公司人事檔案管理制度
公司人事檔案是記錄個人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等個人情況的文件材料。以下是小編為大家整理的公司人事檔案管理制度（精選7篇），歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
公司人事檔案管理制度1
一、總則
為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的安全與完整，提高人事檔案的利用效率，特制定本管理制度。
二、檔案內(nèi)容
1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等；
2. 學(xué)歷及工作經(jīng)歷：記錄員工的學(xué)歷背景、工作經(jīng)歷及職稱等信息；
3. 合同及薪酬信息：包括勞動合同、薪酬調(diào)整記錄等；
4. 培訓(xùn)與發(fā)展：記錄員工參加的培訓(xùn)課程、技能提升及職業(yè)發(fā)展規(guī)劃；
5. 獎懲記錄：包括員工在公司內(nèi)的獎懲情況；
6. 離職信息：記錄員工離職原因、時間及相關(guān)手續(xù)。
三、檔案管理原則
1. 真實性原則：確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改；
2. 保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露；
3. 完整性原則：保持檔案內(nèi)容的完整，不得隨意刪減；
4. 及時性原則：及時更新檔案內(nèi)容，確保信息的時效性。
四、檔案管理流程
1. 檔案建立：新員工入職時，人事部負(fù)責(zé)建立人事檔案，并收集相關(guān)資料；
2. 檔案更新：員工在公司內(nèi)部發(fā)生變動（如晉升、調(diào)崗、薪酬調(diào)整等）時，人事部應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容；
3. 檔案查詢：相關(guān)部門因工作需要查詢員工檔案時，需經(jīng)人事部審批，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定；
4. 檔案保管：人事檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全；
5. 檔案銷毀：員工離職后，人事檔案需按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。
五、檔案管理責(zé)任
1. 人事部負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、查詢、保管及銷毀等工作；
2. 各部門應(yīng)積極配合人事部做好檔案管理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整；
3. 違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。
六、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有修改，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實施；
2. 本制度解釋權(quán)歸公司人事部所有。
公司人事檔案管理制度2
一、總則
為規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工的檔案管理。
二、檔案內(nèi)容與分類
1. 人事檔案內(nèi)容主要包括員工個人信息、教育背景、工作經(jīng)歷、獎懲記錄、培訓(xùn)情況、薪酬福利、離職證明等相關(guān)材料。
2. 檔案材料按照類別進(jìn)行整理，如個人基本信息類、教育背景類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)記錄類等，便于查詢和管理。
三、檔案建立與更新
1. 新員工入職時，應(yīng)提交完整的個人信息及相關(guān)證明材料，由人事部門負(fù)責(zé)建立檔案。
2. 員工在職期間，如有學(xué)歷提升、職稱評定、崗位變動、獎懲等情況，應(yīng)及時將相關(guān)材料提交給人事部門，以便更新檔案。
3. 人事部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行核查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。
四、檔案保管與利用
1. 人事檔案應(yīng)存放于安全、干燥、防火、防潮的地方，防止檔案損壞或丟失。
2. 檔案查閱應(yīng)遵守保密原則，僅限具有相應(yīng)權(quán)限的人員查閱。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自查看、復(fù)印、摘抄或泄露檔案內(nèi)容。
3. 檔案利用應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，用于員工招聘、選拔、考核、晉升等人事管理工作。
五、檔案移交與銷毀
1. 員工離職時，人事檔案應(yīng)進(jìn)行移交。離職員工的人事檔案由人事部門負(fù)責(zé)保存，保存期限按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。
2. 過期或不再需要的人事檔案，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)確保檔案內(nèi)容的徹底清除，防止信息泄露。
六、責(zé)任與監(jiān)督
1. 人事部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督本制度的執(zhí)行，確保人事檔案管理工作的規(guī)范性和有效性。
2. 對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。
七、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由公司人事部門負(fù)責(zé)解釋。
2. 本制度如有未盡事宜，可另行制定補(bǔ)充規(guī)定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。
公司人事檔案管理制度3
一、總則
為了規(guī)范公司人事檔案管理工作，保障員工個人信息的真實、完整、安全，提高人事管理效率，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。
三、管理原則
1. 真實性原則：人事檔案應(yīng)真實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)等情況，嚴(yán)禁弄虛作假。
2. 完整性原則：人事檔案應(yīng)全面記錄員工的各項信息，確保信息的完整性和連續(xù)性。
3. 安全性原則：人事檔案應(yīng)妥善保管，防止信息泄露、丟失或被篡改。
4. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制或傳播。
四、檔案管理職責(zé)
1. 人力資源部負(fù)責(zé)人事檔案的建立、維護(hù)、更新和保管工作。
2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人力資源部做好員工檔案信息的收集和更新工作。
3. 員工應(yīng)如實提供個人信息，并配合人力資源部完成檔案建立和維護(hù)工作。
五、檔案內(nèi)容
人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1. 員工基本信息：姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。
2. 學(xué)歷、職稱及資格證明：學(xué)歷證書、職稱證書、專業(yè)資格證明等。
3. 工作經(jīng)歷：入職時間、離職時間、工作崗位、工作內(nèi)容、工作表現(xiàn)等。
4. 獎懲記錄：獲得的榮譽(yù)、獎勵及受到的處分等。
5. 培訓(xùn)記錄：參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成果等。
6. 勞動合同及附件：勞動合同、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等。
六、檔案建立與維護(hù)
1. 新員工入職時，人力資源部應(yīng)收集員工的基本信息、學(xué)歷證明、工作經(jīng)歷等相關(guān)資料，建立人事檔案。
2. 員工在職期間，各部門應(yīng)及時將員工的工作表現(xiàn)、獎懲記錄、培訓(xùn)成果等信息報送人力資源部，由人力資源部負(fù)責(zé)更新人事檔案。
3. 員工離職時，人力資源部應(yīng)做好檔案整理工作，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。
七、檔案保管與查閱
1. 人事檔案應(yīng)存放在專用檔案柜中，確保檔案的安全、整潔。
2. 檔案查閱應(yīng)經(jīng)過人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。
3. 查閱檔案時，應(yīng)做好登記工作，記錄查閱人員、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。
八、檔案銷毀與轉(zhuǎn)移
1. 當(dāng)員工離職且超過法定保存期限后，人事檔案可以進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好銷毀記錄。
2. 若員工在公司內(nèi)部調(diào)動或晉升，其人事檔案應(yīng)隨員工一起轉(zhuǎn)移至新的部門或崗位，確保檔案的連續(xù)性和完整性。
九、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，由人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
2. 如有未盡事宜，可另行制定補(bǔ)充規(guī)定。
公司人事檔案管理制度4
一、總則
為了規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，提高人事管理效率，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理，包括員工基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、獎懲記錄等。
三、檔案內(nèi)容
1. 員工基本信息：包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。
2. 教育經(jīng)歷：包括學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)等。
3. 工作經(jīng)歷：包括過往工作單位、職位、任職時間、工作內(nèi)容等。
4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽(yù)、獎勵以及受到的處罰等。
5. 合同與協(xié)議：包括勞動合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等。
6. 其他資料：包括員工培訓(xùn)記錄、績效評估報告、晉升記錄等。
四、檔案管理職責(zé)
1. 人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、保管和查詢工作。
2. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助人事部門收集、整理員工檔案資料，確保檔案信息的真實性和完整性。
3. 員工應(yīng)如實提供個人信息，及時更新檔案內(nèi)容，并配合人事部門做好檔案管理工作。
五、檔案建立與更新
1. 新員工入職時，人事部門應(yīng)建立員工檔案，收集相關(guān)資料并錄入系統(tǒng)。
2. 員工信息發(fā)生變化時，如學(xué)歷提升、職位變動、獎懲等，人事部門應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容。
3. 人事部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行審查，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。
六、檔案保管與查詢
1. 人事檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞和泄露。
2. 檔案查詢應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查詢他人檔案。
3. 員工可憑有效證件向人事部門申請查詢個人檔案，人事部門應(yīng)提供必要的協(xié)助。
七、檔案保密與銷毀
1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機(jī)密，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得隨意泄露。
2. 離職員工的檔案應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行保管和處理，不得私自銷毀或轉(zhuǎn)讓。
3. 對于無保存價值的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程的安全和合規(guī)。
八、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有修改，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。
2. 本制度解釋權(quán)歸公司人事部門所有，如有疑問，請向人事部門咨詢。
公司人事檔案管理制度5
一、總則
本制度旨在規(guī)范公司人事檔案管理，確保人事檔案的完整性、真實性和保密性，為人力資源管理提供有效支持。
二、檔案管理原則
1. 真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁弄虛作假。
2. 完整性原則：人事檔案應(yīng)全面記錄員工的個人信息、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、獎懲記錄等內(nèi)容，確保檔案的完整性。
3. 保密性原則：人事檔案涉及員工個人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。
三、檔案內(nèi)容
1. 員工基本信息：包括姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。
2. 學(xué)歷及教育培訓(xùn)記錄：包括學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)經(jīng)歷等。
3. 工作經(jīng)歷：包括歷任職位、任職時間、工作職責(zé)等。
4. 獎懲記錄：包括獲得的榮譽(yù)、受到的處分等。
5. 合同及薪酬記錄：包括勞動合同、薪酬調(diào)整記錄等。
四、檔案管理流程
1. 檔案建立：新員工入職時，應(yīng)建立個人檔案，收集相關(guān)材料并歸檔。
2. 檔案更新：員工信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容，確保檔案的準(zhǔn)確性。
3. 檔案借閱：借閱檔案需經(jīng)人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞或遺失。
4. 檔案銷毀：員工離職后，檔案應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保信息安全。
五、檔案保管與利用
1. 檔案保管：人事檔案應(yīng)存放在專用檔案室或檔案柜中，確保檔案的安全、防火、防潮、防蟲。
2. 檔案利用：人事檔案主要用于員工管理、招聘選拔、薪酬調(diào)整、績效考核等方面，為公司決策提供支持。
六、責(zé)任與監(jiān)督
1. 人事部門負(fù)責(zé)人事檔案的建立、更新、保管和利用工作，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。
2. 公司管理層應(yīng)定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保檔案管理制度的落實。
七、附則
1. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有未盡事宜，另行通知。
2. 本制度的解釋權(quán)歸公司人事部門所有。
公司人事檔案管理制度6
一、目的
為員工人事檔案妥善管理，保守機(jī)密；保護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理制度。
二、檔案管理內(nèi)容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、合同及協(xié)議。
2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表(證書原件)、員工培訓(xùn)統(tǒng)計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案規(guī)定
1、基礎(chǔ)管理
1.1原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1.3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，并登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二)，并在檔案前頁填寫人事資料的.名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當(dāng)在職員工的資料有變動時(如學(xué)歷變動、身份證號碼變動、個人技術(shù)職稱變動、婚姻情況變動等)，應(yīng)將資料復(fù)印件交人力資源部歸檔，原件當(dāng)場查驗。
1.5調(diào)動和錄用入公司的員工，應(yīng)在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案。在其報到新崗位前，對調(diào)入或新的檔案都應(yīng)登記。
1.6對員工考察、考核、培訓(xùn)、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑒別，材料的、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應(yīng)分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三)，行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查、借閱。
2.2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2.3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有批準(zhǔn)后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復(fù)印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。
2.5人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意
3.1涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴(yán)重，予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五)，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。
4.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準(zhǔn)的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理制度經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司人事檔案管理制度7
一、總則
本制度旨在規(guī)范人事檔案管理工作，確保人事檔案的完整性、安全性和保密性，為公司的人力資源管理提供有力支持。本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作。
二、檔案內(nèi)容
人事檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：
1. 個人基本信息：姓名、性別、出生年月、籍貫、學(xué)歷、專業(yè)、身份證號等；
2. 入職信息：入職時間、部門、職位、合同期限等；
3. 薪酬信息：薪資、福利、獎金等；
4. 培訓(xùn)與發(fā)展：培訓(xùn)記錄、晉升記錄、職業(yè)發(fā)展計劃等；
5. 績效考評：年度績效考評結(jié)果、獎懲記錄等；
6. 其他：離職信息、調(diào)動記錄、特殊事項等。
三、檔案建立與更新
1. 員工入職時，人力資源部應(yīng)為其建立人事檔案，并確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性；
2. 員工個人信息、薪酬、職位等發(fā)生變化時，人力資源部應(yīng)及時更新人事檔案；
3. 人力資源部應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行核查，確保檔案信息的真實性和完整性。
四、檔案保管
1. 人事檔案應(yīng)存放于專用檔案室或檔案柜，確保檔案的安全；
2. 檔案室或檔案柜應(yīng)設(shè)置門禁、監(jiān)控等安全設(shè)施，防止檔案被盜或損壞；
3. 人事檔案應(yīng)進(jìn)行編號管理，方便查找和調(diào)閱；
4. 檔案借閱、復(fù)制、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定執(zhí)行，確保檔案的保密性。
五、檔案利用
1. 人事檔案應(yīng)為公司人力資源管理提供有力支持，包括但不限于招聘、培訓(xùn)、績效考評、薪酬管理等；
2. 各部門在需要查閱、借閱人事檔案時，應(yīng)向人力資源部提出申請，經(jīng)審批后方可進(jìn)行；
3. 人力資源部應(yīng)定期對人事檔案進(jìn)行分析，為公司制定人力資源政策提供參考依據(jù)。
六、檔案保密
1. 人事檔案涉及員工個人隱私和公司機(jī)密，應(yīng)嚴(yán)格保密；
2. 未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自查閱、復(fù)制、泄露人事檔案信息；
3. 人力資源部應(yīng)定期對檔案保密工作進(jìn)行檢查，確保檔案信息的保密性。
七、違規(guī)處理
對違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。
八、附則
1. 本制度由公司人力資源部負(fù)責(zé)解釋和修訂；
2. 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有與之前規(guī)定相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。
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