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前臺(tái)接待禮儀的小常識(shí)

時(shí)間:2021-04-05 15:07:06 禮儀常識(shí) 我要投稿

前臺(tái)接待禮儀的小常識(shí)

  公司前臺(tái)是一個(gè)單位的臉面和名片,所以前臺(tái)工作人員必須掌握公司前臺(tái)接待禮儀,以下是“前臺(tái)接待禮儀的小常識(shí)”希望能夠幫助的到您!

前臺(tái)接待禮儀的小常識(shí)

  前臺(tái)接待禮儀常識(shí)

  一、公司前臺(tái)儀容規(guī)范

  面帶笑容,保持開朗心態(tài),有利于營(yíng)造和諧、融洽的工作氣氛;保持身體清潔衛(wèi)生,這不僅是健康的需要,更是文明的表現(xiàn),有利于與人交往;頭發(fā)梳理整齊、面部保持清潔;男員工不留長(zhǎng)發(fā),女員工不化濃妝;保持唇部潤(rùn)澤,口氣清新,以適合近距離交談;手部干凈,指甲修剪整齊,男員工不留長(zhǎng)指甲,女員工不涂抹鮮艷指甲油宜使用清新、淡雅的香水。

  二、電話接待禮儀

  前臺(tái)接起電話的聲音要不急不慢,并終保持輕松、愉悅的聲調(diào),不得在電話中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口。接電話中,要勤說(shuō)請(qǐng)問(wèn)、對(duì)不起、請(qǐng)稍等之類的謙詞。

  在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說(shuō)您好,(公司名稱,如果公司名稱較長(zhǎng),應(yīng)用簡(jiǎn)稱),忌以喂開頭。如果因故遲接,要向來(lái)電者說(shuō)對(duì)不起,讓您久等了。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話,可以禮貌地說(shuō)請(qǐng)稍等,并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去。

  如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名,不知道分機(jī)號(hào)的話,就要禮貌地詢問(wèn),對(duì)方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話,應(yīng)該用禮貌的借口擋駕,或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。

  鑒于前臺(tái)每天要接很多電話,為防止嗓子出現(xiàn)意外,要隨時(shí)準(zhǔn)備水,以滋潤(rùn)嗓子,隨時(shí)保持良好的聲音效果。

  三、來(lái)訪者接待禮儀

  前臺(tái)在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來(lái)時(shí),應(yīng)立即起身,面朝向來(lái)訪者點(diǎn)頭、微笑致意:您好,請(qǐng)問(wèn)您找一位?、有預(yù)約嗎。知道找誰(shuí),并確認(rèn)是預(yù)約之后,請(qǐng)來(lái)訪者稍等,立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙,可以請(qǐng)其稍等,用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來(lái)訪者入座倒水。如果等了很長(zhǎng)時(shí)間,訪客要找的人還在忙,要關(guān)照一下來(lái)訪者并說(shuō)向其說(shuō)明,不要扔在那里不管。

  如果來(lái)訪者要找的沒(méi)有出來(lái)接,讓其自己過(guò)去,前臺(tái)應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去,或者帶來(lái)訪者去。如果來(lái)訪者要找的人的辦公室門即使是開著的,也要先敲門,獲得許可后再請(qǐng)來(lái)訪者進(jìn)入,為來(lái)訪者倒好茶后,前臺(tái)就要返回崗位。當(dāng)然,如果前臺(tái)只有一位的話,直接指引來(lái)訪者就行了。

  如果來(lái)訪者知道找誰(shuí),但沒(méi)有預(yù)約,前臺(tái)要打電話問(wèn)問(wèn),告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書,單位的來(lái)訪,不知道是不是方便接待。出于對(duì)來(lái)訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理,即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接,都可以當(dāng)作是其他人接的電話,再詢問(wèn)。這樣在來(lái)訪者聽(tīng)來(lái),即使電話那頭沒(méi)有答應(yīng)接待,也不是他要找的人直接拒絕的,為一下步的處理留下了余地。

  附:

  會(huì)議接待禮儀

  1、確定接待規(guī)格

  會(huì)議規(guī)模是由主持單位領(lǐng)導(dǎo)決定。一般來(lái)說(shuō),企業(yè)內(nèi)部的`一般工作性會(huì)議講究效率,可以不拘形式。對(duì)于上級(jí)單位主持的會(huì)議,因?yàn)檠?qǐng)各企業(yè)的代表參加,所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領(lǐng)導(dǎo)直接抓會(huì)議準(zhǔn)備工作,成立一個(gè)會(huì)務(wù)組,專門研究布置會(huì)議接待接待的有關(guān)工作。

  2、發(fā)放會(huì)議通知

  會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí),這樣可以確定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議,準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。

  會(huì)議通知一般在會(huì)議前15至30天之內(nèi)寄出,這樣可以使對(duì)方有充足的時(shí)間把會(huì)議回執(zhí)寄回來(lái)。

  3、會(huì)場(chǎng)的選擇

  選擇會(huì)場(chǎng),要根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)和會(huì)議的內(nèi)容來(lái)綜合考慮。最好是達(dá)到一下標(biāo)準(zhǔn):

  第一:大小要適中。會(huì)場(chǎng)太大,人數(shù)太少,空下的座位太多,松松散散,給與會(huì)者一種不景氣的感覺(jué);會(huì)場(chǎng)太小,人數(shù)過(guò)多,擠在一起,像鄉(xiāng)下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無(wú)法把會(huì)開好。所以,英國(guó)的首相丘吉爾曾說(shuō):絕對(duì)不用太大的房間,而只要一個(gè)大小正好的房間。

  第二:地點(diǎn)要合理。歷史召集的會(huì)議,一兩個(gè)小時(shí)就散的,可以把會(huì)場(chǎng)定在與會(huì)人員較集中的地方。超過(guò)一天的會(huì)議,應(yīng)盡量把地點(diǎn)定的離與會(huì)者住所較近一些,免得與會(huì)者來(lái)回奔波。

  第三:附屬設(shè)施要齊全。會(huì)務(wù)人員一定要對(duì)會(huì)場(chǎng)的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等進(jìn)行檢查,不能夠因?yàn)樯洗螘?huì)議是從這里開的,沒(méi)出什么問(wèn)題,就草率地認(rèn)為這回也會(huì)同樣順利。否則,可能會(huì)造成損失。

  第四:要有停車場(chǎng),F(xiàn)代社會(huì)召集會(huì)議,一雙草鞋一把傘趕來(lái)開會(huì)的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會(huì)才能開得成。

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