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會議接待禮儀常識

時間:2021-04-13 12:35:02 禮儀常識 我要投稿

2021會議接待禮儀常識

  禮儀是一種用來確定人與人或者人與事物關系的一種行為方式,往往傳達一種情緒,如信任,尊重,臣服,祝賀等。下面是小編為大家收集的2021會議接待禮儀常識,僅供參考,大家一起來看看吧。

2021會議接待禮儀常識

  一、會議接待禮儀——會議的籌備工作

  1、確定接待規(guī)格。

  會議規(guī)模是由主持單位領導決定。一般來說,企業(yè)內部的一般工作性會議講究效率,可以不拘形式。對于會議,因為邀請各企業(yè)的代表參加,所以接待工作要求比較規(guī)范。通常是由企業(yè)的一位主要領導直接抓會議準備工作,成立一個會務組,專門研究布置會議接待接待的有關工作。

  2、發(fā)放會議通知。

  會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱,會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內容。通知后面要注意附回執(zhí),這樣可以確定受邀請的人是否參加會議,準備參加會議的是否有其他要求等。

  會議通知一般在會議前15至30天之內寄出,這樣可以使對方有充足的時間把會議回執(zhí)寄回來。

  3、會場的選擇。

  選擇會場,要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準:

  第一:大小要適人數太少,空下的座位太多,松松散散,給與會者一種不景氣的感覺;會場太小,人數過多,擠在一起,像鄉(xiāng)下人趕集,不僅顯得小氣,而且也根本無法把會開好。所以,英國的首相丘吉爾曾說:“絕對不用太大的房間,而只要一個大小正好的房間!

  第二:地點要合理。歷史召集的會議,一兩個小時就散的,可以把會場定在與會人員較集一天的會議,應盡量把地點定的離與會者住所較近一些,免得與會者來回奔波。

  第三:附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查,不能夠因為“里開的,沒出什么問題,”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則,可能會造成損失。

  第四:要有停車場,F代社會召集會議,“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處,會才能開得成。

  4、會場的布置。

  會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

  一般大型的會議,根據會議內容,在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語?稍跁䦂鰞葦[放適當的輕松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴,主席臺黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面、飲料,應擦洗干凈,擺放美觀、統(tǒng)一。

  坐席的配置要是和會議的風格和氣氛,講究禮賓次序,主要有以下幾種配置方法:

 、賵A桌型。

  如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領導一起圍桌而坐,從而消除不平等的感覺。另外,與會者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交換意見。這種形式適于10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或領導及陪同面對面做,來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正高領導與坐。同級別的對角線相對而坐。

 、诳谧中。

  如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數的會議。

 、劢淌倚。

  這是采用得最多的一種形式,它適用于以傳達情況、指示為目的的會議,這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正,其余按左為下右為列。

  5、接待人員提前入場。

  接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。

 、俸灥健

  設一張簽字臺,配人員,如果是要求接待檔次比較高,可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時,應脫下筆套,筆尖對自己,將筆雙手遞,則應蘸好墨汁后再遞致些,以便保存。如需要發(fā)放資料,應禮貌地雙手遞經常向會議組織者匯報到會人數。

 、谝。

  簽到后,會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室,由企業(yè)領導親自作陪,會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

  ③接待。

  與會者坐下后,接待人員應遞茶,或遞熱情向與會者解答各種問題,滿足各種要求,提供盡可能周到的服務。

  二、會議接待禮儀——引導禮儀

  1、陪車引導。

  客人抵達后,如果需要陪車,賓主雙方如何呢?

  乘坐轎車時,通常有兩種情況:當有專職司機開車時,小轎車1號座位在司機的右后邊,2號座位在司機的正后邊,3號座位在司機的旁邊(如果后排乘坐三人,則3號座位在后排的

  果是主人自己開車,則要請主賓坐到主人的右側,即前排右側的位置,也就是副駕駛的位置。

  后邊的第一排,1號座位在臨窗的位置。

  乘坐,則前座高于后座,右座高于左座;距離前門越近,座次越高。

  當賓主雙方并排行進時,引領者走在外側,讓來賓走在內側。單行行進時,引導者應走在前,來賓走在其后,起到帶路的作用。

  2、陪同客人行進的`位次。

  首先要把墻讓給客人,讓客人在右邊;陪同引導的標準位置是在客人的左側前方1米到1.5米左右。如果客人認路,客人應走在前方。

  3、一般情況下,女士先行,但是當女士穿短裙時則男士要走在前邊。

  4、國際展會。

  國際慣例,排列順序時按照拉丁字母排序,聯(lián)合國開會則是每次抽一個字母排在前面。

  三、會議接待禮儀——會議服務禮儀

  1、例行服務。

  會議舉行期間,一般應安排專人在會場內外負責迎送、引導、陪同與會人員。對與會的貴賓以及老、弱、病、殘、孕者,少數民族人士、宗教界人士、港澳臺同胞、海外華人和外國人,往往還須進行重點照顧。對于與會者的正當要求,應有求必應。

  2、餐飲安排。

  舉行較長時間的會議,一般會為與會者安排會間的工作餐。與此同時,還應為與會者提供衛(wèi)生可口的飲料。會,最好便于與會者自助飲用,不提倡為其頻頻斟茶續(xù)水。那樣做往往既不衛(wèi)生、安全,又有可能妨礙對方。如果必要,還應為外來的與會者在住宿、交通方面提供力所能及、符合規(guī)定的方便條件。

  3、現場記錄。

  凡重要的會議,均應進行現場記錄,其具體方式有筆記、打印、錄入、錄音、錄像等?蓡斡媚骋环N,也可交叉使用。會議記錄時,對會議名稱、出席人數、時間地點、發(fā)言內容、討論事項、臨時動議、表決選舉等基本內容要力求做到完整、準確、清晰。

  四、會議接待禮儀——最后會后服務

  會議結束后,全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

  組織活動會議結束后,有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等,這些工作很繁瑣,應有一位領導統(tǒng)一指揮和協(xié)調,而且這位領導要有很強的組織能力才能勝任,同時其他接待人員要積極配合,各負其責,做好自己分擔的工作,以保證活動計劃的順利實施。

  五、會議接待禮儀——會議接待人員個人禮儀規(guī)范

  1、修飾。

  男職工胡須應修剪整潔,頭發(fā)長不覆額、側不掩耳、后不觸領。女職工淡妝,且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛(wèi)生,有刺激性氣味的食物,避免口腔異味。

  2、著裝。

  所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服,男士內穿藍色襯衣工作服,女士內穿白色襯衣工作服,服裝應完好、無污漬,扣子齊全,不漏扣、錯扣。打好領帶,配穿皮鞋,,褲袋少裝東西,并做到不挽袖口和褲腳。必須佩帶工作證牌,公司領導使用佩帶在左胸的證牌,公司其他員工使用掛在胸前的證牌;

  3、舉止規(guī)范。

  接待時注意力集精神狀態(tài),無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正,抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力,步幅適當,節(jié)奏適宜避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等,實在難以控制時應側面回避。與領導、客人交談時,要神態(tài)專注表情自然,表達得體,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃動和抓耳撓腮。

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