秘書的服務禮儀規(guī)范

　　隨著經濟社會的發(fā)展和對外交往的增多，禮儀問題越來越受到黨政機關、企事業(yè)單位等各類社會組織的重視。秘書的禮儀修養(yǎng)水平，能使其行為舉止留給人們美好的印象，有助于人們獲得交往活動的成功。因此，對于直接為領導者服務、代表著單位和組織形象的秘書人員來說，增強禮儀觀念、提高禮儀素養(yǎng)顯得尤為重要。

　　秘書服務禮儀案例討論

　　某大型保健品企業(yè)是在一個只有一百多人的鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)的基礎上建起來的,經過十幾年的發(fā)展,目前在全國保健品市場上已占有很大的份額,在全國各地有一百多個營銷窗口,配備了一萬多名市場營銷人員,產品暢銷全國各大城市及東南亞國家和地區(qū)。

　　在一次公司向國外擴大銷售市場的談判中，公司與德方將就今后的合作達成協(xié)議，嚴肅的會議室里，談判開始進行。談判開始后,大家發(fā)現(xiàn)坐在李總一旁的薛秘書穿著非常休閑:一件胸前印有圖案的 T 恤衫,藍色的牛仔褲,白色的旅游鞋。

　　負責送茶水的助理秘書更是花枝招展,耳環(huán)閃閃發(fā)光,手鐲晃來晃去,高跟鞋叮叮作響。每當她進來送水,會談不得不停歇片刻。外國客人通過翻譯開了個玩笑:李總,最好讓這位漂亮小姐參加選美去。

　　秘書服飾禮儀要求

　　秘書人員的著裝既要體現(xiàn)實用性，也要體現(xiàn)裝飾性，體現(xiàn)個體自身的審美素質和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關活動的禮儀屬性結合起來，盡可能避免因自己著裝不當而使企業(yè)的聲譽蒙受損失。

　　1、服飾要以簡潔為美

　　簡潔是當今服飾發(fā)展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學效果就越好。秘書人員工作比較繁重，服飾過于煩瑣不但不利于工作上輕裝上陣，還會讓人當做花瓶擺設看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕松、明快之感，有利于人際間的溝通。

　　2、揚長避短

　　秘書人員選擇服飾一定要注意揚長避短，盡量避免穿戴與自己體形不協(xié)調的'服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現(xiàn)在各種社交場合。

　　3、體現(xiàn)個性

　　人們戲言鞋合不合適，只有腳知道，說的就是著裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產生不同的效果，這是因為不同的人性格氣質不同造成的。所以，穿什么衣服應根據個人的特點而定，只有使衣著與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應，特別是和自己的性格、氣質、個性特征相吻合才是得體的。

　　秘書日常接待禮儀

　　接待來客是秘書最頻繁的日常事務之一。秘書是代表單位接待來客的,其接待態(tài)度如何, 直接影響著單位的形象,決定了來客對單位的印象,關系著業(yè)務能否順利進行。所以,秘書應當盡量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節(jié)。

　　一、打招呼

　　當客人到來時,秘書應馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規(guī)范。秘書說話時聲音應舒緩,咬字吐音要清楚。表達要簡潔流暢。

　　二、招待

　　秘書日常接待的來客大致分事先約好的和沒有預約的兩種。對經過詢問、甄別,沒必要由領導人會見,或經請示后領導人無意會見的來客,秘書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,秘書要走在來客左前方一尺處,并隨時轉頭注意客人,引導方向。

　　1、座次

　　秘書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室后應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，距離門遠的為最佳的座位。

　　2、奉茶

　　上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要說您請用茶

　　奉茶的順序：上茶應講究先后順序，一般應為：先客后主;先女后男;先長后幼。

　　奉茶的禁忌：盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時機，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續(xù)水。

　　秘書電話禮儀

　　一、接聽電話前

　　1、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那么當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。

　　2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現(xiàn)。

　　3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發(fā)出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

　　4、帶著微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

　　二、接聽電話

　　1、三聲之內接起電話;

　　2、主動問候，報部門介紹自己;

　　3、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

　　4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

　　5、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，并要讓對方知道電話是轉給誰的。

　　6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時、Who何人、Where何地 、What何事、Why為什么、HOW如何進行等。

　　三、打電話禮儀

　　1、確定合適的時間，當需要打電話時，首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話，應該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。

　　2、開頭很重要

　　無論是正式的電話業(yè)務還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤的確定打電話人的身份。

　　3、通話盡量簡單

　　在工作電話中一般一個電話最常三分鐘，超過三分鐘應該改成其他的交流方式。

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