物業(yè)檔案管理制度優(yōu)選[15篇]

　　在日新月異的現(xiàn)代社會中，我們每個人都可能會接觸到制度，制度具有合理性和合法性分配功能。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家整理的物業(yè)檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

物業(yè)檔案管理制度1

　　為使公司顧問管理工作有效進(jìn)行，加強(qiáng)公司顧問資料和檔案的管理，確保公司顧問資料、檔案的保密性，現(xiàn)制定以下管理制度：

　　一、顧問咨詢資料分為共用資料與項(xiàng)目資料兩大類。共用資料包括：專業(yè)書籍、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖集大樣、設(shè)備樣本圖冊、園林圖集、建筑風(fēng)格圖集、戶型圖集、氣象資料、新技術(shù)新成果、公司規(guī)章制度、iso9001、iso14001體系文件等。項(xiàng)目資料為每個項(xiàng)目咨詢服務(wù)活動中產(chǎn)生的`全部資料的集合。如該項(xiàng)目來往文件、公函、提供的資料樣本、項(xiàng)目咨詢規(guī)劃、物業(yè)管理策劃與設(shè)計、顧問建議書、咨詢實(shí)施細(xì)則、物業(yè)管理過程實(shí)施方案、項(xiàng)目圖紙、照片等。

　　二、共用資料宜做成數(shù)據(jù)庫，以方便查找。項(xiàng)目資料應(yīng)按項(xiàng)目分類歸檔，需用電子文檔和書面文檔兩種方式進(jìn)行保存，由專人進(jìn)行管理。

　　三、項(xiàng)目資料的電子文檔需建立專門的子目錄進(jìn)行管理，目錄按歷史項(xiàng)目、在管項(xiàng)目、前期項(xiàng)目三類劃分，每個項(xiàng)目內(nèi)文件按性質(zhì)進(jìn)行分類存檔。

　　四、書面顧問資料的借閱，需在顧問咨詢部辦理借閱手續(xù)。重要、保密資料需經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

　　五、對顧問咨詢資料電子文檔或數(shù)據(jù)庫由咨詢部主管設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，使用人員在得到咨詢部主管同意后方可進(jìn)入該文件。

　　六、同一項(xiàng)目的資料，由發(fā)件人在使用完畢后將其歸納入相應(yīng)的目錄。

　　七、顧問項(xiàng)目結(jié)束，該項(xiàng)目所有顧問資料轉(zhuǎn)移至歷史資料目錄統(tǒng)一進(jìn)行管理。

　　八、對發(fā)展商發(fā)給公司的各種傳真件，接收人員需將其復(fù)印后按項(xiàng)目存檔，特別是對于發(fā)展商對公司所給文件的簽收回執(zhí)，更應(yīng)注意保存其原始記錄。

　　九、未得到公司同意，任何人員不得將公司顧問資料進(jìn)行拷貝和復(fù)印。

物業(yè)檔案管理制度2

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的`損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強(qiáng)保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計算機(jī)檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進(jìn)行一次全面的檢查。

物業(yè)檔案管理制度3

　　1.人事檔案由公司綜合部指定專職人員保管。

　　2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個人人事檔案。

　　3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。

　　4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。

　　5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁借出。

物業(yè)檔案管理制度4

　　(一)意義

　　(二)文件檔案的類別與形式

　　公司文件檔案包括以下各類別的.書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

　　1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

　　2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等

　　3.公司管理制度:公司運(yùn)營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

　　4.公司財務(wù)資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等

　　5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等

　　6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計劃等

　　7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等

　　8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報價體系等

　　9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

　　10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等

　　11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等

　　12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志

　　13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復(fù)、外來文函

　　14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。

物業(yè)檔案管理制度5

　　一、背景介紹

　　隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城市化的進(jìn)程，物業(yè)管理在城市生活中扮演著重要的角色。為了更好地管理和服務(wù)物業(yè)客戶，建立一套健全的物業(yè)客戶檔案管理制度是必不可少的。

　　二、目的和意義

　　確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確；

　　2 、提高物業(yè)服務(wù)效率和水平；

　　3 、為物業(yè)決策提供可靠的數(shù)據(jù)參考；

　　4 、加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。

　　三、檔案建立與管理

　　1 、檔案建立

　　（1）在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息，建立客戶檔案；

　�。�2）對于企事業(yè)單位客戶，還應(yīng)建立組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號等信息，并提供相關(guān)證明文件；

　�。�3）對于租賃客戶，要求提供租賃合同、租金繳納證明等相關(guān)資料。

　　2 、檔案管理

　　（1）分類管理：根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類管理，如個人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等；

　�。�2）檔案編號：為每個客戶檔案分配唯一的檔案編號，并進(jìn)行標(biāo)識和記錄；

　�。�3）檔案整理：定期對客戶檔案進(jìn)行整理和清理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確；

　�。�4）檔案存儲：建立專門的檔案室進(jìn)行存儲，對檔案進(jìn)行保密、防火、防潮等處理；

　�。�5）檔案查閱：保障客戶合法權(quán)益的前提下，提供方便快捷的檔案查閱服務(wù)。

　　四、檔案內(nèi)容和更新

　　1 、基本信息

　�。�1）個人住戶檔案：包括客戶姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式、住址等；

　�。�2）企事業(yè)單位客戶檔案：包括單位名稱、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)登記號、聯(lián)系方式、辦公地址等；

　�。�3）租賃客戶檔案：包括租賃合同、租戶姓名、聯(lián)系方式、租金繳納證明等。

　　2 、動態(tài)信息更新

　�。�1）客戶遷入、遷出信息；

　�。�2）客戶家庭成員變動信息，如婚姻狀況、子女入學(xué)等；

　　（3）客戶單位經(jīng)營情況、稅務(wù)信息等。

　　五、檔案保密與安全

　　1 、保密措施

　�。�1）對客戶檔案中的個人隱私信息，如身份證號碼、聯(lián)系方式等進(jìn)行嚴(yán)格保密；

　　（2）嚴(yán)格限制檔案查閱權(quán)限，只允許授權(quán)人員進(jìn)行查閱和使用；

　�。�3）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取檔案信息。

　　2 、檔案安全措施

　　（1）檔案室要求嚴(yán)格控制出入口，防止非法人員進(jìn)入；

　�。�2）檔案室配備專門的監(jiān)控設(shè)備，保證檔案安全；

　�。�3）定期備份檔案數(shù)據(jù)，防止檔案丟失或損壞。

　　六、檔案利用與管理

　　1 、信息查詢和報表

　　（1）客戶檔案應(yīng)提供方便快捷的查詢和統(tǒng)計功能，以滿足物業(yè)日常工作的需要；

　�。�2）定期生成客戶檔案報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　2 、客戶服務(wù)與管理

　�。�1）根據(jù)客戶檔案提供個性化的服務(wù)和管理；

　�。�2）定期與客戶進(jìn)行溝通和聯(lián)系，了解客戶需求和意見；

　�。�3）在重要事項(xiàng)變化時及時更新客戶檔案。

　　七、改進(jìn)措施與建議

　　1 、不斷優(yōu)化客戶檔案管理流程，提高工作效率；2 、引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理；

　　3 、定期組織員工培訓(xùn)，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

　　綜上所述，物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。只有通過完善的檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。八、檔案管理流程

　　為了確保物業(yè)客戶檔案管理的規(guī)范和高效，需要建立一套完整的檔案管理流程。

　　1 、檔案建立流程

　�。�1）接收客戶信息：物業(yè)管理人員應(yīng)在客戶入住物業(yè)前，要求客戶提供個人身份證明、聯(lián)系方式、家庭成員及單位情況等基本信息。

　�。�2）檔案登記：將客戶提供的信息進(jìn)行歸檔，并為每個客戶分配唯一的檔案編號。

　�。�3）信息核實(shí)：核實(shí)客戶提供的信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，確保檔案信息的可靠性。

　�。�4）檔案歸類：根據(jù)檔案類型進(jìn)行分類管理，如個人住戶檔案、企事業(yè)單位客戶檔案、租賃客戶檔案等。

　�。�5）檔案存儲：將客戶檔案存放在專門的檔案室中，做好防火、防潮、防盜等安全措施。

　　2 、檔案更新流程

　�。�1）定期更新：根據(jù)客戶提供的個人住戶或單位信息的變更情況，對客戶檔案進(jìn)行定期更新。

　　（2）動態(tài)信息更新：包括客戶遷入、遷出信息、家庭成員變動信息等，及時更新到客戶檔案中。

　�。�3）檔案查閱：對于需要查閱和使用客戶檔案的人員，需要經(jīng)過授權(quán)，并按照相關(guān)流程進(jìn)行查閱，避免檔案信息泄露。

　　3 、檔案整理和清理流程

　�。�1）定期整理：定期對客戶檔案進(jìn)行整理和清理，刪除過期和無效的檔案信息，保持檔案的完整和準(zhǔn)確性。

　　（2）檔案裝訂：對于松散的檔案文件，進(jìn)行裝訂和整理，提高檔案的可讀性和保存性。

　　（3）檔案歸檔：將整理好的客戶檔案按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，確保每個檔案的存放位置和狀態(tài)清晰可見。

　　4 、檔案保密和安全流程

　�。�1）保密措施：對客戶檔案中的個人隱私信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，不得泄露和濫用。

　　（2）權(quán)限控制：對于需要查閱和使用檔案的員工，進(jìn)行權(quán)限控制，確保檔案信息的安全。

　　（3）檔案安全：加強(qiáng)檔案室的安全防護(hù)，限制非授權(quán)人員的進(jìn)入，定期檢查檔案室的安全設(shè)施和防護(hù)措施。

　　九、檔案管理系統(tǒng)引入

　　為了提高檔案管理的效率和便利性，可以引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理。

　　1 、電子檔案建立：建立客戶檔案的電子數(shù)據(jù)庫，并將所有客戶檔案中的信息進(jìn)行電子化處理，提高信息存儲和檢索的效率。 2 、檔案管理軟件：引入專業(yè)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對客戶檔案的全流程管理，包括檔案建立、檔案更新、檔案整理、檔案查閱等功能。

　　3 、檔案安全措施：對電子檔案進(jìn)行加密和備份，確保檔案信息的安全性和完整性，防止意外丟失和損毀。

　　4 、電子檔案查詢和報表：通過電子檔案管理系統(tǒng)，可以方便快捷地進(jìn)行客戶檔案的查詢和生成報表，提供給物業(yè)決策相關(guān)人員使用。

　　十、員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理

　　為了提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量，需要進(jìn)行定期的`員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理。

　　1 、培訓(xùn)內(nèi)容：包括檔案管理制度、檔案管理流程、檔案管理軟件的使用等方面的培訓(xùn)。

　　2 、質(zhì)量評估：定期評估檔案管理人員的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行改進(jìn)。

　　3 、績效考核：將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量和工作效率納入績效考核體系，激勵和獎勵優(yōu)秀表現(xiàn)的人員。

　　十一、總結(jié)和建議

　　物業(yè)客戶檔案管理制度的建立和實(shí)施對于提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量、加強(qiáng)與客戶的溝通和合作具有重要意義。通過健全的檔案管理制度，可以確保物業(yè)客戶信息的統(tǒng)一、完整和準(zhǔn)確，提高物業(yè)服務(wù)效率和水平，提供可靠的數(shù)據(jù)參考，加強(qiáng)與物業(yè)客戶的溝通和合作。此外，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)客戶檔案的電子化管理，可以進(jìn)一步提高檔案管理的效率和便利性。同時，通過員工培訓(xùn)和質(zhì)量管理，可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和服務(wù)質(zhì)量。在實(shí)施檔案管理制度的過程中，還應(yīng)不斷優(yōu)化流程，提高工作效率，同時保障檔案的保密和安全性。

　　綜上所述，只有通過完善的物業(yè)客戶檔案管理制度，才能更好地服務(wù)客戶，提升物業(yè)管理水平。在未來的工作中，我們應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作方法，進(jìn)一步提高物業(yè)客戶檔案管理的水平和質(zhì)量。

物業(yè)檔案管理制度6

　　為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

　　1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各科室負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

　　4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業(yè)務(wù)活動方面的'資料，應(yīng)將相關(guān)資料的復(fù)印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應(yīng)保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設(shè)存放檔案的專門檔案柜，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

　　6、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

　　7、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

　　9、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　6、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副經(jīng)理同意，必須外借的，由經(jīng)理審批。

　　四、二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統(tǒng)一保存。

物業(yè)檔案管理制度7

　　為了系統(tǒng)完整地保存分公司在經(jīng)營管理服務(wù)活動中形成的各種資料檔案的管理,特制定本制度。

　　一、檔案資料的歸檔管理

　　1.歸檔范圍

　　a.分公司在物業(yè)管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　b.在工作中形成的圖紙、說明書等由工程部負(fù)責(zé)歸檔。

　　c.各部門在專門業(yè)務(wù)活動中形成的各種專項(xiàng)檔案,如:會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　d.員工登記表、體檢表、培訓(xùn)記錄、考核成績、有關(guān)證書復(fù)印件等員工檔案,由行政部負(fù)責(zé)歸檔。

　　e.財務(wù)檔案按《財務(wù)管理規(guī)定》的范圍歸檔,由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.歸檔要求

　　a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家要求,禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊;字體一般是宋體,標(biāo)題三號字,正文四號字;語言通順,文字輸入正確無誤。

　　b.歸檔的文件材料要完整齊全。

　　c.歸檔的書面文件必須是原件,電子文件為最終使用件。

　　d.案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。

　　3.歸檔時間

　　a.文書檔案在第二年上半年內(nèi)歸檔。

　　b.員工檔案及時歸檔。

　　c.財務(wù)檔案按季度歸檔。

　　4.歸檔份數(shù)

　　a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份;電子文件一般歸檔一式三份(其中包括軟盤上一份)。

　　b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。

　　5.不歸檔文件材料的范圍

　　a.重份和無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。

　　b.上級單位發(fā)來供參考的抄件和征求意見未定稿的文件。

　　c.未經(jīng)會議討論和領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件、電報草稿,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)性文件、草稿除外)、鉛印文件的各次校對稿(主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。

　　d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　e.參加非主管單位召開的會議,不需貫徹執(zhí)行或無查考價值的文件材料。

　　f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　g.下級單位送來參閱的簡報、情況反映和不應(yīng)抄報不必備案的文件材料。

　　6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

　　二、檔案資料的保管

　　1.分公司檔案資料由行政部統(tǒng)一管理,其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。

　　2.存放文書檔案要有專用柜架,在排放上應(yīng)按照類別和時間的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　存放電子文件應(yīng)有專用硬盤分區(qū)或?qū)Ｓ梦募�夾;在保存電子文件時,按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的`下級文件夾中。文件夾名稱應(yīng)能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的軟盤或光盤上必須貼有標(biāo)簽,以方便查詢。

　　3.底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫,要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平放為宜。

　　4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。必要時采取復(fù)制、拷貝。

　　5.每半年定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和保管質(zhì)量檢查工作,做到賬冊相符,對破損或載體變質(zhì)的文書檔案,要及時進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,文書檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺;對于出現(xiàn)損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。

　　6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設(shè)施。

　　三、檔案資料借閱管理

　　1.分公司所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

　　2.員工查閱檔案,須辦理登記手續(xù),并報所在部門主任批準(zhǔn)。查閱分公司檔案須報行政部主任批準(zhǔn)。

　　3.在借閱檔案時應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

　　a.辦理登記手續(xù),定期歸還。

　　b.要愛護(hù)檔案,不得丟失。

　　c.所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫。

　　4.借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由檔案員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　5.檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　6.借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

　　7.調(diào)離分公司的工作人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　四、檔案鑒定和銷毀

　　1.檔案鑒定工作由各部門領(lǐng)導(dǎo)自行組織進(jìn)行;日常檔案的鑒定工作由行政部負(fù)責(zé)。

　　2.鑒定的主要項(xiàng)目有:

　　a.檔案保管期限表。

　　b.對到期檔案提出存、毀意見。

　　3.確定保管期限原則:

　　a.對本部門有長遠(yuǎn)利用價值并能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

　　b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。

　　4.鑒定工作應(yīng)該定期進(jìn)行。

　　5.檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,部門主任應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6.銷毀檔案的程序:

　　a.經(jīng)鑒定列出需銷毀的各種檔案清單和銷毀的報告,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后由各部門實(shí)施。銷毀清單及報告應(yīng)歸檔。分公司的檔案銷毀必須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　b.檔案銷毀時,由部門派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清單上簽名。

　　c.銷毀檔案時,要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Σ块T造成損失的,將根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

物業(yè)檔案管理制度8

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護(hù)和利用，根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定，特制定《浙江xx物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。

　　第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。

　　第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):

　　1、保管員工人事檔案;

　　2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;

　　3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;

　　4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;

　　5、逐步實(shí)現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

　　第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)。

　　第二章人事檔案的收集和歸檔

　　第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規(guī)定，互相配合，認(rèn)真做好。

　　第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴(yán)格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:

　　1、員工登記表(含照片)。

　　2、個人簡歷。

　　3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。

　　4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。

　　5、獎懲材料。

　　6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況<原件或復(fù)印件>、擔(dān)任社會職務(wù)情況<原件或復(fù)印件>等)。

　　7、承諾書、勞動合同(應(yīng)做到文本齊全完整，時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。

　　8、各類審批材料(復(fù)印件，包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表<原件>，辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。

　　9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結(jié)或述職報告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績、出國培訓(xùn)總結(jié)等)。

　　第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。

　　第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。

　　第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內(nèi)，負(fù)責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。

　　第十條公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認(rèn)真辦理。

　　第十一條員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應(yīng)歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項(xiàng)規(guī)定，對收集到的材料，認(rèn)真鑒別，嚴(yán)格把關(guān)，及時入卷歸檔。

　　第十二條形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的.短缺。

　　第三章人事檔案的保管

　　第十二條員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管，不得泄密。

　　第十三條員工人事檔案應(yīng)存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。

　　第十四條檔案管理人員應(yīng)對保管的檔案逐一登記編號，并每年進(jìn)行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題，應(yīng)及時查找并采取措施，以保證檔傅耐暾桶踩

　　第十五條檔案移交要填寫清單，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)。

　　第十六條嚴(yán)格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴(yán)肅處理。

　　第十七條檔案管理人員調(diào)動時，必須嚴(yán)格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。

　　第十八條建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項(xiàng)措施落實(shí)到位。

　　第十九條檔案庫房是機(jī)要重地，無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進(jìn)入。

　　第二十條逐步實(shí)現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

　　第四章人事檔案的查閱和借用

　　第二十一條公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。

　　第二十二條外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。

　　第二十三條查閱或借用員工檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴(yán)禁對檔案進(jìn)行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評教育甚至紀(jì)律處分。

　　第五章人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第二十四條員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上，要認(rèn)真細(xì)致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯。

　　第二十五條人員內(nèi)部調(diào)動，檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。

　　第二十六條檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并通過機(jī)要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取，嚴(yán)禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。

　　第二十七條轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出。

　　第二十八條對轉(zhuǎn)進(jìn)的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。

　　第二十九條對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。

　　第六章

　　附則

　　第三十條本制度由綜合服務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。

物業(yè)檔案管理制度9

　　物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　�。ㄒ唬┕�司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認(rèn)股書等；

　　（二）公司編文號的全部文件；

　�。ㄈ�）公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件；

　　（四）公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；

　�。ㄎ澹┕�司的各種請示報告及上級部門的批復(fù)；

　　（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；

　�。ㄆ撸┱�府各級部門發(fā)送的文件；

　�。ò耍┕�司領(lǐng)導(dǎo)班子會議紀(jì)錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；

　�。ň牛┙榻B信、信函存根、電報底稿；

　�。ㄊ�）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

　�。ㄊ�一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經(jīng)營管理類

　�。ㄒ唬└髀毮懿块T管理文件、重要資料目錄；

　�。ǘ�）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；

　�。ㄈ�）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；

　�。ㄋ模┕�司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同；

　�。ㄎ澹┥霞壊块T制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

　　三、財務(wù)類

　�。ㄒ唬┠甓葘徲媹蟾�；

　�。ǘ�）年初預(yù)算報告；

　�。ㄈ�）財務(wù)分析報告；

　　（四）財務(wù)存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類

　�。ㄒ唬┕�司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報及上級批復(fù)；

　�。ǘ�）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　�。ㄈ�）職工獎懲情況記錄；

　�。ㄋ模┞毠さ霓D(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；

　�。ㄎ澹﹦趧庸べY報表（年報）；

　�。�六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　　（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料；

　�。ǘ�）基建工程的申報、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；

　�。ㄈ�）購買固定資產(chǎn)計劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取有效措施進(jìn)行處理。

　　六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的.機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實(shí)行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務(wù)部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認(rèn)真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

　　二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失的對直接責(zé)任者予以除名，直至追究刑事責(zé)任。

物業(yè)檔案管理制度10

　　一、總則

　　（一）為全面增強(qiáng)本企業(yè)檔案管理工作，保證企業(yè)各種檔案資料充足、有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，特擬訂本制度。

　�。ǘ�）本制度所指的檔案資料是指企業(yè)及部下客戶服務(wù)部門建立以來，在經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，擁有查閱、利用價值的各樣形式的資質(zhì)證照、文書、公文、公文、合同、圖紙、業(yè)戶資料以及音像、圖表等檔案資料。

　　（三）檔案資料工作的基來源則：集中一致管理企業(yè)及各部下客戶服務(wù)中心有關(guān)資料檔案，保證檔案資料的完好和安全。

　　二、人員裝備

　�。ㄋ模┢髽I(yè)檔案采納分級管理模式，即分為物業(yè)企業(yè)檔案資料管理員和部下各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員。物業(yè)企業(yè)主要采集和保留企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，部下各客戶服務(wù)中心詳細(xì)負(fù)責(zé)管理各自的物業(yè)檔案和資料。物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心均需建立獨(dú)立的檔案室。

　�。ㄎ澹┪飿I(yè)企業(yè)須裝備檔案管理的專責(zé)人員，部下的各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況，可指定專人負(fù)責(zé)也可由其余人兼職檔案管理員。

　　三、檔案資料的采集和整理

　�。�六）物業(yè)企業(yè)主要一致采集和管理企業(yè)級別物業(yè)檔案和物業(yè)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.物業(yè)企業(yè)公章和有關(guān)證照。

　　2.文件、公文、工作計劃、上司來文以及國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法例等檔案資料，主要指房地產(chǎn)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)署名的各種批改，以企業(yè)及職能部門等名義發(fā)出或擬訂的文件以及與企業(yè)職能有親密

　　關(guān)系或由企業(yè)肩負(fù)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件。

　　3.重要、突發(fā)事件的辦理資料，主要包含樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)備等方面及自然災(zāi)禍等突發(fā)重要事件的經(jīng)過和辦理過程記錄及有關(guān)資料。

　　4.企業(yè)所簽署的合同資料，督查職能部門對企業(yè)進(jìn)行檢查的書

　　面及取證資料以及企業(yè)固定財產(chǎn)有關(guān)資料。

　　5.人事檔案資料。

　　6.實(shí)物、聲像類檔案，包含各樣電子檔案。在實(shí)質(zhì)工作中，實(shí)物、聲像檔案資料比較少，依據(jù)使用頻次及重要性選擇自行寄存或移交

　　企業(yè)檔案管理部門，自行保留時要注意保護(hù)完好性。

　　7.榮譽(yù)類檔案等其余各樣檔案資料。

　　（七）各客戶服務(wù)中心管理自己樓盤、業(yè)主和經(jīng)營有關(guān)的檔案和

　　資料，主要包含以下內(nèi)容。

　　1.客戶服務(wù)中心業(yè)務(wù)章及有關(guān)證照。

　　2.小區(qū)基本狀況資料。

　�。�1）房產(chǎn)資料包含房子、設(shè)備及其附著物清單及表格等。

　　（2）接收資料包含查收合格憑據(jù)、物業(yè)完滿狀況、接收文件。

　�。�3）技術(shù)資料包含工程預(yù)決算書、總平面圖、平面圖、完工圖、地質(zhì)勘探報告、圖紙會審記錄、完工查收證明書、房子及設(shè)備使用技術(shù)資料。

　　3.業(yè)主檔案資料（包含維修基金檔案資料）主要包含人住通知書、住戶家庭狀況登記表、房子交接單、住戶入住合約、身份證明資料以及裝飾申請表等，業(yè)戶資料一定妥當(dāng)保留并實(shí)時更新。

　　4.平時管理服務(wù)資料，主要包含以下內(nèi)容。

　�。�1）人事管理有關(guān)資料�？蛻舴�務(wù)中心人員的招聘、培訓(xùn)、定崗定編、分配、變遷文件、技術(shù)職稱等文件。

　　（2）各部門平時的值班記錄，各樣來往信函，各樣內(nèi)部通啟等文書資料。

　�。�3）設(shè)備檔案管理，包含設(shè)備的標(biāo)記、設(shè)備臺賬和設(shè)備資料等。

　�。�4）物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件等。

　�。�5）物業(yè)租借資料，包含租借審批資料、租借合同、物業(yè)權(quán)屬證明資料、房子安全判定資料、贊同出（轉(zhuǎn)）租文件、拜托書、公證書、證明、報告、分戶圖等。

　�。�6）工程圖紙檔案資料，包含建筑施工圖、給排水施工圖、構(gòu)造施工圖、消防施工圖、供配電施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖。

　�。�7）各客戶服務(wù)中心或個人參加各樣活動的資料。

　　5.小區(qū)創(chuàng)優(yōu)檔案資料及社區(qū)文化資料。

　　四、檔案資料的移交和歸檔

　　（八）資料移交前管理。

　　1.各客戶服務(wù)中心的檔案資料在移交前由各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員負(fù)責(zé)存檔管理。

　　2.各客戶服務(wù)中心一定將檔案資料分類寄存人不一樣的檔案袋或盒內(nèi)，保證檔案資料的完滿。

　　3.各客戶服務(wù)中心寄存的檔案資料要依據(jù)自己的使用頻次和保密程度進(jìn)行分類寄存。

　�。ň牛�檔案資料的移交，每半年向物業(yè)企業(yè)檔案室進(jìn)行一次移交。

　　1.資料移交前，各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須將檔案按類整理好，并填寫檔案資料移交表，執(zhí)行移交鋒續(xù)。

　　2.進(jìn)行移交時，物業(yè)企業(yè)須認(rèn)真查對移交的資料，確立無誤后，交接兩方在移交清單上署名，并加蓋部門公章。

　　3.移交清單調(diào)式兩份，物業(yè)企業(yè)和各客戶服務(wù)中心交接人各保存一份。

　　4.對換出、辭職的工作人員檔案，在辦理調(diào)離手續(xù)前，一定清還檔案資料，經(jīng)檔案室署名確認(rèn)，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　�。ㄊ�）歸檔。主要有以下要求。

　　1.物業(yè)企業(yè)及部下各客戶服務(wù)中心需依據(jù)本管理方法的.歸檔范圍、歸檔日期實(shí)時、正確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。

　　2.將需要?dú)w檔的文件資料比較歸檔范圍，完好、正確、系統(tǒng)地進(jìn)行采集，歸檔模卷要進(jìn)行分類擺列，并加蓋檔號章、裝盒，編制檔案目錄。

　　3.除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外，歸檔的文件原則上一律為原件，必需時復(fù)印件加蓋紅章注明原件寄存處，凡有原件的文件，不可以以復(fù)印件歸檔。

　　4.歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊備完好。

　　5.實(shí)物類、聲像類檔案資料要清楚完好，并按歸檔要求供給拍攝內(nèi)容、時間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件資料，并保留。

　�。ㄊ�一）歸檔檔案資料檢查。物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)檢查、督查、指導(dǎo)并查核各客戶服務(wù)中心檔案資料的管理工作。統(tǒng)計匯總各客戶服務(wù)中心歸檔資料目錄清單，按期對各客戶服務(wù)中心檔案的歸檔工作進(jìn)行實(shí)地檢查。

　　五、檔案資料的借閱和使用

　　在進(jìn)行檔案資料借閱使用時，假如是在檔案室查閱一般資料，辦理一般登記手續(xù)即可；假如要查閱重要密級資料，須執(zhí)行檔案借閱審批手續(xù)，且一定在檔案室就地查閱后送還，不得私自帶出復(fù)印。

　�。ㄊ�三）檔案資料借閱的有關(guān)規(guī)定。

　　1.借閱的檔案資料一定準(zhǔn)時送還，并實(shí)時辦理清戶手續(xù)。一般不得超出7天，超出7天則需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理緩期手續(xù)且借出檔案超出15天者，對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行瀆職問責(zé)辦理，在借閱時期造成資料丟掉者，依據(jù)資料的重要程度進(jìn)行相應(yīng)的辦理。

　　2.借閱者一定保證原樣送還所借的檔案資料，保證資料完好無損，不得在檔案資料上涂改、畫線、標(biāo)記等。

　　3.未經(jīng)贊同，借閱者不得隨意摘抄、攝影、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)贊同摘抄、復(fù)制的檔案資料一定由檔案資料管理人員進(jìn)行審察和查對。

　　4.實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料以復(fù)印件供給利用。

　�。ㄊ�四）要注意保護(hù)業(yè)主和住戶的個人信息，業(yè)主個人信息檔案在有關(guān)客戶服務(wù)中心的檔案庫中，如需調(diào)用含有業(yè)主個人隱私信息的資料，須經(jīng)客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)人贊同，有些需經(jīng)業(yè)主自己贊同，并由有關(guān)檔案人員記錄去處，追蹤有關(guān)信息資料的使用及其銷毀狀況。

　　六、檔案資料管理和判定

　　（十五）物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心依據(jù)自己實(shí)質(zhì)狀況設(shè)置綜合檔案室、資料保留室和庫房等，一定保證有相對獨(dú)立的空間，并能保證資料的安全與齊備。

　　1.庫房要相對獨(dú)立，并擁有防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防高溫等功能，庫房內(nèi)和庫房鄰近嚴(yán)禁擱置易燃易爆物件或其余危險物件，并裝備滅火器械，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)記。

　　2.庫房內(nèi)全力按分類設(shè)置，檔案資料按類型齊整排放，保持通風(fēng)，并與窗戶垂直，防止陽光直射，將全部檔案架一致編號，編制檔案資

　　料寄存地點(diǎn)索引。

　�。ㄊ�七）檔案資料統(tǒng)計，詳細(xì)要求以下

　　1.物業(yè)企業(yè)及各客戶服務(wù)中心要在每年12月31日前對檔案資料的移出、收進(jìn)、整理、判定、保留的數(shù)目和狀況及檔案資料的借閱利用等狀況進(jìn)行統(tǒng)計。

　　2.物業(yè)企業(yè)檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報物業(yè)企業(yè)負(fù)責(zé)人，部下各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計結(jié)果報給客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人。

　　3.統(tǒng)計工作一定做到腳踏實(shí)地，照實(shí)反應(yīng)狀況，務(wù)必保證供給的數(shù)據(jù)正確，切合客觀實(shí)質(zhì)。

　　（十八）檔案資料的判定，包含以下要求

　　1.檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)判定和贊同，任何人不得私自銷毀。

　　2.經(jīng)判定后仍沒法確立其保留價值的檔案資料，應(yīng)持續(xù)保留至次年再進(jìn)行判定。

　　3.技術(shù)檔案資料鑒準(zhǔn)時，需附帶工程技術(shù)部門的專業(yè)建議。（十九）檔案資料的銷毀。

　　1.經(jīng)判定后贊同銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥當(dāng)辦理，不得作其余用途或看作廢紙銷售。

　　2.銷毀檔案資料須有起碼兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核要銷毀的檔案資料。銷毀完成須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人在銷毀清冊上署名。

　　3.檔案資料管理員應(yīng)實(shí)時做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。

　　七、獎罰

　�。ǘ�十）企業(yè)依據(jù)每年查核結(jié)果，關(guān)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或許進(jìn)步特別突出的部門和個人賜予相應(yīng)表彰或獎賞等。

　　（二十一）關(guān)于工作不負(fù)責(zé)，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行物業(yè)企業(yè)檔案工作要求的檔案管理人員，企業(yè)將對檔案管理的詳細(xì)工作人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處罰。

　�。ǘ�十二）因管理或使用不妥，造成檔案信息外泄，或許未經(jīng)允許，私自將檔案資料抄寫、復(fù)制與轉(zhuǎn)借別人等狀況，將依據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，賜予相應(yīng)的處罰。

　　八、附則

　�。ǘ�十三）本管理制度由企業(yè)客戶服務(wù)部訂正，自覺布之日起實(shí)行。

物業(yè)檔案管理制度11

　　第一章擬建立的規(guī)章制度

　　一、擬建立的公眾管理制度

　　包括xxxx

　　二、擬建立的內(nèi)部管理制度

　　包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務(wù)管理制度、預(yù)算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設(shè)備管理制度、管理體系及重大事項(xiàng)決策管理制度、培訓(xùn)管理制度。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　三、擬建立的質(zhì)量手冊及程序文件

　　包括質(zhì)量手冊、文件控制程序文件、質(zhì)量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務(wù)設(shè)計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內(nèi)部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　四、擬建立的工作手冊

　　包括各級崗位職責(zé)工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務(wù)的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務(wù)實(shí)施工作手冊、費(fèi)用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設(shè)施設(shè)備工作手冊、給排水設(shè)施設(shè)備工作手冊、電梯設(shè)施設(shè)備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務(wù)工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細(xì)內(nèi)容此處略。

　　五、擬建立的質(zhì)量記錄文件

　　因數(shù)量達(dá)幾百份,此處省略

　　第二章檔案的建立與管理

　　一、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

　　檔案建立的內(nèi)容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、e-mail地址等;客戶室內(nèi)裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

　　二、物業(yè)檔案管理的具體措施

　　客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　1、客戶檔案的收集

　　設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對客戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅持內(nèi)容豐富的.原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實(shí)行客戶一戶一檔。

　　2、客戶權(quán)籍資料管理

　　從客戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動態(tài)反映客戶權(quán)籍狀況,為客戶需求提供服務(wù)。

　　3、客戶檔案的整理

　　各個業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　4、客戶檔案的歸檔

　　鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機(jī)存檔,運(yùn)用計算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　5、檔案的利用

　　為客戶服務(wù)工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　6、客戶檔案的管理

　　客戶檔案的使用有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時追究有關(guān)人員的責(zé)任�？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機(jī)使用時應(yīng)防止電腦病毒侵入。

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護(hù)

　　1.主出入口設(shè)有小區(qū)平面示意圖,主要路口設(shè)有路標(biāo)、組圖及幢、單元、戶門標(biāo)號標(biāo)志明顯。

　　2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設(shè)置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設(shè)計有要求外,不得安裝

　　戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。

　　6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責(zé)任書(見業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設(shè)施設(shè)備管理

　　1.共用配套設(shè)施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、使用及維護(hù)按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術(shù)人員和維護(hù)人員嚴(yán)格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

　　2)設(shè)備巡查記錄

　　3)設(shè)備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴(yán)格執(zhí)行,記錄完整,供電設(shè)備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設(shè)備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實(shí)行封閉式管理

　　1)小區(qū)實(shí)行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護(hù)衛(wèi)隊實(shí)行24小時值班及巡邏制度,護(hù)衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓(xùn)練有素、言語規(guī)范、認(rèn)真負(fù)責(zé)。

　　1)護(hù)衛(wèi)部工作、內(nèi)務(wù)條令

　　2)護(hù)衛(wèi)崗位職責(zé)

　　3)各種工作記錄、資料照片

　�、抛o(hù)衛(wèi)值班記錄

　　⑵護(hù)衛(wèi)訓(xùn)練記錄

　�、且归g巡查記錄

　�、葋碓L登記表

　　⑸護(hù)衛(wèi)培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄及資料

　�、首o(hù)衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料

　�、俗o(hù)衛(wèi)基礎(chǔ)知識考核答卷

　　⑻護(hù)衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料

　　3.危及人身安全處有明顯標(biāo)識和具體的防范措施

　　1)警示牌標(biāo)識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設(shè)備設(shè)施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應(yīng)急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進(jìn)行消防巡視,檢查維護(hù)消防設(shè)施、器材等資料

　　5)護(hù)衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設(shè)施

　　6)義務(wù)消防隊員消防演練

　　5.機(jī)動車停車場管理制度完善,管理責(zé)任明確,車輛進(jìn)出有登記。

　　1)機(jī)動車停車場管理規(guī)定

　　2)機(jī)動車停車場登記

　　3)護(hù)衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機(jī)動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機(jī)動車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護(hù)衛(wèi)工作考核標(biāo)準(zhǔn)

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設(shè)備完備,設(shè)有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設(shè)備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實(shí)行責(zé)任制,有專職的清潔人員明確的責(zé)任范圍,實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進(jìn)行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設(shè)施設(shè)備無蟻害。

　　5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地?zé)o紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理有序,符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn),無亂設(shè)攤點(diǎn)、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

　　8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)、外墻無污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當(dāng)。

　　2.綠地?zé)o改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

　　4.綠地?zé)o紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設(shè)

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設(shè)。

　　a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料

　　1)經(jīng)常進(jìn)行政府有關(guān)法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設(shè),愛護(hù)小區(qū)公共設(shè)施資料

　　b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

　　c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓(xùn)護(hù)衛(wèi)消防安全知識,培訓(xùn)資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務(wù)費(fèi)收繳率為98%以上

　　1)20xx年xx月至,收費(fèi)報表

　　2.提供便民有償服務(wù),開展多種經(jīng)營,便民服務(wù)項(xiàng)目資料及照片。

　　1)20xx年xx月--20xx年月的財務(wù)報告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費(fèi)收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容

　　1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復(fù)印件

　　2]業(yè)主臨時公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議

　　4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書

　　5]消防安全責(zé)任書

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內(nèi)裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達(dá)成的書面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

　　12]其它

物業(yè)檔案管理制度12

　　檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進(jìn)行。

　　1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專人負(fù)責(zé);

　　2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質(zhì)不同的'文件，實(shí)行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對欲銷毀文件必須經(jīng)過部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

物業(yè)檔案管理制度13

　　加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的'溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內(nèi)容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設(shè)施設(shè)備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務(wù)檔案：逐年形成的財務(wù)收支報表、物業(yè)維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;

　　2、專人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;

　　4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計時可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

物業(yè)檔案管理制度14

　　美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

　　檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對美術(shù)館的物業(yè)管理形式，做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，計算機(jī)系統(tǒng)對原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。

　　(一)檔案制度建立與管理

　　1、主要思路

　　檔案資料分類:依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類和補(bǔ)充，使其符合對美術(shù)館細(xì)致管理的需求。

　　檔案建立抓住重新接管這一契機(jī)，整理住戶全面的原始資料，并對陳舊部分進(jìn)行及時的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。

　　檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補(bǔ)充，形成美術(shù)館管理的無盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。

　　區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的'規(guī)范程序，逐一建檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。

　　2、建立檔案、資料的分類檢索

　　1)業(yè)主提供的資料

　　a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件

　　b、用地批準(zhǔn)文件

　　c、建筑執(zhí)照

　　d、拆遷安置資料

　　2)技術(shù)資料

　　a.總平面圖

　　b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖

　　c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

　　d.地質(zhì)勘測報告

　　e.工程合同開

　　f.竣工報告

　　g.工程預(yù)決算

　　h.圖紙會審記錄

　　i.工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)

　　j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證

　　k.沉降觀察記錄

　　l.竣工驗(yàn)收證明書

　　m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書

　　n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

　　o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書

　　p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

　　q.供水的試壓報告

　　r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料

　　s.其他技術(shù)資料

　　3)管理處建立的資料

　　a.住宅區(qū)基本資料

　　b.住宅區(qū)分區(qū)資料

　　c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料

　　d.娛樂設(shè)施資料

　　4)住戶資料

　　a.住戶入住資料

　　入住通知書

　　入住協(xié)議書

　　b.家庭人員檔案

　　住戶情況登記表

　　(二)管理處各項(xiàng)管理制度目錄

　　序號文件名稱文件編碼

　　1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)xx.00.01

　　2職業(yè)安全健康職責(zé)xx.00.02

　　3物料管理辦法xx.00.03

　　4停電停水應(yīng)急預(yù)案xx.00.04

　　5水浸應(yīng)急預(yù)案xx.00.05

　　6治安應(yīng)急預(yù)案xx.00.06

　　7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07

　　8犬類管理辦法xx.00.08

　　9保安崗位架構(gòu)圖xx.01.01

　　10保安運(yùn)作規(guī)程xx.01.02

　　11人員出入管理辦法xx.01.03

　　12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04

　　13車輛管理辦法xx.01.05

　　14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06

　　15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)xx.01.07

　　16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08

　　17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01

　　18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程xx.03.01

　　19消防安全管理辦法xx.04.01

　　20火警應(yīng)急預(yù)案xx.04.02

　　21消防設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理辦法xx.04.03

　　22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.04

　　23消防管理制度xx.04.05

　　24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06

　　25弱電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)定xx.04.07

　　26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.08

　　27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09

　　28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.04.10

　　29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法xx.05.01

　　30電梯故障緊急預(yù)案xx.05.02

　　31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.06.01

　　32供配電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.06.02

　　33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.06.03

　　34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04

　　35電工安全操作守則xx.06.05

　　36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.07.01

　　37給排水設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.07.02

　　38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.07.03

　　39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04

　　40管道維修工作規(guī)程xx.07.05

　　41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.09.01

　　42房屋設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.09.02

　　43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.09.03

　　44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04

　　45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求xx.09.05

　　46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)xx.09.06

　　47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07

　　48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01

　　49雨

　　天防滑管理辦法xx.10.02

　　50業(yè)戶管理辦法xx.11.01

物業(yè)檔案管理制度15

　　一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:

　　1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。

　　3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。

　　6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。

　　8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。

　　9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的`權(quán)利。

　　二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:

　　1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。

　　2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。

　　3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)

　　4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。

　　5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。

　　6.發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時效，過時收回。

　　7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識，主動為公司及業(yè)主保守秘密，對于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。

　　8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　三、物業(yè)管理公司檔案資料:

　　1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:

　　1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);

　　2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;

　　3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;

　　4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);

　　5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);

　　6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);

　　2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:

　　1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;

　　3、業(yè)戶資料:

　　1)入伙情況記錄;

　　2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);

　　4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:

　　1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統(tǒng)一裝訂成冊;

　　2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;

　　3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;

　　5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;

　　2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;

　　3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;

　　4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;

　　6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測類:

　　1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;

　　2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;

　　3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測報告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;

　　4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測報告;

　　5)應(yīng)有定期沉降檢測報告;

　　6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測試工作記錄;

　　7)其它設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料;

　　7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:

　　1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號及存檔目錄記錄;

　　2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況

　　3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財務(wù)報告

　　4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報告;

　　物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會議記錄(包括內(nèi)部會議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會的會議)

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄

　　x保安值班記錄

　　x設(shè)備值班與巡檢記錄

　　x管理工作計劃與報告

　　x工程設(shè)備管理計劃與報告

　　x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函

　　x用戶報修與投訴處理記錄

　　x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

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