分別提供相應的試驗報告。
2、預應力混凝土所用的高強鋼絲、鋼絞線等張拉鋼材，除按上述要求檢驗外，不定期應按有關規(guī)定進行外觀檢查。
3、鋼材檢(試)驗報告的項目應填寫齊全，要有試驗結論。
(四)瀝青
瀝青使用前復試的主要項目為：延度、針入度、軟化點、老化、粘附性等(視不同的道路等級而定)。
(五)涂料
防火涂料應具有經消防主管部門的認定證明材料。
(六)焊接材料
應有焊接材料與母材的可焊性試驗報告。
(七)砌塊(磚、料石、預制塊等)
用于承重結構時，使用前復試項目為：抗壓、抗折強度。
(八)砂、石
工程所使用的砂、石應按規(guī)定批量取樣進行試驗。試驗項目一般有：篩分析、表觀密度、堆積密度和緊密密度、含泥量、泥塊含量、針狀和片狀顆粒的總含量等。結構或設計有特殊要求時，還應按要求加做壓碎指標值等相應項目試驗。
(九)混凝土外加劑、摻合料
各種類型的混凝土外加劑、摻合料使用前，應按相關規(guī)定中的要求進行現場復試并出具試驗報告和摻量配合比試配單。
(十)防水材料及粘接材料
防水卷材、涂料、填縫、密封、粘接材料，瀝青馬蹄脂、環(huán)氧樹脂等應按國家相關規(guī)定進行抽樣試驗，并出具試驗報告。
(十一)防腐、保溫材料
其出廠質量合格證書應標明該產品質量指標、使用性能。
(十二)石灰
石灰在使用前就按批次取樣，檢測石灰的氧化鈣和氧化鎂含量。
(十三)水泥、石灰、粉煤灰燈混合料
1、混合料的生產單位按規(guī)定，提供產品出廠質量合格證書。
2、連續(xù)供料時，生產單位出具合格證書的有效期最長不得超過7天。
(十四)瀝青混合料
瀝青混合料生產單位應按同類型、同配比、每批次至少向施工單位提供一份產品質量合格證書。連續(xù)生產，每20xx噸提供一次。
(十五)商品混凝土
1、商品混凝土生產單位應按同配比、同批次、同強度等級提供出廠質量合格證書。
2、總含堿量有要求的地區(qū)，應提供混凝土堿含量報告。
(十六)管材、管件、設備、配件
1、廠(場)、站工程成套設備應有產品質量合格證書、設備安裝使用說明等。工程竣工后整理歸檔。
2、廠(場)、站工程的其它專業(yè)設備及電氣安裝的材料、設備、產品按現行國家或待業(yè)相關規(guī)范、規(guī)程、標準要求進行進場檢查、驗收，并留有相應文字記錄。
3、進口設備必須配有相關內容的中文資料。
4、上述1、2兩項供應廠家應提供相關的檢測報告。
5、混凝土管、金屬管生產廠家應提供有關的強度、嚴密性、無損探傷的檢測報告。施工單位應依照有關標準進行檢查驗收。
(十七)預應力混凝土張拉材料
1、應有預應力錨具、連接器、夾片、金屬波紋管等材料的出廠檢(試)驗報告及復試報告。
2、設計或規(guī)范有要求的橋梁預應力錨具，錨具生產廠家及施工單位應提供錨具組裝件的靜載錨固性能試驗報告。
(十八)混凝土預制構件
1、鋼筋混凝土及預應力鋼筋混凝土梁、板、墩、柱、擋墻板等預制構件生產廠家，應提供相應的能夠證明產品質量的基本質量保證資料。如：鋼筋原材復試報告、焊(連)接檢驗報告;達到設計強度值的混凝土強度報告(含28天標養(yǎng)及同條件養(yǎng)護的);預應力材料及設備的檢驗、標定和張拉資料等。
2、一般混凝土預制構件如欄桿、地袱、掛板、防撞墩、小型蓋板、檢查井蓋板、過梁、緣石(側石)、平石、方磚、樹池砌件等，生產廠家應提供出廠合格證書。
3、施工單位應依照有關標準進行檢查驗收。
(十九)鋼結構構件
1、做為主體結構使用的鋼結構構件，生產廠家應依照本規(guī)定提供相應的能夠證明產品質量的基本質量保證資料。如：鋼材的復試報告、可焊性試驗報告;焊接(縫)質量檢驗報告;連接件的檢驗報告;機械連接記錄等。
2、施工單位應依照有關標準進行檢查驗收。
(二十)各種地下管線的各類井室的井圈、井蓋、踏步等，應有生產單位出具的質量合格證書
(二十一)支座、變形裝置、止水帶產品應有出廠質量合格證書和設計有要求的復試報告
第十六條
施工檢(試)驗報告
(一)凡有見證取樣及送檢要求的，應有見證記錄、有見證試驗匯總表。
(二)壓實度(密度)、強度試驗資料
1、填土、路床壓實度(密度)資料
(1)有按土質種類做的最大干密度與最佳含水量試驗報告。
(2)有按質量標準分層、分段取樣的填土壓實度試驗記錄。
2、道路基層壓實度和強度試驗資料
(1)石灰類、水泥類、二灰類等無機混合料基層的標準擊實試驗報告。
(2)有按質量標準分層分段取樣的壓實度試驗記錄。
(3)道路基層強度試驗報告。
A、石灰類、水泥類、二灰類等無機混合料應有石灰、水泥實際劑量的檢測報告。
B、石灰、水泥等無機穩(wěn)定土類道路基層應有7天齡期的無側限抗壓強度試驗報告。
C、其它基層強度試驗報告。
3、道路面層壓實度資料
(1)有瀝青混合料廠提供的標準密度。
(2)有按質量標準分層取樣的實測干密度。
(3)有路面彎沉試驗報告。
(三)水泥混凝土抗壓、抗折強度，抗?jié)B、抗凍性能試驗資料
1、應有試配申請單和有相應資質的試驗室簽發(fā)的配合比通知單。施工中如果材料發(fā)生變化時，應有修改配合比的通知單。
2、應有按規(guī)范規(guī)定組數的試塊強度試驗資料和匯總表。
(1)標準養(yǎng)護試塊28天抗壓強度試驗報告。
(2)水泥混凝土橋面和路面應有28天標養(yǎng)的抗壓、抗折強度試驗報告。
(3)結構混凝土應有同條件養(yǎng)護試塊抗壓強度試驗報告作為拆模、卸支架、預應力張拉、構件吊運、施加臨時荷載等的依據。
(4)冬季施工混凝土，應有檢驗混凝土抗凍性能的同條件養(yǎng)護試塊抗壓強度試驗報告。
(5)主體結構，應有同條件養(yǎng)護試塊抗壓強度試驗報告，以驗證結構物實體強度。
(6)當強度未能達到設計要求而采取實物鉆芯取樣試壓時，應同時提供鉆芯試壓報告和原標養(yǎng)試塊抗壓強度試驗報告。如果混凝土鉆芯取樣試壓強度仍達不到設計要求時，應由設計單位提供經設計負責人簽署并加蓋單位公章的處理意見資料。
3、凡設計有抗?jié)B、抗凍性能混凝土，除應有抗壓強度試驗報告外，還應有按規(guī)范規(guī)定組數標養(yǎng)的抗涌、抗凍試驗報告。
4、商品混凝土應以現場制作的標養(yǎng)28天的試塊抗壓、抗折、抗?jié)B、抗凍指標作為評定的依據，并應在相應試驗報告上標明商品混凝土生產單位名稱、合同編號。
5、應有按現行國家標準進行的強度統計評定資料。(水泥混凝土路面、橋面要有抗折強度評定資料)
(四)砂漿試塊強度試驗資料
1、有砂漿試配申請單、配比通知單和強度試驗報告。
2、預應力孔道壓漿每一工作班留取不少于三組的.7.07*7.07*7.07立方米試件，其中一組作為標準養(yǎng)護28天的強度資料，其余二級做移運和吊裝時強度參與值資料。
3、有按規(guī)定要求的強度統計評定資料。
4、使用瀝青馬蹄脂、環(huán)氧樹脂砂漿等粘接材料，應有配合比通知單和試驗報告。
(五)鋼筋焊、連接檢(試)驗資料
1、鋼筋連接接頭采用焊接方式或采用錐螺紋、套管等機械連接接頭方式的，均應按有關規(guī)定進行現場條件下連接性能試驗，留取試驗報告。報告必須對抗彎、抗增試驗結果有明確結論。
2、試驗所用的焊(連)接試件，應從外觀檢查合格后的成品中切取，數量要滿足現行國家規(guī)范規(guī)定。試驗報告后應附有效的焊工上崗證復印件。
3、委托外加工的鋼筋，其加工單位應向委托單位提供質量合格證書。
(六)鋼結構、鋼管道、金屬容器等及其它設備焊接檢(試)驗資料應按國家相關規(guī)范執(zhí)行
(七)樁基礎應按有關規(guī)定，做檢(試)驗并出具報告
(八)檢(試)驗報告應由具有相應資質的檢測、試驗機構出具
第十七條
施工記錄
(一)地基與基槽驗收記錄
1、地基與基槽驗收時，應按下列要求進行記錄：
(1)核對其位置、平面尺寸、基底標高等內容，是否符合設計規(guī)定。
(2)核對基底的土質和地下水情況，是否與勘察報告相一致。
(3)對于深基礎，還應檢查基坑對附近建筑物、道路、管線等是否存在不利影響。
2、地基需處理時，應由設計、勘察部門提出處理意見，并繪制處理的部位、尺寸、標高等示意圖。處理后，應按有關規(guī)范和設計的要求，重新組織驗收。
一般基槽驗收記錄可用隱蔽工程驗收記錄代替。
(二)樁基施工記錄
1、樁基施工記錄應附有樁位平面示意圖。分包樁基施工的單位，應將施工記錄全部移交給總包單位。
2、打樁記錄
(1)有試樁要求的應有試樁或試驗記錄。
(2)打樁記錄應記入樁的錘擊數、貫入度、打樁過程中出現的異常情況等。
3、鉆孔(挖孔)灌注樁記錄
(1)鉆孔樁(挖孔樁)鉆進記錄。
(2)成孔質量檢查記錄。
(3)樁混凝土灌注記錄。
(三)構件、設備安裝與調試記錄
1、鋼筋混凝土大型預制構件、鋼結構等吊裝記錄。內容包括：構件類別、編號、型號、位置、連接方法、實際安裝偏差等，并附簡圖。
2、廠(場)、站工程大型設備安裝調試記錄。內容包括：
(1)設備安裝設計文件。
(2)設備安裝記錄：設備名稱、編號、型號、安裝位置、簡圖、連接方法、允許安裝偏差和實際偏差等。特種設備的安裝記錄還應符合有關部門及行業(yè)規(guī)范的規(guī)定。
(3)設備調試記錄。
(四)施加預應力記錄
1、預應力張拉設計數據和理論張拉伸長值計算資料。
2、預應力張拉原始記錄。
3、預應力張拉設備——油泵、千斤頂、壓力表等應有由法定計量檢測單位進行校驗的報告和張拉設備配套標定的報告并繪有相應的P—T曲線。
4、預應力孔道灌漿記錄。
5、預留孔道實際摩阻值的測定報告書。
6、孔位示意圖，其孔(束)號、構件編號與張拉原始記錄一致。
(五)沉井下沉時，應填寫沉井下沉觀測記錄
(六)混凝土澆注記錄
凡現場澆注C20(含)強度等級以上的結構混凝土，均應填寫混凝土澆注記錄。
(七)管道、箱涵頂推進記錄
(八)構筑物沉降觀測記錄(設計有要求的要做沉降觀測記錄)。
(九)施工測溫記錄
(十)其它有特殊要求的工程，如廠(場)、站工程的水工構筑物，防水、鋼結構及管道工程的保溫等工程項目，應按有關規(guī)定及設計要求，提供相應的施工記錄。
第十八條
測量復核及預檢記錄
(一)測量復核記錄
1、施工前建設單位應組織有關單位向施工單位進行現場交樁。施工單位應根據交樁記錄進行測量復核并留有記錄。
2、施工設置的臨時水準點、軸線樁及構筑物施工的定位樁、高程樁的測量復核記錄。
3、部位、工序的測量復核記錄。
4、應在復核記錄中繪制施工測量示意圖，標注測量與復核的數據及結論。
(二)預檢記錄
1、主要結構的模板預檢記錄，包括幾何尺寸、軸線、標高、預埋件和預留孔位置、模板牢固性和模內清理、清理口留置、脫模齊涂刷等檢查情況。
2、大型構件和設備安裝前的預檢記錄應有預埋件、預留孔位置、高程、規(guī)格等檢查情況。
3、設備安裝的位置檢查情況。
4、非隱蔽管道工程的安裝檢查情況。
5、補償器預拉情況、補償器的安裝情況。
6、支(吊)架的位置、各部位的連接方式等檢查情況。
7、油漆工程。
第十九條
隱蔽工程檢查驗收記錄
凡被下道工序、部位所隱蔽的，在隱蔽前必須進行質量檢查，并填寫隱蔽工程檢查驗收記錄。隱蔽檢查的內容應具體，結論應明確。驗收手續(xù)應及時辦理，不得后補。需復驗的要辦理復驗手續(xù)。
第二十條
工程質量檢驗評定資料
(一)工序施工完畢后，應按照質量檢驗評定標準進行質量檢驗與評定，及時填寫工作質量評定表。表中內容應填寫齊全，簽字手續(xù)完備規(guī)范。
(二)部位工程完成后應匯總該部位所有工序質量評定結果。進行部位工程質量等級評定。簽字手續(xù)完備、規(guī)范。
(三)單位工程完成后，由工程項目負責人主持，進行單位工程質量評定，填寫單位工程質量評定表。由工程項目負責人和項目技術負責人簽字，加蓋公章作為竣工驗收的依據之一。
第二十一條
功能性試驗記錄
(一)一般規(guī)定
功能性試驗是對市政基礎設施工程在交付使用之前所進行的使用功能的檢查。功能性試驗按有關標準進行，并有有關單位參加，填寫試驗記錄，由參加各方簽字，手續(xù)完備。
(二)市政基礎設施工程功能試驗主要項目一般包括：
1、道路工程的彎沉試驗。
2、無壓力管道嚴密性試驗。
3、橋梁工程設計有要求的動、靜載試驗。
4、水池滿水試驗。
5、消化池氣密性試驗。
6、壓力管道的強度試驗、嚴密性試驗和通球試驗等。
7、其它施工項目如設計有要求，按規(guī)定及有關規(guī)范做使用功能試驗。
第二十二條
質量事故報告及處理記錄
發(fā)生質量事故，施工單位應立即填寫工程質量事故報告，質量事故處理完畢后須填寫質量事故處理記錄。工程質量事故報告及質量事故處理記錄歸入施工技術文件。
第二十三條
設計變更通知單、洽商記錄
設計變更通知單、洽商記錄是施工圖的補充和修改，應在施工前辦理。內容應明確具體，必要時附圖。
(一)設計變更通知單，必須由原設計人和設計單位負責人簽字并加蓋設計單位印章方為有效。
(二)洽商記錄必須有參建各方共同簽認方為有效。
(三)設計變更通知單、洽商記錄應原件存檔。如用復印件存檔時，應注明原件存放處。
(四)分包工程的設計變更、洽商，由工程總包單位統一辦理。
第二十四條
竣工總結與竣工圖
(一)竣工總結主要應包括下列內容：工程概況;竣工的主要工程數量和質量情況;使用了何種新技術、新工藝、新材料、新設備;施工過程中遇到的問題及處理方法;工程中發(fā)生的主要變更和洽商;遺留的問題及建議等。
(二)竣工圖
1、工程竣工后應及時進行竣工圖的整理。繪制竣工圖須遵照以下原則：
(1)凡在施工中，按圖施工沒有變更的，在新的原施工圖上加蓋“竣工圖”的標志后，可作為竣工圖。
(2)無大變更的，應將修改內容按實際發(fā)生的描繪在原施工圖上，并注明變更或洽商編號，加蓋“竣工圖”標志后作為竣工圖。
(3)凡結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及其它重大改變;或雖非重大變更，但難以原施工圖上表示清楚的，應重新繪制竣工圖。
2、改繪竣工圖，必須使用不褪色的黑色繪圖墨水。
第二十五條
竣工驗收
(一)工程竣工報告
工程竣工報告是由施工單位對已完工程進行檢查，確認工程質量符合有關法律、法規(guī)和工程建設強制性標準，符合設計及合同要求而提出的工程告竣文書。該報告應經項目經理和施工單位有關負責人審核簽字加蓋單位公章。
實行監(jiān)理的工程，工程竣工報告必須經總監(jiān)理工程師簽署意見。
(二)工程竣工驗收證書
第四章組卷方法和要求
第二十六條
施工技術文件要按單位工程進行組卷。文件材料較多時可以分冊裝訂。
第二十七條
卷內文件排列順序一般為封面、目錄、文件材料和備考表。
(一)文件封面應具有工程名稱、開竣工日期、編制單位、卷冊編號、單位技術負責人和法人代表或法人委托人簽字并加蓋單位公章。
(二)文件材料部分排列宜按以下順序
1、施工組織設計
2、施工圖設計文件會審、技術交底記錄
3、設計變更通知單、洽商記錄
4、原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠質量合格證書，出廠檢(試)驗報告和復試報告(須一一對應)。
5、施工試驗資料
6、施工記錄
7、測量復核及預檢記錄
8、隱蔽工程檢查驗收記錄
9、工程質量檢驗評定資料
10、使用功能試驗記錄
11、事故報告
12、竣工測量資料
13、竣工圖
14、工程竣工驗收文件
注：對于設備安裝工程可參照上述順序組卷
第二十八條
案卷規(guī)格及圖紙折疊方式按城建檔案管理部門要求辦理。
第五章附則
第二十九條
各省、自治區(qū)、直轄市人民政府建設行政主管部門可根據本規(guī)定制定實施細則。
第三十條
本規(guī)定由建設部負責解釋
第三十一條
自本規(guī)定發(fā)布之日起，原《市政工程施工技術資料管理規(guī)定》建城[1994]469號同時廢止。
附：市政基礎設施工程施工技術文件主要項目統一規(guī)定表格、表式(略)
文件管理制度8
1目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規(guī)范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標準作出明確規(guī)定，實現公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。
2適用范圍
適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。
3職責
3.1公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執(zhí)行的指導及監(jiān)督。
3.2總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規(guī)文件、政府相關外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.3各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。
3.4文件編制、審批、發(fā)布的權責
3.4.1總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發(fā)文（通知、通告）等文件。
3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。
3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度文件。
3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導書等文件。
3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規(guī)范、產品技術標準、產品設計開發(fā)輸出文件（設計圖樣、產品BOM、檢驗標準、規(guī)范測試）等文件。
3.4.7工廠負責制定產品BOM、產品工藝文件、操作規(guī)程、生產作業(yè)指導書等文件（由打樣工廠負責）。
3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。
3.4.9公司及各部門文件分發(fā)布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。
3.5質量體系文件的編制、審核、批準、發(fā)布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。
4.定義
4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。
4.2受控文件：需要對文件的分發(fā)、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。
4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規(guī)、標準、行業(yè)規(guī)范、客戶要求等）
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1文件屬性分類
�。�1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的`文件。
�。�2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。
（3）管理性文件：公司管理規(guī)章制度、工作流程、規(guī)范/規(guī)定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發(fā)流程等。
（4）技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等。
（5）外來文件：國家有關法律、法規(guī)、國家/行業(yè)標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。
5.1.2文件階層分類
（1)一階文件：公司章程、公司經營規(guī)劃/計劃、質量手冊。
�。�2)二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。
�。�3)三階文件：管理制度、規(guī)范/規(guī)定、設計文件、技術規(guī)程、作業(yè)指導書、外來文件等。
�。�4)四階文件：各記錄表單、報表等。
5.1.3文件密級分類
�。�1）絕密文件：直接涉及到公司經營決策并影響公司權益的核心文件，如公司經營方針、戰(zhàn)略與重大經營舉措；公司內部重大改革、重大研發(fā)項目資料；產品原理圖、總圖、源代碼及關鍵技術資料；公司財務總體狀況資料。
�。�2）機密文件：
a、公司尚未付諸實施的中長期經營規(guī)劃、經營/產品項目、經營決策及經營能力配置。
b、各階段的營銷政策及商務、服務策略。
c、公司內部掌握的合同書、協議書、意向書、招標文件及可行性報告、重要會議記錄。
d、公司財務預、決算報告及內部經營指標、各類經營情況分析。
e、研發(fā)輸出的產品標準、產品零部件圖紙、編譯后程序、技術論文、產品成本核算資料。
f、公司計算機網絡資料及所涉及公司經營管理的重要資料。
（3）秘密文件
a、公司所掌握的尚未進入市場或尚未公布的各類信息統計數據。
b、公司員工人事檔案、人員統計資料及統計報表、薪資標準、調薪計劃、工資/勞務收入等有關資料。
c、公司機構設置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務任免、人事考核、任用、調動、獎懲信息。
d、供應商檔案、采購合同/價格協議、商務談判記錄等。
e、客戶檔案、銷售合同/價格協議、商品需求及報價信息、商務談判記錄。
f、產品材料明細表、技術規(guī)范、經驗規(guī)程、各類工藝文件。
g、各類印章（含印模）和重要證件。
�。�4）無密級文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。
5.1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。
5.2文件標識與編號
5.2.1文件標識
（1）受控的質量體系、管理性文件，其封面和正文頁面均加蓋紅色“受控”文件專用印章（正本原稿除外），并標明分發(fā)號。
�。�2）正式發(fā)布的行政性文件，應加蓋紅色公司或部門印章。
�。�3）質量體系文件、管理性文件發(fā)布時，應在文件封面及正文頁腳處標明版本/修訂狀態(tài)標識。版本狀態(tài)用A、B、C順延表示；修訂狀態(tài)用0、1、2、3順延表示。
�。�4）技術類文件的受控標識及版本/修訂狀態(tài)標識，依《技術文件管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。
�。�5）有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”標識。
�。�6）無紅色印章標識的文件不得在公司內作為正式的工作依據使用，一經發(fā)現，予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進行處置。
�。�7）失效或作廢文件需要留作參考時，文件持有人應到原發(fā)文部門辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章。
5.2.2文件編號規(guī)則
文件管理制度9
一、總則
(一)為適應公司規(guī)范化、科學化管理需要，做好公司紅頭文件管理工作，根據公司實際情況修訂本制度。
(二)紅頭文件是接收傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復等問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具，必須認真做好管理，有效為公司發(fā)展服務。
(三)綜合辦公室是公司紅頭文件處理工作的管理部門，負責公司紅頭文件的收發(fā)、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，對各部門的紅頭文件處理進行檢查指導和監(jiān)督管理。
(四)紅頭文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。
二、公司紅頭文件使用范圍和紅頭文件代號
(一)規(guī)定。
紅頭文件代號為“規(guī)”。用于發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強制性行政措施。
(二)決定、決議。
紅頭文件代號為“決”。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。
(三)通知、通報。
紅頭文件代號為“通”。轉發(fā)上級機關紅頭文件，批轉下級紅頭文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”；表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用“通報”。
(四)請示、報告。
紅頭文件代號為“請”。向上級請求批示與批準，用“請示”；向上級匯報工作、反映和說明情況、提出建議，用“報告”。
(五)批復。
紅頭文件代號為“復”。用于答復請示事項。
(六)聯系函。
紅頭文件代號為“函”。用于商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等。
(七)會議紀要。
紅頭文件代號為“紀”。用于傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守。
(八)任免。
紅頭文件代號為用于對公司經營管理各崗位職務、職稱等進行任免。
三、紅頭文件分類編號和紅頭文件編碼
(一)公司發(fā)文，一定要由綜合辦公室統一按照紅頭文件使用范圍標注紅頭文件分類編號。
1.以公司董事會名義發(fā)文，以“永青董字A【20BB】C號”進行編號；
2.以公司行政名義發(fā)文，以“永青公司字A【20BB】C號”進行編號；
3.以公司黨委名義發(fā)文，以“永青黨字A【20BB】C號”進行編號；
4.以公司紀委名義發(fā)文，以“永青紀字A【20BB】C號”進行編號；
5.以公司工會名義發(fā)文，以“永青工會字A【20BB】C號”進行編號；
6.以公司監(jiān)事會名義發(fā)文，以“永青監(jiān)字A【20BB】C號”進行編號；
(二)公司發(fā)文和收文，一定要由綜合辦公室統一進行紅頭文件編碼，發(fā)文和收文分別以發(fā)【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE進行編碼管理。
(三)字母釋義。
A：為紅頭文件代號，如“規(guī)、決、通、請、復、函、紀、任”；
【20BB】：為所發(fā)紅頭文件的年份，如“【20xx】”；
C號：為本年度所發(fā)紅頭文件的順序號，如“1號”。
DD：為月份，如“01”；
EEEE：為本年度所收紅頭文件的順序號，如“0001”。
四、紅頭文件內容
(一)紅頭文件內容一般由密級、緊急程度、標題、發(fā)文字號（分類編號）、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主送機構（部門）、抄報（送）機構（部門）、印發(fā)部門和時間等部份組成。
(二)密級分為“A級”、“B級”、“C級”。
(三)緊急程度分為“特急”、“緊急”、“普通”。
(四)紅頭文件標題應準確、簡要概括紅頭文件的主要內容。
(五)發(fā)文字號包括代號、年份、順序號。
(六)公司對內發(fā)紅頭文件對全公司具有效力，對外發(fā)紅頭文件代表公司的整體意志。
(七)紅頭文件應在首頁注明簽發(fā)人姓名。
(八)紅頭文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
(九)發(fā)文機構（部門）必須注明全稱。
(十)多頁紅頭文件應標明頁碼。
(十二)紅頭文件須經蓋章方為有效。紅頭文件一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的.事項的宣告，日常的程序性、流程性文檔則應以信息聯絡單、報告、簡報等形式流轉，避免隨意發(fā)文，發(fā)文由綜合辦公室統一進行編碼，確保唯一性。
五、紅頭文件排版格式
(一)紅頭文件首頁套印公司統一文頭，紅頭文件最后一頁頁腳應注明：主題詞、印發(fā)日期、印發(fā)份數等內容。
(二)紙型一般采用A4紙。面頁設置：上頁邊距2.5CM、下頁邊距2.0CM、左頁邊距2.5CM、右頁邊距2.0CM。
(三)字體規(guī)定。文頭：公司名稱，仿宋體紅色一號字；文號，宋體黑色四號字；紅頭文件名稱，黑體黑色小二號字；紅頭文件臺頭稱謂及一級標題，黑體黑色四號字；紅頭文件正文，宋體黑色小四號字；紅頭文件頁腳，楷體黑色四號字。
(四)行間距1.5倍、字符間距標準。
六、收文
(一)所有收到的外來紅頭文件均交綜合辦公室專人收辦，并統一拆封、編號、登記，及時報領導簽批并送相關部門處理。
(二)收文辦理程序：綜合辦公室登記、分發(fā)→領導簽批→各部門承辦→綜合辦公室催辦→立卷→歸檔→銷毀。
(三)收文的管理。
1.紅頭文件的簽收。通過各渠道收到的紅頭文件（除公司領導親啟的除外）均由綜合辦公室專人簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要紅頭文件由專職機要員簽收管理）后，由綜合辦公室專人統一拆封、編號、登記。對上級機要部門發(fā)來的紅頭文件，由專職機要員進行信封、紅頭文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯紅頭文件的文號。
2.紅頭文件的編號保管。綜合辦公室文件管理員對收到紅頭文件后應及時附上“紅頭文件專用處理簽”，并分類編碼、登記、傳閱、存檔。
3.本公司外出人員開會帶回的紅頭文件及資料應及時送交綜合辦公室進行分類編碼、登記、傳閱、存檔，不得個人保存。
七、發(fā)文
(一)發(fā)文辦理程序。
1.董事會發(fā)文：
董事會秘書擬稿→董事長核準→綜合辦公室統一編號、編碼、登記→打印→蓋章→發(fā)文→備案。
文件管理制度10
第一條 管理要點
1、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內容等信息;措辭規(guī)范，表達無歧義。
4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條 制度規(guī)范
1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2、 公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發(fā)。
4、 凡寄至公司的.文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批準后方可借閱。
7、 辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。
8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀，需上報行政人事主管簽字批準，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、 借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
文件管理制度11
為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。
第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業(yè)務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業(yè)務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
2、長期保存。凡是在相當長時間內需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
3、短期保存。凡是在較短時間內需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。
第十條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內文件的排列。檔案袋內文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第十二條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務完成后，相關部門一個月內要將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定后，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級文件、通知，人事調動材料，在落實好文件精神或辦好調動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定后，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔文件、材料必須系統齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的`原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。
3、調閱一般檔案由教導處主任批準。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、復制檔案時，應征得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發(fā)現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管領導報告，按有關規(guī)定處理。
3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平時匯集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑒定與銷毀
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑒定銷毀領導小組，負責學校檔案鑒定、銷毀。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據。
第二十三條銷毀檔案程序
1、對已到保管期限的檔案，經鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。
2、會計檔案的銷毀，應經上級主管部門的批準。
3、其他檔案銷毀應由學校鑒定領導小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。
4、銷毀的文件要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規(guī)，嚴格遵守國家統一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關保密規(guī)章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執(zhí)行保密制度，認真履行借閱手續(xù)。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。
文件管理制度12
一、嚴格履行保密職責,嚴守秘密,責任分明。
二、有專人負責領取密級文件,并由a、b角負責公務網的文件接收,并及時做好收文登記(并注明密級)、編號、傳遞、簽收、保管等工作。
三、將已閱處的保密文件及時放入專用保密箱,確保文件的。
四、保密文件采取專用文件夾進行傳閱,注明周轉時間、文件編號、文件件數,嚴格辦理閱讀者簽名手續(xù)。
五、嚴格按規(guī)定控制傳閱范圍,每個環(huán)節(jié)都嚴格把關,確保文件在每個環(huán)節(jié)的'安全。
六、嚴格做好不復印保密文件,不擅自擴大傳閱范圍,不自行橫傳、不隨意摘抄密件內容,不向傳閱范圍之外的人員談論密件內容,真正做到將其泄密可能降到最低。
七、按規(guī)定及時清退密級文件。
八、按規(guī)定統一上交保密廢紙。
文件管理制度13
一、目的
為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規(guī)范并確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司安全生產相關的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業(yè)主要負責人負責批準、發(fā)布安全、環(huán)保、職業(yè)健康等有關管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發(fā)放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷毀，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發(fā)。
3、安全環(huán)保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規(guī)程、作業(yè)指導書、事故應急救援預案、記錄匯編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等的收集、整理、匯總及發(fā)放。
4、職能部門負責職責范圍內文件的編制、審核，對職責范圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規(guī)范性進行指導及監(jiān)督，負責保管職責范圍內檔案的收集、保管和統計工作。
四、管理要求
1、安全生產相關文件的分類
�。�1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
�。�3）安全投入；
（4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
�。�7）作業(yè)安全；
�。�8）隱患排查；
�。�9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
�。�11）應急救援；
�。�12）事故調查、報告和處理；
�。�13）績效評定和持續(xù)改進。
2、安全生產相關文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規(guī)程、作業(yè)指導書、記錄等文件的編號由安全保衛(wèi)科負責，按管理體系要求統一進行編號控制。
安全生產相關文件分為“受控”和“非受控”，并以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控”文件交回文件發(fā)放部門。文件持有人不得私自復制文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。
國家標準、行業(yè)標準、各級政府主管部門及上級單位下發(fā)的文件、規(guī)定等采用原名稱及原編號。
3、安全生產相關文件的編制、審核和批準
安全相關管理體系文件由安全保衛(wèi)科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責范圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業(yè)已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經審核并確定發(fā)放范圍后，由企業(yè)主要負責人批準發(fā)布。
4、安全生產相關文件的發(fā)放
行政辦公室負責安全生產相關文件的相關登記、發(fā)放工作，并填寫文件清單以便于核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。
安全生產相關文件的發(fā)放范圍由行政辦公室提出，企業(yè)主管領導或主要負責人批準后，由xx發(fā)放。
安全生產相關文件的發(fā)放、回收均要填制文件發(fā)放、回收記錄。企業(yè)建立局域網并實行無紙化辦公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發(fā)。
政策性方面主要的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范、規(guī)章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填制法律、法規(guī)與其他要求清單。
5、安全生產相關文件的評審、修訂
企業(yè)安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規(guī)章制度、安全操作規(guī)程、應急預案等的適用性、可操作性、合規(guī)性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善后按原審批程序進行發(fā)布。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人采用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，采取換頁的方式進行并標注修改次數。安全生產相關文件的版次號從1開始順序標注。當文件出現重大或多次修訂、機構發(fā)生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，并做出相應的換版標注。
所有安全生產相關文件的修訂方式由安全保衛(wèi)科在文件修訂記錄注明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產相關文件的領用、借閱和復制
安全生產相關文件領用人應在發(fā)放記錄中簽字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發(fā)放部門提出申請后，以舊換新。若發(fā)生文件遺失，由遺失單位提出申請，經行政辦公室負責人審批同意后方可補發(fā)。
內外部人員借閱與安全管理體系有關的文件時，應填寫文件借閱復制記錄，由行政辦公室負責人批準；內外部人員需復制安全管理體系文件時，由分管領導批準。
7、安全生產相關記錄的格式設計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制并經部門負責人審批后交安全保衛(wèi)部備案。
記錄表格樣式的設計應能充分反映規(guī)定的活動，滿足支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、說明等。
安全生產相關記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意涂改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜杠（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改后的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產相關文件保管、作廢與銷毀
安全生產相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產相關文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產相關文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發(fā)放部門提出申請經領導批準后方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的`加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷毀的作廢文件，由原發(fā)放部門填寫文件記錄銷毀清單，經分管領導批準后方可銷毀。方式有：撕毀、燒毀、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產檔案的分類
歸檔材料應是在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規(guī)章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：
�。�1）安全生產目標；
�。�2）機構和職責；
（3）安全投入；
�。�4）法律法規(guī)和管理制度；
�。�5）培訓教育；
�。�6）設備設施、工藝信息；
（7）作業(yè)安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監(jiān)控；
�。�10）職業(yè)健康；
（11）應急救援；
�。�12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續(xù)改進。
10、安全生產檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規(guī)范，反映企業(yè)安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。
歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
11、安全生產歸檔時間
各部門在安全生產活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。
12、安全生產檔案保存期限
安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續(xù)后方可離崗。
13、安全生產檔案的利用
借閱、復制有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規(guī)辦理。
安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關系，既要保護企業(yè)的知識產權和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權益不受損害，又要充分發(fā)揮檔案的指導、借鑒等積極作用。在提供、利用、公布檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
14、相關記錄
文件清單
文件發(fā)放記錄
文件回收記錄
文件銷毀記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閱、復制記錄
文件管理制度14
工程部機房上墻文件:鑰匙管理制度
1、員工應牢記'安全第一'的原則,嚴格執(zhí)行各專業(yè)制定的'崗位職責,提高對各機房鑰匙管理重要性的認識。
2、工程部指定一名員工負責管理工程部所有的機房、辦公用房鑰匙的管理。在特殊情況時需動用備用鑰匙要經工程經理批準,用畢立即歸還。
3、員工在工作中對所管轄的機房鑰匙要進行妥善保管、存放,嚴格執(zhí)行鑰匙的交接制度。
4、工程部設備機房屬重點部位,員工在崗時不許私自將鑰匙轉借他人。
5、機房門鎖不能隨便更換,如門鎖損壞需更換或補配鑰匙時,要經過部門經理同意,并把備用鑰匙交辦公室一把。
6、鑰匙一旦丟失,應立即向部門報告,不允許丟失后不匯報,私自補配鑰匙。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
文件管理制度15
為加強公司職代會文件材料的收集、整理、歸檔，確保各類文件材料的完整，根據《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》等有關規(guī)定，制定本規(guī)定。
一、歸檔范圍
1.公司工會職代會、工會換屆、辦公會等會議的文件材料;
(1)通知、名單、議程、報告、領導人講話、大會發(fā)言、提案、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄、簡報及重要的照片、音像等文件材料;
(2)賀信、賀電、討論沒有通過的文件材料;
2.上級工委頒發(fā)的文件材料;
3.典型材料、代表發(fā)言、簡報、會議記錄;
4.原始記錄;
5.公司工會的請示與上級工委的批復;
6.公司工會工作的總結、報告;
7.公司勞動模范、先進工作者等文件材料;
8.處理員工來信來訪的文件材料;
9.上級工委與公司工會簽署的目標考核責任書;
10.工會管理規(guī)章制度、實施計劃、調研、報告、總結;
二、歸檔時間
1.文書檔案每季度整理一次。
2.每年的2月底前，由工會專責整理后，移交公司檔案室。
3.實物檔案根據實際情況自收到實物之日起1個月內移交公司檔案室。
三、歸檔要求
1.歸檔文件材料應完整、準確、系統，手續(xù)完備。
2.各種公文歸檔時，底稿應簽發(fā)齊全，必須有相關公司領導簽字、文件編號及用印。
3.歸檔的各種公文、統計年報等底稿及領導審改、閱批、簽發(fā)，應一律使用碳塑墨水或藍黑墨水的鋼筆、黑色簽字筆書寫。禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和純藍墨水筆。
4.歸檔的文件材料應字跡清晰、耐久，紙質應符合檔案保存要求。
5.在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)件與原件等合并一件裝訂。
6.歸檔文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，按有關規(guī)定排列。
7.歸檔的材料必須按規(guī)定的格式逐件填寫文件歸檔目錄，所有目錄需錄入計算機，整理完畢后將紙質目錄及電子目錄一同移交公司檔案室。
8.有關歸檔文件材料的'情況說明，應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將歸檔人、審核人的姓名和時間填上，以示負責。備考表應放置盒內尾頁。
9.歸檔文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應托裱，書寫材料不符合要求或字跡已擴散的應復制并與原件一并歸檔。歸檔材料應使用不銹鋼釘裝訂或三孔一線的方法裝訂。
10.榮譽檔案、音像檔案按照榮譽檔案、音像檔案歸檔要求執(zhí)行。
11.歸檔文件移交時，必須將對應的電子文件一同移交。
12.歸檔時擬定移交清冊，一式兩份，分別在清冊上簽字或蓋章。
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