2023年文秘專業(yè)知識
文秘是隨著科學(xué)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展,信息傳播急劇膨脹,社會(huì)競爭日趨激烈而產(chǎn)生的一門新興現(xiàn)代科學(xué)管理專業(yè)。以下是小編精心準(zhǔn)備的2023年文秘專業(yè)知識,大家可以參考以下內(nèi)容哦!
2023年文秘專業(yè)知識1
一、基礎(chǔ)知識
秘書工作者知識的第一個(gè)層次,是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣,基礎(chǔ)知識要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識。
1. 科學(xué)文化知識
基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ),包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高,重視歷史知識的學(xué)習(xí),可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。
2. 馬列主義理論知識 哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí),才能提高理論修養(yǎng)。
3. 政策法規(guī)知識 這是作為秘書工作者必備的知識,包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識,特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最多的知識。
二、專業(yè)知識
是秘書工作者知識結(jié)構(gòu)的核心或者是主體,也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識結(jié)構(gòu)的方面。
1 理論知識,是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識,是秘書工作者勝任本職工作的重要前提,總的理論, 也是秘書工作的基本理論知識,秘書指導(dǎo)思想。 分門別類的理論,包括文書處理,信息處理,信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理論。
2 業(yè)務(wù)知識,秘書工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識,基本技能,操作規(guī)范,公文的起草等。
3 行業(yè)知識,秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識。
三 、相關(guān)知識
秘書工作者的輔助知識,它包括以下幾個(gè)方面的知識。
1 新的學(xué)科知識,社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué),是相關(guān)知識中的一個(gè)重要內(nèi)容,包括行為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。
2 管理學(xué)知識,行政管理,領(lǐng)導(dǎo)科學(xué),決策等方面的知識。
3 社會(huì)交往知識,社會(huì)關(guān)系學(xué),公共關(guān)系學(xué),人際關(guān)系學(xué)等,以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力,信息溝通能力。
4 心理學(xué)知識。
四 、社會(huì)知識
國際知識,當(dāng)前國際的基本問題,世界格局,政治,經(jīng)濟(jì),軍事,思想,科技,文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。 國內(nèi)知識,國情,民情,民俗,民風(fēng)等 。
文秘專業(yè)內(nèi)容:
一個(gè)稱職的秘書,必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的,也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)?梢赃@么說,文字表達(dá)能力是秘書工作人員的基本功,是“看家”的本領(lǐng)。
那么,怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢?具體說來,主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn):
首先,要端正態(tài)度,培養(yǎng)興趣,自覺學(xué)好文秘寫作。
不管干什么事情,必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣,這樣才有動(dòng)力,才樂于去干,并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫作也是如此。寫作,是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn),是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng),決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書中指出:“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過渡中,有五件?最重要?的事情應(yīng)該記住,而其中的一件就是:在這個(gè)文字密集的社會(huì)里,我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?,首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力,也就是應(yīng)用寫作能力!迸c此同時(shí),我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫作的濃厚興趣,變被動(dòng)為主動(dòng),變要我學(xué)為我要學(xué)。愛因斯坦說過:熱愛是最好的老師。對寫作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣,熱愛寫作,熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度,“衣帶漸寬終不悔,為伊消得人憔悴”,“每有會(huì)意,便欣然忘我”,樂此不疲,如饑似渴地去鉆研,廢寢忘食地去琢磨,持之以恒,這樣就一定會(huì)學(xué)得好,學(xué)得入門,就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。
其次,學(xué)習(xí)文秘寫作基礎(chǔ)知識,借鑒優(yōu)秀作品。
寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說:“寫作無秘雇作文有要道”,“定體則無,大體須有”,這種認(rèn)識是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫作教材,就是前人文秘寫作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié),就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。
要提高文秘寫作能力,還應(yīng)有意識地選讀一些范文,以作借鑒。魯迅說過:“凡是已有定評的大作家,他的作品,全部就說明著?應(yīng)該怎樣寫?只是讀者很不容易看出,也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識到:讀書是讀他人之書,作文是作自己之文;借鑒只是從中汲取營養(yǎng),經(jīng)消化后成為自己的東西;而不是生搬硬套,模仿抄襲,“依葫蘆畫瓢”。
最后,要勇于實(shí)踐,堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。
寫作是一種技能,技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫多練,這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫,那就會(huì)眼高手低,所學(xué)到的確良知識,將無用武之地,寫作水平也就止步不前。天道酬勤,勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練,堅(jiān)持不懈,才會(huì)熟能生巧,運(yùn)筆自如,真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員,多寫多練固然重要,但每次擬稿時(shí),還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律,也是寫文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改,工夫自出。事實(shí)上,多一次認(rèn)真修改,就多一份寫作的體驗(yàn),就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱職的秘書人員,要有高度的責(zé)任感,,養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣,虛心聽取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見,克服怕人挑“刺”的思想,對每一篇文章反復(fù)推敲,精思細(xì)改,這樣寫作能力才能迅速地提高。
2023年文秘專業(yè)知識2
基本素質(zhì):
(一)有較高的政治覺悟、政策水平,較強(qiáng)的法制觀念(文書工作人員政策水平的高低,決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書工作人員既要懂法,又要守法)
(二)熱愛本職,忠于職守,埋頭苦干,嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì),遵守紀(jì)律,嚴(yán)守秘密
1、作為文書工作人員,只有熱愛本職工作和忠于職守,才能搞好文書工作。
2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì),是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。
3、遵守紀(jì)律,就是嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事,不以工作之便謀取私利。
(三)應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識
文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識,主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個(gè)方面:
一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等;A(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性,是文書工作的實(shí)際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。
二是實(shí)際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識,還應(yīng)包括實(shí)際操作知識。也就是說,文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容,還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。
三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。
(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能,不斷提高綜合運(yùn)用能力
文書工作的業(yè)務(wù)技能,主要有以下一些:
1、文字綜合處理能力
2、書寫能力
3、速記能力
4、印制能力
5、校對能力
6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力
秘書部分觀點(diǎn)
(一)秘書的知識結(jié)構(gòu)
秘書的知識結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識,就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識及其構(gòu)成狀況。
秘書工作的綜合性,要求秘書具有較寬廣的知識面;秘書工作的專業(yè)性,要求秘書具有較扎實(shí)的專業(yè)知識。
1、基礎(chǔ)知識層次
基礎(chǔ)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的根底,是秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識,是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的基本條件;A(chǔ)知識不僅要扎實(shí),而且要寬廣。
(1)文化基礎(chǔ)知識
秘書具有的文化基礎(chǔ)知識,一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識,另一方面是自然科學(xué)知識。高中文化程度,是國家對所有政府機(jī)關(guān)干部的共同要求,也是秘書人員應(yīng)有知識的最低層次。如漢語知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語知識等;
(2)理論基礎(chǔ)知識
掌握基礎(chǔ)理論知識,是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識、黨的基本政策;
(3)法律基礎(chǔ)知識
法律基礎(chǔ)知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化,首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。
2、輔助知識層次
輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關(guān)的知識,是一種帶有輔助性的知識。
(1)傳統(tǒng)學(xué)科,主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識和心理學(xué)知識
(2)新興學(xué)科,主要有管理科學(xué)知識、社會(huì)交際知識、軟科學(xué)知識及其他相關(guān)學(xué)科。
3、專業(yè)知識層次
專業(yè)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次,指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識,是一種帶有一定方向性的知識,是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標(biāo)密切聯(lián)系的部分。它由兩個(gè)部分組成:
(1)業(yè)務(wù)知識
主要指秘書業(yè)務(wù)知識,這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標(biāo)志。大體包括:普通秘書學(xué);分支秘書學(xué)(如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級秘書學(xué));秘書寫作學(xué);秘書心理學(xué);文書學(xué)、檔案學(xué)、公文寫作學(xué)等方面的知識;調(diào)查研究、會(huì)務(wù)工作、信訪工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動(dòng)化等方面的知識。
(2)行業(yè)知識
秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識:了解所屬行業(yè)知識的總體構(gòu)成和知識門類;了解所屬部門工作的任務(wù)和特點(diǎn);深入掌握工作中使用頻率較多的知識;懂得行業(yè)的管理知識
注意:A、當(dāng)今比較合理的秘書知識結(jié)構(gòu),應(yīng)該具有以下幾個(gè)特性:中心性;寬闊性;動(dòng)態(tài)性;層次性。
B、建立合理知識結(jié)構(gòu)的方法和途徑是:勤奮好學(xué)是成功的前提。另外,要注意知識的積累,要注意知識的更新,要注意知識的充實(shí)。
(二)秘書的能力結(jié)構(gòu)
秘書能力是指秘書人員在實(shí)踐中完成秘書工作的本領(lǐng),也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動(dòng)才能顯示和發(fā)展。
1、基礎(chǔ)能力
指秘書從事秘書活動(dòng)所需要的能力,是從事秘書工作的基本條件。
(1)秘書的觀察力
一個(gè)人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點(diǎn)置于領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)兩個(gè)方面。良好的觀察力要求:要有目的性、條理性、敏銳性。
(2)秘書的記憶力
良好的記憶力表現(xiàn)為:記得快、記得準(zhǔn)、記得多、記得牢。良好的記憶方法:編組法、提要法、推算法、形象法等。
(3)秘書的思維力
思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強(qiáng)的表現(xiàn)在于:思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。
(4)秘書的想象力
想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力,其要求有:要具有現(xiàn)實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力,首先要豐富大腦的表象和知識儲備,其次要勤于思考,此外要注意想象的方式:如類比、聯(lián)想等。
2、專業(yè)能力
(1)閱讀能力
秘書閱讀能力的一般要求是:要準(zhǔn)確、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng),首先要有較好的知識結(jié)構(gòu),其次要注意其他能力的發(fā)展,最后要有科學(xué)的閱讀方法。
(2)寫作能力
即書面表達(dá)能力,這是秘書的基本功,是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力,主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是:要準(zhǔn)確、簡潔、規(guī)范。
(3)說話能力
即口頭表達(dá)能力,秘書說話能力的一般要求是:要發(fā)音正確,要表達(dá)簡練,要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑:首先要多說,其次要多想,此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。
(4)辦事能力
秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下:要熟諳辦事之道,要善于相機(jī)行事,要善于接人待物。
3、特殊能力
指秘書從事一些專門秘書工作所需要的能力,它帶有個(gè)性特色,是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個(gè)性差異的重要方面。
(1)協(xié)調(diào)能力
指運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是:要掌握協(xié)調(diào)依據(jù),熟悉政策法規(guī),不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調(diào)原則,使協(xié)調(diào)有根有據(jù);要選擇協(xié)調(diào)方法,針對不同的情況和對象運(yùn)用各種不同的協(xié)調(diào)方法。
(2)調(diào)研能力
一般要求是:要有計(jì)劃;有科學(xué)的方法;有較強(qiáng)的洞察力;要善于與被調(diào)查者迅速溝通,取得對方的信任。
(3)操作能力
主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、速記、駕駛等。
(三)秘書的心理素質(zhì)
秘書的心理素質(zhì),指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總和,它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。
1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成
(1)秘書的興趣
即認(rèn)識傾向,常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì):廣泛性、中心性、持久性
(2)秘書的情感與情緒
情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。秘書情感的品質(zhì)是:要有道德感;要有理智感;要有審美感。
情緒是情感的基本形式,是人們對客觀事物的態(tài)度體驗(yàn)。情感比較穩(wěn)定而持久,情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類:即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強(qiáng)度、速度和持續(xù)時(shí)間分為三類:心境、激情、應(yīng)激。
(3)秘書的意志
良好的意志是秘書工作取得成效的保證,是自我修養(yǎng)不斷提高的動(dòng)力。
良好的意志應(yīng)該具備的特征:要具有自覺性、果斷性、堅(jiān)持性、自制性。(相反的分別是:受示性、獨(dú)斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動(dòng)搖性;任性)
(4)秘書的氣質(zhì)
氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動(dòng)動(dòng)力特征。人的所有心理活動(dòng)和行為都受氣質(zhì)影響,氣質(zhì)具有穩(wěn)定性,但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有:多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。
注意:
上述四種氣質(zhì)既有積極的因素,也有消極的方面,并不能決定一個(gè)人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個(gè)人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中,對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。
秘書進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑:自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。
(1)秘書的性格
秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:對現(xiàn)實(shí)的態(tài)度上和行動(dòng)的方式上。
秘書健全的性格主要包括:要堅(jiān)強(qiáng)執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格,有利于搞好人際關(guān)系,有利于適應(yīng)環(huán)境,有利于身心健康。
2、秘書的心理健康
(1)影響秘書心理健康的因素
負(fù)擔(dān)過重;輿論壓力;關(guān)系復(fù)雜。
(2)秘書心理健康的標(biāo)準(zhǔn)
一個(gè)心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標(biāo)志:智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調(diào);工作專注;關(guān)系和諧。
(3)秘書常見的心理障礙及消除
嫉妒:要正視自己的差距,停止與別人的比較,要有通過努力趕上或超過別人的積極心態(tài),從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。
焦慮:要增強(qiáng)自信,對未來充滿信心,不為一時(shí)一事所困擾,不為一得一失而計(jì)較,努力去實(shí)現(xiàn)一個(gè)有意義的目標(biāo),
急躁:遇事冷靜,處變不驚。
厭煩:樹立正確的理想信念和工作目標(biāo),要有正確是思維方法,懂得厭煩是無濟(jì)于事的。
自傲和自卑:樹立正確的自我表現(xiàn)意識,從而保持心理平衡。
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