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檔案管理制度（經(jīng)典）
在當(dāng)下社會(huì)，制度使用的情況越來(lái)越多，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。大家知道制度的格式嗎？以下是小編為大家整理的檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
檔案管理制度1
一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應(yīng)聘及入職后的個(gè)人基本情況及考核、獎(jiǎng)懲、職位、薪資變動(dòng)情況。
以下資料納入公司人事檔案范圍內(nèi)：
1、應(yīng)聘登記表（含簡(jiǎn)歷）
2、身份證、學(xué)歷證書(shū)、駕駛證等復(fù)印件
3、無(wú)犯罪記錄證明、擔(dān)保人資料
4、入職自薦信、入職培訓(xùn)記錄表、上崗承諾書(shū)
5、員工轉(zhuǎn)正考核表、申請(qǐng)書(shū)、申請(qǐng)表、轉(zhuǎn)正承諾書(shū)
6、勞動(dòng)合同
7、崗位變動(dòng)記錄
8、薪資調(diào)整記錄
9、獎(jiǎng)懲記錄
10、保險(xiǎn)繳納記錄
11、與公司簽訂的其它合同、協(xié)議
12、其它有必要納入檔案的資料（如：?jiǎn)T工基本情況登記表等）
二、檔案建立及維護(hù)：
人力資源管理人員負(fù)責(zé)員工檔案的建立及維護(hù)工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職后轉(zhuǎn)正、崗位變動(dòng)、薪酬調(diào)整等資料在調(diào)整后的一周內(nèi)放入員工檔案。為保證檔案的.時(shí)效性，要求員工每年3月份填寫(xiě)一份最新的員工基本情況登記表并放入檔案，原登記表繼續(xù)保存。員工檔案管理人員負(fù)責(zé)將員工檔案按部門(mén)編號(hào)統(tǒng)一管理，并登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢(xún)。辭職、辭退員工的檔案從原部門(mén)提出，單獨(dú)保管
三、檔案查詢(xún)權(quán)限：?jiǎn)T工檔案涉及員工個(gè)人及家庭信息等資料，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格做好保密工作，不得隨意翻閱、泄露員工檔案內(nèi)容，HR經(jīng)理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門(mén)經(jīng)理因工作需要可以查詢(xún)本部門(mén)員工檔案，其他人因工作需要經(jīng)HR經(jīng)理同意后方可查詢(xún)員工檔案。
四、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司后的檔案，不含員工進(jìn)入公司前的人事檔案
檔案管理制度2
一、總則
（一）為了加強(qiáng)師資管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才，培養(yǎng)人才，不斷收集、積累教師業(yè)務(wù)資料，便于教師教科研水平的考核，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在對(duì)教師進(jìn)行考核、晉升、獎(jiǎng)懲方面的作用，特制定本辦法。
�。ǘ┙處煒I(yè)務(wù)檔案主要收集和記載教師在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的主要成果材料（教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)水平、教學(xué)效果、科研論文、專(zhuān)著、譯著、教材等以及對(duì)這些材料的歷史評(píng)價(jià)、專(zhuān)家的學(xué)術(shù)鑒定材料、圖片等）。
�。ㄈ⿲�(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的認(rèn)真收集、整理是加強(qiáng)教學(xué)、科研管理的`重要措施之一，因此，各系（院、部）要高度重視，抓好落實(shí)。
二、業(yè)務(wù)檔案收集
（一）根據(jù)我院的實(shí)際情況，各系（院、部）應(yīng)建立健全業(yè)務(wù)檔案材料的收集整理制度，材料要全面、完整、準(zhǔn)確，各系（院、部）的業(yè)務(wù)檔案由教務(wù)員或指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)管理。
�。ǘ┩ㄟ^(guò)各種渠道收集教師在任課、進(jìn)修、觀摩教學(xué)、改革教學(xué)方法、教學(xué)研究成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)、外語(yǔ)狀況、學(xué)術(shù)水平鑒定及出席有關(guān)會(huì)議重要記錄等材料。
�。ㄈ⿲�(duì)歸檔材料要驗(yàn)證真?zhèn)魏屯暾c否，要求用鋼筆或簽字筆填寫(xiě)，書(shū)寫(xiě)字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆、紅色筆填寫(xiě)。
三、業(yè)務(wù)檔案材料的管理
�。ㄒ唬⿲�(duì)材料收集整理是檔案管理的基礎(chǔ)工作，是征集材料向檔案轉(zhuǎn)化的重要步驟。業(yè)務(wù)檔案材料的范圍主要有：
1．教學(xué)活動(dòng)：包括任課、進(jìn)修、觀摩、改革教學(xué)方法、更新教材、改進(jìn)實(shí)驗(yàn)方法、設(shè)備、措施等。
2．學(xué)術(shù)活動(dòng)：包括參加學(xué)術(shù)會(huì)議，應(yīng)邀講學(xué)，國(guó)內(nèi)講學(xué)或?qū)W術(shù)交流，學(xué)術(shù)任職等。
3．科研活動(dòng)：包括科研論文、著作、科研成果的登記；項(xiàng)目的立項(xiàng)運(yùn)作及完成情況。
4．外語(yǔ)狀況：包括譯著、譯文、文摘及業(yè)余外語(yǔ)進(jìn)修班結(jié)業(yè)水平登記。
5．業(yè)務(wù)上的工作獎(jiǎng)勵(lì)、鑒定、評(píng)語(yǔ)等據(jù)實(shí)記載。
�。ǘ⿲�(duì)檔案材料的整理工作要求及時(shí)準(zhǔn)確，利于考核、考查材料的準(zhǔn)確程度及學(xué)術(shù)價(jià)值。
�。ㄈI(yè)務(wù)檔案的使用，要確定閱檔人員范圍，建立業(yè)務(wù)檔案?jìng)鏖喼贫取?/p>
四、業(yè)務(wù)檔案管理體制
�。ㄒ唬┯山虅�(wù)處主管，每學(xué)期初由各系（院、部）及教務(wù)處整理上學(xué)期的檔案材料，及時(shí)歸檔。
�。ǘ┙虅�(wù)處要經(jīng)常檢查各系（院、部）業(yè)務(wù)檔案的形成、整理、歸檔及使用等工作情況，以便發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題。
檔案管理制度3
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《福建省檔案條例》，酷愛(ài)檔案事業(yè)，刻苦研討業(yè)務(wù)，忠于職守，做好本職工作。
二、訂立并認(rèn)真執(zhí)行文件材料歸檔制度，積極搭配、督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員定時(shí)、按質(zhì)、按量辦理好各職能部門(mén)檔案的移交工作。
三、嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真做好本社區(qū)檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。
四、對(duì)本社區(qū)各種門(mén)類(lèi)、載體的檔案實(shí)行安全有效管理，做到類(lèi)別清楚、目錄齊全、排列有序，便于供應(yīng)利用。
五、要定期檢查檔案保管情形，建立保管檢查情況臺(tái)帳，并對(duì)破損或變質(zhì)的檔案適時(shí)修補(bǔ)，復(fù)制或其它技術(shù)處理。
六、依據(jù)工作需要，編制必需的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件聚集等參考材料。
七、諳習(xí)庫(kù)藏檔案，為本社區(qū)各項(xiàng)工作供應(yīng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分發(fā)揮檔案作用。嚴(yán)格執(zhí)行保密、利用制度，辦理好借閱手續(xù)和利用效果登記等工作。
八、嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，正確處理利用和保密的`關(guān)系，使檔案信息得到充分的開(kāi)發(fā)和保證檔案內(nèi)容的安全，更好地為社區(qū)建設(shè)工作服務(wù)。
檔案管理制度4
一、檔案收集制度
1、接收檔案時(shí)要堅(jiān)持嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,保證安全檔案的質(zhì)量,使安全檔案符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的需要。
2、要定期接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案和有關(guān)資料。
3、要做好檔案的收集工作。
4、案卷要符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),規(guī)定移交的檢索工具、全宗介紹和材料要齊全。
二、檔案保管制度
1、檔案保管必須設(shè)置適應(yīng)需要的檔案庫(kù)房、專(zhuān)用櫥具,并有防盜、防火、防水、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光措施。對(duì)發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施,確保檔案的完整與安全。
2、櫥具排列要自左至右,并便于管理和通風(fēng),是五節(jié)櫥的要自上而下地編制櫥具順序號(hào)。
3、案卷排列要自左至右、從上而下地順序進(jìn)行,排列要整齊、美觀。
4、庫(kù)房?jī)?nèi)經(jīng)常保持清潔,禁止亂放雜物,庫(kù)房?jī)?nèi)外要設(shè)溫濕度計(jì),每天上、下午定時(shí)測(cè)試、記錄。
5、每半年對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行一次全面檢查,做好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。
6、嚴(yán)格檔案的'出入手續(xù),做好日常登記,統(tǒng)計(jì)工作,按規(guī)定搞好年報(bào)。
7、為確保檔案的安全,庫(kù)房管理人員要提高警惕,并配合有關(guān)保衛(wèi)人員做好夜間值班工作;平時(shí)非工作人員未經(jīng)許可,一律禁止入內(nèi)。
8、檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),必須將所保存的檔案數(shù)量、狀況詳細(xì)交待清楚,辦好交接手續(xù)后,方可離職。
三、檔案保密制度
1、檔案人員要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)保密法》,切實(shí)保證檔案的完整與安全。
2、檔案資料要嚴(yán)加管理,經(jīng)常清點(diǎn),不丟失,不泄密。
3、不準(zhǔn)隨便摘錄檔案資料,私人通信,談話不得涉及機(jī)密檔案內(nèi)容;不準(zhǔn)把機(jī)密檔案資料外借或帶出。
4、私人不準(zhǔn)在辦公室或存檔案、資料的地方會(huì)客。
5、工作中形成的帶有字跡的廢紙要集中存放,統(tǒng)一銷(xiāo)毀,以免泄密。
四、檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案資料的收進(jìn)和移出隨時(shí)進(jìn)行登記。
2、全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對(duì)一次。
3、及時(shí)準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的情況。
五、檔案利用制度
1、凡查閱檔案資料者,特別是查閱機(jī)密檔案資料,要說(shuō)明查閱目的,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱,借閱的要填寫(xiě)《檔案利用登記薄》,并且只限批準(zhǔn)的內(nèi)容,不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍。摘抄、復(fù)制檔案資料,要注意保密,做好登記,用完后退交銷(xiāo)毀。
2、利用者在查閱要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得污損、圈劃、涂改、折角、拆卷或撕頁(yè)。
3、利用者必須在閱覽內(nèi)查閱檔案資料,非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外。
4、查閱完畢,檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、辦理退還手續(xù)。
8、檔案資料利用后,查閱者要填寫(xiě)《檔案利用效果登記表》。
檔案管理制度5
為進(jìn)一步加強(qiáng)基建檔案管理，促進(jìn)基建檔案管理規(guī)范化、制度化，保證基建檔案材料齊全、真實(shí)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)基建檔案資料管理的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，特制定本規(guī)定。
1、基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策、施工到建成使用的全過(guò)程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的.文件，
包括基本建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、招投標(biāo)、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、審計(jì)、保修、使用等工作活動(dòng)中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。
2、項(xiàng)目管理科負(fù)責(zé)全處基建檔案管理工作，校園建設(shè)處在項(xiàng)目管理科設(shè)立檔案管理員崗位。
各科室對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)所形成的各類(lèi)文件及有關(guān)資料的歸檔工作均應(yīng)作出明確要求，落實(shí)到相關(guān)人員，同時(shí)要做好基建檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
各科室負(fù)責(zé)人對(duì)本科室檔案資料的齊全、真實(shí)負(fù)有責(zé)任。
檔案管理員按照建設(shè)工程文件歸檔范圍，負(fù)責(zé)收集、整理和保管，并根據(jù)金華市城建檔案館和學(xué)校檔案館的要求，以基建項(xiàng)目為單位進(jìn)行預(yù)立卷和歸檔工作。
3、基建項(xiàng)目的檔案資料工作要與項(xiàng)目進(jìn)程同步。
項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，現(xiàn)場(chǎng)代表應(yīng)要求各參建單位在各自的職責(zé)范圍內(nèi)做好建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累、整理、保管和歸檔工作，在工程竣工驗(yàn)收時(shí)移交給檔案管理員。
在簽訂基建項(xiàng)目合同時(shí)應(yīng)明確規(guī)定基建檔案資料歸檔和工程款支付相掛鉤。
每月工程資料經(jīng)監(jiān)理和現(xiàn)場(chǎng)代表檢查認(rèn)可后方能支付工程款。
4、基建項(xiàng)目檔案資料分四個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行收集整理：項(xiàng)目前期工作開(kāi)始至施工許可證辦理完畢止；工程開(kāi)工至竣工驗(yàn)收合格；工程審計(jì)結(jié)束；保修結(jié)束。
相關(guān)節(jié)點(diǎn)責(zé)任人應(yīng)將原件交給檔案管理員存檔，今后工作中需要使用該材料，需到檔案管理員處辦理借用手續(xù)。
檔案管理員對(duì)接收的所有基建項(xiàng)目檔案資料應(yīng)做好清點(diǎn)、簽字等書(shū)面交接手續(xù)，并做好目錄清單，
同時(shí)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否符合歸檔相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，校園建設(shè)處其他相關(guān)人員應(yīng)負(fù)責(zé)審核檔案資料是否齊全和真實(shí)。
5、檔案管理員原則上應(yīng)在工程竣工兩個(gè)月內(nèi)完成檔案資料歸檔工作，并根據(jù)工作需要，將重要的和經(jīng)常使用的文件材料一套按項(xiàng)目做好內(nèi)部存檔工作。
項(xiàng)目管理科應(yīng)逐步推進(jìn)信息化管理，創(chuàng)造條件建立基建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。
6、對(duì)由于個(gè)人疏忽、失職造成重要檔案資料遺失的，應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。
檔案管理制度6
（一）根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)職業(yè)病防治法》的規(guī)定,結(jié)合本公司的`實(shí)際,對(duì)公司各單位建立職業(yè)衛(wèi)生檔案、員工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案,并由專(zhuān)人保管。
�。ǘ┞殬I(yè)衛(wèi)生檔案內(nèi)容：
1、組織機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度建設(shè)檔案
2、前期預(yù)防的檔案
3、材料和設(shè)備管理檔案
4、工作場(chǎng)所管理檔案
5、工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)檔案
6、個(gè)人職業(yè)病防護(hù)用品檔案
7、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案
8、職業(yè)病危害事故的應(yīng)急救援檔案
9、職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)檔案
10、職業(yè)病診斷管理檔案
11、群眾監(jiān)督檔案
（三）職業(yè)衛(wèi)生檔案應(yīng)按檔案管理的要求建立目錄、統(tǒng)一編號(hào)、專(zhuān)冊(cè)登記;及時(shí)進(jìn)行歸檔。
�。ㄋ模┞殬I(yè)衛(wèi)生檔案資料應(yīng)字跡清楚、圖表清晰、文字準(zhǔn)確可靠。
�。ㄎ澹╇S時(shí)、定期地根據(jù)公司人員的變動(dòng)，及時(shí)調(diào)整和補(bǔ)充檔案資料。
�。n案中各種資料按要求每三年復(fù)核一次；日常職業(yè)衛(wèi)生工作須將測(cè)定結(jié)果、健康檢查結(jié)果、職業(yè)病管理情況隨時(shí)記錄，以備分析。
�。ㄆ撸┞殬I(yè)病診斷，鑒定單位需提供有關(guān)職業(yè)衛(wèi)生檔案資料時(shí)，公司應(yīng)如實(shí)地提供。
�。ò耍n案工作人員對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、銷(xiāo)毀、管理、借閱利用等情況要進(jìn)行登記，檔案工作人員調(diào)離時(shí)，必須辦好交接手續(xù)。
（九）職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)房要堅(jiān)固、安全，做好防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防潮、通風(fēng)等項(xiàng)工作，并有應(yīng)急措施。職業(yè)衛(wèi)生檔案庫(kù)要設(shè)專(zhuān)人管理，定期檢查清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)時(shí)要及時(shí)修補(bǔ)復(fù)制。
�。ㄊ├寐殬I(yè)衛(wèi)生檔案的人員應(yīng)當(dāng)愛(ài)護(hù)檔案，職業(yè)衛(wèi)生檔案室嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁對(duì)職業(yè)衛(wèi)生檔案拆卷、涂改、污損、轉(zhuǎn)借和擅自翻印。
檔案管理制度7
1總則
1.2本制度所指的檔案,包括文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程技術(shù)檔案、聲像檔
1.3公司的各類(lèi)檔案必須按年度立卷。各分公司、部門(mén)內(nèi)部在工作中形成的各種有保存價(jià)值的文件資料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
1.4公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)性和完整性,公文上的各種附件一律不得抽存。公文結(jié)案后,應(yīng)及時(shí)交由本部門(mén)文書(shū)管理人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí),必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續(xù),不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。
2檔案的收集與管理
2.1堅(jiān)持按部門(mén)收集、管理文件資料的制度。公司各部門(mén)、各分公司均應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理員,負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件資料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng),應(yīng)及時(shí)通知公司檔案主管部門(mén)。
2.2公司檔案的主管部門(mén)為公司行政人事部。
2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、報(bào)告、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由公司行政人事部統(tǒng)一收集管理。
2.4一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理,在工作中形成的文件資料,由牽頭主辦部門(mén)收集歸檔。公司召開(kāi)會(huì)議形成的文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸檔。
2.5公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究或參加行業(yè)主管部門(mén)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的人員,在核報(bào)旅差費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續(xù),由行政人事部檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能給予報(bào)銷(xiāo)。
2.6本公司召開(kāi)全公司性的會(huì)議,由會(huì)議主辦部門(mén)指定專(zhuān)人將會(huì)議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續(xù),由辦公室檔案管理人員簽字認(rèn)可后,財(cái)務(wù)部門(mén)才能報(bào)銷(xiāo)相關(guān)的會(huì)議費(fèi)用。
2.7公司專(zhuān)(兼)職檔案管理人員的職責(zé)是:了解本公司(部門(mén))的工作業(yè)務(wù),掌握本公司(部門(mén))文件資料歸檔的范圍,收集并管理本公司(部門(mén))的文件資料;認(rèn)真執(zhí)行文件資料歸檔制度,對(duì)本公司(部門(mén))承辦的文件資料及時(shí)收集歸檔。,每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢,并向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下,文書(shū)、人事檔案統(tǒng)一由公司行政人事部管理,財(cái)務(wù)檔案暫由財(cái)務(wù)部管理,工程技術(shù)檔案暫由工程部管理,聲像檔案暫由企業(yè)發(fā)展部管理。待條件成熟后再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時(shí),應(yīng)按照檔案借用程序辦理借用登記手續(xù)。
3歸檔范圍
3.1重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.2上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例規(guī)定、通知等文件資3.3本公司制發(fā)的所有正式文件和與有關(guān)單位往來(lái)的文書(shū)。
3.4本公司向上級(jí)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
3.5反映本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)錄等。
3.6本公司與相關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件資料。
3.7本公司關(guān)于中、高層管理人員職務(wù)任免的文件資料,以及員工考核、獎(jiǎng)懲的文件資
3.8本公司員工勞動(dòng)、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9本公司的歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶和剪報(bào)等資料。
4平時(shí)歸檔
4.1各部門(mén)對(duì)已處理完畢或批存的文件資料要及時(shí)交由本部門(mén)兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件資料歸檔使用的“案卷類(lèi)目”�！鞍妇眍�(lèi)目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
4.3公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將已處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件資料收集齊全、加以整理,交給本部門(mén)兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4兼職檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將立卷的文件資料,按照“案卷類(lèi)目”的條款放入平時(shí)保存文件夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座,予以保存,并在收發(fā)文登記簿內(nèi)予以注明。
5立卷歸檔
5.1為統(tǒng)一立卷規(guī)范、保證案卷質(zhì)量,立卷工作由各部門(mén)兼職檔案管理員負(fù)責(zé),公司辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)組卷、編目。
5.2案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和使用。
5.3歸檔的文件資料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件資料的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5.4在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一立卷。絕密文件單獨(dú)立卷。少數(shù)普通文電如果與密件有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示和批復(fù),應(yīng)放在復(fù)文年立卷。沒(méi)有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷。跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷。跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷。跨年度的.會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.6卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件資料依其形式規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
5.7卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)該統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角和背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
5.8永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
5.9有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明,也應(yīng)該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上,以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置于卷尾。
5.10案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。
5.11案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件要去掉金屬物質(zhì),對(duì)破壞的文件資料應(yīng)加以裱糊。字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
5.12案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)―文件―封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜保存。
檔案管理制度8
健康檔案存放制度
1、檔案存放要整齊、整潔，注意防潮、防火。
2、檔案存放標(biāo)識(shí)要清楚。
3、檔案裝訂、存放要便于查閱，要有目錄，按時(shí)間順序，系統(tǒng)的排列，分類(lèi)存放。
4、檔案存放要按年、按月存放，不得混年、混月存放裝訂。
5、檔案如有皺折、破損、參差不齊等情形，應(yīng)補(bǔ)整、裁減、折疊，使其整齊劃一。
健康檔案記錄管理制度
1、填寫(xiě)檔案一律用碳素水筆或毛筆，禁止圓珠筆或鉛筆，應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
2、編制好案卷目錄，檔案袋或檔案首頁(yè)各項(xiàng)應(yīng)記錄完整，不準(zhǔn)空項(xiàng)。
3、嚴(yán)格登記，嚴(yán)格手續(xù)。各項(xiàng)內(nèi)容必須按照《國(guó)家基本公共衛(wèi)生服務(wù)規(guī)范(20xx版)》規(guī)定的內(nèi)容執(zhí)行。
健康檔案閱讀管理制度
1、案卷一般僅供在檔案室閱看，確需外借(本單位科室)得經(jīng)辦理登記手續(xù)。
2、閱讀當(dāng)事人不得將檔案損毀、拆散、調(diào)換，如違反按《檔案法》有關(guān)規(guī)定處理。
3、檔案一般不得借出檔案室，如有特殊情況，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理借閱手續(xù)，檔案管理員要及時(shí)催還。
健康檔案調(diào)取管理制度
1、凡需調(diào)取檔案者，均須填寫(xiě)《檔案調(diào)取單》，依據(jù)調(diào)取權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)院長(zhǎng)、主管院長(zhǎng)、辦公室主任、門(mén)診主任、護(hù)士長(zhǎng)簽字后方能調(diào)取。
2、調(diào)取檔案當(dāng)事人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。檔案交還時(shí)須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告院長(zhǎng)或主管副院長(zhǎng)。
3、外單位(市級(jí)醫(yī)療機(jī)構(gòu))借閱檔案時(shí)，憑單位證明，經(jīng)本院領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱，但不得帶離檔案室。4、嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》規(guī)定的`相關(guān)內(nèi)容。
健康檔案管理制度
1、以家庭為單位，建立居民健康檔案。
2、健康檔案要集中檔案室保管，按行政村名和編號(hào)存放，檔案專(zhuān)柜存放，保持整潔、美觀和規(guī)范有序，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理。
3、檔案必須齊全完整，做到分門(mén)別類(lèi)存放，定期檢查檔案，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取有效措施，確保檔案完整安全。
4、檔案如有破損，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制整理。
5、資料管理人員應(yīng)及時(shí)登記已經(jīng)獲取的各種信息，并進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋。
6、非檔案管理人員，不得隨意翻閱已經(jīng)建檔的各項(xiàng)資料。未經(jīng)同意，任何人不得調(diào)出、轉(zhuǎn)借各種檔案資料。
7、檔案保管應(yīng)采取專(zhuān)用柜架，有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲(chóng)、防有害氣體等設(shè)施。
8、執(zhí)行《檔案法》規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容。
檔案管理制度9
工程檔案是工程部運(yùn)行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù)，加強(qiáng)工程檔案管理是工程部的一項(xiàng)重要工作。為加強(qiáng)工程檔案管理特制定本管理制度。
一、工程檔案目錄管理
1、工程檔案管理采取紙頁(yè)檔案和計(jì)算機(jī)檔案并行管理方式，基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁(yè)檔案，過(guò)程性檔案要逐步向無(wú)紙化檔案過(guò)渡。
2、工程檔案設(shè)置三級(jí)目錄，第一級(jí)目錄為類(lèi)別目錄，第二級(jí)目錄為程序文件目錄，第三級(jí)目錄為工作單目錄。
3、工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級(jí)檔案目錄設(shè)置一致。
二、工程檔案管理程序
1、工程檔案管理責(zé)任
(1)工程部經(jīng)理責(zé)任:設(shè)置文秘檔案員;確定檔案目錄;設(shè)置檔案保密等級(jí);檢查檔案情況。
(2)工程部責(zé)任:配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。
(3)文秘檔案員責(zé)任:檔案建立;檔案修改;檔案整理;銷(xiāo)毀更新;檔案資料分析報(bào)告;接受經(jīng)理和上一級(jí)檔案管理人員檢查;檢查工程部各級(jí)人員檔案工作情況。
(4)員工責(zé)任:認(rèn)真進(jìn)行原始資料的記錄;接受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的.工作檢查。
2、工程檔案管理程序
(1) 工程檔案的建立
文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見(jiàn)建立各級(jí)檔案目錄并將各類(lèi)文件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存檔。檔案要予以統(tǒng)一編號(hào)，并在每卷首頁(yè)建立目錄清單，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行目錄登記。
(2) 工程檔案的存檔
工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。
(3) 工程檔案的查閱和借閱
一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽;若需借閱須在文秘檔案員處辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱，不可以借閱。
(4) 工程檔案的更改清理和銷(xiāo)毀
原始檔案一般不可修改;工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進(jìn)行清理，過(guò)程性工作檔案到期后應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，但應(yīng)做好銷(xiāo)毀記錄。
(5) 上級(jí)檔案存檔
工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。
(6) 保密等級(jí)設(shè)置和更改
涉及到物業(yè)管理中心、項(xiàng)目部、工程部機(jī)密的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)檔案，如委托管理合同、原始圖紙、技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書(shū)等應(yīng)設(shè)置密碼，其保密等級(jí)和密碼及其修改由工程部經(jīng)理決定。
(7) 計(jì)算機(jī)檔案管理
工程部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單，將檔案或目錄及時(shí)錄入計(jì)算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。
(8) 圖書(shū)檔案管理辦法
工程部購(gòu)置的技術(shù)圖書(shū)由文秘檔案員登記建檔，制定圖書(shū)借閱管理辦法，嚴(yán)格按管理辦法借閱。
檔案管理制度10
為促進(jìn)教育科研檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化，不斷進(jìn)步學(xué)校管理程度，使教育科研檔案更好地為老師效勞，為進(jìn)步教育質(zhì)量效勞，特制定本制度。
各級(jí)教育科研課題，教科室教研教改資料均要立卷歸檔。課題結(jié)題兩個(gè)月后將所有材料（立項(xiàng)文件，課題申報(bào)表，施行方案，中期檢查情況，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，結(jié)題證書(shū)，結(jié)題論文，以及調(diào)查材料等）立為一卷。
按教育科研或上級(jí)所發(fā)文件裝訂成冊(cè)，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，書(shū)寫(xiě)整齊，編好明碼。
按明碼順序分類(lèi)存放，擺放整齊，存放在防火、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠的地方。
國(guó)家級(jí)、省市級(jí)立項(xiàng)課題保管期限為永久，縣（市）級(jí)立項(xiàng)課題和教研教改資料保管期限為長(zhǎng)期，由學(xué)校檔案室保管。日常的教育科研資料由教科處暫為保管。
因工作需要借閱教育科研檔案，應(yīng)履行借閱手續(xù)，用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得損壞或在檔案上涂改、亂畫(huà)。假設(shè)需復(fù)印，要請(qǐng)示指導(dǎo)同意。
檔案管理制度11
第一章總則
第一條為加強(qiáng)公司XX資產(chǎn)管理有限公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”或“本公司”）檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國(guó)證券投資基金法》、《私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法》、《私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引》等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。
第二條檔案是公司及各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成的文件材料。
第三條加強(qiáng)檔案管理工作，是規(guī)范公司內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，對(duì)亍提高公司管理水平具有重要意義。
第二章歸檔范圍
第四條公司檔案分為以下幾種：
�。ㄒ唬┕炯�(jí)證件
營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本；稅務(wù)登記證正副本；開(kāi)戶(hù)許可證；機(jī)構(gòu)信用代碼證、會(huì)員證等其他證件。
（二）法人治理結(jié)構(gòu)
1、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等決議及會(huì)議材料；
2、高管人員資料檔案；
3、股東情況相關(guān)資料
4、其他相關(guān)資料。
�。ㄈ┕疚臅�(shū)檔案
1、外發(fā)文件：外發(fā)紅頭文件等；
2、外收文件：
�。�1）監(jiān)管部門(mén)的批文、批復(fù)、通知等；
�。�2）上級(jí)管理部門(mén)、股東單位頒發(fā)的.需要公司執(zhí)行的指示、決定、命令、條例、規(guī)定、辦法和通知等；
�。�3）其他金融機(jī)構(gòu)的往來(lái)文件；
�。�4）社會(huì)有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函；
�。�5）其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。
3、內(nèi)部文件：各部門(mén)通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。
�。ㄋ模┗鸾灰准盎鹎逅�
包括不限于：投資決策委員會(huì)會(huì)議記、風(fēng)控委員會(huì)議記、清算指令等。
�。ㄎ澹┖弦�(guī)檔案
各種風(fēng)控合規(guī)報(bào)告及提示函等。
�。┬姓飿I(yè)
1、辦公樓相關(guān)文檔：裝修工程招標(biāo)、工程報(bào)批、監(jiān)理、投標(biāo)書(shū)、工程合同、竣工驗(yàn)收、辦公物業(yè)租賃文檔，財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)相關(guān)文檔等；
2、辦公家具類(lèi)文檔；
3、電話、安保、音視頻相關(guān)文檔；
4、物業(yè)管理相關(guān)文檔；
5、空調(diào)、電梯相關(guān)資料；
6、辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等；
7、購(gòu)置各類(lèi)設(shè)備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等；
8、其他需要?dú)w檔的文件。
�。ㄆ撸┬畔⑾到y(tǒng)
信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。
檔案管理制度12
1、綜合檔案室是檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的主要部門(mén)，編研工作是檔案室的一項(xiàng)緊張工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)按照檔案史料的構(gòu)成過(guò)程，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開(kāi)發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。
2、檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專(zhuān)題文件匯編等必須編寫(xiě)的'檔案史料。
3、深層次的編研工作，由檔案部門(mén)或組織專(zhuān)門(mén)寫(xiě)作班子集中進(jìn)行編寫(xiě)。
檔案管理制度13
為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料管理工作，提高檔案資料管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司檔案資料管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的檔案資料是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、竣工資料等。
二、檔案資料管理原則
1、檔案資料實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，以確保檔案的完整、完全和有效利用。 ①招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本(正、副本)、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設(shè)備移交清單等原件歸材料部肖瑜管理; ②投標(biāo)文件、工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單、竣工資料原件等歸成本部張艷芝管理，招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)、中標(biāo)通知書(shū)、合同文本(正、副本)等影印件留存?zhèn)洳椤?/p>
2、原則上所有原件只作存檔，不予外借;
3、專(zhuān)管員負(fù)責(zé)統(tǒng)籌整理、保管公司檔案資料，同時(shí)履行本職的責(zé)任和義務(wù)。
4、各項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)移交檔案資料，并以影印件的形式保存。
三、檔案資料的移交
1、工程項(xiàng)目在中標(biāo)后其招標(biāo)文件(含招標(biāo)答疑、工程量清單)由技術(shù)部負(fù)責(zé)整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜歸檔，成本部留存影印件備查;投標(biāo)文件由成本部存檔備查。
2、工程項(xiàng)目在正式下發(fā)中標(biāo)通知書(shū)、簽署合同資料及文件后，由項(xiàng)目部或相關(guān)經(jīng)手人將其所有原件移交材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部及成本部分別留存影印件備查。
3、工程項(xiàng)目過(guò)程資料，如工程聯(lián)系單、工程簽證單、工程月進(jìn)度申報(bào)表、工程材料認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)單等原件交由成本部張艷芝歸檔，項(xiàng)目部留存影印件備查。
4、竣工報(bào)告、消防驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、物業(yè)設(shè)備移交清單及完整的竣工資料由項(xiàng)目部將原件交由材料部肖瑜存檔;項(xiàng)目部留存影印件備查。
5、檔案資料移交時(shí)，必須注明文件名稱(chēng)和概要，移交雙方簽字確認(rèn)后方為完成交接手續(xù)。
6、移交的檔案資料由專(zhuān)管員整理保存，必須注明資料類(lèi)型并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。
四、檔案資料的管理辦法
1、檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資料的整理工作，并進(jìn)行分類(lèi)匯總，編制統(tǒng)計(jì)清單，以電子檔形式備案方便查閱，以有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
2、項(xiàng)目部或個(gè)人檔案資料查詢(xún)可在項(xiàng)目部查閱影印件;確因工作需要須借出資料原件查閱，須經(jīng)公司部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在合同管理員處辦理相關(guān)借閱手續(xù)，檔案資料原件無(wú)特殊情況不得外借。
3、檔案資料的'保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4、保存的檔案資料每季度清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。
5、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案資料，違者視情節(jié)予以處罰。
6、檔案資料柜鑰匙供2份，管理員1份，另一份由成本部楊鮮峰留存，以備不時(shí)之需。其他人不得擅自挪用檔案柜鑰匙，更不能私自復(fù)制。
7、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開(kāi)，違者視情節(jié)予以處罰。
檔案管理制度14
一、根據(jù)《檔案法》規(guī)定,按醫(yī)療設(shè)備的管理等級(jí),確定建立醫(yī)療設(shè)備檔案管理的`范圍。
二、檔案資料要按規(guī)定的項(xiàng)目?jī)?nèi)容認(rèn)真填寫(xiě),做到字跡端正、完整、清晰并分類(lèi)編號(hào)登記。資料收集應(yīng)真實(shí)、完整。案卷目錄應(yīng)與案卷內(nèi)容一致。
三、完善技術(shù)檔案借用手續(xù)。大型精密儀器的原始技術(shù)檔案,非經(jīng)批準(zhǔn)不得外借。醫(yī)療設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)復(fù)印件或副本交使用科室。
四、技術(shù)檔案要按規(guī)定的保存時(shí)間保管,銷(xiāo)毀檔案、資料要經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)。
五、及時(shí)做好動(dòng)態(tài)檔案信息的補(bǔ)充更新工作。
六、保證信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全,定期備份數(shù)據(jù)。
七、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí),要按程序辦理檔案移交手續(xù)。
檔案管理制度15
為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。包括：公司過(guò)去和現(xiàn)在各級(jí)部門(mén)及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。
一、檔案資料的日常管理：
1、電子類(lèi)合同或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于檔案室指定電腦硬盤(pán)內(nèi)或制作專(zhuān)門(mén)光盤(pán)進(jìn)行編號(hào)保存。
2、文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制《文件(合同)管理記錄目錄》，以便檢索利用。
3、文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊擺放在文件/檔案柜中。
二、檔案資料的歸檔范圍
1、公司對(duì)外發(fā)出的公文，如給政府的請(qǐng)示報(bào)告類(lèi)公文等;
2、公司收到的公文，如政府職能部門(mén)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計(jì)劃、核準(zhǔn)文件、證書(shū)等文件;
3、本公司與其他單位來(lái)往的文書(shū)及權(quán)益文書(shū)和照片、錄音、錄像等;
4、公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;
5、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
6、反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;
7、公司的各種工作計(jì)劃、計(jì)劃考核/總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào);
8、本公司與有關(guān)單位、個(gè)人簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件正本及過(guò)程材料;
9、本公司干部任免的文件材料、員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;
10、本公司發(fā)布的各類(lèi)廣告、宣傳材料;
11、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等;
12、外出公務(wù)活動(dòng)(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會(huì)議等)所獲得或形成的檔案資料;
13、財(cái)務(wù)檔案資料;
14、各種實(shí)物檔案;
15、其他具有利用和保存價(jià)值的文件資料。
例如：
1)工程部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料(亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等);其中前期文件由工程部負(fù)責(zé)收集，竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制;文書(shū)如外送文件、外來(lái)文件、有關(guān)人員出差帶回來(lái)的文件等;
2)客服部：合同評(píng)審記錄、房屋租賃合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶(hù)資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、外送文件、外來(lái)文件等;客戶(hù)投訴記錄、處理方案、落實(shí)反饋記錄、客戶(hù)滿意度調(diào)查及分析記錄等
3)管理部及辦公室：聯(lián)絡(luò)函、活動(dòng)計(jì)劃、外送文件、外來(lái)文件等。
三、檔案資料的歸檔要求
1、歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，如請(qǐng)示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。
2、一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要，按二份原件存檔。經(jīng)辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門(mén)保管，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存，辦公室以影印本歸檔。
3、聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
4、子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲(chǔ)設(shè)備信息的備份工作。
5、各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等)必須原件歸檔，并保持其完好無(wú)損。
四、檔案資料的歸檔時(shí)間
1、即時(shí)歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時(shí)歸檔：
1)公司規(guī)定的密級(jí)文件;
2)重要文件，如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;
3)合同、協(xié)議書(shū)等正本及過(guò)程資料;
4)公司干部任免的`文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分、考核的文件材料;
5)其他認(rèn)為需要即時(shí)歸檔的資料。
2、定期歸檔
1)部門(mén)應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件，編制檔案清單交辦公室;
2)部門(mén)每年3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司辦公室;
3、電子聲像檔案的歸檔
1)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行、隨辦隨歸。
2)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成，一般每三個(gè)月一次上傳數(shù)據(jù)。
3)每年3月底前必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集，辦公室核實(shí)后刻錄成光盤(pán)并將數(shù)據(jù)上傳到公司的云端保管。
五、檔案保管
1、檔案編號(hào)
1)檔案按類(lèi)別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱(chēng)，其名稱(chēng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。
2)檔案分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)經(jīng)確定后，應(yīng)參照《檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)定》，將所有分類(lèi)各級(jí)名稱(chēng)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
3)檔案分類(lèi)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。
4)檔案分類(lèi)及編號(hào)的增補(bǔ)、修訂等由辦公室結(jié)合工作和部門(mén)要求，組織實(shí)施修訂。任何部門(mén)和個(gè)人不得隨意修改。
5)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi)，便于查閱。
六、檔案管理人員職責(zé)
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
4、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，報(bào)總經(jīng)理處理。
5、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào)，追求責(zé)任。
6、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。
7、必須愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫(xiě)字、劃線或作記號(hào)等。
8、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專(zhuān)人專(zhuān)用。
9、用畢按時(shí)歸還，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
10、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。
七、檔案保密要求
1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹(shù)立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。
2、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。
3、有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離辦公室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)部門(mén)總監(jiān)或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
5、外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。
6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
八、檔案借閱、借出制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
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