檔案數(shù)字化論文(集合15篇)
從小學(xué)、初中、高中到大學(xué)乃至工作，大家肯定對(duì)論文都不陌生吧，論文是一種綜合性的文體，通過論文可直接看出一個(gè)人的綜合能力和專業(yè)基礎(chǔ)。那么問題來了，到底應(yīng)如何寫一篇優(yōu)秀的論文呢？以下是小編整理的檔案數(shù)字化論文，僅供參考，大家一起來看看吧。
檔案數(shù)字化論文1
數(shù)字化技術(shù)不僅在醫(yī)學(xué)檔案管理中的運(yùn)用日益普遍而且是未來醫(yī)學(xué)檔案管理工作發(fā)展的主流趨勢(shì)之一，但在現(xiàn)實(shí)運(yùn)用中卻遇到了一定的阻礙。本文基于分析數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中存在的問題，從人才培養(yǎng)、資源投入、管理制度等方面提出了相應(yīng)的解決措施，以推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的運(yùn)用。
一、數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案應(yīng)用過程中存在的問題
(一)數(shù)字化檔案管理的制度缺失
醫(yī)學(xué)檔案是伴隨著醫(yī)療體系的發(fā)展而來的，用于記錄患者基本信息、治療過程、治療結(jié)果等信息，既便于患者后期查詢又利于醫(yī)學(xué)研究。然而，在傳統(tǒng)管理體制以及管理技術(shù)的限制下，醫(yī)學(xué)檔案管理工作不僅缺乏管理科學(xué)的管理制度而且缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾響B(tài)度，部分小型醫(yī)療結(jié)構(gòu)甚至無專門的檔案管理組織，流于形式。管理體制與管理制度的缺乏所導(dǎo)致的影響是深遠(yuǎn)的，在該管理環(huán)境下直接制約了數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的運(yùn)用，信息化建設(shè)阻礙重重。同時(shí)，部分醫(yī)院?jiǎn)挝恍畔⒒ㄔO(shè)上停滯不前，現(xiàn)有檔案管理設(shè)備落后且陳舊，跟不上時(shí)代需求而且缺乏現(xiàn)代化設(shè)備的必要投入，直接制約了數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的運(yùn)用。
(二)醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化管理的意識(shí)不足
由于傳統(tǒng)管理模式以及理念的影響，諸多醫(yī)學(xué)單位管理者對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視度，進(jìn)而導(dǎo)致對(duì)數(shù)字化技術(shù)的引進(jìn)和運(yùn)用缺乏深入了解，重視度自然偏低，甚至未曾聽說過。此現(xiàn)象不均阻礙了數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)療體系中的運(yùn)用而且阻礙了醫(yī)學(xué)改革的發(fā)展進(jìn)程，尤其是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，醫(yī)院為了追求利潤而弱化了無法獲利環(huán)節(jié)的投入和降低了重視度，醫(yī)學(xué)檔案管理工作就位列其中，備受冷遇，由此影響到了現(xiàn)代科技在醫(yī)學(xué)檔案管理工作的運(yùn)用。同時(shí)，部分醫(yī)院或單位因經(jīng)費(fèi)的制約而縮減了檔案管理工作經(jīng)費(fèi)與人員的配備，數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用更無從談及。
(三)專業(yè)化的醫(yī)學(xué)檔案管理者較為缺乏
專業(yè)數(shù)字化醫(yī)學(xué)檔案管理人才的缺乏，導(dǎo)致了檔案管理部門在開展數(shù)字化建設(shè)時(shí)困難重重，不能及時(shí)有效地開展數(shù)字化建設(shè)的規(guī)劃以及實(shí)施。在這樣的情況下，即便是數(shù)字化的醫(yī)學(xué)檔案管理平臺(tái)能夠搭建好，但是因工作人員綜合素質(zhì)的不足，缺乏相應(yīng)的操作技能不僅降低了工作效率而且可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)出錯(cuò)，影響到整個(gè)管理工作的有序進(jìn)開展。此外，在檔案管理工作中存在非專業(yè)人員兼職現(xiàn)象，雖然節(jié)省了管理成本但卻極大的削弱了其工作的積極性，難以確保醫(yī)學(xué)檔案管理工作的成效，更不利于數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用和推廣。
二、數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案應(yīng)用中的對(duì)策
(一)將傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化融為一體
數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用是隨著傳統(tǒng)檔案管理的發(fā)展而逐步深化的，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)。數(shù)字化的檔案管理可以有效提升傳統(tǒng)檔案管理的效率，節(jié)省大量的人力和物力[ 1 ]。當(dāng)然，數(shù)字化檔案管理需建立傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)之上的，在運(yùn)用傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)秀管理理念與程序的前提下融入數(shù)字化技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)兩者的結(jié)合。
首先，轉(zhuǎn)變管理理念，深化對(duì)數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識(shí)。尤其在當(dāng)今醫(yī)患關(guān)系緊張的局勢(shì)下，做好數(shù)字化檔案管理工作在一定程度上為糾紛的處理保留了原始證據(jù)。其次，建設(shè)數(shù)字化檔案管理部分或設(shè)置專業(yè)人員，將檔案管理工作的重心由傳統(tǒng)檔案管理模式逐步向數(shù)字化檔案管理傾斜，實(shí)現(xiàn)有序過渡并最終實(shí)現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的全面運(yùn)用。
(二)強(qiáng)化人才培養(yǎng)促進(jìn)人機(jī)結(jié)合
數(shù)字化技術(shù)與醫(yī)學(xué)檔案管理“聯(lián)姻”的關(guān)鍵在于人，人才的培養(yǎng)是促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中發(fā)揮作用的關(guān)鍵因素，更是推動(dòng)數(shù)字化技術(shù)在醫(yī)學(xué)管理改革中的催化劑，為此應(yīng)著重強(qiáng)化人才的建設(shè)。
首先，注重綜合性人才的培養(yǎng)與建設(shè)，醫(yī)學(xué)人才不僅僅要具備專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)而應(yīng)兼顧信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的培養(yǎng);其次，引進(jìn)專業(yè)化的信息化或計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，從事專業(yè)化的檔案管理工作。改變以往非專業(yè)人士管理或兼職的現(xiàn)象，從根本上提升檔案管理工作的性質(zhì)與效果;其三，對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)多樣化。例如，檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)、信息化技術(shù)的基本知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)的基本知識(shí)與相關(guān)軟件或設(shè)別的操作等，以最大程度上的促進(jìn)人機(jī)結(jié)合，提升檔案管理工程在科學(xué)性與現(xiàn)代化。
(三)加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)所需硬件設(shè)施施的投入
對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)學(xué)檔案的數(shù)字化管理要以完善硬件設(shè)施為基礎(chǔ)和前提，硬件設(shè)施的建設(shè)與完善需要具有一定的預(yù)見比以及可靠性，在醫(yī)院發(fā)展過程之中要循序漸進(jìn)地建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為逐步發(fā)展起來的檔案數(shù)字化建設(shè)提供足夠的發(fā)展空間[ 2 ]。
同時(shí)，可充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)將現(xiàn)有的數(shù)字化數(shù)據(jù)紙質(zhì)化信息存入其中，形成完備的信息儲(chǔ)存管理，既便于隨時(shí)查閱與開展研究又可以避免紙質(zhì)化存儲(chǔ)帶來的負(fù)面問題。此類數(shù)據(jù)還可以通過醫(yī)學(xué)內(nèi)部的局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查閱與共享，同理還可以與其他單位之間進(jìn)行信息的共享，為數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用提供了基礎(chǔ)。
(四)整合醫(yī)學(xué)檔案數(shù)字化的原始資源
隨著科技的發(fā)展，醫(yī)學(xué)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，整合現(xiàn)有資源并強(qiáng)化資源的高效管理，具體而言醫(yī)學(xué)檔案的數(shù)字化管理要立足兩個(gè)方面：其一，是對(duì)于醫(yī)院館藏的數(shù)字化的管理;其二，是對(duì)于社會(huì)化資源的館藏化的管理。
對(duì)醫(yī)學(xué)館藏的數(shù)字化管理要注重以下幾點(diǎn)內(nèi)容：
首先，要充分結(jié)合各個(gè)醫(yī)學(xué)館藏的研究方向與特點(diǎn)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，將現(xiàn)有的信息納入其中以實(shí)現(xiàn)集中化管理[ 3 ];
其次，將現(xiàn)有紙質(zhì)化病例以及診療報(bào)告，包括影響資料等通過數(shù)字化技術(shù)處理，存入數(shù)據(jù)庫，便于查詢與研究以及與其他館藏之間進(jìn)行共享;
其三，制定用戶管理制度，根據(jù)館藏使用人員的特性設(shè)定用戶權(quán)限，可分為查閱、下載、瀏覽等不同權(quán)限，提升用戶管理的科學(xué)性進(jìn)而最大程度上的保障數(shù)據(jù)的安全性;
其四，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的安全管理，以避免病毒或黑K的入侵而引發(fā)難以估量的損失。
檔案數(shù)字化論文2
摘要：本篇文章首先對(duì)數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用中的作用進(jìn)行闡述，從不具備較強(qiáng)的管理意識(shí)、人工操作效率整體偏低、醫(yī)院人事檔案內(nèi)容過于單一、醫(yī)院人事檔案管理方法落后四個(gè)方面入手，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用對(duì)策。希望通過本文的闡述，可以給相關(guān)領(lǐng)域提供些許的參考。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案管理；數(shù)字化信息；應(yīng)用
在當(dāng)前醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展過程中，人事檔案管理在其中起到了關(guān)鍵性作用，同時(shí)在醫(yī)院運(yùn)營環(huán)節(jié)中，人事檔案將發(fā)揮一定的應(yīng)用價(jià)值。近幾年來，隨著新醫(yī)療衛(wèi)生體系的全面改革，我國醫(yī)療事業(yè)單位也實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新發(fā)展，原始的醫(yī)院人事檔案管理形式已經(jīng)無法迎合現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。因此，需要從基礎(chǔ)上促進(jìn)醫(yī)院管理形式改革，在緊跟時(shí)代發(fā)展步伐的基礎(chǔ)上，把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用其中，以此實(shí)現(xiàn)我國醫(yī)院人事檔案管理工作的信息化和科學(xué)化。下面，本文將進(jìn)一步對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用進(jìn)行闡述和分析。
一、數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理應(yīng)用中的作用
1.提升醫(yī)院檔案管理效率通過把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，可以有效提升管理效率。和原始人力檔案管理方式進(jìn)行比較，在數(shù)字化信息理念的作用下，能夠加快人事檔案管理中計(jì)算機(jī)運(yùn)行效率，同時(shí)其還具備較大的存儲(chǔ)空間，給人事檔案管理工作人員相關(guān)數(shù)據(jù)查找和存儲(chǔ)提供了條件。此外，通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，能夠在極短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行所需人事檔案數(shù)據(jù)的查詢和應(yīng)用。結(jié)合實(shí)際狀況我們得知，通過應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以快速實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄和查找，以此減少人工操作失誤現(xiàn)象出現(xiàn)，緩解工作壓力，促進(jìn)工作效率和水平的雙重提升。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息資料科學(xué)應(yīng)用眾所周知，在醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展過程中，將會(huì)受到人事檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的影響。并且，人事檔案管理部門可以定期給醫(yī)院提供所需數(shù)據(jù)，給相關(guān)部門參考和應(yīng)用提供條件。假設(shè)依舊采用原始的人事檔案管理方式，在進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)查詢過程中，將會(huì)投放大量的時(shí)間成本。但是在數(shù)字化信息背景下，極大限度的縮短了查找時(shí)間，憑借關(guān)鍵信息就能實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的查詢，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案應(yīng)用水平的提升。3.促進(jìn)醫(yī)院考核的公平公正性在紙質(zhì)檔案管理工作中，相關(guān)數(shù)據(jù)的查閱將會(huì)消耗大量的精力，所以，在進(jìn)行閱讀考核時(shí)，將不能進(jìn)行全面閱讀。而數(shù)字化信息檔案自身含有公開性、便捷性等特性，所有和職工考核的相關(guān)內(nèi)容均可以利用數(shù)據(jù)形式進(jìn)行展現(xiàn)，讓相關(guān)人員一目了然，以此保證考核工作的合理性和公正性，讓人事檔案數(shù)據(jù)更具完善和具體。4.信息獲取速度加快針對(duì)人事檔案管理工作來說，在進(jìn)行人事檔案調(diào)用過程中，需要消耗大量的時(shí)間，而通過應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，可以將這一現(xiàn)象進(jìn)行處理，讓棘手的問題實(shí)現(xiàn)全面處理。在數(shù)字化信息人事檔案管理形勢(shì)下，系統(tǒng)可以結(jié)合所存儲(chǔ)得到數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢目錄的設(shè)定，相關(guān)工作可以根據(jù)所需內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵詞查詢，就能查找所需數(shù)據(jù)，以此給數(shù)據(jù)查取提供便利條件。
二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問題
1.不具備較強(qiáng)的管理意識(shí)現(xiàn)階段，我國部分醫(yī)院在落實(shí)人事檔案管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員沒有給予高度注重，同時(shí)也沒有接受專業(yè)培訓(xùn)，人事檔案管理認(rèn)識(shí)較為薄弱，知識(shí)更新效率偏低，業(yè)務(wù)水平不足，并且部分人員已經(jīng)采用原始的人事檔案管理理念，沒有進(jìn)行人事檔案管理形式的優(yōu)化和創(chuàng)新，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化信息應(yīng)用準(zhǔn)備不充足。2.人工操作效率整體偏低醫(yī)院設(shè)定人事檔案的主要作用就是對(duì)醫(yī)院當(dāng)前職工工作情況進(jìn)行記錄，以此可以全面的展現(xiàn)出醫(yī)院職工在學(xué)習(xí)、工作等方面的表現(xiàn)和實(shí)際狀況。在落實(shí)人事檔案管理工作時(shí)，依舊以人工操作形式為主，在這種情況下，給轉(zhuǎn)抄現(xiàn)象出現(xiàn)提供了條件。由于人為失誤作為一種不可管控的風(fēng)險(xiǎn)因素，如果在進(jìn)行轉(zhuǎn)抄時(shí)發(fā)生失誤現(xiàn)象，必將需要在后續(xù)環(huán)節(jié)中添加諸多流程進(jìn)行處理，以此影響整體工作效率。除此之外，紙質(zhì)檔案自身含有較強(qiáng)的損壞性，給人力檔案管理的合理性和規(guī)范性工作開展帶來一些影響。3.醫(yī)院人事檔案內(nèi)容過于單一由于一些醫(yī)院在落實(shí)人事檔案管理工作時(shí)，一般由醫(yī)院內(nèi)部管理工作人員來負(fù)責(zé)，人事檔案相關(guān)內(nèi)容比較單一，僅僅局限于職工姓名、年齡、工作時(shí)間等基本信息上，對(duì)職工日常履歷信息記錄相對(duì)較少，這給新形勢(shì)背景下人員流程和招聘等增添難度。醫(yī)院在人事檔案中無法獲取充足的用人信息，對(duì)其工作經(jīng)驗(yàn)、重要工作失誤或者激勵(lì)等信息掌握不充分，無法對(duì)人員的綜合情況進(jìn)行評(píng)估和考核，以此給醫(yī)院今后運(yùn)營發(fā)展造成不良影響。4.醫(yī)院人事檔案管理方法落后通過對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作情況的探究得知，其自身具備較強(qiáng)的專業(yè)性、系統(tǒng)性和政治性，這給人事工作人員專業(yè)水平等方面提出了嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。但是，從目前情況來說，大部分醫(yī)院在辦公用樓方面較為緊張，長時(shí)間以來，人事檔案數(shù)據(jù)一般存放在檔案管理部門以及人事部門中，再加上相關(guān)體系不完善，使得其他部門人員也參與到人事檔案管理工作中，這不僅加劇了檔案管理失誤率的出現(xiàn)，同時(shí)還無法保證檔案管理質(zhì)量，約制檔案管理水平的提升。
三、醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用對(duì)策
1.增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)在數(shù)字化信息背景下，固然可以提供較強(qiáng)的便利性，但是在應(yīng)用過程中，需要給予充分注重。因?yàn)殡S著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)病毒等現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)，這給計(jì)算機(jī)應(yīng)用安全性帶來了影響。在落實(shí)數(shù)字化信息人事檔案管理工作時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)該給予高度注重，做好安全防范工作，提升警惕性。而相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)將直接影響檔案管理水平，因此，醫(yī)院需要定期開展專業(yè)培訓(xùn)和安全教育工作，提升人事檔案數(shù)據(jù)的保密性，做好加密防護(hù)，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的清理，按時(shí)殺毒，以此保證數(shù)字化信息系統(tǒng)可以順利運(yùn)營。2.完善醫(yī)院數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)完善的數(shù)字化信息檔案管理系統(tǒng)，可以給醫(yī)院人事檔案管理信息化水平提升提供條件。首先，把數(shù)字化信息理念融合到人事檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化系統(tǒng)構(gòu)建。例如，醫(yī)院信息化系統(tǒng)、資源規(guī)劃系統(tǒng)等，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，合理設(shè)定管理系統(tǒng)。其次，有針對(duì)性把醫(yī)院紙質(zhì)檔案更改成電子檔案，并將其保存到醫(yī)院運(yùn)營系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。在進(jìn)行轉(zhuǎn)變過程中，需要秉持從簡(jiǎn)到難的原則，事先把紙質(zhì)檔案管理信息進(jìn)行科學(xué)劃分，把人力資源集中，或者重要性比較高的紙質(zhì)檔案事先進(jìn)行轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)合理分配。在進(jìn)行轉(zhuǎn)變時(shí)，應(yīng)該把標(biāo)準(zhǔn)檔案歸集到醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息檔案的規(guī)劃。在把所有檔案信息傳入完畢之后，進(jìn)行數(shù)據(jù)核查，保證數(shù)據(jù)傳入的精準(zhǔn)性。3.查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)在進(jìn)行數(shù)字化信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的過程中，還要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案查詢系統(tǒng)的優(yōu)化。在落實(shí)人事檔案管理工作的工作中，工作核心內(nèi)容在于給醫(yī)院提供數(shù)值化服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容的快速更新和應(yīng)用。在進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)設(shè)定時(shí)，可以把靈活便捷當(dāng)作核心標(biāo)準(zhǔn)，給人事檔案管理工作開展提供條件，確保相關(guān)工作人員可以根據(jù)自身需求落實(shí)管理目標(biāo)。在進(jìn)行查詢系統(tǒng)設(shè)定時(shí)，需要具備多遠(yuǎn)的字段。例如學(xué)歷、姓名、工作時(shí)間等，根據(jù)字段查找對(duì)應(yīng)的信息，給動(dòng)態(tài)管理提供條件。此外，在進(jìn)行查詢系統(tǒng)優(yōu)化的過程中，還要將查詢?nèi)藛T工作習(xí)慣以及工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變、進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)定，以此提升查詢效率，保證查詢質(zhì)量。4.及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫要想確保醫(yī)院人事檔案數(shù)字化信息管理工作順利發(fā)展，就要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)定和更新。醫(yī)院人事檔案因?yàn)闀?huì)隨著職工以及發(fā)展等因素的轉(zhuǎn)變而發(fā)生改變，這就直接影響了數(shù)據(jù)檔案更新效率。從醫(yī)院人事檔案管理人員的角度來說，應(yīng)該定期對(duì)職工檔案更新情況進(jìn)行核查，如果存在人事變動(dòng)現(xiàn)象，應(yīng)該第一時(shí)間進(jìn)行檔案更新，以此保證和醫(yī)院實(shí)際情況相吻合。通常情況下，更新檔案數(shù)據(jù)庫一般需要得到各個(gè)部門的支持。各個(gè)部門管理人員把本部門職工情況及時(shí)傳遞給人事檔案管理部門，在人事管理人員接受相關(guān)數(shù)據(jù)之后，進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和核查，以此確保醫(yī)院人事檔案管理的合理性和時(shí)效性。5.加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)要想保證檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利開展，需要得到充足人員的支持。由于在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要應(yīng)用大量的現(xiàn)代化技術(shù)。因此，醫(yī)院需要采用諸多對(duì)策。首先，應(yīng)該注重對(duì)相關(guān)人員專業(yè)技能的培訓(xùn)，讓其掌握充足的管理知識(shí)和理念。其次，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)等操作學(xué)習(xí)力度，讓其在掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的同時(shí)，還能對(duì)醫(yī)院運(yùn)營情況有所了解，培養(yǎng)綜合型人才。此外，在落實(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的過程中，不僅需要管理工作人員掌握專業(yè)的管理知識(shí)和技能，同時(shí)還要求相關(guān)人員掌握專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作和風(fēng)險(xiǎn)防范水平，因此，結(jié)合醫(yī)院檔案管理情況，有針對(duì)性落實(shí)培訓(xùn)工作，加強(qiáng)人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)力度，給醫(yī)院檔案數(shù)字化管理工作開展提供保障。
四、結(jié)束語
總而言之，隨著信息化時(shí)代的來臨，把數(shù)字化信息技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理工作中，不僅可以有效提升管理水平，同時(shí)還能減少人為失誤，保證人事檔案管理質(zhì)量，給醫(yī)院整體運(yùn)營發(fā)展提供精準(zhǔn)的人事數(shù)據(jù)。因此，通過把數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用其中，可以給醫(yī)院人事管理安全性和規(guī)范性的提升，提供條件。
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檔案數(shù)字化論文3
隨著經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，高新技術(shù)在現(xiàn)實(shí)生活中的利用越來越廣泛。數(shù)字化技術(shù)作為現(xiàn)階段重點(diǎn)使用的技術(shù)之一，在諸多行業(yè)得到了普遍的應(yīng)用。從目前的行業(yè)發(fā)展來看，房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，而且呈現(xiàn)出持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢(shì)，在這樣的環(huán)境下，做好房地產(chǎn)檔案的管理，可以為行業(yè)健康發(fā)展提供有利的參考依據(jù)。由于房地產(chǎn)檔案具有數(shù)量多、規(guī)模大的特點(diǎn)，所以在檔案管理中積極地進(jìn)行數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，可以有效地提升檔案管理質(zhì)量。本文就數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，旨在強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，提高技術(shù)利用率，進(jìn)而提升管理的效率。
一、房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)
�。ㄒ唬⿲I(yè)性和項(xiàng)目性。房地產(chǎn)檔案管理有自己的特點(diǎn)，突出表現(xiàn)在專業(yè)性和項(xiàng)目性上。就專業(yè)性而言，因?yàn)榉康禺a(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)的管理活動(dòng)中形成的具有真實(shí)性的歷史資料，其產(chǎn)生的基礎(chǔ)是房地產(chǎn)特定的專業(yè)活動(dòng)，所以其具有較強(qiáng)的專業(yè)性。就項(xiàng)目性而言，因?yàn)榉康禺a(chǎn)的建設(shè)是以項(xiàng)目為區(qū)分的，所以檔案資料也是按照項(xiàng)目內(nèi)容進(jìn)行建立，因此，在檔案管理的時(shí)候，便會(huì)按照項(xiàng)目來進(jìn)行。簡(jiǎn)而言之，房地產(chǎn)檔案的產(chǎn)生具有專業(yè)性和項(xiàng)目性，所以在管理中也要重視這兩個(gè)特性。
（二）分散性和集中性。房地產(chǎn)檔案管理除了具有專業(yè)性和項(xiàng)目性的特點(diǎn)外，還擁有分散性和集中性的特點(diǎn)。就房地產(chǎn)開發(fā)而言，由于項(xiàng)目需要完成不同的工作，而每一項(xiàng)工作都具有差異性，所以對(duì)于不同工作的資料要進(jìn)行分散管理，這就造成了管理的分散性特點(diǎn)。另一方面，雖然項(xiàng)目有不同的環(huán)節(jié)劃分，但是整體上具有統(tǒng)一性，所以在管理當(dāng)中，項(xiàng)目資料需要進(jìn)行集中保管。這也就形成了房地產(chǎn)檔案管理集中性的特點(diǎn)。簡(jiǎn)言之，分散和集中的結(jié)合，使得檔案管理更具效率性。
二、數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用
（一）在檔案檢索和查詢中的應(yīng)用。數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值巨大，首先體現(xiàn)在檔案檢索和查詢中。
傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案在進(jìn)行檢索和查詢的時(shí)候，需要按照“問題”或者是“事由”來進(jìn)行檔案位置的確定，然后再進(jìn)行進(jìn)一步的查詢。在利用了數(shù)字化技術(shù)之后，可以在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行檔案資料的直接檢索，這就避免了檢索步驟的繁復(fù)化，使得檢索效率有了顯著的提升。另外，利用數(shù)字化技術(shù)，還可以打破時(shí)間和空間的限制，這就使得房地產(chǎn)檔案的檢索和查詢可以隨時(shí)隨地地進(jìn)行，此種管理方式無疑會(huì)提高檔案的利用效率和價(jià)值。
�。ǘ┰谙到y(tǒng)權(quán)限設(shè)置方面的應(yīng)用。數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理過程中，在系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置方面也有著積極應(yīng)用。在房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化體系建設(shè)中，為了保證信息資料的完善性、全面性以及保密性，需要在系統(tǒng)中進(jìn)行一定的安全權(quán)限設(shè)置。數(shù)字化技術(shù)能夠清楚地將檔案管理的環(huán)節(jié)進(jìn)行劃分，然后在環(huán)節(jié)連接處進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣，整個(gè)系統(tǒng)的環(huán)節(jié)性更加的明顯，安全性也得到了相應(yīng)的提升。
（三）在檔案統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用。數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的另一個(gè)突出應(yīng)用便是在統(tǒng)計(jì)工作中的應(yīng)用。目前，由于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍利用，房地產(chǎn)檔案不僅會(huì)以文本的形式存在，更會(huì)以電子形式存在，利用數(shù)字化技術(shù)，可以在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行分類和編排，這會(huì)提升檔案統(tǒng)計(jì)工作的效率，而且這種數(shù)字化手段的應(yīng)用，成功地解決了人工檔案在存儲(chǔ)和管理上的不便。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到各方面因素的影響而造成毀壞，比如腐爛或者火災(zāi)等，這些毀壞會(huì)造成檔案統(tǒng)計(jì)的不完善，而利用數(shù)字化技術(shù)，可以將檔案資料壓縮成數(shù)字信息，進(jìn)而進(jìn)行保存，這樣，檔案的完整性和全面性都會(huì)得到保障，檔案統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量和效率也會(huì)提升。簡(jiǎn)而言之，利用數(shù)字化技術(shù)，可以進(jìn)一步加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案統(tǒng)計(jì)工作的全面性，從而實(shí)現(xiàn)質(zhì)量化和效率化。
（四）在檔案分析中的應(yīng)用。數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的最后一個(gè)突出應(yīng)用體現(xiàn)在檔案分析中。檔案分析是檔案管理的重要內(nèi)容，利用數(shù)字化技術(shù)，可以迅速地將電子檔案進(jìn)行分類和整理，從而提取出有效的信息為管理效果的提升服務(wù)。利用數(shù)字化技術(shù)，檔案分析的效率會(huì)明顯提升，檔案管理的質(zhì)量也會(huì)顯著加強(qiáng)。在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，要想使得檔案的價(jià)值得到最大化的發(fā)揮，那么就必須進(jìn)行檔案分析。數(shù)字化技術(shù)利用信息的手段，對(duì)檔案資料進(jìn)行重新的分析和組合，這樣，檔案的價(jià)值便會(huì)得到提升，其利用的效果也會(huì)加強(qiáng)。
三、結(jié)語
隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的持續(xù)發(fā)展，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量持續(xù)增加。數(shù)量繁多的檔案資料給有效地管理帶來的一定的困難，而管理難度的增加又會(huì)造成檔案資料利用價(jià)值的降低，所以積極地利用新技術(shù)促進(jìn)房地產(chǎn)檔案的管理，提升其利用價(jià)值具有重要的意義。數(shù)字化技術(shù)是近年來發(fā)展起來的高新技術(shù)，在管理中具有突出的作用，利用數(shù)字化技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理，可以更加科學(xué)地掌控檔案資料，從而提高資料利用率，這對(duì)于檔案管理的價(jià)值提升而言意義重大。
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檔案數(shù)字化論文4
【摘要】作為一項(xiàng)關(guān)鍵的資源內(nèi)容，國土資源檔案管理工作的重要性不言而喻。隨著我國建設(shè)步伐的不斷加快，傳統(tǒng)的手工管理模式，暴露出了越來越多的弊端，所以推動(dòng)數(shù)字化管理模式，已經(jīng)是產(chǎn)業(yè)發(fā)展的共識(shí)。本文通過對(duì)數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性進(jìn)行探究，希望能夠起到一些有效的參考作用。
【關(guān)鍵詞】國土資源檔案；數(shù)字化管理；適用性；探究分析
數(shù)字化檔案管理工作，主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，利用數(shù)字模擬技術(shù)，以及相關(guān)的錄音、錄像等操作，對(duì)資料進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)化，形成一種多媒體信息資源，進(jìn)而將其按照統(tǒng)一化的格式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫之中。在工作中，利用數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器，可以實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)資源的共享，提升國土資源檔案管理的整體效率。
一、數(shù)字化檔案管理在國土資源管理中的適用性分析
�。ㄒ唬┒鄻踊芾硇枨蟆临Y源的檔案種類較為繁雜，且包括了較多的專業(yè)檔案內(nèi)容，僅不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案就劃分為國有、集體、農(nóng)村宅基地、土地承包經(jīng)營權(quán)、注銷異議、抵押權(quán)、預(yù)告、查封登記這八大類，國土資源執(zhí)法監(jiān)察、地籍、建設(shè)用地、礦業(yè)權(quán)、聲像、實(shí)物、電子檔案等內(nèi)容的管理難度同樣不小，這些內(nèi)容都充分體現(xiàn)了國土資源檔案管理工作的多樣化特點(diǎn)。數(shù)字化管理內(nèi)容，可以針對(duì)不同的檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，將這些資源統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫之中，并引入智能化的分析手段，對(duì)檔案進(jìn)行高效率的管控。（二）復(fù)雜性管理特點(diǎn)。國土資源檔案的管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且各個(gè)檔案種類之間，有著較為復(fù)雜的關(guān)系，比如不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案、建設(shè)用地檔案就會(huì)涉及到一系列的流程問題，如果不能對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行智能化的管理，那么很容易在管理工作中出現(xiàn)紕漏。根據(jù)國土資源的復(fù)雜化管理特點(diǎn)，利用數(shù)字化技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化為知識(shí)庫，利用智能化的手段，展開更為專業(yè)的分析，可以將那些原本繁雜的資源檔案，實(shí)現(xiàn)流程化管理，能夠極其有效地提升國土資源檔案管理的效能。（三）變更性管理情況。隨著我國各個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，城鎮(zhèn)化建設(shè)的步法也越來越快，不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍信息時(shí)常會(huì)發(fā)生變動(dòng)，首次登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記、注銷登記在數(shù)字化的管理模式下，建立一套智能化的信息管理系統(tǒng)，可以將有關(guān)的信息利用統(tǒng)一化的'手段進(jìn)行搜索，并對(duì)那些實(shí)際出現(xiàn)變更的信息執(zhí)行修改操作，盡可能提升管理效率，這也直接印證了數(shù)字化管理模式，可以對(duì)國土資源信息容易變更的情況進(jìn)行解決。（四）完整性管理目的。國土資源管理工作屬于一個(gè)具有較強(qiáng)系統(tǒng)性的資源集合，并且多個(gè)資源并非是獨(dú)立存在的個(gè)體，它們之間具有一定的綜合性，有不少資源信息是由多個(gè)信息綜合構(gòu)成的，如果某個(gè)信息資源發(fā)生缺失，對(duì)于整個(gè)國土資源信息都將會(huì)出現(xiàn)不完整的問題，進(jìn)而影響到后續(xù)檢查、監(jiān)督工作的進(jìn)行。
二、推動(dòng)國土資源檔案數(shù)字化管理的具體措施
�。ㄒ唬┲匾晹�(shù)字化管理手段的作用。要想確保數(shù)字化技術(shù)在國土資源檔案管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用，首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，將檔案數(shù)字化管理納入年度計(jì)劃和目標(biāo)考核，層層抓落實(shí)，建立健全檔案管理制度，形成強(qiáng)有力的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，讓部門之間通力協(xié)作，避免重要信息出現(xiàn)遺漏。其次，檔案人員必須要對(duì)這項(xiàng)技術(shù)的使用給予高度的重視，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作和檔案專業(yè)技術(shù)提升。最后，綜合檔案室將相關(guān)檔案信息，統(tǒng)一收集到數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)之中，并在日常的工作中，使用數(shù)字化的關(guān)系系統(tǒng)，盡可能完善國土資源的管理效率。（二）制定循序漸進(jìn)的實(shí)施計(jì)劃。在對(duì)數(shù)字化管理手段進(jìn)行運(yùn)用的時(shí)候，工作人員首先應(yīng)該明白國土資源檔案數(shù)字化管理工作的難度，由于其所具備的系統(tǒng)化特點(diǎn)，涉及到的部門較多，不可能一蹴而就，所以在工作中，需要堅(jiān)持循序漸進(jìn)的工作原則。（三）做好安全性的建設(shè)工作。數(shù)字化管理方法具有較為便利的工作特點(diǎn)，同時(shí)也存在著安全性的弊端，這也是當(dāng)前數(shù)字化管理模式發(fā)展所面臨的一大障礙。隨著安全技術(shù)的不斷升級(jí)，為了盡可能推動(dòng)數(shù)字化管理模式在國土資源管理工作中的應(yīng)用成效，一方面，應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)安全人才，在單位內(nèi)部，構(gòu)建起一套安全系數(shù)較高的數(shù)字化共享系統(tǒng)；另一方面，則是要做好相應(yīng)的安全防范措施，通過增設(shè)防火墻，購買殺毒軟件，對(duì)操作人員的安全意識(shí)進(jìn)行提升，構(gòu)建出一套完善的數(shù)據(jù)調(diào)用權(quán)限，優(yōu)化相應(yīng)的安全管理制度；還要采用先進(jìn)的服務(wù)器或者數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)設(shè)備及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫雙備份和異地備份，確保數(shù)字化管理的安全性、連續(xù)性、完整性。
三、結(jié)語
總而言之，在國土資源檔案管理工作中，對(duì)于數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)人員需要抱有開放性的態(tài)度，從基礎(chǔ)內(nèi)容入手，完善數(shù)字化管理模式的實(shí)際應(yīng)用效果，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)科技興檔，努力做到“四化”，即積極推行文檔一體化，加速檔案管理信息化，逐步實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，專兼職檔案人員專業(yè)化，從而促進(jìn)檔案管理工作水平的全面提高，建立國土資源檔案的現(xiàn)代化管理。
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檔案數(shù)字化論文5
一、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的必要性
（一）房產(chǎn)測(cè)繪事業(yè)持續(xù)發(fā)展的需要
隨著國家住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部、國家測(cè)繪地理信息局有關(guān)房產(chǎn)測(cè)繪規(guī)程的出臺(tái)，我市房產(chǎn)測(cè)繪事業(yè)蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)測(cè)繪檔案保有數(shù)量越來越多、利用頻次越來越高、管理難度越來越大，傳統(tǒng)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要，房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息資源必須從封閉走向開放，成為大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)共享的資源。因此，房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理必須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理才能保證檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。
�。ǘ┬畔r(shí)代的需要
隨著辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的飛速發(fā)展，未來社會(huì)人類交流的主要工具將是數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，來自社會(huì)各方面的信息將通過數(shù)字網(wǎng)絡(luò)傳遞和交流。房產(chǎn)測(cè)繪檔案必須從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化層面上來，只有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，才能適應(yīng)社會(huì)信息化進(jìn)程的需要，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)和國土房管行政管理決策提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的房產(chǎn)測(cè)繪信息服務(wù)。
�。ㄈ⿲�(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案社會(huì)服務(wù)的需要
傳統(tǒng)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理屬于專屬化和封閉式管理模式，開發(fā)企業(yè)和產(chǎn)權(quán)業(yè)主難以接觸具體的房產(chǎn)測(cè)繪檔案。加上檔案管理部門平時(shí)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案宣傳力度不夠，致使房產(chǎn)測(cè)繪檔案社會(huì)利用率較低，不能滿足社會(huì)發(fā)展和城市建設(shè)以及業(yè)主自身權(quán)利的需要。數(shù)字系統(tǒng)的建立，不僅可以使房產(chǎn)測(cè)繪檔案的利用、查詢以及檔案信息的添加更加方便、快捷，而且可以確保檔案內(nèi)容的公開透明。房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理在實(shí)現(xiàn)為國土房管行政管理提供全方位房產(chǎn)測(cè)繪信息的同時(shí)，還可實(shí)現(xiàn)將有限范圍內(nèi)的房屋信息、權(quán)籍?dāng)?shù)據(jù)等向社會(huì)和業(yè)主個(gè)人開放，不僅有利于加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案工作的監(jiān)督，對(duì)檔案材料的收集整理也能起到積極的作用。
二、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理急需解決的問題
房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理不同于一般意義上的檔案管理，涉及開發(fā)企業(yè)和房屋業(yè)主個(gè)人隱私及信息安全。盡管房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理是社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，但必須注意到，在推動(dòng)實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理過程中還存在許多急需解決的問題。
�。ㄒ唬┓慨a(chǎn)測(cè)繪檔案信息的保密性和安全性無法保證
在電子文檔給人們生活、學(xué)習(xí)、工作、管理帶來快捷、靈活、存儲(chǔ)量大、易于傳輸、便于保管和修改等優(yōu)點(diǎn)的同時(shí)，也帶來不利于房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息安全保密等不利因素。如：病毒侵害、數(shù)據(jù)丟失、信息泄密、人為破壞等。
�。ǘ┓慨a(chǎn)測(cè)繪檔案信息系統(tǒng)缺乏通用性和科學(xué)性
國家沒有形成統(tǒng)一的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理信息系統(tǒng)，各地甚至各部門都在研究開發(fā)適合本地區(qū)本部門的信息系統(tǒng)。由于層次、標(biāo)準(zhǔn)各不相同，使得系統(tǒng)的通用性較差，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)難以交換、難以共享，不能適應(yīng)房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息資源共享的基本要求。
�。ㄈ┓慨a(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展不平衡
由于各地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程也各不相同。有的地區(qū)按系統(tǒng)建立了網(wǎng)站和局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助檔案管理；有的地區(qū)只是把房產(chǎn)測(cè)繪基礎(chǔ)信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索等仍習(xí)慣于手工操作，檔案管理基本還是紙質(zhì)化，房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理仍未起步；有的地區(qū)干脆完全采用紙質(zhì)化手工管理。
�。ㄋ模┓慨a(chǎn)測(cè)繪檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低
在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，檔案管理人員是關(guān)鍵因素，各種軟、硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式只是紙質(zhì)材料的收集整理和簡(jiǎn)單的編號(hào)存放，致使長期以來從事檔案管理的人員素質(zhì)整體偏低，技能提高緩慢，既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又懂檔案管理的復(fù)合性人才嚴(yán)重缺乏，影響了房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的正常開展。
三、實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議
�。ㄒ唬┭邪l(fā)科學(xué)合理的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息管理系統(tǒng)
嚴(yán)格按照國家和我市有關(guān)房產(chǎn)測(cè)繪和檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理的實(shí)際需要和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求，適當(dāng)增減房產(chǎn)測(cè)繪檔案材料收集范圍，調(diào)整檔案目錄，增加房產(chǎn)測(cè)繪檔案使用價(jià)值。加大科技投入，研發(fā)適合房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)，切實(shí)做到“三統(tǒng)一”，即：實(shí)用性與科學(xué)性有機(jī)統(tǒng)一；信息安全和技術(shù)安全有機(jī)統(tǒng)一；通用性和適用性有機(jī)統(tǒng)一。只有建立科學(xué)合理的房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息化系統(tǒng)才能提高整體工作效率，加快房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理進(jìn)程，提高房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息資源的利用率。
�。ǘ┘訌�(qiáng)檔案保密工作，確保房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息安全
一是檔案行政部門應(yīng)會(huì)同房產(chǎn)測(cè)繪部門共同制定房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息開發(fā)、利用的相關(guān)政策，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息的收集整理、開發(fā)利用以及房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息的分類等級(jí)、查閱權(quán)限及授權(quán)條件等，為房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理提供基礎(chǔ)保障。二是房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理人員必須增強(qiáng)保密意識(shí)和信息安全意識(shí)，客觀全面地對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案信息作出科學(xué)判斷，根據(jù)檔案的密級(jí)程度確定開放查詢范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理，確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息安全。
（三）努力培養(yǎng)高素質(zhì)的房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理人員隊(duì)伍
為房產(chǎn)測(cè)繪檔案部門引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，以滿足信息處理、信息分析與研究、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)與維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與維護(hù)等方面的需要。努力培養(yǎng)既熟悉房產(chǎn)測(cè)繪檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。加強(qiáng)在職房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和教育，提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以滿足不斷增長的房產(chǎn)測(cè)繪檔案數(shù)字化管理人才需求。
檔案數(shù)字化論文6
[摘 要]隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)行業(yè)也提升了其發(fā)展速度�，F(xiàn)代的檔案管理技術(shù)已無法滿足人們的需求，因此數(shù)字化管理的產(chǎn)生十分必要。這種從傳統(tǒng)的管理手段到現(xiàn)代化的數(shù)字管理的轉(zhuǎn)變不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還促進(jìn)了其積極、良好的發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]檔案管理技術(shù)；數(shù)字化管理；發(fā)展
由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及和發(fā)展，檔案管理的數(shù)字化發(fā)展速度也逐步加快。隨著這種管理方式的不斷普及，一些不足之處也隨之顯現(xiàn)出來。面對(duì)國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐不斷加快的現(xiàn)狀，檔案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越來越強(qiáng)。目前，國家的檔案管理水平還不夠均衡，還有很多問題需要去解決。因此必須不斷分析和改進(jìn)檔案的管理水平才能夠推動(dòng)其發(fā)展。
1.數(shù)字化檔案管理及其應(yīng)用
1.1數(shù)字化檔案管理
信息化建設(shè)的關(guān)鍵是信息資源的共建共享與有效利用，而檔案資源作為一種重要的信息資源，其規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理與利用正逐漸受到社會(huì)各界的重視。數(shù)字化檔案即將檔案的相關(guān)信息以虛擬的方式將其儲(chǔ)存、管理、傳送與分享。這種檔案的儲(chǔ)存方式不會(huì)受到地理位置和信息載體的制約。所謂數(shù)字化管理，大體上講，就是利用互聯(lián)網(wǎng)的方式，實(shí)現(xiàn)將檔案的儲(chǔ)存由實(shí)體變?yōu)樘摂M化儲(chǔ)存。這些檔案的信息載體也將由紙質(zhì)轉(zhuǎn)為虛擬化載體，檔案資源由文字變?yōu)殡娮有畔�、所服�?wù)的對(duì)象由窄小變?yōu)閺V闊。
檔案的數(shù)字化管理在我國現(xiàn)代化發(fā)展中的應(yīng)用十分廣泛，因?yàn)樗軌蚪鉀Q很多傳統(tǒng)的管理的手段的缺點(diǎn)，比如說不容易保存，檔案信息查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，信息傳遞與分享不方便，信息保密性不強(qiáng)等。檔案數(shù)字化管理是按照以掃描、圖形處理、OCR識(shí)別、自動(dòng)提取著錄項(xiàng)內(nèi)容、生成目錄、統(tǒng)一數(shù)字化文件格式、不同種類的數(shù)字化文件分層存儲(chǔ)、分別進(jìn)行權(quán)限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動(dòng)掛接等功能整合的手段，使數(shù)字化加工處理工作可以批量高速進(jìn)行，這樣不但可以讓數(shù)據(jù)以最佳新式進(jìn)行存儲(chǔ)，做到圖文聲相結(jié)合，檔案信息更詳細(xì)，從而提高工作效率。
隨著新時(shí)期的到來，數(shù)字化檔案還增加了指紋錄入DNA識(shí)別與采集的功能。找這種情形來看，檔案的數(shù)字化管理手段將會(huì)不斷普及全國。雖然數(shù)字化管理的手段有眾多優(yōu)點(diǎn)且傳統(tǒng)的管理手段又有很多缺點(diǎn)，但是也不能完全將傳統(tǒng)的管理手段摒棄。因?yàn)閭鹘y(tǒng)管理手段還是有很多優(yōu)點(diǎn)的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。
2.檔案數(shù)字化管理的必要性
2.1傳統(tǒng)管理手段的缺點(diǎn)
傳統(tǒng)的檔案管理方式使我國以前的普遍管理方式，現(xiàn)如今仍舊有很多的事業(yè)單位或是教育單位等在應(yīng)用這種管理手段。就利益這方面來講，傳統(tǒng)的管理手段不僅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查找相關(guān)檔案信息或者為其他部門提供相關(guān)信息時(shí)往往需要耗費(fèi)很多時(shí)間去尋找。這種傳統(tǒng)方式的管理手段所需工作量太大，耗費(fèi)時(shí)間也太長，使得管理的工作不能夠正常的進(jìn)行，效率也及其低。我國和其他國家相比，由于科學(xué)技術(shù)手段相對(duì)比較低，檔案管理水平也一直遜色于其他國家。
2.2數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高經(jīng)濟(jì)效益
傳統(tǒng)的管理手段由于采用的是紙質(zhì)版的檔案，再加上需要的工作人員數(shù)量眾多，使得管理起來又耗時(shí)又浪費(fèi)很多勞動(dòng)力�，F(xiàn)如今的數(shù)字化檔案管理不僅管理起來方便快捷，減少了樹木的消耗，保護(hù)了環(huán)境，還減少了勞動(dòng)力的耗費(fèi)。與此同時(shí)，數(shù)字化管理還能夠幫助檔案管理中心減少儲(chǔ)備占地，增加了土地利用率。
2.3數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――增強(qiáng)了信息的嚴(yán)密性
數(shù)字化管理利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)為電子版，能夠使檔案更加安全，加強(qiáng)了其保密性。再加上電子化信息管理起來也比較省時(shí)間省勞動(dòng)力，這使得其優(yōu)勢(shì)更加突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為。也就是說它使得檔案管理中心為利用者提供更加及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)且有較高權(quán)威性和參考價(jià)值的檔案信息。
2.4數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)――提高了辦公效率
因?yàn)槠髽I(yè)部門的檔案流動(dòng)性較強(qiáng)，如果想很精準(zhǔn)的將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來并隨之了解它們的情況，就要應(yīng)用數(shù)字化管理的手段。因?yàn)橐郧暗膫鹘y(tǒng)手段必須將其“歸檔”以后才能夠進(jìn)行查詢。數(shù)字化管理手段能夠使檔案信息的查詢變得簡(jiǎn)單方便，同時(shí)又能精準(zhǔn)的將資料反映出來。這種管理手段可以使工作人員在足不出戶的狀況下就能夠了解到所有資料。
3.新時(shí)期數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)
3.1促進(jìn)制度標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展
首先要成立專門的檔案監(jiān)督小組，并設(shè)定專門的選擇和管理人員，將檔案按照國家的標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)檔案進(jìn)行分類和儲(chǔ)存。比如說針對(duì)不同的部門、檔案用途的不同和檔案限制性等因素來制定合理的管理制度。與此同時(shí)還要根據(jù)檔案信息的儲(chǔ)存、搜索、傳送和查詢等方面建立統(tǒng)一的規(guī)范與制度并不斷的完善它。
3.2優(yōu)化檔案管理體系
首先建立一個(gè)完整的檔案管理體系，使其成為一個(gè)更加完整的數(shù)字化檔案館。這需要國家不斷提高科技水平，不斷加強(qiáng)管理體系并將檔案數(shù)據(jù)庫不斷的進(jìn)行優(yōu)化。其次是要逐步的去完善它，比如說要備好多臺(tái)服務(wù)器，對(duì)文件要進(jìn)行集中性掃描并設(shè)定專一的保存格式，對(duì)數(shù)據(jù)要進(jìn)行及時(shí)的備份等等。第三，要對(duì)人力資源、機(jī)器設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境加強(qiáng)管理，以提高資源共享的能力。最后還要設(shè)定其它可以與數(shù)字化管理相銜接的管理系統(tǒng)以備不時(shí)之需。
3.3加強(qiáng)數(shù)字化管理的安全性
在硬件管理方面，首先要將檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存量提升，并將儲(chǔ)存的時(shí)間延長。其次是要設(shè)定專門的管理人員負(fù)責(zé)信息的安全監(jiān)督，保證重要的數(shù)據(jù)信息不會(huì)丟失。在軟件管理方面，要對(duì)信息庫設(shè)定一定的權(quán)限，還要設(shè)置安全的密碼和多層的關(guān)卡與防火墻來保證數(shù)據(jù)的安全性。
3.4加強(qiáng)管理人員的隊(duì)伍建設(shè)
首先要對(duì)檔案管理中心的工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和考核。培訓(xùn)的時(shí)候要對(duì)不同的崗位需求進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)。其次要對(duì)工作人員進(jìn)行合理的安置，并激發(fā)他們的上進(jìn)心，促使他們努力工作。最后，要使管理隊(duì)伍職業(yè)化、專業(yè)化。
3.5維護(hù)其知識(shí)產(chǎn)權(quán)
要建立高效的防范技術(shù)。比如說加強(qiáng)對(duì)盜版信息的懲治，建立完善的法律制度，提高管理人員的文化素質(zhì)和管理水平。
檔案數(shù)字化論文7
一、方志館檔案數(shù)字化管理的重要性
檔案作為一種原生態(tài)信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來，憑借信息技術(shù)為檔案利用工作服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。方志館檔案已經(jīng)推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理引進(jìn)了數(shù)字化建設(shè)，但對(duì)電子文件管理的意識(shí)比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費(fèi)。部分仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，從業(yè)人員的專業(yè)技能跟不上信息化發(fā)展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應(yīng)盡快找到傳統(tǒng)模式與先進(jìn)技術(shù)的結(jié)合點(diǎn)，逐步展開數(shù)字化檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，更好地發(fā)揮方志館檔案的社會(huì)功能。
二、方志館檔案數(shù)字化管理的基本特征
方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、滿足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。
三、方志館檔案數(shù)字化管理的措施
1.科學(xué)規(guī)劃。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字采集技術(shù)（錄音、錄像、照相）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案數(shù)字化管理也在不斷的發(fā)展進(jìn)步，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，以計(jì)算機(jī)為網(wǎng)絡(luò)終端，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)為平臺(tái)，能夠突破時(shí)間和空間的局限，實(shí)現(xiàn)方志館檔案信息資源共享。所以，方志館檔案數(shù)字化管理應(yīng)本著從實(shí)際情況出發(fā)，科學(xué)制定合理規(guī)劃，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，將重要檔案信息及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化歸檔入庫。同時(shí)，要充分利用計(jì)算機(jī)及專業(yè)人員的優(yōu)勢(shì)，在保障檔案信息完整性和安全性的基礎(chǔ)上，保證檔案數(shù)字化信息體系的完整性和健全性。2.安全保障。安全體系建設(shè)是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案后，能夠增強(qiáng)檔案保管的安全性，但也應(yīng)借鑒紙質(zhì)檔案管理的一些管理原則。歷史久遠(yuǎn)的檔案材料數(shù)字化后，應(yīng)改善和提高保管條件，及時(shí)更新庫房陳舊保管設(shè)備等。數(shù)字化檔案有優(yōu)勢(shì)也有弊端，應(yīng)加強(qiáng)防范，否則會(huì)造成重要的檔案信息外泄，造成不應(yīng)有的損失和影響。因此，在做好檔案信息數(shù)字化加工的同時(shí)，要做信息安全保障工作，要加強(qiáng)人員專業(yè)培訓(xùn)管理，提高防范意識(shí)和管理水平，定期維護(hù)系統(tǒng)，有效及時(shí)排查安全隱患；建立安全防護(hù)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防范體系，密碼保護(hù)系統(tǒng)、病毒防護(hù)系統(tǒng)等。同時(shí)，應(yīng)明確錄入、查閱、調(diào)閱和復(fù)制權(quán)限，防止對(duì)檔案信息內(nèi)容的篡改。3.人才保障。方志館檔案信息資源日益增多，應(yīng)注重館藏檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)，檔案數(shù)字化信息管理，涉及計(jì)算機(jī)軟硬件及掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)等多個(gè)學(xué)科，而不是僅僅懂得計(jì)算機(jī)或傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理知識(shí)的人員所能勝任的�？茖W(xué)規(guī)劃管理離不開人員隊(duì)伍建設(shè)，更離不開專業(yè)人才。所以，方志館應(yīng)積極引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)技術(shù)人才，加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)，把檔案數(shù)字化管理列入方志館檔案改革工作中，建立行之有效的學(xué)習(xí)制度和管理系統(tǒng)，在人員管理中，應(yīng)分工合理，即要專人專崗又要分工合作，既要掌握數(shù)字檔案的操作流程，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施，確保檔案信息的安全性和完整性。同時(shí)，方志館還應(yīng)注重檔案管理員技能培訓(xùn)工作，為檔案管理員創(chuàng)造培訓(xùn)機(jī)會(huì)，相互交流，共同進(jìn)步，使其更好地完成工作。
檔案數(shù)字化論文8
一、檔案數(shù)字化管理的特征
�。ㄒ唬n案管理方法更加先進(jìn)
檔案內(nèi)容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質(zhì)檔案的歸檔和保存方式進(jìn)行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數(shù)字化管理的過程中，與檔案存儲(chǔ)、檔案安全維護(hù)相關(guān)的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計(jì)算機(jī)使用相關(guān)的問題，而這些技術(shù)又是完全不同的，例如歸檔和調(diào)取在計(jì)算機(jī)上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數(shù)字化的檔案管理辦法完全是基于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)使用的，這是檔案管理方法與現(xiàn)代社會(huì)主流文化接軌的象征。
�。ǘn案管理目的更加多元化
數(shù)字化檔案管理的第三個(gè)特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協(xié)助單位預(yù)測(cè)發(fā)展目標(biāo)，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，也不能通過檔案管理工作體現(xiàn)單位在同等社會(huì)組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調(diào)取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數(shù)字化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案異地調(diào)取，從網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)檔案共享亦非難事，這使得“方便個(gè)人調(diào)用檔案”、“實(shí)現(xiàn)服務(wù)性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關(guān)部門亦可通過對(duì)各單位檔案的綜合分析得出社會(huì)發(fā)展的基本面貌。
二、檔案數(shù)字化管理中容易產(chǎn)生的問題
檔案數(shù)字化管理的多種工作特點(diǎn)使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程發(fā)展受到阻礙，數(shù)字化檔案管理的實(shí)際效用的發(fā)揮不佳。要使數(shù)字化檔案管理工作在組織中發(fā)揮作用，就必須從發(fā)現(xiàn)管理問題入手進(jìn)行分析，筆者根據(jù)多年工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)目前數(shù)字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個(gè)方面。
（一）檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配
現(xiàn)代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術(shù)知識(shí)，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時(shí)處理電腦突然死機(jī)、硬盤突然崩潰的情況、對(duì)與公司機(jī)密相關(guān)的文件進(jìn)行多重加密、定期、高效的對(duì)檔案文件進(jìn)行檢查和整理等。而目前大多數(shù)單位的檔案管理工作人員都存在職業(yè)能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統(tǒng)檔案管理的模式下，習(xí)慣于紙質(zhì)檔案的管理規(guī)則和辦法，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的職業(yè)能力水平相當(dāng)?shù)停@導(dǎo)致大多數(shù)檔案管理工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，認(rèn)為數(shù)字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導(dǎo)阻礙了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。
�。ǘn案資料的保管過程中的科技風(fēng)險(xiǎn)難以避免
在現(xiàn)代化管理手段下，使用信息技術(shù)是檔案管理工作中必須的一個(gè)環(huán)節(jié)，而檔案管理中的信息技術(shù)漏洞十分容易導(dǎo)致檔案安全問題。首先，在檔案管理現(xiàn)代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發(fā)不完善的，畢竟應(yīng)用于檔案管理的軟件是近幾年才開發(fā)出來的，軟件的穩(wěn)定性、對(duì)病毒甄別的能力都還在研究當(dāng)中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發(fā)生；其次，員工在調(diào)用檔案的過程中，由于對(duì)檔案軟件操作的不熟悉以及對(duì)信息類檔案保密的忽視，經(jīng)常有對(duì)檔案資料保管不利的情況，例如于對(duì)檔案的隨意存放很可能導(dǎo)致檔案信息泄露，在檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中可能被盜取等；最后，由于互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)本身的漏洞和計(jì)算機(jī)編碼技術(shù)的高速發(fā)展，在不具備高級(jí)防護(hù)系統(tǒng)和專業(yè)的信息科技人才的情況下，檔案存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)很容易被黑客入侵或者遭受網(wǎng)絡(luò)病毒的危害，惡意的網(wǎng)絡(luò)攻擊輕則導(dǎo)致檔案信息丟失，重則導(dǎo)致整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，這對(duì)檔案保管來說是重大的威脅。
（三）檔案管理工作的復(fù)雜性容易導(dǎo)致程序問題
檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲(chǔ)多個(gè)步驟，而數(shù)字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個(gè)程序平臺(tái)上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進(jìn)行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實(shí)性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲(chǔ)形式上的統(tǒng)一；另外，由于檔案管理內(nèi)容繁復(fù)，工作人員比較多，不同工作人員對(duì)檔案歸檔和整理的次序如果不能協(xié)調(diào)統(tǒng)一，則很容易造成同一個(gè)檔案被重復(fù)錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統(tǒng)中檔案重復(fù)錄入的問題很容易導(dǎo)致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。
三、完善檔案數(shù)字化管理的方法
�。ㄒ唬┨岣邫n案管理工作人員的職業(yè)能力
要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對(duì)工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識(shí)，即認(rèn)識(shí)到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到職業(yè)能力對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用。首先應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理工作人員職業(yè)能力的必要措施，重視到對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對(duì)自己的工作充滿信心，從工作意識(shí)上形成正確的、積極的態(tài)度是提高他們職業(yè)能力的根本方法。
（二）完善檔案安全維護(hù)體系
應(yīng)建立健全安全技術(shù)防范系統(tǒng)，積極應(yīng)用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)加密、防入侵、防病毒等技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息恢復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)處理錄音錄像技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支撐。另外，切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對(duì)檔案造成毀滅性損失。對(duì)重要的電子檔案，不但要同質(zhì)備份，而且要異質(zhì)備份，及時(shí)轉(zhuǎn)換成縮微品或紙質(zhì)檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護(hù)體系的建立還必須有財(cái)力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護(hù)上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統(tǒng)，或聘請(qǐng)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對(duì)單位檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行檢查和漏洞修補(bǔ)；有條件的單位可以自主培養(yǎng)或外聘計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，專門負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案管理中的檔案信息安全維護(hù)，以增強(qiáng)自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應(yīng)該重視對(duì)員工的檔案安全維護(hù)教育，使調(diào)用檔案的員工在享受檔案服務(wù)的同時(shí)為檔案安全負(fù)起責(zé)任，從檔案使用和保管的細(xì)節(jié)方面入手，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。
（三）制定標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理工作規(guī)則
目前現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作，各單位檔案部門應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同，造成數(shù)字化檔案信息共享困難，通用性、開發(fā)性差，導(dǎo)致檔案資源利用率不高，制約了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時(shí)間，就發(fā)現(xiàn)一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導(dǎo)致檔案建設(shè)資源的浪費(fèi)，影響單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的信心，也影響了檔案工作人員對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的效率。為了保證數(shù)字檔案的兼容性和規(guī)范性，必須根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范，使檔案數(shù)字化管理在實(shí)際應(yīng)用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內(nèi)容進(jìn)行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運(yùn)行。結(jié)合行業(yè)、地域環(huán)境等實(shí)際制定并認(rèn)真落實(shí)好《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館工作標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責(zé)》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化的基本方法。
四、結(jié)語
綜上所述，數(shù)字化檔案管理為檔案管理工作的開展提供了新的途徑，而數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)際過程中還存在一些問題，檔案管理工作人員自身的職業(yè)能力、信息科技自身的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、檔案管理工作的復(fù)雜性都會(huì)引發(fā)檔案管理問題。要想保證數(shù)字化檔案管理的合理進(jìn)行，就必須提高檔案管理能力、建立安全維護(hù)體系、制定管理工作規(guī)則，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目的。
篇二：檔案管理數(shù)字化論文
一、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵
所謂數(shù)字化檔案管理是指對(duì)具有高度價(jià)值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學(xué)數(shù)據(jù)等多媒體信息進(jìn)行收集、加工、整理和保管并實(shí)施電子存取服務(wù)。數(shù)字檔案館是檔案信息化建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，是信息化建設(shè)綜合實(shí)力的體現(xiàn)，是檔案館建設(shè)在信息時(shí)代的必然要求。隨著數(shù)字技術(shù)處理和內(nèi)容管理技術(shù)的飛速發(fā)展，新—代的檔案管理將是數(shù)字化全息檔案管理的方式。
二、數(shù)字化檔案管理的重要性
檔案信息數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。計(jì)算機(jī)的廣泛使用，使大量的數(shù)字檔案信息形成，同時(shí)也為檔案的數(shù)字化管理提供了可能。它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接，從而可以及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。
而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理還能使資料能及時(shí)歸檔，盡快提供利用。同時(shí)數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。從而提高了辦公效率。
數(shù)字化檔案管理的落實(shí)將促使與之相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等高新技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，從而促進(jìn)檔案管理理論、檔案管理技術(shù)和方法的變革，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，發(fā)揮檔案信息的增值作用，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提升檔案工作在信息化社會(huì)中的地位和作用。
檔案資料經(jīng)過數(shù)字化加工后，社會(huì)公眾（開放檔案）和各職能部門都能通過檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，也避免了傳統(tǒng)檔案利用方式對(duì)檔案實(shí)體多次輾轉(zhuǎn)造成的時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率
檔案因經(jīng)常外借翻閱易產(chǎn)生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成威脅，教育論文《論數(shù)字化檔案管理的新思路》。而檔案進(jìn)行數(shù)字化加工后，可通過電子方式提供利用，減少了原件的使用頻率，有效地保護(hù)檔案實(shí)體的安全。
三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的新思路
�。ㄒ唬┕芾砣藛T的素質(zhì)需提高
隊(duì)伍素質(zhì)的提高是有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要準(zhǔn)備。由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增，使檔案信息分析成為一
項(xiàng)非常重要的工作。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，就不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，更要努力學(xué)習(xí)掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能。堅(jiān)持用新思路、新體制、新機(jī)制、新方式進(jìn)行培訓(xùn)，在短時(shí)間內(nèi)走出加快檔案數(shù)字化建設(shè)的新路子，不斷推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，同時(shí)，堅(jiān)持以人為本，全面提高素質(zhì)教育。有針對(duì)性地對(duì)廣大檔案工作者進(jìn)行檔案知識(shí)的再培訓(xùn)、再教育，使廣大檔案工作者加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)的更新，樹立檔案數(shù)字化工作是第一要?jiǎng)?wù)的思想。從基本知識(shí)人手，全面細(xì)致掌握檔案工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)和知識(shí)點(diǎn)，熟練運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，早日實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案室。
（二）數(shù)字化管理中需要個(gè)性化服務(wù)
數(shù)字化管理不能局限于單個(gè)檔案館管理系統(tǒng)，而是要集成全社會(huì)的資源構(gòu)成
強(qiáng)大的檔案管理資源體系，為用戶提供多樣化的動(dòng)態(tài)性檔案管理服務(wù)。檔案管理要求根據(jù)用戶的實(shí)際任務(wù)搜集選擇各種信息，檔案管理強(qiáng)調(diào)利用自己獨(dú)特的檔案信息和能力為用戶創(chuàng)造價(jià)值，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實(shí)現(xiàn)價(jià)值；通過直接介入用戶課題的最關(guān)鍵部分來提高服務(wù)價(jià)值。檔案工作人員通過發(fā)揮自主的管理能力、研究能力和創(chuàng)新精神為用戶提供創(chuàng)新性的服務(wù)，做好個(gè)性化服。
�。ㄈ⿲�(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息相聯(lián)結(jié)
要建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)，這既是提高數(shù)字化檔案利用率的要求，也是加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件發(fā)展自身的要求。在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。打破檔案、圖書、情報(bào)等部門各自為政的局面，建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。而建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，正是建立社會(huì)信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。
同一種檔案在數(shù)字化后可以生成不同的格式，在實(shí)際工作中，采用最多的就是TIFF和PDF兩種格式。其中TIFF格式主要用于存儲(chǔ)生產(chǎn)圖紙等輸出精度要求較高的圖像文件；而PDF格式一般用于存儲(chǔ)輸出分辨率要求不高或者多頁的文字內(nèi)容較多的文件。
采用服務(wù)器、磁盤陣列、光盤等多種存儲(chǔ)方式對(duì)數(shù)字化后的文件進(jìn)行安全存儲(chǔ)，依據(jù)檔案的類別建好相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，以文件的檔號(hào)為掃描后的圖像文件命名，再將文件存儲(chǔ)到對(duì)應(yīng)的目錄下。規(guī)范文件名稱及存儲(chǔ)邏輯結(jié)構(gòu)，便于對(duì)加工好的文件進(jìn)行組織和掛接利用。
檔案數(shù)字化論文9
摘要：檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必由之路，目前，我國部分地區(qū)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理人員知識(shí)不達(dá)標(biāo)、軟件系統(tǒng)薄弱等問題，導(dǎo)致檔案管理效果不佳。文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性入手，介紹檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及主要內(nèi)容，深入分析文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容，提出檔案數(shù)字化建設(shè)總體框架及主要功能，以期為更好地管理文化藝術(shù)檔案做出重要貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；文化藝術(shù)檔案；數(shù)字化建設(shè)
隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)信息進(jìn)行處理和共享變得方便快捷。檔案是各種實(shí)踐活動(dòng)、研究成果的第一手材料，是人類社會(huì)的寶貴財(cái)富和重要的歷史文化遺產(chǎn)。隨著社會(huì)文明程度的提升，文化藝術(shù)檔案深入社會(huì)生活各個(gè)方面，對(duì)國家和社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生重要影響。因此，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，將文化藝術(shù)檔案數(shù)字化納入國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展總體格局中，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，成為檔案管理機(jī)構(gòu)重點(diǎn)研究的課題。檔案數(shù)字化作為檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，文中從文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和重要性入手，介紹檔案數(shù)字化建設(shè)的總體格局和主要功能，以期為檔案管理信息化建設(shè)提供重要參考。
1文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性
一個(gè)國家或地區(qū)信息資源開發(fā)利用程度，是判斷該地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化、科技發(fā)展水平的重要標(biāo)志。檔案信息化作為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)滿足時(shí)代發(fā)展要求。文化藝術(shù)檔案就是文化藝術(shù)機(jī)構(gòu)或工作者在實(shí)施藝術(shù)創(chuàng)作、演出、教育及社會(huì)文化工作形成的，記錄具有保存意義的各類文字、聲像、實(shí)物等不同載體的珍貴內(nèi)容，是我國寶貴的文化遺傳。傳統(tǒng)藝術(shù)檔案主要以紙質(zhì)、聲像和實(shí)物記錄等為載體，存在檔案信息利用率低、保存檔案容易受損、信息共享困難等問題。隨著多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)的普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式和載體有所改變，借助計(jì)算機(jī)實(shí)施各類藝術(shù)創(chuàng)作和教學(xué)活動(dòng)等方法如雨后春筍蓬勃發(fā)展，載體的形式及存儲(chǔ)空間產(chǎn)生一定的變化。如何讓文化藝術(shù)檔案資源發(fā)揮最大應(yīng)用價(jià)值，有效管理新型電子檔案信息，促使這些檔案為藝術(shù)工作提供信息服務(wù)，成為建設(shè)數(shù)字化檔案重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。
2檔案數(shù)字化的內(nèi)涵及建設(shè)內(nèi)容
2.1檔案數(shù)字化的概念
數(shù)字化是指采用0和1兩位數(shù)字進(jìn)行編碼，從而表達(dá)相關(guān)信息的綜合性技術(shù)。檔案數(shù)字化換言之是指檔案信息化，使用數(shù)據(jù)庫、高速掃描等技術(shù)將聲像、紙質(zhì)文件等傳統(tǒng)介質(zhì)或已歸檔的電子檔案進(jìn)行管理，其系統(tǒng)組成具有明顯序列的檔案信息庫。什么是檔案數(shù)字化？楊公之編制的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書認(rèn)為在國家檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，檔案管理活動(dòng)中采用現(xiàn)代信息技術(shù)，合理管理、處理檔案信息資源。換言之：檔案數(shù)字化是指采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，遵循現(xiàn)代管理學(xué)理念，開展一系列涉及多個(gè)學(xué)科知識(shí)交叉使用的工作模式，充分挖掘文化藝術(shù)檔案的信息，提升檔案現(xiàn)代化管理水平和效果。實(shí)施數(shù)字化處理后，文化藝術(shù)檔案能有效提升計(jì)算機(jī)檢索速度，改善檔案庫過于緊張的情況。同時(shí)，數(shù)字化檔案能降低頻繁使用檔案原件導(dǎo)致材料磨損的情況，有效豐富信息資源的內(nèi)容及數(shù)量，加大檔案信息資源的利用效率。
2.2文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容包含兩個(gè)層次①
目錄數(shù)字化；②檔案全文數(shù)字化。檔案目錄主要作用是規(guī)范檔案著錄標(biāo)引，并合理設(shè)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。檔案數(shù)字化根據(jù)掃描錄入方式，并為其設(shè)計(jì)合理的目錄索引或采用光學(xué)字符技術(shù)判別存儲(chǔ)信息的內(nèi)容。進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)中，根據(jù)檔案自身特點(diǎn)和檔實(shí)際情況，建設(shè)數(shù)字化檔案主要包括以下內(nèi)容：
1）整理數(shù)字化檔案資源是指采用數(shù)字技術(shù)把館藏中各種檔案信息和接收歸檔的電子檔案，也是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。具體途徑如下：①開發(fā)并匯集檔案館原有的紙質(zhì)檔案為三次文獻(xiàn)信息，借助數(shù)字化方式輸入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中；②借助數(shù)字照相、掃描等技術(shù)對(duì)原檔案實(shí)施數(shù)字化處理；③進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)過程中組成規(guī)范的電子文件。
2）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫主要功能是存儲(chǔ)、維護(hù)、處理檔案信息，該數(shù)據(jù)庫主要包括文件管理、檔案管理和數(shù)字目錄中心等管理系統(tǒng)。建立數(shù)字化檔案信息網(wǎng)絡(luò)就是在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布、傳遞數(shù)字化檔案信息。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)地區(qū)的檔案館與國際互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)連接，確保各個(gè)區(qū)域的使用者均能查詢所需的檔案信息。用戶借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，能夠遠(yuǎn)距離檢索網(wǎng)上開發(fā)的國內(nèi)或國外的數(shù)字化檔案資源。
3檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容
3.1提高檔案管理人員素質(zhì)水平
檔案數(shù)字化建設(shè)需要依靠大量高素質(zhì)創(chuàng)新型人才，隨著一系列高新技術(shù)的快速應(yīng)用和推廣，必須創(chuàng)建一種高素質(zhì)、分工合理的檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理員的管理水平直接影響整個(gè)檔案數(shù)字化建設(shè)成敗，檔案數(shù)字化建設(shè)涉及計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)，管理人員必須熟練將上述技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中。因此，文化藝術(shù)檔案檔案工作人員必須做到以下幾點(diǎn)：
1）熟練利用各項(xiàng)信息工具。文化藝術(shù)檔案管理人員要重視自身的自我完善，掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)理論和運(yùn)用技能，確保自己能熟練運(yùn)用各類現(xiàn)代化信息工具，為更好地管理、利用檔案信息打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
2）準(zhǔn)確鑒定檔案信息的有效性。作為文化藝術(shù)檔案管理人員，必須將有價(jià)值的信息及時(shí)傳遞給檔案利用者，這也是用戶評(píng)判評(píng)價(jià)檔案機(jī)構(gòu)信息服務(wù)的主要標(biāo)準(zhǔn)。信息化環(huán)境下，檔案信息具有份量大，內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，檔案工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，準(zhǔn)確判斷、鑒選并分析檔案信息，從而為利用者篩選出有利用價(jià)值的內(nèi)容，為其提供最佳的服務(wù)。同時(shí)，檔案管理人員要具有較強(qiáng)的信息捕捉能力，不但要快速、及時(shí)獲取檔案館存儲(chǔ)的信息為利用者服務(wù)，而且也充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)引導(dǎo)利用者獲取大量檔案信息。③具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。檔案工作不僅服務(wù)性較強(qiáng)，也是一項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣的工作，這要求管理人員要具有嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理人員要明確各種檔案保管期限、分類立卷、匯編等內(nèi)容，確保各個(gè)環(huán)節(jié)準(zhǔn)確無誤的落實(shí)到位。
3.2建立檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的“交通法規(guī)”，文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)中必須依賴各類法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的支持，根據(jù)國家檔案部門制定統(tǒng)一、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定管理目標(biāo)，確保各類案卷的完整化，檢索更加方便。推行檔案館規(guī)范化管理應(yīng)加強(qiáng)檔案管理者和領(lǐng)導(dǎo)干部的法律意識(shí)，提升檔案管理工作的科技含量。
1）規(guī)范檔案信息著錄
檔案著錄主要由著錄原則、項(xiàng)目、文字、來源、主要規(guī)則、標(biāo)識(shí)符號(hào)等內(nèi)容，檔案著錄是創(chuàng)建檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的第一步。借助著錄把文件的內(nèi)容和形式完整記錄下來，組成數(shù)據(jù)條目并將其錄入計(jì)算機(jī)，組建規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫。著錄必須遵循統(tǒng)一規(guī)范的原則，防止發(fā)生同一事物或同一人物出現(xiàn)不同名稱，不同的事物或人物卻存在同一名稱等問題，使得同一檢索條目前后不一致的情況，嚴(yán)重影響檔案檢索的效果。
2）檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化
目錄檔案信息一般采用硬盤進(jìn)行存儲(chǔ)，隨著檔案數(shù)量的增多，為確保檔案信息的安全，必須采用統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體。如果以光盤為主要存儲(chǔ)內(nèi)容，必須將光盤當(dāng)做檔案信息保存載體展開研究，并制定一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
3）選擇合理的軟件開發(fā)技術(shù)
檔案數(shù)字化建設(shè)就要采用計(jì)算機(jī)對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及管理信息實(shí)施輔助管理。一個(gè)規(guī)范的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件，應(yīng)具有收集、編目、鑒定、檢索、開發(fā)利用等管理能力，這并非簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而要依據(jù)檔案管理的各個(gè)業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作模式。因此，管理人員必須時(shí)時(shí)更新已有的檔案信息管理系統(tǒng)，把原有的數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)中并投入使用，為高度共享檔案資源打下良好的基礎(chǔ)。
4文化藝術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)方案
4.1項(xiàng)目建設(shè)總體原則
在數(shù)字化檔案管理建設(shè)小組領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)一規(guī)劃并建立數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，創(chuàng)建包含紙質(zhì)檔案、電子文檔為一體的綜合性檔案管理平臺(tái)。本次建設(shè)以內(nèi)網(wǎng)運(yùn)行為基礎(chǔ)，創(chuàng)建小批量紙質(zhì)檔案智能歸檔管理、分級(jí)管理把紙質(zhì)文檔、辦公系統(tǒng)文檔歸納為一期管理目標(biāo)。借助已有的網(wǎng)絡(luò)、信息資源和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，加強(qiáng)各種互聯(lián)網(wǎng)的互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。
4.2系統(tǒng)總體框架
文化藝術(shù)檔案管理系統(tǒng)主要包括檔案數(shù)據(jù)庫、檔案分級(jí)共享管理系統(tǒng)、安全保障及應(yīng)用系統(tǒng)組成。
1）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫
數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中要嚴(yán)格按照國家及檔案管理系統(tǒng)制定的相關(guān)制度和規(guī)范，對(duì)詞匯、表格、數(shù)據(jù)等進(jìn)行有效管理。數(shù)據(jù)庫能夠存儲(chǔ)綜合的檔案數(shù)據(jù)信息，管理對(duì)象主要由科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫可以執(zhí)行檔案的所有管理環(huán)節(jié)，并兼容各類不同介質(zhì)的檔案，如：電子檔案、圖片、光盤、紙質(zhì)檔案等。目前，市場(chǎng)上常用的數(shù)據(jù)庫包括Oracle、DB2、Sybase等，依據(jù)檔案已有的庫存及10年內(nèi)增長情況綜合分析，選擇MSSQLServer200版本即可滿足建設(shè)需求。標(biāo)準(zhǔn)檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)置在該機(jī)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)中心，運(yùn)用原有的SQLserver20xx數(shù)據(jù)庫軟件，與新時(shí)期檔案管理各項(xiàng)要求相互結(jié)合，組建檔案信息資源中心和數(shù)據(jù)接口中心，從而實(shí)現(xiàn)日常文化藝術(shù)類文件歸檔、查找、整理等操作需要。MSSQLServer不僅滿足檔案數(shù)據(jù)條目和原文存儲(chǔ)數(shù)百萬條以上的要求，也不會(huì)因數(shù)據(jù)冗余導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫運(yùn)行緩慢，完全滿足文化藝術(shù)檔案館發(fā)展要求。
2）建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)
檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)置在檔案館專網(wǎng)中，借助C/S與B/S相互結(jié)合的方法進(jìn)行開發(fā)。C/S程序借助VB、VC++，B/S程序利用ASP開發(fā)平臺(tái)，可以與主流服務(wù)設(shè)置無縫集成，達(dá)到最佳的控制和管理效果。C/S程序有利于管理人員前期分析紙質(zhì)檔案信息、加密和自動(dòng)入庫，有效解決歷史檔案信息和紙質(zhì)檔案存在的管理問題。B/S模式為所有訪問檔案的的人提供身份認(rèn)證平臺(tái)，訪問者通過瀏覽器完成歷史檔案的查詢、瀏覽等操作。
3）建設(shè)分級(jí)共享管理系統(tǒng)
檔案分級(jí)共享隸屬于系統(tǒng)內(nèi)部權(quán)限控制范疇，主要用來識(shí)別訪問者身份，合理分配相應(yīng)的訪問范圍、下載控制等等。安全保障系統(tǒng)是保障檔案管理系統(tǒng)可以正常、合理使用而設(shè)計(jì)的操作規(guī)范。任何人在具體操作過程中，系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄詳細(xì)的操作步驟，主要由復(fù)制內(nèi)容、打印內(nèi)容等信息，防止出現(xiàn)違規(guī)使用和惡意攻擊的情況出現(xiàn)。為保障文化藝術(shù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)的連續(xù)性，該系統(tǒng)開發(fā)主要借助主流的開發(fā)技術(shù)，使用.net和SQL數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操控。
5結(jié)束語
總之，檔案數(shù)字化建設(shè)是指充分利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行合理的控制和管理，成為國際檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，符合當(dāng)今社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。文中以檔案數(shù)字化為研究依據(jù)，設(shè)計(jì)文化藝術(shù)檔案的總體框架及主要管理系統(tǒng)，以期為檔案數(shù)字化建設(shè)做出重要參考。
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檔案數(shù)字化論文10
摘要：伴隨著我國人口不斷增長，參與社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的人群也在不斷擴(kuò)大，一方面這是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r呈上升趨勢(shì)的表現(xiàn)，同時(shí)也對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上時(shí)代的腳步了，檔案管理模式也亟待轉(zhuǎn)型，一種新型的數(shù)字化管理模式隨之產(chǎn)生，本文對(duì)這種數(shù)字化模式的檔案管理方式進(jìn)行了一些研究。
關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理；數(shù)字化
養(yǎng)老保險(xiǎn)對(duì)于社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)的平穩(wěn)運(yùn)行都起著獨(dú)特的作用，在養(yǎng)老保險(xiǎn)的工作開展中，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理是最基礎(chǔ)的工作，只有這個(gè)前置環(huán)節(jié)做好了，關(guān)于居民養(yǎng)老保險(xiǎn)的后續(xù)工作也才能進(jìn)行下去。目前，我國的科研技術(shù)水平在穩(wěn)定中不斷上升，我國也逐漸進(jìn)入信息化時(shí)代，數(shù)字化也普遍被應(yīng)用到各行各業(yè)之中，如環(huán)境監(jiān)測(cè)等。養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作也沒有止步不前，也在嘗試接受新鮮的事物，那么數(shù)字化對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作有哪些作用？本文會(huì)逐條論述。
1生存狀態(tài)及特點(diǎn)
1.1生存狀態(tài)
傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)不是適合現(xiàn)如今的信息化社會(huì)，傳統(tǒng)的檔案材料的載體是紙張，而數(shù)字化技術(shù)能夠很好地代替紙張，有著輕便快捷的優(yōu)勢(shì)，在一定程度上提高了管理的效率和質(zhì)量，節(jié)省了更多時(shí)間和精力。但是由于存活的時(shí)間比較短，難免會(huì)有一些需要改進(jìn)的地方，比如管理中存在不科學(xué)的流程，管理人員對(duì)于檔案管理數(shù)字化的誤解也導(dǎo)致了出現(xiàn)一些丟失重要數(shù)據(jù)的情況。不同區(qū)域的檔案管理系統(tǒng)缺乏一致性，導(dǎo)致跨區(qū)域的檔案管理工作進(jìn)行不順暢，因此我們應(yīng)該吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)一步開展數(shù)字化檔案管理的工作。數(shù)字化技術(shù)是信息技術(shù)發(fā)展的一個(gè)非常重要的衍生物，它是數(shù)字計(jì)算機(jī)建立的一個(gè)前提，在計(jì)算機(jī)運(yùn)行的過程中，必須要借助數(shù)字才能發(fā)揮其自身的作用和功能。此外，數(shù)字化技術(shù)在現(xiàn)代信息社會(huì)建設(shè)和發(fā)展的過程中也起到了重要的基礎(chǔ)性作用。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)和科技都有了非常顯著的提升，在這樣的情況下，很多人都認(rèn)為信息化社會(huì)實(shí)際上就等同于數(shù)字化社會(huì)。所以，數(shù)字化技術(shù)在當(dāng)今的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展當(dāng)中也占據(jù)著非常關(guān)鍵的位置。我國的很多行業(yè)都有了非常顯著的發(fā)展，改革的深度也明顯加大，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的形式和內(nèi)容都和以往產(chǎn)生了十分顯著的變化，特別是在管理方式上，其改變是十分顯著的，從以往的紙質(zhì)化管理逐漸的轉(zhuǎn)變成了數(shù)字化管理，這樣也十分有效的提升了管理質(zhì)量和管理效率。在很多方面都體現(xiàn)出了更大的優(yōu)勢(shì)。但是我國的數(shù)據(jù)信息在全面性上還存在著非常大的不足，在這樣的情況下也使得管理的很多流程都不是十分的科學(xué)，管理經(jīng)常處在無序的狀態(tài)，此外，檔案整理工作也存在著非常大的缺陷，管理的片面性非常強(qiáng)，所以在管理中還有可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的問題。除此之外，統(tǒng)一的管理平臺(tái)建設(shè)也存在著一定的問題，這也是我國城鄉(xiāng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中非常常見的一個(gè)問題。要想更好的解決這一問題，我們必須要采取有效的措施對(duì)其改進(jìn)，常見的一種方法就是要采取有效的措施不斷的改進(jìn)和完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的體系，促進(jìn)其現(xiàn)代化的建設(shè)和發(fā)展。
1.2特點(diǎn)
首先，我國的養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作體現(xiàn)了社會(huì)性。與人事檔案管理相同的是，養(yǎng)老保險(xiǎn)的檔案管理工作的范圍是遍及全社會(huì)的，服務(wù)對(duì)象也是全社會(huì)各行各業(yè)的任職人員，這也使得這種檔案管理工作呈現(xiàn)出社會(huì)化趨勢(shì)。其次，我國的檔案管理工作具有復(fù)雜性的特征，這是由其社會(huì)性而決定的，在大范圍地普及養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的同時(shí)，其檔案管理工作的內(nèi)容也就更加龐雜，與傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)制度不同，養(yǎng)老保險(xiǎn)不再只是事業(yè)單位的專享特權(quán)，如今社會(huì)上的各種企業(yè)也在推行著養(yǎng)老保險(xiǎn)制度，另外，由于城市化進(jìn)程地不斷推進(jìn)，農(nóng)民進(jìn)入城市已經(jīng)是一種普遍現(xiàn)象了，很多高校的畢業(yè)生也選擇離開家鄉(xiāng)，流往北上廣等地，因此人口的流動(dòng)，導(dǎo)致戶籍變動(dòng)等情況的出現(xiàn)，也為檔案管理中的來源提供多種可能。
2數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
首先，數(shù)字化技在應(yīng)用的過程中具有非常強(qiáng)的抗干擾能力，同時(shí)其在精度方面也比其他的方式更占優(yōu)勢(shì)，因此應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)管理城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案可以十分有效的控制外界所產(chǎn)生的負(fù)面影響，比如紙質(zhì)檔案容易受到天氣的影響，受潮、發(fā)霉和損壞等，而數(shù)字化管理在實(shí)際的工作中就可以有效的避免這些問題，同時(shí)也會(huì)使得檔案信息的安全性得到顯著地提升，這樣也就使得信息可以長期的保存，保證其自身的安全性和完整性，在很小的空間之內(nèi)就可以存儲(chǔ)非常多的信息。數(shù)字化技術(shù)在應(yīng)用的過程中還具備非常強(qiáng)的保密性，采用這一技術(shù)可以對(duì)一些重要的機(jī)緣進(jìn)行加密處理，這樣也就很好的規(guī)避了紙質(zhì)檔案中的諸多不足。在紙質(zhì)檔案的時(shí)代，一般都是將信息分類的擺放在一起，如果想要找到這一類信息只要在指定的位置翻閱就可以，保密性非常低，而采用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理就可以解決這一問題，如果沒有登錄賬號(hào)和密碼，其他人是難以進(jìn)入到頁面查詢的。最后一點(diǎn)是數(shù)字化技術(shù)在通用性上有非常好的表現(xiàn)，這一技術(shù)可以十分有效的利用標(biāo)準(zhǔn)化的邏輯部件構(gòu)成具有多樣性的系統(tǒng)，而這也是紙質(zhì)檔案所不具備的功能。所以從整體上來說數(shù)字化在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理中具有十分顯著地優(yōu)勢(shì)，所以我們也應(yīng)該采取有效的措施大力的推廣此項(xiàng)技術(shù)。
3優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的措施
提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，必須從根本上提高管理人員的基本素質(zhì)，充分發(fā)揮檔案管理者利用各種資源的能力，多開展學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷提高管理人員的管理學(xué)知識(shí)和相關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，在學(xué)習(xí)達(dá)到一定期限內(nèi)，進(jìn)行適時(shí)的考核，確保知識(shí)的掌握，并及時(shí)反饋考核成績，實(shí)施獎(jiǎng)懲制度。做好傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理的交接工作。沒有一種技術(shù)革新是一蹴而就的，在全面實(shí)施現(xiàn)代的數(shù)字化管理的同時(shí)也要注意處理好數(shù)字化管理中產(chǎn)生的問題，由于一些工作人員對(duì)于工作的疏忽，對(duì)于信息的保管不當(dāng)，導(dǎo)致信息的丟失，因此有效地處理紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)系，對(duì)于電子檔案要及時(shí)備份。在思想意識(shí)上要重視數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理工作，轉(zhuǎn)變觀念———從習(xí)慣于管理紙質(zhì)檔案向善于管理數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，搞好多種形式檔案的管理工作。當(dāng)前數(shù)字化檔案尚未普及，但從目前發(fā)展趨勢(shì)來看，今后數(shù)字化檔案必然會(huì)在檔案家庭中占據(jù)重要的一份�！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢”。對(duì)于剛剛到來的新事物，檔案工作者應(yīng)有這種先見之明，搞好準(zhǔn)備工作，結(jié)合各時(shí)各地的實(shí)際情況，做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)已有的數(shù)字化檔案的管理，積極積累相關(guān)方面的工作經(jīng)驗(yàn)。
4結(jié)論
數(shù)字化檔案管理技術(shù)為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供了多重技術(shù)支持，數(shù)字化的進(jìn)程是不可逆轉(zhuǎn)的，對(duì)于一些抗拒新興事物的管理人員，其領(lǐng)導(dǎo)要多多開展工作，促進(jìn)其思想觀念的轉(zhuǎn)變，我國政府也應(yīng)當(dāng)給予更多資金支持，吸引高素質(zhì)人才加入到這個(gè)隊(duì)伍中來，推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)的制度的完善與發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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檔案數(shù)字化論文11
【摘要】法醫(yī)鑒定檔案數(shù)字化戰(zhàn)略大體上可以分四步走：第一，法醫(yī)鑒定檔案數(shù)字化加工。第二，基于J2EE體系的法醫(yī)鑒定檔案管理系統(tǒng)。第三，法醫(yī)鑒定文檔一體化。第四，建立國家法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館。
【關(guān)鍵詞】數(shù)字化加工；J2EE體系；文檔一體化
隨著國家檔案局頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（20xx—20xx）和國家檔案局《DA/T31—20xx紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等12項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)，吹響了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的號(hào)角，標(biāo)志著我國的紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)入了啟動(dòng)階段。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的大潮中，時(shí)代對(duì)法醫(yī)鑒定檔案的“電子檔案完整性的保存”數(shù)字化戰(zhàn)略提出了新的挑戰(zhàn)，針對(duì)我國法醫(yī)鑒定的多元體制，檔案管理呈現(xiàn)出多系統(tǒng)、多層級(jí)散在的傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式，法醫(yī)鑒定檔案管理工作者也給出了自己的探索和思考。
一、法醫(yī)鑒定檔案的數(shù)字化加工
法醫(yī)鑒定檔案因其散在的存放方式和特殊的檔案類別，分屬于公檢法司衛(wèi)、高等院校各系統(tǒng)自己管理，沒有形成統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)，這意味著數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施規(guī)劃時(shí)間表。國家檔案館可先行對(duì)各級(jí)法醫(yī)鑒定檔案機(jī)構(gòu)現(xiàn)存的檔案進(jìn)行調(diào)研了解數(shù)目、年份、紙張大小等信息，制訂出標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化加工方案，要求各系統(tǒng)各層級(jí)各部門指定專人負(fù)責(zé)，提供專業(yè)的圖像獲取處理和管理技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、掃描、掃描質(zhì)檢及圖像處理、圖像質(zhì)檢、電子立卷、數(shù)據(jù)歸檔、審核等基礎(chǔ)進(jìn)行工作，為下一步法醫(yī)鑒定檔案著錄掛接做好準(zhǔn)備。
二、建立基于J2EE體系的法醫(yī)鑒定檔案管理系統(tǒng)
J2EE是一種分布式組件系統(tǒng)，其應(yīng)用模塊支持B/S、多層模式的操作，能夠在任何操作系統(tǒng)和硬件配置上運(yùn)行，現(xiàn)有的操作系統(tǒng)和硬件也能被保留使用。具有“編寫一次、隨處運(yùn)行”的特性、方便存取數(shù)據(jù)庫的JDBCAPI、CORBA技術(shù)以及能夠在Internet應(yīng)用中保護(hù)數(shù)據(jù)的安全模式等等優(yōu)勢(shì)，有良好的向?qū)еС执虬筒渴饝?yīng)用，添加目錄支持，J2EE能夠開發(fā)部署在異構(gòu)環(huán)境中的可移植程序。法醫(yī)鑒定檔案管理系統(tǒng)應(yīng)可連接醫(yī)學(xué)儀器、獲取影像、圖像信息，支持對(duì)圖片進(jìn)行采集、測(cè)量（周長、距離、面積），錄像、支持AV、USB、DVI、S端子、HDMI等各類視頻接口，可進(jìn)行身份證識(shí)別，圖像區(qū)域截取等強(qiáng)大的處理功能。法醫(yī)鑒定檔案作為一種特殊的檔案類別，涉及法律層面的個(gè)人信息和隱私。如何在有效利用這些珍貴資源開展學(xué)術(shù)研究的同時(shí)，保護(hù)好個(gè)人的信息和隱私，是法醫(yī)鑒定檔案數(shù)字管理必須要解決的理論和技術(shù)課題。比爾曼認(rèn)為，“電子信息系統(tǒng)中沒有所謂的原件”，所以“應(yīng)該防止隨意篡改電子文件，同時(shí)記錄能證明其憑證性的背景信息和相關(guān)線索”。J2EE權(quán)限管理系統(tǒng)，就很好地解決了這個(gè)問題。J2EE系統(tǒng)分為五大模塊：權(quán)限管理、部門管理、機(jī)房管理、人員管理、日志管理。每個(gè)模塊都必須驗(yàn)證相應(yīng)的權(quán)限，只有具有權(quán)限的人員才能進(jìn)入，并進(jìn)行對(duì)應(yīng)的操作。系統(tǒng)基于Struts框架，Hibernate框架以及JSP技術(shù)，直接提供各種安全機(jī)制：身份驗(yàn)證機(jī)制、數(shù)據(jù)庫資源的授權(quán)訪問機(jī)制、數(shù)據(jù)庫日志、密鑰的保密機(jī)制，安全事件事后審計(jì)機(jī)制等可保證權(quán)限內(nèi)的用戶才能訪問系統(tǒng)資源，登錄后的用戶，只能依其權(quán)限利用、處理和管理檔案，確保其安全。通過高級(jí)管理員來配置權(quán)限，然后把權(quán)限分配給人，從而實(shí)現(xiàn)讓權(quán)限控制整個(gè)系統(tǒng)，該系統(tǒng)的權(quán)限管理是可以被重用的，可以通過管理員給用戶分配任何一種權(quán)限，當(dāng)某人員登錄到該系統(tǒng)中，登錄之后就獲得了該人員所具有的權(quán)限，從而進(jìn)入不同的頁面。本系統(tǒng)提出了基于Struts技術(shù)的統(tǒng)一權(quán)限系統(tǒng)架構(gòu)，采用這樣架構(gòu)，可以將權(quán)限系統(tǒng)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中獨(dú)立出來，多個(gè)不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠共享一個(gè)權(quán)限系統(tǒng)。
三、法醫(yī)鑒定文檔一體化構(gòu)想
文檔一體化是文件生命周期理論和全程管理與前端控制思想應(yīng)用于電子文件管理的典型模式，利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)形成一個(gè)有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫了繁瑣的立卷任務(wù)。文檔一體化在我國首次提出是在1985年6月教育部和國家檔案局召開的檔案專業(yè)教育改革座談會(huì)上。吉林省和長春市檔案局創(chuàng)造的“吉林模式，體現(xiàn)了20世紀(jì)80年代，我國檔案界針對(duì)文件和檔案一體化管理的現(xiàn)實(shí)模式的探索”，將文件的登記、立卷、著錄（包括標(biāo)引）同時(shí)進(jìn)行，稱其為“三位一體法”。最大特點(diǎn)是將文件的歸檔提前，使之與文件的“收發(fā)文登記”合一，其他分類立卷、著錄標(biāo)引也同時(shí)進(jìn)行�！凹帜Ｊ健笔钱�(dāng)時(shí)真正的現(xiàn)行文件與檔案管理的一體化模式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，實(shí)施“三位一體法”后，原來的收文登記、發(fā)文登記、收文處理登記、發(fā)文處理登記、卷內(nèi)目錄填寫、案卷封面編目、案卷備考表編制、案卷目錄編制、檔案著錄9個(gè)與登記和著錄相關(guān)的工作程序，簡(jiǎn)化為填制卷皮（一卷一事）、填制案卷目錄2個(gè)程序，登記和著錄項(xiàng)目也由63個(gè)簡(jiǎn)化為39個(gè)。20xx年國家檔案局將《宜昌市市、縣、鄉(xiāng)、村電子文件與電子檔案一體化管理》課題列為國家檔案科研課題，20xx年，宜昌市縣鄉(xiāng)村文檔一體化管理系統(tǒng)正式上線，標(biāo)志著文檔一體化模式在中國開始了推廣的過程。法醫(yī)鑒定文檔一體化管理系統(tǒng)的目標(biāo)和任務(wù)是建立法醫(yī)鑒定電子文件形成單位、歸檔單位到永久保存檔案館數(shù)據(jù)庫的無縫掛接通道，使各系統(tǒng)各層級(jí)法醫(yī)鑒定機(jī)構(gòu)能夠?qū)⒂斜４鎯r(jià)值的電子證據(jù)原件完整地、完全地移交到檔案館，形成記載歷史、傳承文化的電子檔案。法醫(yī)鑒定電子證據(jù)從形成到電子檔案的立卷、歸檔過程，是多個(gè)系統(tǒng)一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一、前后銜接的整體運(yùn)動(dòng)過程，必須采取統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，前端控制理論要求法醫(yī)鑒定電子證據(jù)原件完整清晰，以保障電子檔案管理的質(zhì)量和管理水平。設(shè)計(jì)此管理系統(tǒng)的任務(wù)大體有：1.首先要按國際上通用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和協(xié)議，制定設(shè)計(jì)可實(shí)施法醫(yī)鑒定一體化管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使該系統(tǒng)能最大限度地滿足法醫(yī)鑒定文件使用者和檔案管理者的需求。2.制定基于J2EE系統(tǒng)的法醫(yī)鑒定文檔管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，包括多層級(jí)的運(yùn)行模式、權(quán)限設(shè)置、存儲(chǔ)技術(shù)、處理技術(shù)、利用技術(shù)等。3.文檔特有的格式、版面設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、影像的顯示以及對(duì)檔案的歸檔、立卷、著錄、權(quán)限、保存時(shí)間都要在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)之初完成。4.建立有強(qiáng)大平臺(tái)支撐的數(shù)據(jù)庫，并保證集成接口的無縫掛接。
四、建立法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館
建立法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館，是時(shí)代發(fā)展的必然。目前，國內(nèi)已經(jīng)有深圳數(shù)字檔案館、青島數(shù)字檔案館、杭州數(shù)字檔案館、江蘇電力企業(yè)數(shù)字檔案館等多個(gè)數(shù)字檔案館。深圳市數(shù)字檔案館，曾被人描述為“數(shù)字化的流水線”，其真正實(shí)現(xiàn)的是對(duì)館藏?cái)?shù)字化的管理，缺乏對(duì)電子文件管理的應(yīng)有之義。建立法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館，不僅僅是對(duì)原有的法醫(yī)鑒定檔案的數(shù)字化加工，也不是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的簡(jiǎn)單延伸，而是將經(jīng)過數(shù)字化加工后的法醫(yī)鑒定檔案和文檔一體化模式下的信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫掛接到基于J2EE系統(tǒng)的法醫(yī)鑒定數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。20xx年11月12日，國家檔案局委托浙江省檔案局組織專家對(duì)拱墅區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行了測(cè)試，該系統(tǒng)構(gòu)建了館藏檔案綜合業(yè)務(wù)管理、集中式+分布式數(shù)字檔案室管理、檔案資源共享利用、電子公文接收、檔案、“異地查檔、跨館服務(wù)”遠(yuǎn)程利用民生檔案服務(wù)平臺(tái)等多系統(tǒng)多平臺(tái)復(fù)合應(yīng)用系統(tǒng)，達(dá)到了國家檔案局制定的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試指標(biāo)》，很快投入了使用。法醫(yī)鑒定檔案是法醫(yī)鑒定機(jī)構(gòu)行使職能的證據(jù)，設(shè)計(jì)統(tǒng)一接口歸檔平臺(tái)和數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔接口，利用J2EE平臺(tái)系統(tǒng)和文檔一體化的模式忠實(shí)地記錄這一職能過程，并且將價(jià)值鑒定提前在前端控制系統(tǒng)，將職能鑒定完成于電子檔案立卷移交數(shù)據(jù)庫之后，使鑒定質(zhì)量更高更好。這一新的法醫(yī)鑒定工作模式，真正地改變了法醫(yī)鑒定檔案管理工作者的工作形態(tài)，機(jī)構(gòu)以職能為中心管理模式將向著更高的以流程為中心的管理模式變革，使之從原來繁瑣的工作中解放出來，最大限度地發(fā)揮法醫(yī)鑒定檔案的社會(huì)價(jià)值、學(xué)術(shù)價(jià)值、憑證價(jià)值、歷史價(jià)值，也為法醫(yī)鑒定檔案管理工作者重新展現(xiàn)自己價(jià)值的提供了時(shí)代機(jī)會(huì)。
檔案數(shù)字化論文12
摘要：農(nóng)業(yè)科研檔案能夠準(zhǔn)確反映農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的研究進(jìn)程，對(duì)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展具有至關(guān)重要的推動(dòng)與促進(jìn)作用，在信息化發(fā)展的時(shí)代背景之下，農(nóng)業(yè)科研檔案管理應(yīng)不斷朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，融入具有時(shí)代精神的信息化內(nèi)容，以便為我國農(nóng)業(yè)科研檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)�；诖�，本文以加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價(jià)值為主要出發(fā)點(diǎn)，著重探討加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略。
關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字化管理；策略
農(nóng)業(yè)作為我國國民產(chǎn)業(yè)中的基礎(chǔ)性工程，在推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高人民生活水平等方面具有重要的促進(jìn)作用。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化，顧名思義，是以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的各項(xiàng)資源進(jìn)行優(yōu)化配置，借助網(wǎng)絡(luò)化的形式實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的科學(xué)聯(lián)系，進(jìn)而形成良性運(yùn)作的農(nóng)業(yè)科研檔案信息庫，以供相關(guān)農(nóng)業(yè)科研人員進(jìn)行資料查詢和信息檢索。而農(nóng)業(yè)科研則是推動(dòng)農(nóng)業(yè)事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的助推劑，注重對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的科學(xué)管理對(duì)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展有重要的引導(dǎo)與推動(dòng)作用，更為良好地保存農(nóng)業(yè)科研成果，為我國社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。
1加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價(jià)值
1.1提升管理效率
農(nóng)業(yè)科研檔案工作以農(nóng)業(yè)服務(wù)為宗旨，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，把不同載體的農(nóng)業(yè)科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相鏈接，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的信息庫，有利于提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的水平和效率，極大程度上節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研檔案的人力投入和成本投入，實(shí)現(xiàn)資源共享與傳承，切實(shí)有效地滿足科研人員的檔案查詢、借鑒與存檔，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的各項(xiàng)資源進(jìn)行高效配置，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理結(jié)構(gòu)，以便更好地為相關(guān)科研人員所服務(wù)。
1.2保持檔案完整性
加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，有利于保持檔案完整性，防治檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是在農(nóng)業(yè)科研研究工作基礎(chǔ)上逐步完善的，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理以紙質(zhì)管理為主要方式，但是因我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作起步較早，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作極易發(fā)生變質(zhì)，特別是在每一次查閱過程中均會(huì)發(fā)生不同程度的損耗，這對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展極為不利。對(duì)此，以數(shù)字化為主要途徑開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，能夠在一定程度上減少對(duì)科研檔案的損壞，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)資源到數(shù)字化資源的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，為農(nóng)業(yè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立奠定基礎(chǔ)。
2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略
2.1建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度
要建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的順利開展和科學(xué)進(jìn)行提供良好的外部框架，從而更好地制定與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)字化管理方案，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性。農(nóng)業(yè)科研單位要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定行之有效的檔案數(shù)字化管理制度，保證各項(xiàng)管理制度符合我國相關(guān)的法律法規(guī)，引導(dǎo)其朝著規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的方向發(fā)展。相關(guān)管理人員還要不斷強(qiáng)化自身的管理意識(shí)，樹立正確的管理理念，保證各項(xiàng)制度內(nèi)容的貫徹與落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的保密程度。
2.2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定重要的硬件基礎(chǔ)，確定技術(shù)路線、技術(shù)結(jié)構(gòu)及基礎(chǔ)平臺(tái)功能，并做好相關(guān)的安全保障措施。不斷增強(qiáng)農(nóng)科科研檔案管理工作的現(xiàn)代化含量和技術(shù)化含量，從根本上提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的水平和質(zhì)量。相關(guān)工作人員要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)錄入的方式對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)配置，相關(guān)人員要對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行更換，結(jié)合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)情況充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)設(shè)備在檔案管理中的重要作用。要建立農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化平臺(tái)，連接農(nóng)業(yè)科研單位的內(nèi)部系統(tǒng)，將檔案的形成、整理、傳輸和歸檔等內(nèi)容放置于同一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)之中，實(shí)現(xiàn)各模塊之間檔案資源的共享互惠。
2.3構(gòu)建一批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊(duì)伍
要構(gòu)建一批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊(duì)伍，不斷提高檔案管理者的綜合素養(yǎng)和管理能力，為農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理提供強(qiáng)有力的人才支持，為其奠定良好的軟實(shí)力基礎(chǔ)。農(nóng)業(yè)科研單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育，在提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作者工作素養(yǎng)和管理能力的基礎(chǔ)上，不斷提高其現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用能力，保證農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的高效開展。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作者要科學(xué)制定工作計(jì)劃，以本單位管理制度為基礎(chǔ)對(duì)檔案的接受、分類、整理及歸檔進(jìn)行詳盡記錄，做到有據(jù)可依。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，相關(guān)人員要在重視數(shù)字化管理工作的基礎(chǔ)上，從制度建立、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和人員素養(yǎng)提升等方面入手，不斷提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的質(zhì)量，保證各項(xiàng)檔案資源的共享與利用。
檔案數(shù)字化論文13
摘要：近些年來，現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，應(yīng)用范圍也越來越廣泛，已經(jīng)對(duì)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。當(dāng)前，任何企業(yè)要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得生存，謀求發(fā)展，就需要實(shí)現(xiàn)信息化。因此，對(duì)于企業(yè)檔案管理來說，應(yīng)當(dāng)由過去傳統(tǒng)實(shí)體保管向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。本文筆者將結(jié)合自身檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，就如何進(jìn)行企業(yè)檔案數(shù)字化管理進(jìn)行深入探討，以期能促進(jìn)企業(yè)檔案的管理水平的提升。
關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化管理
一、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的意義
（一）有利于實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用
在我國的很多企業(yè)中，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)所采用的依然是過去傳統(tǒng)的管理模式，主要是通過紙質(zhì)的檔案管理模式，對(duì)檔案的長期保存和使用極為不利。而通過采用數(shù)字化管理模式，能夠是檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提高，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)企業(yè)檔案管理模式下，檔案管理人員或企業(yè)管理人員在重復(fù)借閱檔案，會(huì)使檔案受到一定損害，不僅對(duì)企業(yè)檔案的保存不利，而且也不能做好企業(yè)檔案管理工作�，F(xiàn)如今，企業(yè)檔案使用的次數(shù)越來越多，如果依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，已經(jīng)很難滿足檔案使用者的實(shí)際需求了，必須采用數(shù)字化管理模式，這樣一方面能夠?yàn)闄n案使用提供方便，另一方面又能有效解決檔案存儲(chǔ)困難的問題。
�。ǘ┯欣诖龠M(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升
在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)只有通過落實(shí)有效改革，才有可能獲得較好的發(fā)展。要確保改革能夠得到及時(shí)有效地落實(shí)，就必須通過企業(yè)檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當(dāng)前傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足實(shí)際需求了，必須采用數(shù)字化檔案管理模式，這樣企業(yè)就能夠及時(shí)準(zhǔn)確的將改革或檔案管理模式在檔案中進(jìn)行記錄，以備后期取用。采用數(shù)字化檔案管理模式，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，同時(shí)還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理不足，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，提高企業(yè)整體管理水平。
二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策與建議
�。ㄒ唬┘訌�(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)
要想加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)，一方面應(yīng)做好檔案數(shù)字化創(chuàng)建工作，另一方面，還要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化。首先，企業(yè)檔案室必須能夠?qū)Ω黝愋畔④浖M(jìn)行合理利用，既要做好檔案立卷歸檔和著錄標(biāo)引工作，又要專門建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，為計(jì)算機(jī)文件資料管理和查詢提供方便，從而更好地開展檔案管理工作。其次，企業(yè)檔案室應(yīng)該在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達(dá)到資源共享的目的。
（二）建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫
一方面，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，主要建立企業(yè)檔案資料類別，并將檔案名稱內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中去，這樣就能在計(jì)算機(jī)中建立完善的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。目錄數(shù)據(jù)庫建立完成之后，企業(yè)員工就可以很便利的查詢到香港檔案資料，同時(shí)也便于企業(yè)檔案管理。另一方面，建立檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。通過網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道，將企業(yè)信息與相關(guān)資料錄入檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的實(shí)時(shí)更新，這樣企業(yè)檔案使用者就能夠及時(shí)查詢到最新檔案數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，還能讓檔案管理人員擁有更多的時(shí)間對(duì)各種檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確分類，并歸檔到相應(yīng)的檔案庫中，從而讓檔案數(shù)字化管理工作更加具有條理性。
�。ㄈ┤媛鋵�(shí)檔案管理制度
長期從事檔案管理工作，筆者深知工作時(shí)間長、處理繁瑣是檔案管理工作的明顯特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)給予足夠重視，員工應(yīng)該給予適當(dāng)支持，這樣才能為檔案管理制度落實(shí)，企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng)造條件。一是建立完善的企業(yè)檔案管理部門制度，確保部門管理具有穩(wěn)定性。二是檔案管理數(shù)字化工作需要應(yīng)用多種現(xiàn)代化科技，這往往需要強(qiáng)有力的經(jīng)濟(jì)支撐，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。因此，企業(yè)方面應(yīng)當(dāng)努力為檔案管理工作創(chuàng)造有利的物質(zhì)環(huán)境，加快檔案資金管理制度完善，為檔案管理提供資金與政策支持。第三，企業(yè)必須對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理配置，建立健全檔案數(shù)字化管理人員制度，同時(shí)還應(yīng)盡可能地降低檔案管理人員隊(duì)伍的流動(dòng)性，保持人員穩(wěn)定。
�。ㄋ模⿵�(qiáng)化負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程度
要想讓企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)檔案數(shù)字化管理工作給予足夠的重視，可以從以下幾個(gè)方面著手采取有效的措施。首先，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。要想盡可能地進(jìn)行數(shù)字化管理建設(shè)，企業(yè)高層就必須重視建立專業(yè)的檔案管理人員隊(duì)伍，通過加強(qiáng)工作培養(yǎng)，專業(yè)管理人員的配備，來促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平提升。其次，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會(huì)招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理人員隊(duì)伍注入新鮮血液，同時(shí)對(duì)在崗的檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)培訓(xùn)，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)，從而促進(jìn)其檔案數(shù)字化管理水平的提升。最后，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)奔走于各部門之間，加強(qiáng)部門關(guān)系協(xié)調(diào)，這樣能夠讓檔案管理部門能夠獲得其他部門的幫助，為檔案收集、整理等工作提供方便。因此，就需要配備專業(yè)的檔案管理人員，能夠使部門關(guān)系協(xié)調(diào)，對(duì)工作進(jìn)行合理安排，讓各部門都能對(duì)檔案管理工作提供支持，對(duì)檔案管理工作表示配合，方便檔案管理部門獲取運(yùn)營資料，以便更好地進(jìn)行整理歸檔，從而提高檔案數(shù)字化管理水平。
三、結(jié)束語
通過采用數(shù)字化管理模式，能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平，以滿足新時(shí)期檔案管理水平的需求。在當(dāng)前這種日益競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)要想獲得生存，謀求發(fā)展，就必須加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)、建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理庫、全面落實(shí)檔案管理制度以及強(qiáng)化負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理的重視程度，促進(jìn)企業(yè)管理水平提升，從而讓企業(yè)獲得更好地發(fā)展。
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檔案數(shù)字化論文14
摘要：電子政務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)，已經(jīng)成為我國信息化發(fā)展的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象。它有效地為數(shù)字化檔案管理帶來了良好的發(fā)展。數(shù)字化檔案管理，是電子政務(wù)系統(tǒng)下檔案管理面臨的重要挑戰(zhàn)。隨著目前社會(huì)信息化的不斷發(fā)展，電子政務(wù)將在政府的數(shù)字信息化建設(shè)中，對(duì)數(shù)字信息進(jìn)行優(yōu)化與高效管理。本文基于電子政務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)涵，提出了電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境下傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，并相應(yīng)地闡述了數(shù)字化檔案管理在今后的改進(jìn)方向，以此來促進(jìn)數(shù)字化檔案管理具有更好的服務(wù)功能。
關(guān)鍵詞：電子政務(wù)；數(shù)字化；檔案管理
引言
電子政務(wù)系統(tǒng)的有效應(yīng)用，打破了傳統(tǒng)相關(guān)行政部門在時(shí)間管理與內(nèi)部部門管理等方面的制約，并推進(jìn)了政府部門相關(guān)工作的信息化與公開化，從而使電子政務(wù)系統(tǒng)為社會(huì)提供了高效、廣泛的個(gè)性化服務(wù)�，F(xiàn)階段，科技不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸形成信息化管理模式。數(shù)字化檔案管理基于電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境模式。我們應(yīng)從現(xiàn)代科技出發(fā)，有效發(fā)揮檔案信息管理的資源效益，為社會(huì)提供資源一體化共享的良好服務(wù)，以此來推動(dòng)國家電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境下數(shù)字化檔案的有效管理。
一、電子政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)涵
電子政務(wù)系統(tǒng)是以互聯(lián)網(wǎng)為載體，面向政府機(jī)關(guān)的信息服務(wù)與信息處理系統(tǒng)。電子政務(wù)系統(tǒng)利用現(xiàn)代的高科技技術(shù)，對(duì)政府內(nèi)部的信息化系統(tǒng)進(jìn)行改造，從而有效提升政府部門系統(tǒng)信息化的依法行政水平。電子政務(wù)系統(tǒng)的主要職能就是將社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理、市場(chǎng)管理與公共服務(wù)進(jìn)行電子網(wǎng)絡(luò)化，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)政府內(nèi)部的信息化進(jìn)行改革創(chuàng)新。它所具有的突出特點(diǎn)包括工作效率高，工作時(shí)更加公開、簡(jiǎn)潔透明，可以為企業(yè)和居民提供良好的服務(wù)，有效地使企業(yè)和居民更好地參與到政府的管理工作中等。電子政務(wù)系統(tǒng)包括軟件系統(tǒng)與硬件系統(tǒng)。它是以信息為對(duì)象的處理系統(tǒng)。電子政務(wù)可以使人機(jī)相互合作，且工作時(shí)具有統(tǒng)一性、開放性，可以自動(dòng)進(jìn)行工作流程，是智能型的信息系統(tǒng)。
二、電子政務(wù)模式下傳統(tǒng)檔案管理的問題
(一)人員專業(yè)技術(shù)不高
數(shù)字化的檔案管理建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)、身心素質(zhì)都具有較高要求。在現(xiàn)階段，我國對(duì)檔案管理人員專業(yè)教育與高等專業(yè)教育的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)內(nèi)容都顯得陳舊，更新緩慢，并沒有滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)數(shù)字化檔案管理人才的要求。檔案管理人才專業(yè)知識(shí)教學(xué)不注重當(dāng)代高科技的培訓(xùn)，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容不給予重視，結(jié)果就出現(xiàn)人員在崗位工作時(shí)，缺乏計(jì)算機(jī)與數(shù)字化檔案管理的知識(shí)，不能有效推動(dòng)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)步。
(二)安全因素沒能保障
檔案館與圖書館中的信息管理最大的不同在于，圖書館中的信息是可以面向公眾的，而檔案管理的信息則是有嚴(yán)格要求的，某些檔案是要嚴(yán)格控制傳播范圍，保證機(jī)密的。但傳統(tǒng)的檔案管理模式存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，計(jì)算機(jī)的防火墻設(shè)施不完善，外界病毒系統(tǒng)可以非法入侵，對(duì)檔案信息管理的安全體系造成了一定傷害；管理人員毫無戒備之心，隨手打開來歷不明的軟件，導(dǎo)致檔案信息存在外泄的風(fēng)險(xiǎn)。目前看來，傳統(tǒng)的檔案管理，已經(jīng)不能嚴(yán)格保證檔案信息不會(huì)外泄。檔案信息的安全不能得到有效保障，信息化不能有效地更新，會(huì)使檔案信息存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。
三、電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境下數(shù)字化檔案管理的建議
(一)提升人員專業(yè)技術(shù)
在電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境下，數(shù)字信息化在檔案管理工作中已被列為首要的工作任務(wù)。我們嚴(yán)格地制定了相關(guān)的數(shù)字化檔案管理規(guī)則，在專業(yè)技術(shù)人員考核中將其設(shè)置為重要考核目標(biāo)。數(shù)字化檔案管理建設(shè)工作綜合了多學(xué)科的高科技技術(shù)。但是，數(shù)字化管理人員的專業(yè)技術(shù)能力不強(qiáng)，很難確保檔案數(shù)字化管理建設(shè)的有效發(fā)展。因此，現(xiàn)階段，數(shù)字化檔案管理相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)管理人員數(shù)字化檔案管理工作的培訓(xùn)，并積極引進(jìn)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人才，以有效地使數(shù)字化檔案管理在電子政務(wù)系統(tǒng)環(huán)境中良好開展。
(二)積極完善安全管理措施
在電子政務(wù)系統(tǒng)背景下，數(shù)字化檔案管理在建設(shè)開展中必須要對(duì)檔案信息的安全做到有效保障。數(shù)字化檔案管理要積極對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全優(yōu)化，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻設(shè)備與外來入侵病毒檢測(cè)系統(tǒng)的完善。在數(shù)字化檔案管理人員的培訓(xùn)中，還應(yīng)注重思想上以防守為主，積極建設(shè)一套完善的防盜體系，不要隨意點(diǎn)開來歷不明的軟件。同時(shí)，關(guān)閉數(shù)字化管理系統(tǒng)中不需要的服務(wù)網(wǎng)站，經(jīng)常給數(shù)字化管理系統(tǒng)增加安全補(bǔ)丁，有效隔離一切可能感染數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的因素，從而做到對(duì)數(shù)字化檔案管理全方位的安全保障。
四、結(jié)束語
在電子政務(wù)系統(tǒng)模式下，檔案管理信息的資源整合運(yùn)用關(guān)鍵在于數(shù)字信息化的有效建設(shè)。但數(shù)字信息化技術(shù)只有借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的安全保障，才能有效地對(duì)檔案信息進(jìn)行采集與管理。數(shù)字化檔案管理人員要增強(qiáng)檔案信息資源的服務(wù)能力，并基于電子政務(wù)系統(tǒng)，保障檔案信息資源的穩(wěn)定、可靠，努力發(fā)揮其最大管理效益，更好地促進(jìn)數(shù)字化檔案信息資源有效管理。
參考文獻(xiàn)：
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作者：葛繼紅 單位：如皋市社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理處
檔案數(shù)字化論文15
一、促進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理理念創(chuàng)新
(一)高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重視。要充分認(rèn)識(shí)到，數(shù)字化管理不同于傳統(tǒng)的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個(gè)全新的改變，要制定相關(guān)數(shù)字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數(shù)字化意識(shí)，這樣才能保證數(shù)字化管理的有效實(shí)施。
(二)確立教學(xué)檔案數(shù)字化管理的“全過程”理念，在教學(xué)過程中將數(shù)字化管理理念融入其中。高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，并不是某一個(gè)部門或某部分教師就能開展起來的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學(xué)一線教師，要樹立數(shù)字化管理意識(shí)，從源頭上下手，對(duì)教案、教學(xué)計(jì)劃制訂固定的統(tǒng)一格式，對(duì)自己的教學(xué)資源按照數(shù)字化管理要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，對(duì)學(xué)生的畢業(yè)作品、社會(huì)調(diào)查報(bào)告、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告也按數(shù)字化管理要求進(jìn)行整理。
二、完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理的硬軟件條件
加大經(jīng)費(fèi)投入，搭建并完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理的硬軟件平臺(tái)，是高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)。做好這項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面入手:
(一)加大經(jīng)費(fèi)投入。數(shù)字化管理對(duì)硬件提出了更高的要求，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備都是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基本保障。除了這些基本的設(shè)備外，隨著技術(shù)的進(jìn)步和市場(chǎng)的變化，還要適時(shí)進(jìn)行設(shè)備更新和系統(tǒng)升級(jí)。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，它從形成到利用都離不開技術(shù)設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個(gè)重要因素。
(二)進(jìn)一步完善信息服務(wù)平臺(tái)。一個(gè)良好的信息服務(wù)平臺(tái)可以大大提高檔案利用率。信息服務(wù)平臺(tái)要保證廣大教職員工、學(xué)生能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到最準(zhǔn)確、最有效的相關(guān)教學(xué)資源，這不僅要有一個(gè)暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，更要有一個(gè)科學(xué)合理的信息服務(wù)系統(tǒng)。
(三)搭建教學(xué)檔案數(shù)字化管理信息共享與交流平臺(tái)。教學(xué)檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等。為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，需要加強(qiáng)構(gòu)建信息化研討和交流的平臺(tái)，加大專題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。［1］
三、推進(jìn)教學(xué)檔案管理的機(jī)制創(chuàng)新
推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理，不僅是理念和技術(shù)的問題，同時(shí)也是機(jī)制的問題。機(jī)制不活、機(jī)制不順，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就落不到實(shí)處。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。
(一)建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。推進(jìn)數(shù)字化檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)變革現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理機(jī)制，診斷其中存在的問題，建立新的適合數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作機(jī)制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數(shù)字化教學(xué)檔案管理提供條件。
(二)建立健全數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。建立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處主管部門以及下屬學(xué)院組成的數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，作為推進(jìn)數(shù)字化教學(xué)檔案管理的決策部門，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決其中的問題。
(三)以人為本，建立教學(xué)檔案人性化服務(wù)機(jī)制。高職院校教學(xué)檔案服務(wù)機(jī)制堅(jiān)持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷滿足廣大師生員工對(duì)檔案信息的需要，開展個(gè)性化服務(wù)、主動(dòng)化服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)，就是要滿足不同檔案利用群體的不同需求，針對(duì)不同的利用者采取不同的服務(wù)方式，擴(kuò)展檔案利用服務(wù)的范疇。開展個(gè)性化服務(wù)，必須分析高職院校教學(xué)檔案用戶類型、需求，這是檔案服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和依據(jù)。主動(dòng)服務(wù)實(shí)際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過檔案工作者的主觀努力，發(fā)揮創(chuàng)造精神，以各種形式為高職院校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。［2］
四、提升教學(xué)檔案管理人員的基本素質(zhì)
目前，人員素質(zhì)參差不齊，也是影響教學(xué)檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重要因素。傳統(tǒng)意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔(dān)任，對(duì)于文化水平和相關(guān)業(yè)務(wù)水平?jīng)]有太多要求，從事著簡(jiǎn)單的整理、裝訂和編號(hào)、入庫工作。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質(zhì)亟待提升。一般來說，數(shù)字化管理下的檔案管理人員應(yīng)該既有一定的專業(yè)水平，還有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，是集知識(shí)與技能于一身的綜合型人才。概況起來，主要有如下幾個(gè)方面的要求:
(一)具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。［3］現(xiàn)代科技的發(fā)展，為教學(xué)檔案數(shù)字化管理提供了條件。同時(shí)這也要求從事數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作人員應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)素質(zhì)，能夠操作教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠提供相應(yīng)的錄入、管理、更新等服務(wù)。否則，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就難以實(shí)施。
(二)具備一定的網(wǎng)絡(luò)查找能力及外語能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國內(nèi)相關(guān)信息，更應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)全面、快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，查找國外重要檔案信息
資源。當(dāng)然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語能力。
(三)具備操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設(shè)備很多，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設(shè)備的性能和功能的基礎(chǔ)上，才能有效完成檔案管理工作。同時(shí)，電子電器類設(shè)備更新?lián)Q代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設(shè)備外，還要不斷探索和學(xué)習(xí)，以適應(yīng)新產(chǎn)品的功能。
(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發(fā)展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)研究的能力，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行理論提升。
五、創(chuàng)設(shè)教學(xué)檔案快速服務(wù)和高效使用平臺(tái)
檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學(xué)檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對(duì)這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無人問津。由于檔案沒有得到利用，沒有發(fā)揮它本來的價(jià)值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時(shí)代的到來，可以說為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備使檔案利用率更高，更好地服務(wù)于廣大教職員工。
(一)針對(duì)廣大師生員工開放教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。目前各高職院校都有自己的網(wǎng)站，只要在網(wǎng)站上設(shè)置一個(gè)檔案查詢專欄，教師和學(xué)生都可以通過自己的用戶名和密碼輕松在網(wǎng)上找到自己需要的檔案信息，既不需要專程去檔案室查詢，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網(wǎng)上搜索相關(guān)主題，就能看到與此相關(guān)的信息，真正實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上與校內(nèi)檔案網(wǎng)站有效銜接，大量節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。
(二)提高全院教職員工的檔案查詢和利用意識(shí)。教職員工多學(xué)習(xí)優(yōu)秀的教學(xué)資源，多學(xué)習(xí)其他高職院校甚至高等院校的教學(xué)資源，為我所用，能夠提高教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)整體水平上一個(gè)新臺(tái)階。因此，高職院校要多方面宣傳和號(hào)召教職員工、學(xué)生多瀏覽學(xué)院網(wǎng)頁，多查看學(xué)院教學(xué)檔案，為課堂教學(xué)、教學(xué)管理提供有益的參考和借鑒。
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