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會(huì)議紀(jì)要的概念及結(jié)構(gòu)寫(xiě)法

時(shí)間:2022-06-05 18:22:04 會(huì)議紀(jì)要 我要投稿
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會(huì)議紀(jì)要的概念及結(jié)構(gòu)寫(xiě)法

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會(huì)議紀(jì)要的概念及結(jié)構(gòu)寫(xiě)法

  一、會(huì)議紀(jì)要的概念

  會(huì)議紀(jì)要是一種記載、傳達(dá)會(huì)議情況及議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性公文。它用于黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位召開(kāi)的工作會(huì)議、座談會(huì)、研討會(huì)等重要會(huì)議。

  會(huì)議紀(jì)要通過(guò)記載會(huì)議基本情況、會(huì)議成果、會(huì)議議定事項(xiàng),綜合概括地反映會(huì)議精神,以便與會(huì)者統(tǒng)一認(rèn)識(shí),會(huì)后全面如實(shí)地進(jìn)行傳達(dá)組織落實(shí)開(kāi)展工作的依據(jù)。同時(shí)會(huì)議紀(jì)要可以多向行文,具有上報(bào)、下達(dá)以及與同級(jí)機(jī)關(guān)進(jìn)行交流的作用;向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào),用以匯報(bào)會(huì)議情況,以便得到上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)工作的指導(dǎo);向同級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送,用以通報(bào)會(huì)議情況,以便得到同級(jí)機(jī)關(guān)的支持和配合;向下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送,用以傳達(dá)會(huì)議精神,以便下級(jí)機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行。

  會(huì)議紀(jì)要通常情況只印發(fā)到會(huì)的單位,視情況抄送有關(guān)的單位。為便于上級(jí)了解工作開(kāi)展情況,也要抄報(bào)上級(jí)主管部門(mén)。

  二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)

  (一)紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的宗旨、議程、會(huì)議紀(jì)錄、會(huì)議活動(dòng)情況等有關(guān)材料綜合整理出來(lái)的公文。在會(huì)議紀(jì)要中不能隨間篡改會(huì)議的基本精神,不能擅自增加或冊(cè)減會(huì)議的內(nèi)容,不能隨便更動(dòng)與會(huì)者議定的事項(xiàng),不能對(duì)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)進(jìn)行修改,也不需要對(duì)會(huì)議或會(huì)議的某項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行分析、評(píng)論。它要求如實(shí)地記載會(huì)議的基本情況,對(duì)會(huì)議存在的分歧意見(jiàn)和問(wèn)題等,也要真實(shí)、概括地予以反映。會(huì)議紀(jì)要具有紀(jì)實(shí)性特點(diǎn),因而具有歷史憑證的作用和查考利用的價(jià)值。

  (二)概括性。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄。會(huì)議記錄是由專(zhuān)人把會(huì)議的基本情況如實(shí)記錄下來(lái)的書(shū)面材料,會(huì)議紀(jì)要,是根據(jù)會(huì)議的中心議題、指導(dǎo)思想和議定事項(xiàng),在會(huì)議記錄所提供材料的基礎(chǔ)上,經(jīng)過(guò)概括、整理、提練、才能形成公文,所以,與會(huì)議記錄相比,會(huì)議紀(jì)要能夠更集中地反映會(huì)議的精神實(shí)質(zhì),具有高度的概括性。

  (三)指導(dǎo)性。會(huì)議紀(jì)要有兩項(xiàng)功能,一項(xiàng)是“記載”,一項(xiàng)是“傳達(dá)”,并且通過(guò)“記載”去“傳達(dá)”,它所記載、傳達(dá)的會(huì)議情況和議定事項(xiàng),是與會(huì)者及其組織領(lǐng)導(dǎo)者的共同意志的體現(xiàn),是會(huì)議成果的結(jié)晶,集中反映了會(huì)議的精神實(shí)質(zhì),因而具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性。

  三、會(huì)議紀(jì)要的分類(lèi)

  根據(jù)會(huì)議性質(zhì)不同,會(huì)議紀(jì)要可以分為辦公會(huì)議紀(jì)要和專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要。

  辦公會(huì)議紀(jì)要是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體召開(kāi)的定期或不定期的工作會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要。

  專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要是為研究專(zhuān)項(xiàng)問(wèn)題而召開(kāi)的會(huì)議所形成的會(huì)議紀(jì)要。

  根據(jù)內(nèi)容的不同,會(huì)議紀(jì)要分為專(zhuān)題型紀(jì)要和綜合性紀(jì)要。這種內(nèi)容的會(huì)議紀(jì)要比較普遍。

  專(zhuān)題型紀(jì)要主要反映與會(huì)者就會(huì)議主要議題,在統(tǒng)一認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上所形成的決定、決議。這種紀(jì)要多用于黨委會(huì)議和機(jī)關(guān)的行政會(huì)議,或座談會(huì)、研討會(huì)等。

  綜合性紀(jì)要?jiǎng)t側(cè)重于全面概述會(huì)議基本情況,包括會(huì)議的議題、討論情況、討論結(jié)果等。這種會(huì)議紀(jì)要多用于領(lǐng)導(dǎo)集體辦公會(huì)議等。

  四、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫(xiě)法

  會(huì)議紀(jì)要一般由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的寫(xiě)作要求如下:

  (一)首部。這部分的主要項(xiàng)目是標(biāo)題。有的會(huì)議紀(jì)要的首部還有成文時(shí)間等項(xiàng)目?jī)?nèi)容。

  會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題通常是由會(huì)議名稱(chēng)和文種構(gòu)成的。如《全國(guó)城市愛(ài)國(guó)衛(wèi)生現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要》、《關(guān)于改革××局、××局管理體制的會(huì)議紀(jì)要》等。也有的由發(fā)文機(jī)關(guān)、會(huì)議名稱(chēng)和文種構(gòu)成,如《××集團(tuán)公司經(jīng)理辦公室會(huì)議紀(jì)要》。

  成文時(shí)間即會(huì)議通過(guò)的時(shí)間或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間。一般在標(biāo)題下居中位置用括號(hào)注明年、月、日。也有把成文時(shí)間寫(xiě)在尾部的署名下面。

  (二)正文。公議紀(jì)要正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。

  1、前言。首先概括交代會(huì)議的名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、主要議程、參加人員、會(huì)議形式以及會(huì)議主要的成果,然后用“現(xiàn)將這次會(huì)議研究的幾個(gè)問(wèn)題紀(jì)要如下:”或“現(xiàn)將會(huì)議主要精神紀(jì)要如下:”等語(yǔ)句轉(zhuǎn)入下文。這項(xiàng)內(nèi)容主要用以簡(jiǎn)述會(huì)議基本情況,所以文字必須十分簡(jiǎn)練。

  2、主體。是會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容,主要記載會(huì)議情況和會(huì)議結(jié)果。寫(xiě)作時(shí)要注意緊緊圍繞中心議題,把會(huì)議的基本精神,特別是會(huì)議形成的決定、決議,準(zhǔn)確地表達(dá)清楚。對(duì)于會(huì)議上有爭(zhēng)議的問(wèn)題和不同意見(jiàn),必須如實(shí)予以反映。

  另外,在具體寫(xiě)法上,不同類(lèi)型的會(huì)議紀(jì)要,寫(xiě)法也有不同。

  決議型紀(jì)要,主要根據(jù)中心議題,著重把會(huì)議形成的決定、決議的具體內(nèi)容一一表述清楚。

  綜合性紀(jì)要,主體內(nèi)容則側(cè)重于突擊會(huì)議的指導(dǎo)思想,全面介紹會(huì)議的基本情況。

  3、結(jié)尾。屬于選擇性項(xiàng)目。一般是向受文單位提出希望和要求。有的則沒(méi)有這部分,主體內(nèi)容寫(xiě)完,全文即告結(jié)束。

  (三)尾部。包括署名和成文時(shí)間兩項(xiàng)內(nèi)容。

  署名只用于辦公會(huì)議紀(jì)要,寫(xiě)明召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)單位名稱(chēng)。一般會(huì)議紀(jì)要?jiǎng)t不需要署名,不加蓋公章。至于成文時(shí)間,如果在首部已注明,就不再寫(xiě)。

  五、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)注意的問(wèn)題

  撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)注意的兩個(gè)問(wèn)題:一是概括要全面,要如實(shí)反映會(huì)議精神。不得隨意取舍,不得以偏概全,不能是自己贊同的就多寫(xiě),不贊同的就略寫(xiě)或不寫(xiě)。二是要具備一定的分析、綜合能力和表達(dá)能力。這樣,表述上才能做到重點(diǎn)突擊,條理清晰,文字簡(jiǎn)練。

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