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批復(fù)寫作技巧
批復(fù)的寫作技巧
1.標(biāo)題
批復(fù)由于具有通知和指示的性質(zhì)，所以其標(biāo)題(除非發(fā)文機(jī)關(guān)名稱較長可以不寫以外)一般都是規(guī)范的“三要素”寫法，即由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。
2.主送機(jī)關(guān)
批復(fù)的主送機(jī)關(guān)同請示一樣只有一個，而且與請示的主送機(jī)關(guān)互為相反，即只寫請示的機(jī)關(guān)名稱。
3.正文
批復(fù)的正文一般都很簡短，一般由批復(fù)對象、批復(fù)內(nèi)容和批復(fù)結(jié)語三部分組成。
批復(fù)對象
是指批復(fù)所針對的請示事項，也是向受文單位告知情況。批復(fù)對象作為正文的開頭語，必須在正文開頭引述來文的標(biāo)題和文號。其表達(dá)形式是：“你單位《關(guān)于XXX請示》(發(fā)文字號)收悉。
批復(fù)內(nèi)容
即對請示來文所做的答復(fù)或具體指示，是批復(fù)的主要部分。批復(fù)內(nèi)容若涉及其他部門，起草時應(yīng)同有關(guān)部門商量或會簽，取得一致意見后方可答復(fù)，但不能相互推諉或推卸責(zé)任。批復(fù)內(nèi)容一般也應(yīng)一文一事，應(yīng)緊扣請示事項給予明確答復(fù)。
批復(fù)結(jié)語
批復(fù)有時在正文文末寫上“此批”或“此復(fù)”等詞語。
批復(fù)評析
人文學(xué)院黨委：
二OO三年×月×日你院的請示中所提出的增補(bǔ)人文學(xué)院黨委委員的事項我們已經(jīng)收到。經(jīng)校黨委七名常委在×月×日的常委會上反復(fù)討論決定，并舉手表決，最終一致通過�，F(xiàn)將決定告之你們，我們原則上同意你們上報的兩名同志為你院黨委委員。
此決定。
中共××大學(xué)委員會
二○××年×月×日
該文啰唆，表述不嚴(yán)密，不符合公文的要求，具體評析如下：
一、標(biāo)題不規(guī)范
批復(fù)的標(biāo)題一般采用“關(guān)于+主要內(nèi)容一文書種類”的形式，因此該公文標(biāo)題過于簡單，表意不清。
二、表述不嚴(yán)密
在批復(fù)時，對有關(guān)事項的名稱一般要單獨(dú)、完整地表述。如“撤銷×××的值班任務(wù)，改由×××野戰(zhàn)醫(yī)院擔(dān)任;×××野戰(zhàn)醫(yī)院的值班任務(wù)不變”等語句，都是對批復(fù)內(nèi)容準(zhǔn)確而鄭重的表述形式。因此，在對批復(fù)事項的表述中既要避免有些文種經(jīng)常使用的指代形式，如“你部的請示中所提出的事項……”，更不可使用文學(xué)作品中常用的承前省、蒙后省等表述方法。在該文中，“你院黨委委員”“兩同志”等都必須寫明具體名稱。
三、批復(fù)的意見要明確
批復(fù)意見在“批復(fù)”中是核心內(nèi)容，所以要特別注重其表達(dá)方式是否全面、準(zhǔn)確地反映了首長、機(jī)關(guān)的意圖。從批復(fù)的內(nèi)容上表達(dá)批復(fù)意見主要有以下幾種類型：
1.同意請求批準(zhǔn)的事項;
2.不同意請求批準(zhǔn)的事項;
3.部分同意請求批準(zhǔn)的事項等。
在表達(dá)批復(fù)意見時應(yīng)簡要、明確地表明上級領(lǐng)導(dǎo)的意見，如“同意……”或“不同意……”，態(tài)度要十分鮮明，對于同意的事項通常應(yīng)補(bǔ)充一些簡短而必要的要求性語句。在不同意下級請示事項的批復(fù)中，則需用肯切的語詞，簡要講明道理。對下級的請求意見，部分同意或部分不同意的批復(fù)，則更需要明確具體地講清同意事項和不同意事項，并分別講清原因理由，提出相應(yīng)要求，同時還應(yīng)把需要修改、補(bǔ)充、調(diào)整、說明的內(nèi)容講清。對尚不十分明確的問題，要盡量給予態(tài)度鮮明的答復(fù)，不能含糊其辭、模棱兩可。本文中“原則上同意”，則表現(xiàn)了上級機(jī)關(guān)的含糊態(tài)度。
四、語言啰唆不簡潔
公文寫作要求簡明，這里有兩層含義：一是指公文的文字量要力求少，篇幅要盡可能短。二是語言文字要精練，不累贅，不重復(fù)，對那些可有可無的字、詞、句，應(yīng)當(dāng)刪去。要用最少的文字，準(zhǔn)確嚴(yán)密地表達(dá)最豐富的內(nèi)容。做到篇無累段，段無累句，句無累字。即每一段、每一句、每個字都有它存在的價值。本文“經(jīng)校黨委七名常委在×月×日的常委會上反復(fù)討論決定，并舉手表決，最終一致通過”一句中多有累贅之詞。
五、結(jié)束語使用錯誤
批復(fù)的結(jié)束語只用“此復(fù)”或“特此批復(fù)”。有些批復(fù)以“此復(fù)”作結(jié)語，更多的批復(fù)不專設(shè)結(jié)語，僅以“要求”、“希望”代之。
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