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公司文件的管理制度

時(shí)間:2024-09-26 14:15:11 曉鳳 制度 我要投稿

公司文件的管理制度(通用15篇)

  在生活中,越來(lái)越多人會(huì)去使用制度,制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?以下是小編為大家收集的公司文件的管理制度,歡迎大家分享。

公司文件的管理制度(通用15篇)

  公司文件的管理制度 1

  一、總則

  1、為提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我企業(yè)實(shí)際情況,特制定本制度。

  2、文件管理內(nèi)容包括:上級(jí)政府部門(mén)函、電、來(lái)文,同級(jí)合作企業(yè)函、電、來(lái)文,本企業(yè)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料。

  3、本企業(yè)各類(lèi)文件統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

  二、發(fā)文管理

  1、凡以我公司名義上報(bào)或下發(fā)的文件(報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等),由承辦部門(mén)擬稿,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。

  2、經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件由辦公室統(tǒng)一登記、分類(lèi)編號(hào)并保留一份原件存檔。

  3、發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到,對(duì)沒(méi)有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。

  4、所有由辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記,并標(biāo)注發(fā)送單位、日期,由發(fā)件人簽名。其他部門(mén)自主發(fā)送的,由發(fā)送部門(mén)自行負(fù)責(zé)。

  5、發(fā)文辦理工作程序:

 。1)擬稿:公司公文、日常業(yè)務(wù)和事務(wù)性的文件由各涉及到的職能部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿,擬稿要求內(nèi)容要情況屬實(shí)、觀(guān)點(diǎn)明確、條理清楚。

 。2)核稿:核稿是指由擬稿部門(mén)經(jīng)理對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改,為簽發(fā)做好準(zhǔn)備。

  (3)會(huì)簽:凡公文涉及到其他部門(mén)有關(guān)事宜,需給有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。有關(guān)部門(mén)會(huì)簽后送辦公室主任處對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核的主要內(nèi)容為是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種、公文格式是否正確等。

  (4)簽發(fā):以公司名義報(bào)送的所有公文一律送總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改,應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。

 。5)發(fā)文登記:此時(shí)的發(fā)文登記是指對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)看審批簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范,符合要求的文稿由辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見(jiàn)成文稿的內(nèi)容,并對(duì)待發(fā)文稿進(jìn)行編注發(fā)文字號(hào),確定份數(shù)后印制。

 。6)用印:用印是指辦公室對(duì)已印制好的公文進(jìn)行蓋章。

  (7)存檔:在發(fā)文辦理流程結(jié)束后,檔案管理人員按照文書(shū)檔案的.歸檔要求對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔(應(yīng)包含底稿、正文兩份,及有關(guān)電子文檔,并定期將電子檔備份到專(zhuān)門(mén)的硬盤(pán))。沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

  三、收文管理

  1、所有發(fā)至本企業(yè)的文件(含傳真和政府部門(mén)傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來(lái)文件等),由辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào),送總經(jīng)理閱示或送有關(guān)部門(mén)辦理,為避免文件擠壓,一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。

  2、接收傳真應(yīng)明確來(lái)文單位、接收人或部門(mén),辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交,并由接收人簽收。

  3、外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理上報(bào)或移交辦公室,直接上報(bào)總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理,移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級(jí)報(bào)告或指定專(zhuān)人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門(mén)辦理,并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。

  4、辦公室收到文件,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)全面統(tǒng)籌,送總經(jīng)理批示或交有關(guān)部門(mén)閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理后辦理,根據(jù)文件內(nèi)容、總經(jīng)理批示予以催辦。

  5、已交辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍,所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

  6、個(gè)人或部門(mén)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人,閱讀完后應(yīng)及時(shí)交還給檔案管理員。

  7、收文辦理工作程序:

 。1)簽收:簽收是指收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字,表示收到。公司所有公文由辦公室簽收、拆封,對(duì)需納入收文辦理的,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。

 。2)收文登記:收文登記是指對(duì)收進(jìn)的公文進(jìn)行注冊(cè)、編寫(xiě)收文號(hào)等。將收到的文件先按來(lái)文機(jī)關(guān)或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)按收文日期、收文序號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。

  (3)擬辦:在收文登記后,由辦公室人員送辦公室主任處審核,符合有關(guān)規(guī)定的,辦公室應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見(jiàn)和建議,送請(qǐng)總經(jīng)理批示后交有關(guān)部門(mén)辦理。

 。4)批辦:批辦是指總經(jīng)理對(duì)收文的辦理寫(xiě)出指示性意見(jiàn),并指定辦理部門(mén)和傳閱范圍。

 。5)承辦:承辦是指按照總經(jīng)理的批辦意見(jiàn),指定承辦部門(mén)及傳閱范圍。承辦部門(mén)接到需辦文件后,要認(rèn)真及時(shí)辦理,急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上部門(mén)承辦的文件,主辦部門(mén)要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)協(xié)商辦理,并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。

 。6)催辦:催辦是指根據(jù)總經(jīng)理的批辦意見(jiàn),由辦公室督促承辦部門(mén)盡快上報(bào)辦理結(jié)果。

 。7)注結(jié):文件辦理完畢,應(yīng)在《收文登記簿》或公文處理單上注結(jié),注明辦理日期,并簡(jiǎn)要寫(xiě)明辦理結(jié)果。

 。8)存檔:在收文辦理結(jié)束后,應(yīng)根據(jù)公文的相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,要保證檔案的齊全、完整。沒(méi)有存檔和查存價(jià)值的公文,經(jīng)過(guò)鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記,由二人監(jiān)銷(xiāo)保證不丟失、不落銷(xiāo)。

  四、保密文件管理

  1、嚴(yán)格遵守保密制度,保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷(xiāo)毀等,并嚴(yán)格把關(guān)。

  2、制發(fā)保密文件時(shí),經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍,標(biāo)明密級(jí)、保密期限,確定發(fā)送范圍、數(shù)量,報(bào)送總經(jīng)理審批后印發(fā)。

  3、借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù),嚴(yán)禁將保密資料保密文件拿到其他營(yíng)業(yè)性場(chǎng)所復(fù)印。

  4、對(duì)保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì),發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查,防止丟失。

  五、文件的銷(xiāo)毀

  1、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)期和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),按照公司有關(guān)規(guī)定,辦理銷(xiāo)毀手續(xù)報(bào)總經(jīng)理批示。

  2、經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)在檔案管理員和辦公室主任的共同監(jiān)督下進(jìn)行銷(xiāo)毀。

  六、附則

  1、本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

  2、本制度自發(fā)文之日起實(shí)施。

  公司文件的管理制度 2

  第一章總則

  第一條為保守公司秘密,維護(hù)公司權(quán)益,根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和總公司相關(guān)規(guī)定,特制定本制度。

  第二條公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益,依照特定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)。

  第三條公司每一位員工都有保守公司秘密的義務(wù)。

  第四條公司保密工作,遵行既確保秘密又便利工作的方針。

  第二章保密范圍和密級(jí)確定

  第五條公司秘密包括但不限于下列秘密事項(xiàng):

  1、公司重大決策中需保密的事項(xiàng);

  2、公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策;

  3、公司所掌握的尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息;

  4、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議及重要會(huì)議記錄;

  5、公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類(lèi)財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;

  6、公司職員人事檔案、工資性勞務(wù)性收入及資料;

  7、工藝技術(shù)中涉及重要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部資料;

  8、生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料;

  9、銷(xiāo)售活動(dòng)中涉及用戶(hù)的內(nèi)部信息資料;

  10、經(jīng)公司黨政聯(lián)席會(huì)和經(jīng)理辦公會(huì)確定的其他應(yīng)當(dāng)保密的事項(xiàng)。第六條公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。

  第七條保密級(jí)別分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。

  絕密是最重要的.公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重的損害;機(jī)密是重要的公司秘密,泄露會(huì)使公司權(quán)益和利益遭受到嚴(yán)重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受損害。

  第八條保密級(jí)別的確定

  1、公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中,直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級(jí);

  2、公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議記錄、公司經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí);

  3、公司人事檔案、各類(lèi)合同及協(xié)議、職員工資性勞務(wù)性收入、工藝技術(shù)中涉及主要工藝技術(shù)環(huán)節(jié)的資料、生產(chǎn)運(yùn)行中產(chǎn)生的需內(nèi)部掌握的資料、尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息為秘密級(jí)。

  第九條屬于公司秘密的文件及資料,應(yīng)當(dāng)明確文件的歸口管理部門(mén),由相關(guān)歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)標(biāo)明密級(jí),并確定保密期限,保密期限屆滿(mǎn),自行解密。

  第十條公司絕密文件的歸口管理部門(mén)為綜合辦公室,一切涉及絕密文件的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀均由綜合辦公室負(fù)責(zé);公司機(jī)密文件和秘密文件由文件所在部門(mén)進(jìn)行歸口管理,一切涉及機(jī)密和秘密文件的的管理、存放、歸檔、借閱、銷(xiāo)毀等相關(guān)工作均由文件所在部門(mén)負(fù)責(zé)。

  第三章保密措施

  第十一條屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀,根據(jù)文件的密級(jí)程度由相關(guān)歸口部門(mén)負(fù)責(zé)。

  第十二條對(duì)于秘密文件、資料,相關(guān)歸口管理部門(mén)必須采取以下保密措施:

  1、非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得借閱、復(fù)制和摘抄;

  2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)收發(fā)、傳遞和外出攜帶密級(jí)資料的,需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),并采取必要的安全措施。

  第十三條如遇特殊情況需要提供公司保密資料的,需由文件相關(guān)歸口管理部門(mén)對(duì)情況進(jìn)行核實(shí),報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可提供。

  第十四條召開(kāi)和舉辦屬于公司保密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng),根據(jù)密級(jí)程度確定主辦部門(mén),并應(yīng)采取下列保密措施:

  1、選擇具備保密條件的會(huì)議場(chǎng)所;

  2、根據(jù)需要限定參加會(huì)議人員的范圍,或根據(jù)會(huì)議密級(jí)程度指定參會(huì)人員;

  3、依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件;

  4、確定會(huì)議內(nèi)容的傳達(dá)范圍。

  第十五條公司員工不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛,不?zhǔn)通過(guò)其他方式傳遞公司秘密。

  第十六條公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密可能泄露或已經(jīng)泄露時(shí),應(yīng)當(dāng)及時(shí)告知綜合辦公室,綜合辦公室了解相關(guān)情況后應(yīng)第一時(shí)間報(bào)告總經(jīng)理,并及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。

  第四章責(zé)任與懲罰

  第十七條在可能涉及公司秘密的重要崗位工作的員工,經(jīng)綜合辦公室認(rèn)定,需與公司簽訂保密協(xié)議,并根據(jù)協(xié)議要求嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。

  第十八條出現(xiàn)下列情況之一者,給予嚴(yán)重警告,并處以10元以上500元以下罰款:

  1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;

  2、違反本制度第十條、第十一條、第十二條、第十三條、第十四條、第十五條規(guī)定內(nèi)容的;

  3、已泄露公司秘密但已采取補(bǔ)救措施且尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的。

  第十九條出現(xiàn)下列情況之一的,予以辭退并酌情賠償公司經(jīng)濟(jì)損失:

  1、違反保密協(xié)議相關(guān)規(guī)定,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;

  2、故意或過(guò)失泄露公司秘密未采取補(bǔ)救措施,造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;

  3、故意或過(guò)失泄露公司秘密雖已采取補(bǔ)救措施,但仍給公司造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的;

  4、違反本保密制度規(guī)定,為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違規(guī)提供公司秘密的;

  5、利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。

  第五章附則

  第二十條本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

  第二十一條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

  公司文件的管理制度 3

  一、總則:

  為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性特制訂本制度。

  二、技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn):

  1、技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制,工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。

  2、工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。

  3、總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。

  4、技術(shù)文件包括:

  a、圖紙;

  b、工藝操作規(guī)程;

  c、設(shè)備操作規(guī)程;

  d、產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn);

  e、產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范;

  f、采購(gòu)技術(shù)要求等。

  三、技術(shù)文件的更改:

  1、技術(shù)文件更改的前提:

  a、顧客要求更改;

  b、由于開(kāi)發(fā)試制的疏忽而必須更改;

  c、技術(shù)要求過(guò)高,生產(chǎn)設(shè)備無(wú)法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。

  2、各部門(mén)如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改,須由各部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)技術(shù)文件更改申請(qǐng)單,報(bào)工程部審核,廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn);

  3、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容:

  a、更改原因;

  b、更改前參數(shù);

  c、更改后參數(shù)。

  4、技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批:

  a、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批;

  b、必要時(shí)廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽;

  c、廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令(書(shū)面文件);

  5、生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。

  a、更改不得降低規(guī)定的'產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求;

  b、更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī);

  c、工程部負(fù)責(zé)更改,其他人員未經(jīng)受權(quán)無(wú)權(quán)更改,工程部做好技術(shù)文件更改記錄;

  d、更改時(shí)所有部門(mén)及所有文件應(yīng)同步更改。

  四、技術(shù)文件的管理:

  1、技術(shù)文件發(fā)放:技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門(mén),并在[文件發(fā)放記錄表]上登記,由領(lǐng)用人簽名。

  2、文件使用和保管:

  a、工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者;

  b、使用者要妥善保管好文件,使用者未經(jīng)技術(shù)部許可,不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù);

  c、工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來(lái)文件一覽表];

  d、技術(shù)文件由工程部歸口保管,工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)并妥善保管;

  e、借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠(chǎng)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn),并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄,由借閱人簽名;

  f、對(duì)無(wú)使用及保存價(jià)值的文件,由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷(xiāo)毀,并填寫(xiě)[文件及資料回收登記表];

  g、對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件,應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí),并用專(zhuān)柜保存,以防誤用。

  公司文件的管理制度 4

  一、檔案歸檔制度

 。ㄒ唬┪募牧系臍w檔要求:

  1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

  2.公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

  3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

  4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

  5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

  6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

  7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

  8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

  9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。

  10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

  11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的.書(shū)寫(xiě)材料。書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。

 。ǘw檔范圍及保管期限

  (參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

 。ㄈw檔時(shí)間:

  1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

  2.凡專(zhuān)項(xiàng)工程、專(zhuān)題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

  3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。

  4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

  5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門(mén)保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

  6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

  7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

  8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。

  9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、年度工作會(huì)議),在會(huì)議結(jié)束后歸檔。

  10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

  11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

  12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

  13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

  二、檔案查(借)閱制度

  檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

  1.凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級(jí)程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時(shí)做登記。

  2.本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過(guò)兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

  3.借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

  4.外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

  5.凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

  三、檔案的保密制度

  1.凡屬密級(jí)檔案,必須正確地標(biāo)明密級(jí),并妥善存放。

  2.非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房,庫(kù)房門(mén)窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

  3.全體職工對(duì)密級(jí)檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

  4.凡查閱密級(jí)檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

  5.查閱人員對(duì)檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

  6.檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

  7.定期對(duì)保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

  四、檔案庫(kù)房管理制度

  一、檔案入庫(kù)檢查:

  1.檔案出入庫(kù)房要清點(diǎn)、登記。定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理、核對(duì),做到賬、物相符。對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

  2.入庫(kù)底圖應(yīng)批邊分類(lèi)裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專(zhuān)用檔案盒(袋)內(nèi)。

  3.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

  二、檔案庫(kù)房管理:

  1.檔案庫(kù)房未經(jīng)許可,外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。

  2.檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀(guān),便于調(diào)卷。

  3.庫(kù)房門(mén)窗須安裝窗簾,庫(kù)房?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100勒克期。

  4.避免光線(xiàn)直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。

  5.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施,及時(shí)做好溫濕度記錄,溫度應(yīng)控制在14度——24度,相對(duì)濕度控制在45——60%。

  6.庫(kù)內(nèi)及庫(kù)外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表,庫(kù)房應(yīng)專(zhuān)門(mén)安裝空調(diào)設(shè)備。

  7.庫(kù)房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

  8.檔案庫(kù)房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲(chóng)、防塵。

  9.對(duì)庫(kù)藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

  10.每年9月定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學(xué)管理積累資料。

  五、檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度

  1.根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。

  2.保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長(zhǎng)。

  3.從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱(chēng)等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

  4.檔案通過(guò)鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門(mén)修改、補(bǔ)充。

  5.銷(xiāo)毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷(xiāo)毀前要造具清冊(cè)、提出銷(xiāo)毀報(bào)告、會(huì)同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷(xiāo)毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷(xiāo)毀或監(jiān)銷(xiāo),防止失密。

  檔案銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo),并在清冊(cè)上簽字

  六、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

  1.檔案庫(kù)房須與辦公室、閱檔室分開(kāi),并有防火、防光、防潮、防蟲(chóng)防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設(shè)施,以確保檔案的安全與完整。

  2.檔案庫(kù)房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

  3.建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。

  4.做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

  七、綜合檔案室主任職責(zé)

  1.認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深刻領(lǐng)會(huì)上級(jí)檔案部門(mén)關(guān)于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

  2.、努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù),鉆研各類(lèi)檔案理論基礎(chǔ)知識(shí),充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。

  3.檢查督促專(zhuān)、兼職檔案人員的檔案管理工作,對(duì)收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

  4.組織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會(huì),開(kāi)展檔案工作的檢查評(píng)比,不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

  5.定期向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持,做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

  6.組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

  7.負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門(mén)分公司的工作協(xié)調(diào)。

  八、檔案工作人員崗位職責(zé)

  1.認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅(jiān)持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門(mén)各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

  2.負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的檔案,做好各門(mén)類(lèi)、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

  3.積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

  4.做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。

  5.嚴(yán)格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

  6.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

  公司文件的管理制度 5

  1目的

  規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。

  2適用范圍

  適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

  3職責(zé)

  3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件、資料的打印、歸類(lèi)、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

  3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)管理本部門(mén)在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。

  3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開(kāi)文件的發(fā)放審批工作。

  3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過(guò)保存期檔案資料的銷(xiāo)毀工作。

  4實(shí)施程序

  4.1歸檔保存的文件

  4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來(lái)文件、報(bào)告、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等。

  4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等技術(shù)檔案。

  4.1.3在專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案、工作記錄等專(zhuān)項(xiàng)檔案。

  4.2文件、資料歸檔的要求。

  4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。

  4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

  4.2.3每類(lèi)建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

  4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編號(hào)。

  4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

  4.3檔案資料的保管。

  4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。

  4.3.2存放檔案必須有專(zhuān)用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類(lèi)別和保管部門(mén)的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

  4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫(kù)時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。

  4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤(pán)、磁帶要用特制的密封盒和專(zhuān)門(mén)的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制、拷貝。

  4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害要及時(shí)消殺。

  4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

  4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。

  4.4檔案資料借閱管理。

  4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。

  4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

  4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

  4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

  4.4.3.2要愛(ài)護(hù)檔案資料,不得丟失;

  4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě);

  4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

  4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

  4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

  4.5檔案鑒定和銷(xiāo)毀

  4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的.鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé)。

  4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

  4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

  4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存、毀意見(jiàn)。

  4.5.3確定保管期限原則

  4.5.3.1對(duì)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙、操作說(shuō)明書(shū)等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。

  4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存。

  4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出。

  4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

  4.5.6銷(xiāo)毀檔案的程序包括:

  4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷(xiāo)毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷(xiāo)毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷(xiāo)毀清單及報(bào)告要保存。

  4.5.6.2檔案銷(xiāo)毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名。

  4.5.7銷(xiāo)毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷(xiāo)毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

  5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

  5.1《檔案管理制度》

  5.2《保密規(guī)定》

  5.3《文件發(fā)放登記表》

  5.4《文件借閱登記表》

  公司文件的管理制度 6

  一、目的

  為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,對(duì)公司的文件的格式、編制、編號(hào)、審批、發(fā)布、歸檔等文件管理的工作流程和作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,實(shí)現(xiàn)公司文件管理的規(guī)范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應(yīng)性。結(jié)合公司實(shí)際工作情況,特制定本制度。

  二、適用范圍

  適用于公司各類(lèi)文件的起草、審查、審批、發(fā)布、執(zhí)行、修改、廢止和備案。

  三、定義

  1、文件:公司文件是在公司管理過(guò)程中形成的具有執(zhí)行效力和規(guī)范體式的文書(shū),是公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)的重要依據(jù)和工具。

  2、受控文件:需要對(duì)文件的分發(fā)、更改、回收進(jìn)行控制。隨時(shí)保持有效版本的文件。

  3、非受控文件:不受更改/修訂的控制,其封面或正文頁(yè)面無(wú)“受控”標(biāo)識(shí),文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

  4、外來(lái)文件:指來(lái)源于公司之外的與公司各項(xiàng)工作開(kāi)展和進(jìn)行相關(guān)活動(dòng)有關(guān)的文件(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、客戶(hù)要求等)。

  四、職責(zé)

  1、公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門(mén),負(fù)責(zé)文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發(fā)放、廢止工作,并負(fù)責(zé)在全公司范圍內(nèi)對(duì)制度執(zhí)行的指導(dǎo)及監(jiān)督。

  2、各部門(mén)產(chǎn)生的內(nèi)部使用的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或者指定人員負(fù)責(zé)文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。

  3、文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)

 。1)各部門(mén)負(fù)責(zé)制定部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的制度文件。

 。2)管理者代表負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)和人員負(fù)責(zé)組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

 。3)人事行政部為公司文件規(guī)范化統(tǒng)籌管理部門(mén),負(fù)責(zé)公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發(fā)布、匯總。

  五、文件分級(jí)分類(lèi)

  文件分級(jí)

  1、一級(jí)文件:公司戰(zhàn)略規(guī)劃具有長(zhǎng)期指導(dǎo)性、規(guī)范組織行為的概述性文件或制度匯編類(lèi)文件等的系統(tǒng)文件。包括但不限于公司員工手冊(cè)、經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范等。

  2、二級(jí)文件:規(guī)范各專(zhuān)業(yè)職能管理、服務(wù)規(guī)范管理等方面的文件。

  3、三級(jí)文件:各職能管理、服務(wù)規(guī)范等具體實(shí)施的作業(yè)指導(dǎo)流程及相關(guān)技術(shù)文件、操作規(guī)定、規(guī)范、項(xiàng)目管理文件、公文等,包括具體的作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)。

  4、四級(jí)文件:表格、表單類(lèi)文件,凡記錄作業(yè)結(jié)果所用的表格等。

  六、文件編號(hào)、標(biāo)識(shí)與控制

 。ㄒ唬┪募幪(hào):[Microsof1]公司名稱(chēng)+部門(mén)代號(hào)+文件名稱(chēng)+文件順序號(hào)+時(shí)間

  注:各部門(mén)代號(hào)

  部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼部門(mén)代碼

 。ǘ┪募臉(biāo)識(shí)與控制

  1、文件分受控與非受控兩種,在管理體系運(yùn)行的有關(guān)場(chǎng)所應(yīng)用的文件及提供給審核機(jī)構(gòu)的文件為受控文件,以編號(hào)為受控標(biāo)識(shí);如因其他目的提供給客戶(hù)的文件為非受控文件,不作標(biāo)識(shí);

  2、長(zhǎng)期有效的文件予以編號(hào)和標(biāo)識(shí),控制其發(fā)放,回收作廢失效版本;

  3、一次性或短時(shí)間有效的文件過(guò)期自然失效,以其標(biāo)題、日期作為標(biāo)識(shí),不必跟蹤回收其過(guò)期版本。

  七、文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布

  (一)、行政文件與管理性文件的編制與審批

  (1)公司級(jí)行政性文件:公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人事任免涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎(jiǎng)懲等重要決定的通知/通告,由人事行政部負(fù)責(zé)編制。

  (2)公司級(jí)管理性文件:如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度、財(cái)務(wù)管理制度,由各部門(mén)依本制度3條負(fù)責(zé)編制。

  (3)各部門(mén)行政性文件:各部門(mén)因部門(mén)管理及工作開(kāi)展所需求發(fā)布的通知/通告,由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)編制。

  (4)公司及各部門(mén)所有行政性文件審核由人事行政部填寫(xiě)《公司內(nèi)部業(yè)務(wù)便簽》,部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

  (5)公司及各部門(mén)所有管理性文件的審核由人事行政部填寫(xiě)《文件審閱簽發(fā)單》,部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,常務(wù)副總批準(zhǔn)、審閱和簽發(fā)。

 。ǘ⑽募䴕w檔、發(fā)放、保管

  1、文件歸檔

  (1)經(jīng)審批后的文件,人事行政部負(fù)責(zé)填寫(xiě)“文件/記錄目錄”,并且將電子檔和紙張文件同時(shí)歸檔。

  (2)各部門(mén)收到的文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定人員保管。各部門(mén)的“文件/記錄目錄”應(yīng)定期予以更新,并將復(fù)印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

  2、文件發(fā)放

  公司受控文件、記錄由人事行政部負(fù)責(zé)按以下范圍發(fā)放:

  (1)管理手冊(cè)、程序文件和公司管理文件下發(fā)至各部門(mén);

  (2)作業(yè)文件、記錄下發(fā)至使用文件的相關(guān)部門(mén);

  (3)各個(gè)部門(mén)都要使用相應(yīng)文件、記錄的有效版本,人事行政部及時(shí)收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發(fā)放登記表》按上述規(guī)定范圍發(fā)放文件,并注明發(fā)放數(shù)量,填寫(xiě)發(fā)放編號(hào),并由領(lǐng)用者簽名。

  (4)文件接收部門(mén)應(yīng)指定人員接收文件,收文者要在《文件發(fā)放登記表》中簽名。

  3、文件保管與借閱

  (1)文件保管:所有經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布的文件皆應(yīng)登記編目并歸檔保存于文件的歸口部門(mén),文件持有者使用有效版本,并確保文件清晰易于識(shí)別。

  a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

  b、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門(mén)。

  c、外來(lái)文件正本依文件分類(lèi)存放于檔案室及相應(yīng)的文件接收部門(mén)。

  (2)各部門(mén)需要借閱文件時(shí)可向文件歸口部門(mén)辦理借閱手續(xù),各部門(mén)文件管理人員應(yīng)建立“文件借閱登記表”,管理文件的借出和歸還。

  (3)存放與硬盤(pán)和軟盤(pán)的文件應(yīng)有備份,并作出版本標(biāo)識(shí),采用密碼進(jìn)行保護(hù),限定查閱及使用范圍,由授權(quán)使用的人員進(jìn)行操作。

  (4)文件的持有者若跨部門(mén)調(diào)動(dòng)或離職,應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。

  八、文件的更改與回收作廢

  (一)、文件更改

  (1)當(dāng)文件不適應(yīng)需要更改時(shí),由文件歸口部門(mén)提出,并實(shí)施具體更改工作,文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性,必要時(shí)相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)行同步更改。

  (2)文件更改的'起草、審核、批準(zhǔn)由原文件起草、審核、批準(zhǔn)部門(mén)/人員按負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件更改/評(píng)審單》并實(shí)施更改。

  (3)文件修改內(nèi)容較少時(shí),可以采用劃改、換頁(yè)的方式進(jìn)行更改;單文件更改超過(guò)三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版。

  (4)公司文件更改狀態(tài)按版本號(hào)為A版(B、C、D等)/修改狀態(tài)為0(1、2、3、4等)依此編號(hào)。版本號(hào)與更改狀態(tài)之間的關(guān)系為:每版文件同一版本內(nèi)可以允許修改10次,即修改狀態(tài)號(hào)最高是10,當(dāng)超過(guò)10次時(shí),文件換版,即由A版升為B版,以此類(lèi)推。特殊情況下,換版不受此限制。

  (5)文件更改內(nèi)容必須及時(shí)到達(dá)文件使用場(chǎng)所,對(duì)文件的宣貫、實(shí)施情況有文件歸口部門(mén)進(jìn)行檢查,并確認(rèn)更改效果。

  (6)公司鼓勵(lì)各部門(mén)及人員在使用文件時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)文件的問(wèn)題,提出文件更改意見(jiàn)。

 。ǘ、文件的作廢與銷(xiāo)毀

  (1)各部門(mén)使用中的文件已被更改且有新版文件發(fā)布時(shí),原文件應(yīng)作廢收回,作廢的原版文件由人事行政部按原發(fā)放數(shù)量回收,并登記標(biāo)明回收日期。

  (2)文件作廢或換頁(yè)換版時(shí),對(duì)已回收的作廢文件由行政辦公室及時(shí)銷(xiāo)毀,并記錄在《文件銷(xiāo)毀(留用)記錄表》中,若需保留作廢文件時(shí)要在文件上標(biāo)注“作廢”字樣。

  (3)各類(lèi)文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。

 。ㄈ⑼鈦(lái)文件管理

  外來(lái)文件接收與歸口

  (1)國(guó)家法律、法規(guī);國(guó)家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn);上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的管理辦法、制度、規(guī)定等外來(lái)文件,由人事行政部統(tǒng)一收集管理,并建立《外來(lái)文件清單》。

  (2)外來(lái)文件由接收部門(mén)或形成文件部門(mén)歸口管理。

  (3)外來(lái)的一般性通知、公告等需執(zhí)行的文件由公司總經(jīng)理審批后,交由相關(guān)部門(mén)傳閱執(zhí)行,履行完畢后,由執(zhí)行部門(mén)記錄執(zhí)行情況,交檔案室備檔。

 。ㄋ模⒈C芪募墓芾

  1、保密文件及保密信息在形成后、歸檔前以“誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé)”為原則進(jìn)行管理,秘密信息以載體形式歸檔后,交由檔案室負(fù)責(zé)管理。

  2、保密文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原則:

 。1)文件密級(jí)發(fā)放、傳閱范圍

 。2)絕密公司核心領(lǐng)導(dǎo)、絕對(duì)信息形成部門(mén)的負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

 。3)機(jī)密公司部門(mén)負(fù)責(zé)人以上人員,機(jī)密信息形成部門(mén)的相關(guān)人員及公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

 。4)秘密公司部門(mén)主管級(jí)以上人員,秘密形成部門(mén)的相關(guān)人員及該部門(mén)認(rèn)為需要讓其知悉的對(duì)象

  公司文件的管理制度 7

  一、收文

  1、建立《收文登記表》,由辦公室派專(zhuān)人進(jìn)行文件收文處理。

  2、實(shí)行收文登記批辦制度,收文由秘書(shū)辦理登記,填《公司收文批辦單》,統(tǒng)一交辦公室負(fù)責(zé)人,辦公室負(fù)責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門(mén)分工和職責(zé),傳達(dá)部門(mén)負(fù)責(zé)人辦理。

  3、辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字,有關(guān)工作完成后,將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件,經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。

  4、各部門(mén)收到的函件,應(yīng)交辦公室即時(shí)登記,交簽字后2、3條處理。

  5、各有關(guān)人員注意保密,不得泄露本公司機(jī)密。

  二、發(fā)文

  1、公司發(fā)文由有關(guān)部門(mén)起草,建立《發(fā)文登記表》,由辦公室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)出。

  2、每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意,并留底存欄。

  3、各部門(mén)對(duì)公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

  4、向上級(jí)單位呈報(bào)的文件,由辦公室派專(zhuān)人,按公文傳進(jìn)程序進(jìn)行。

  5、監(jiān)理項(xiàng)目中的一般業(yè)務(wù)文件,需要辦公室打印的',需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。

  三、文件查詢(xún)

  1、凡查詢(xún)、復(fù)印、借閱文件,均需申請(qǐng)、登記。

  2、凡涉及公司經(jīng)營(yíng)機(jī)密及項(xiàng)目當(dāng)事人有關(guān)機(jī)密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢(xún)。不允許復(fù)印的文件,只能在公司辦公室查閱,允許復(fù)印的文件,不得帶出公司,只能在公司復(fù)印。

  公司文件的管理制度 8

  第一條檔案的定義與范圍

  檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門(mén)及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、帳冊(cè)、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

  第二條檔案管理的原則

  檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理,各部門(mén)除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外,其它檔案文件由部門(mén)自行保管,以便于及時(shí)利用,維護(hù)檔案文件的完整與安全。

  第三條檔案管理的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人

  公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門(mén),設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員,負(fù)責(zé)管理公司的各類(lèi)檔案,做好登記、歸類(lèi)、保管、索引、提供利用,并負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;各部門(mén)設(shè)有資料管理員,負(fù)責(zé)本部門(mén)資料管理,并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

  第四條歸檔的范圍

  1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止等方面的文件材料(包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);

  2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等;

  3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報(bào)、機(jī)構(gòu)調(diào)整、任免、獎(jiǎng)懲以及公司的規(guī)章制度);

  4.公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)決算、工作總結(jié);

  5.公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)、招投標(biāo)文件等;

  6.公司的各類(lèi)申請(qǐng)、請(qǐng)求與相關(guān)部門(mén)的批復(fù);

  7.財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料,公司歷年來(lái)的憑證、賬本等;

  8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料;

  9.公司各項(xiàng)目的技術(shù)圖紙等資料;

  10.反映公司歷史沿革及公司重大活動(dòng)的電子版照片及音像資料;

  11.其它對(duì)公司具有利用價(jià)值和保存價(jià)值的文件資料(含各類(lèi)載體,如電子文本等);

  12.公司歷年獲獎(jiǎng)資料。

  第五條歸檔要求

  整理辦法:分為文書(shū)檔案和工程項(xiàng)目檔案(竣工工程檔案立卷,未竣工工程資料整理成冊(cè))。

  1.歸檔的文件材料,應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則,結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

  2.在一個(gè)卷內(nèi)(檔案袋、盒)的`文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》,并且按項(xiàng)目、內(nèi)容或文件形成時(shí)間,系統(tǒng)的排列。

  3.案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定保管期限,原則上分為永久、長(zhǎng)期(十年以上)、短期(十年以下)三種。確定保管期限的基本原則是:

 。1)對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存;

 。2)對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存;

  (3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長(zhǎng)。

  4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)《卷內(nèi)備考表》。

  5.全部案卷組成后,要對(duì)案卷作統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔案號(hào),然后逐卷登記,填寫(xiě)《案卷總目錄》。

  第六條過(guò)程管理

  屬于公司保管的檔案文件:各部門(mén)資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作,并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊(cè)移交總經(jīng)理辦公室保管,任何人不得據(jù)為已有。

  第七條檔案銷(xiāo)毀規(guī)定

  公司檔案文件銷(xiāo)毀:檔案在超出規(guī)定保存期限一年后,可由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員整理出庫(kù)進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀檔案時(shí)必須慎重從事。銷(xiāo)毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門(mén)資料員一起將需要銷(xiāo)毀的資料列出銷(xiāo)毀清單,由資料所屬部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》進(jìn)行申請(qǐng),報(bào)銷(xiāo)毀資料所屬部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理、主管副總審批,最后經(jīng)總經(jīng)理同意后,兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序,并在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn),公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷(xiāo)毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,銷(xiāo)毀清單由公司檔案員留存,以便備查。

  部門(mén)檔案文件銷(xiāo)毀:部門(mén)形成的文件資料無(wú)利用價(jià)值時(shí),可由本部門(mén)資料員填寫(xiě)《文件資料銷(xiāo)毀清單》。提出銷(xiāo)毀申請(qǐng),部門(mén)經(jīng)理審批同意后,兩人以上執(zhí)行銷(xiāo)毀程序并簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單由本部門(mén)資料員留存,以便備查。

  第八條檔案借閱

  1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的,應(yīng)事先填寫(xiě)檔案借閱單,逐級(jí)審批,經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

  2.員工不得攜帶公司原件材料外出,確因工作需要外帶時(shí),需在填寫(xiě)檔案借閱單時(shí)注明外帶原因,待總經(jīng)理審批同意后方可外帶,用畢歸還。

  3.借閱檔案者必須對(duì)所借檔案妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等,更不能隨意亂放,以免遺失。

  4.部門(mén)檔案借閱由資料員填寫(xiě)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄,借閱人簽字確認(rèn),并按時(shí)歸還。

  5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書(shū)需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說(shuō)明。

  第九條檔案?jìng)浞菀?guī)定

  公司所有有價(jià)值的文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)資料等檔案,須存有電子掃描文檔,無(wú)法電子掃描文檔的,必須做好備份。

  第十條檔案保管

  1.公司檔案員在接收文件資料存檔時(shí),必須認(rèn)真驗(yàn)收,填寫(xiě)《文件資料移交登記表》,送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn),完成檔案交接手續(xù)。

  2.對(duì)于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁(yè)夾和影集等,按編號(hào)順序排列在資料柜內(nèi)。

  3.檔案管理員要定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清理核對(duì),做到帳、物相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。庫(kù)存檔案如移交、作廢和遺失時(shí),須注明原因,保存依據(jù)。

  第十一條檔案保密規(guī)定

  公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定,違者依據(jù)公司“獎(jiǎng)懲條例”嚴(yán)肅處理。

  公司文件的管理制度 9

  1.目的

  防止在服務(wù)過(guò)程中因公用設(shè)施和服務(wù)過(guò)程無(wú)標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類(lèi)不合格的發(fā)生。

  2.適用范圍

  適用于公司各部門(mén)的日常工作。

  3.職責(zé)

  3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過(guò)程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。

  3.2部門(mén)主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。

  4.方法和過(guò)程控制

  4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)

  4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱(chēng)、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí),標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

  4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。

  4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉(cāng)庫(kù)、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門(mén)上貼上有部門(mén)名稱(chēng)的標(biāo)識(shí)。

  4.1.4所有設(shè)備間出入門(mén)上應(yīng)有機(jī)房重地,非請(qǐng)勿進(jìn)的標(biāo)識(shí)。

  4.1.5所有閥門(mén)上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門(mén)開(kāi)閉狀態(tài)。

  4.1.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資名稱(chēng)和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫(kù)房門(mén)上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。

  4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的顯著位置。

  4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有天臺(tái)重地,非請(qǐng)勿進(jìn)的標(biāo)識(shí)。

  4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險(xiǎn),請(qǐng)勿靠近告示牌。

  4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

  4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物,手下留人等字樣的警示牌。

  4.2服務(wù)過(guò)程的標(biāo)識(shí)

  4.2.1高空作業(yè)時(shí),在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域,對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施,并放置有危險(xiǎn)勿進(jìn),高空作業(yè),注意安全等字樣的告示牌。

  4.2.2配電設(shè)備維修時(shí),必須在開(kāi)關(guān)上掛有人工作,禁止合閘的告示牌。

  4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí),應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。

  4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí),如果油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無(wú)工作人員時(shí),應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。

  4.2.5泳池、兒童娛樂(lè)設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開(kāi)放期間,在顯眼部位掛放暫停使用告示牌,清潔時(shí)掛放清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。

  4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí),應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。

  4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí),應(yīng)在單元防盜門(mén)或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。

  4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的'服務(wù)過(guò)程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí),應(yīng)通過(guò)制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。

  4.3標(biāo)識(shí)的管理

  4.3.1各部門(mén)自行制作的標(biāo)識(shí),必須嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式,所有ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí),部門(mén)必須嚴(yán)格執(zhí)行。

  4.3.2各部門(mén)如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí),需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。

  4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義,應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。

  4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷(xiāo)標(biāo)識(shí)時(shí),必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

  5.相關(guān)文件

  《ci標(biāo)識(shí)手冊(cè)》

  公司文件的管理制度 10

  為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

  一、文件、資料的來(lái)源和范圍

  文件、資料的來(lái)源有兩種:接收和發(fā)放。

  1、接受到文件時(shí)填寫(xiě)《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。

  2、發(fā)放的文件填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。

  文件、資料的來(lái)源范圍分為:公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來(lái)文件。

  二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類(lèi)

  本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類(lèi)和歸檔范圍如下:

  1、行政類(lèi):本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要、公司各類(lèi)證照。

  2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi):公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項(xiàng)目方案等。

  3、人事類(lèi):勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。

  4、政府類(lèi):政府下發(fā)至公司的各類(lèi)文件。

  5、財(cái)務(wù)類(lèi):各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。

  6、音像類(lèi): 公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

  三、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)

  公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合: 統(tǒng)一歸類(lèi)、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類(lèi)者應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。

  1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律為文件的來(lái)源、文件的范圍和部門(mén)頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě)合并來(lái)做編號(hào)之首。如:公司辦公室的編號(hào)首為FNB;總公司財(cái)務(wù)部發(fā)來(lái)的`文件編號(hào)為SZC;燃?xì)鈪f(xié)會(huì)人事部發(fā)來(lái)文件為SWR。

  2、公司文件、資料的歸檔分類(lèi)按本制度第一條進(jìn)行分類(lèi),代碼為:

  1行政類(lèi);

  2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類(lèi);

  3人事關(guān)類(lèi);

  4政府類(lèi);

  5財(cái)務(wù)類(lèi);

  6音像類(lèi)。

  3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以年月日加十位進(jìn)行歸編。

  4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“B”代表重要級(jí),“C”代表機(jī)密級(jí)!癆”一般級(jí)文檔包含: 公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、各類(lèi)通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、一般性會(huì)議紀(jì)錄等!癇”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等!癈”機(jī)密級(jí)文檔: 內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

  5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為:文件的來(lái)源、文件的范圍和部門(mén)頭一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母大寫(xiě)+類(lèi)別+發(fā)布年月日+歸檔序號(hào)+(受密級(jí))。

  例如: 將總公司辦公室公開(kāi)發(fā)布的通知?dú)w檔為20xx年5月3日第一份檔案,其編號(hào)為: xxxxxxx(A)。

  四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還

  1、巳歸檔的公司文件、資料,由辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門(mén)的專(zhuān)管員保管。

  2、巳歸檔的公司文件、資料,由專(zhuān)管員負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文檔管理登記表》,并按指定專(zhuān)柜分類(lèi)進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。

  3、公司檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫(xiě)《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》。一般級(jí)公司文檔,須填寫(xiě)《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

  4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱,不得復(fù)制或帶走。

  5、檔案歸還時(shí)間為《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》上填寫(xiě)的時(shí)間內(nèi),歸還時(shí)必須填寫(xiě)《文檔歸還登記表》。

  五、歸檔保存期限

  1、永久保存: 本公司章程、公司各類(lèi)證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

  2、五年保存: 根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  3、三年保存:期滿(mǎn)或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。

  4、一年保存:部門(mén)工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無(wú)必要保存的文檔。

  六、檔案的銷(xiāo)毀

  1、原則上,應(yīng)每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷(xiāo)毀。

  2、待銷(xiāo)毀的文檔由專(zhuān)管員填報(bào)《文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。重要級(jí)以上文檔,須部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)。機(jī)密級(jí)公司文檔, 須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。

  3、銷(xiāo)毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀登記表》。

  七、附表的管理

  本制度暫定8個(gè)附表,附表的管理由檔案管理者兼管,分類(lèi)管理每個(gè)附表,便于填寫(xiě)和查閱。附表的編號(hào)為:?jiǎn)⒂脮r(shí)的年月日+十位。

  八、其它

  本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。

  本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

  公司文件的管理制度 11

  第一章總則

  第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)我公司的實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文、公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

  第三條全公司各類(lèi)文件由辦公室統(tǒng)一管理。

  第二章收文的管理

  第四條公文的簽收。

  (1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書(shū)拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室秘書(shū)均需注意檢查封口和郵票,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  (2)對(duì)上級(jí)機(jī)要部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  第五條公文的編號(hào)保管。

  (1)辦公室秘書(shū)對(duì)上級(jí)公文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類(lèi)登記編號(hào)、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件,總經(jīng)理啟封后,也應(yīng)交辦公室秘書(shū)辦理正常手續(xù)。

  (2)公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室秘書(shū)進(jìn)行登記編號(hào),個(gè)人不得私自保存。

  第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

  (1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后,由辦公室秘書(shū)分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  (2)一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理,如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  (3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

  第七條文件的傳閱與催辦。

  (1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  (2)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

  (3)閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失、泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室秘書(shū)。

  (4)辦公室秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理,不得將文件壓放、分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

  第三章發(fā)文的管理

  第八條發(fā)文的規(guī)定。

  (1)全公司上報(bào)、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理,各部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  (2)各部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文,應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。

  (3)對(duì)全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件,須由集團(tuán)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。

  第九條發(fā)文的范圍。

  (1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文的范圍。

  (2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項(xiàng)。

 、侔l(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件。

 、诠局卮笊a(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、生活福利等工作的決定,發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。

  (3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項(xiàng)。

 、賹(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定,同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。

 、谠诠救粘Ia(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部室書(shū)面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

  ③凡各業(yè)務(wù)部室如開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以用部室名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

  ④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各部室的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。

  第四章發(fā)文程序與要求

  第十條發(fā)文程序規(guī)定。

  (1)各單位需要發(fā)文,應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)。

  (2)辦公室同意發(fā)文時(shí),主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

  (3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整,嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě)。

  (4)文稿擬就后,擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章,標(biāo)定日期和密級(jí)。

  (5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的`要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿,應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。

  (6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿,送部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。

  (7)對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬稿部門(mén)重新纂寫(xiě)清楚。

  (8)需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。

  (9)文稿審核、會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書(shū),統(tǒng)一編號(hào)后送打印室打印。

  (10)文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后,由辦公室派專(zhuān)人按量印刷,再由辦公室秘書(shū)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件,辦公室秘書(shū)應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。

  第五章文件的借閱和清退

  第十一條各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需要本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

  第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。

  第十三條辦公室秘書(shū)對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清,季末一中清,年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)

  查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

  第十四條各部門(mén)應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

  第六章文件的立卷與歸檔

  第十五條文件的歸檔范圍。

  (1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。

  (2)公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

  (3)公司總經(jīng)理辦公會(huì)以及各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄。

  (4)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等。

  (5)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)公司檢查視察工作的報(bào)告、指示、記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。

  (6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。

  (7)公司日志和大事記。

  (8)公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

  (9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。

  第十六條立卷要求。

  (1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁(yè)、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  (2)要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完,6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

  第七章文件的銷(xiāo)毀

  第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理、造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。

  1、凡上級(jí)和外單位發(fā)來(lái)的文件、信函、電報(bào)、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類(lèi)編號(hào)、登記收文薄、填寫(xiě)公文處理單,送綜合部經(jīng)理審閱后,再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。

  2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件,綜合部要及時(shí)收回,按批示迅速準(zhǔn)確地送閱和傳遞。

  3、各部門(mén)接文件后,要當(dāng)日閱辦,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及文件要求,主動(dòng)辦理。屬于各部門(mén)聯(lián)合承辦的,主辦部門(mén)要主動(dòng)做好協(xié)同工作,協(xié)辦部門(mén)要積極配合。

  4、綜合部對(duì)發(fā)送的文件、信函、電報(bào)都要隨時(shí)查詢(xún)催辦,防止辦文拖期。

  5、各部門(mén)在文件承辦后,要將辦理結(jié)果寫(xiě)在文件處理欄內(nèi),簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時(shí)間或字號(hào),將文件退交公司綜合部,立卷、歸檔。

  6、上級(jí)下達(dá)的業(yè)務(wù)性文件,承辦單位辦完后,需要留存的,公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復(fù)印留用。

  7、各部門(mén)收到上級(jí)主管部門(mén)直接下達(dá)的文件或參加有關(guān)會(huì)議收到會(huì)議文件,均需交公司綜合部統(tǒng)一登記,并按文件處理程序閱辦。

  公司文件的管理制度 12

  1、目的:

  為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理,做好公司文件管理工作,確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

  2、適用范圍:

  本制度適用于公司所有文件的管理。

  3、定義:

  公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。

  4、文件處理程序:

  公司各部門(mén)都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀(guān)、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。

  4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

  4.2公司各職能部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件編制、編號(hào)、登記、存檔、更改和專(zhuān)用文件的管理,發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔,并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。

  5、文件分類(lèi):公司的公文主要可分為以下類(lèi):

  5.1管理制度:適用于公司各部門(mén)的規(guī)范性程序的明確,包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法!皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編;“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確;“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確;“管理辦法”一般是對(duì)條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。

  5.2工作通知:適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng);

  5.3人事通知適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動(dòng)、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。

  5.4工作報(bào)告適用于下級(jí)因?yàn)槟稠?xiàng)工作對(duì)上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)請(qǐng)示的行文。

  5.5會(huì)議紀(jì)要適用于公司各級(jí)會(huì)議進(jìn)行的記錄的文件。

  5.6對(duì)外發(fā)函適用于公司因某項(xiàng)事情對(duì)外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。

  5.7決定、決議:對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”;經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng),用“決議”。

  5.8通報(bào):表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息。

  5.9請(qǐng)示:向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用“請(qǐng)示”。

  5.10批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。

  6、文件格式:

  6.1公司所有文件采用A4豎版模式,四周頁(yè)邊距設(shè)置為2.5CM,頁(yè)腳設(shè)置為1.5CM,采用數(shù)字形式;6.2文件首頁(yè)頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱(chēng)。

  6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門(mén))、抄報(bào)(送)單位(部門(mén))等部分組成;

  6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號(hào),其他均使用宋體五號(hào),1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行;標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號(hào);發(fā)文編號(hào)與正文之間可空一行;正文中小標(biāo)題可使用粗體;章節(jié)段落之間可空一行;文件落款位置偏右,正文與落款之間空二行;有附件的文件,附件在文本正文后落款前列出,與正文間隔一行、與落款間隔二行。

  6.5發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào);公司各類(lèi)文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號(hào),編號(hào)數(shù)字不分按年度時(shí)間順序排序。

  6.5.1公司級(jí)發(fā)文瑞普總字【xx】號(hào),一般適用公司級(jí)重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文,其他各部門(mén)發(fā)文為該部門(mén)為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件,一般不具有全局性。

  6.5.2人事任免類(lèi)發(fā)文瑞普人字【xx】號(hào)

  6.5.3總裁辦發(fā)文瑞普辦字【xx】號(hào)

  6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文瑞普財(cái)字【xx】號(hào)

  6.5.5研發(fā)部發(fā)文瑞普研字【xx】號(hào)

  6.5.6質(zhì)管部發(fā)文瑞普質(zhì)字【xx】號(hào)

  6.5.7營(yíng)銷(xiāo)中心發(fā)文瑞普銷(xiāo)字【xx】號(hào)

  6.6簽發(fā)人:制度類(lèi)和通知類(lèi)文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目,由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫(xiě)簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁(yè)面等寬兩橫線(xiàn),兩橫線(xiàn)間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目,1.5倍行距!皥(bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo),“主送”對(duì)象為該文件直接關(guān)系到的部門(mén)或人員,“抄送”對(duì)象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門(mén)或人員。對(duì)于版面一頁(yè)稍多的文件,文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距,使該文件保持在一頁(yè)內(nèi),但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,在文件的第二頁(yè)開(kāi)頭可寫(xiě)明此頁(yè)無(wú)正文的字樣。

  6.7密級(jí):公司文件密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級(jí),注在文件的右上角。

  6.8緊急程度:最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng),標(biāo)注“緊急”或“急”字樣,經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類(lèi)文件要求引起高度關(guān)注,以最快的速度,組織最有力的資源,統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí),確保工作在規(guī)定的'時(shí)間內(nèi)按期完成。

  6.9具體要求:

  6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容;

  6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號(hào)、文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專(zhuān)用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫(xiě),分層標(biāo)識(shí)。年月日、人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等,一般不要簡(jiǎn)稱(chēng),文件必須加蓋公司公章。

  6.9.3文件最后一頁(yè)的頁(yè)腳橫線(xiàn)上方有主題詞;

  6.9.4公司兩頁(yè)以上頁(yè)數(shù)文件都必須添加頁(yè)碼,位置為頁(yè)面底端,對(duì)齊方式為居中,首頁(yè)顯示頁(yè)碼,格式為默認(rèn)格式;

  6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列,結(jié)構(gòu)完整、層次清楚;實(shí)事求是、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范;

  6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜,應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。

  7、收文:

  7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿》;

  7.2外單位來(lái)文均由總裁辦指定專(zhuān)人收文,由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記,由行政總監(jiān)填寫(xiě)《文件閱辦單》提出處理意見(jiàn)后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo),不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

  7.3文書(shū)處理工作:

  7.3.1文書(shū)處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;

  7.3.2部門(mén)文件平時(shí)的管理,要求實(shí)行分類(lèi)管理,文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字,添加公司徽標(biāo)和英文簡(jiǎn)稱(chēng)。如:行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見(jiàn)附表;

  8、發(fā)文:

  8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程,發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:

  擬稿人→核稿人:部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)(經(jīng)理、總監(jiān))審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)(總監(jiān)、副總裁)核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:

  擬稿人→部門(mén)經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

  9、附則:

  9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦;

  9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé),經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā);

  9.3本制度自下發(fā)之日起生效。

  9.4附相關(guān)支持性文件。

  9.4.1文件頁(yè)面格式

  9.4.2文件閱辦單

  9.4.3公文擬稿紙

  9.4.4標(biāo)題格式

  公司文件的管理制度 13

  一、總則

  第一條、為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)有關(guān)規(guī)定,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,特制訂本制度。

  第二條、文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文、同級(jí)函、電、來(lái)文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

  二、收文的管理

  第三條、公文的簽收

  1、凡接收公文均由秘書(shū)登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門(mén),在簽收和拆封時(shí),秘書(shū)均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開(kāi)口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

  2、對(duì)政府部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的'“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

  第四條、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

  1、凡正式文件均需由秘書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門(mén)閱辦,重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要即閱即辦。

  2、一般函、電單據(jù)等,由秘書(shū)直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

  3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),秘書(shū)應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天。

  第五條、文件的傳閱與催辦

  1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

  2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書(shū)處,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見(jiàn)”,秘書(shū)應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

  3、閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

  4、文件閱完后應(yīng)送交秘書(shū),切忌橫傳。

  5、行政秘書(shū)對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放或分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得秘書(shū)同意予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

  三、文件借閱和清退

  第六條、各部門(mén)有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)主管簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須秘書(shū)同意后方可借閱。

  第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾畫(huà)等。

  第八條、各部門(mén)應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

  四、文件的立卷與歸檔

  第九條、文件的歸檔范圍

  凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書(shū)歸檔:

  1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類(lèi)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

  2、各種專(zhuān)業(yè)例會(huì)記錄。

  3、企業(yè)召開(kāi)重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

  4、有保存價(jià)值的客戶(hù)資料及處理結(jié)果。

  5、企業(yè)日志和大事記。

  第十條、立卷要求

  1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、作者、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

  2、立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

  3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

  五、文件的銷(xiāo)毀

  第十一條、對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,秘書(shū)應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。

  六、附則

  第十二條、本制度解釋權(quán)歸行政部。

  第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行。

  公司文件的管理制度 14

  為了開(kāi)發(fā)人力資源,為公司注入新的血液,規(guī)范公司的員工招募如下:

  一、招聘

  1、準(zhǔn)備:各部門(mén)經(jīng)理根據(jù)其工作需要進(jìn)行人員編制或根據(jù)人力需求填寫(xiě)人員增補(bǔ)單,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交行政部進(jìn)行招聘。

  2、本公司所需人員一律公開(kāi)條件向社會(huì)公開(kāi)招聘,以學(xué)識(shí)、品德、能力、經(jīng)驗(yàn)、體格適合于該工作崗位為聘用原則。公司內(nèi)部人員也可以推薦,但必須按規(guī)定程序進(jìn)行。

  3、初試:應(yīng)聘人員自備個(gè)人簡(jiǎn)歷帶齊相關(guān)證件到行政部進(jìn)行面試,技術(shù)人員、銷(xiāo)售人員需進(jìn)行筆試。

  3、復(fù)試:行政部面試后將其資料與筆試試卷一起交予部門(mén)經(jīng)理再由部門(mén)經(jīng)理和總經(jīng)理統(tǒng)一安排時(shí)間對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行復(fù)試,再把最后結(jié)果通知行政部。

  二、錄用

  1、經(jīng)復(fù)試合格的人員接到通知后,按其指定日期到行政部辦理入職手續(xù),并繳相關(guān)證件(學(xué)歷證、身份證復(fù)印件各一份,照片兩張),由行政部統(tǒng)一安排崗前培訓(xùn)。

  2、凡應(yīng)聘者有以下情形之一者,不予錄用。

  1)曾在本公司被開(kāi)除或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離職者。

  2)經(jīng)指定醫(yī)院體檢不合格者。

  3)未滿(mǎn)16周歲的未成年公民。

  4)品性惡劣,經(jīng)其他公私營(yíng)機(jī)構(gòu)開(kāi)除者(需有確鑿證據(jù))。

  5)違法犯法吸食毒品者。

  三、擔(dān)保

  1、經(jīng)公司雇用的經(jīng)濟(jì)管理(財(cái)務(wù)人員)或認(rèn)定其職務(wù)有必要提供擔(dān)保者(倉(cāng)庫(kù)保管員、安全保衛(wèi)員等)必須于到職前辦理?yè)?dān)保手續(xù)(經(jīng)濟(jì)擔(dān)保,本地有正當(dāng)職業(yè)、固定收入、固定資產(chǎn)的人士擔(dān)保,合法有實(shí)力的.團(tuán)體擔(dān)保)。

  2、被擔(dān)保人如有下列情形之一者,連帶賠償責(zé)任。

  1)營(yíng)私舞弊或其他不法行為使本公司造成損失者。

  2)侵占、挪用公款、公物或損壞公物者。

  3)竊取機(jī)密技術(shù)資料或財(cái)物者。

  四、試用

  1、本公司新進(jìn)人員除特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)免予試用外,一律先經(jīng)試用。

  2、新進(jìn)人員一般試用期為1-3個(gè)月,試用期表現(xiàn)特別優(yōu)秀者,經(jīng)直屬主管呈報(bào)上級(jí)核準(zhǔn)可縮短試用期限,但至少不少于原試用期的一半;若在試用期表現(xiàn)不佳者,可當(dāng)場(chǎng)予以辭退。

  3、新進(jìn)人員試用期滿(mǎn)后由行政部通知部門(mén)經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行試用期考核,考核合格者由行政部辦理轉(zhuǎn)正手續(xù);考核不合格者若有培訓(xùn)潛能可考慮延長(zhǎng)試用期(最長(zhǎng)2個(gè)月),否則予以辭退,且不得提出異議。

  公司文件的管理制度 15

  第一章總則

  第一條為了保守國(guó)家秘密和xxxx投資集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)集團(tuán)公司)的企業(yè)秘密,維護(hù)國(guó)家利益和集團(tuán)公司利益,保障集團(tuán)公司投資、經(jīng)營(yíng)、管理工作的順利進(jìn)行,根據(jù)《中華人民共和國(guó)保密法》和有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。

  第二條國(guó)家秘密是關(guān)系國(guó)家的安全和利益,遵照法定程序確定在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng);企業(yè)秘密是關(guān)系集團(tuán)公司、所屬企業(yè)及其子企業(yè)的安全和利益,依照一定程序確定,在一定時(shí)間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項(xiàng)和信息。

  第三條集團(tuán)公司所屬企業(yè)都有維護(hù)國(guó)家秘密和集團(tuán)公司企業(yè)秘密的責(zé)任,集團(tuán)公司全體員工都有保守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密的義務(wù)。

  第四條集團(tuán)公司保密工作的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保密法》及省委、省政府有關(guān)保密工作的規(guī)定和要求,不斷加強(qiáng)保密工作,確保國(guó)家秘密和企業(yè)秘密的安全,維護(hù)集團(tuán)公司的利益。

  第五條集團(tuán)公司保密工作貫徹突出重點(diǎn)、積極防范、內(nèi)外有別,既確保國(guó)家秘密、企業(yè)秘密,又便于各項(xiàng)工作開(kāi)展的方針。

  第六條集團(tuán)公司綜合事務(wù)部在集團(tuán)公司保密委員會(huì)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,具體負(fù)責(zé)集團(tuán)公司保守國(guó)家秘密和企業(yè)秘密的工作,并指導(dǎo)所屬企業(yè)的保密工作。

  第二章秘密的范圍和密級(jí)

  第七條根據(jù)集團(tuán)公司的企業(yè)性質(zhì)和日常工作的特點(diǎn),集團(tuán)公司企業(yè)秘密包括下列事項(xiàng):

  (一)集團(tuán)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展規(guī)劃,重大戰(zhàn)略部署和投資決策、經(jīng)營(yíng)中的秘密事項(xiàng);

  (二)集團(tuán)公司年度計(jì)劃、未下達(dá)的考核及評(píng)價(jià)指標(biāo),未公開(kāi)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù);

  (三)集團(tuán)公司未公開(kāi)的重大經(jīng)營(yíng)決策以及為決策所提供的資料、數(shù)據(jù)及其他秘密事項(xiàng);

  (四)有關(guān)集團(tuán)公司及所屬企業(yè)重組、兼并、破產(chǎn)、關(guān)閉中涉及的秘密事項(xiàng);

  (五)集團(tuán)公司重要投資項(xiàng)目的可行性研究、財(cái)務(wù)分析及涉及投資項(xiàng)目的其他秘密事項(xiàng);

  (六)歷年投資、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的重點(diǎn)科技成果,發(fā)明創(chuàng)造的關(guān)鍵技術(shù)、工藝、參數(shù),重大科研項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)規(guī)劃等秘密事項(xiàng);

  (七)集團(tuán)公司重要會(huì)議記錄、會(huì)議專(zhuān)題報(bào)告和重要會(huì)議召開(kāi)之前涉及的秘密事項(xiàng);

  (八)人事檔案、未公布的人事任免、工資分配、人員獎(jiǎng)罰方案等事項(xiàng);

  (九)查處重大違紀(jì)、審計(jì)等案件所涉及的秘密事項(xiàng);

  (十)日常工作中形成的,根據(jù)省委、省政府的有關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)保守的.秘密事項(xiàng)。

  第八條在日常工作中涉及的國(guó)家秘密事項(xiàng),根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)確定。

  第九條國(guó)家秘密和企業(yè)秘密按其性質(zhì)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。

  第十條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密的文件、資料,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定標(biāo)明密級(jí)。秘密文件、資料密級(jí)和保密期限的確定,由經(jīng)辦部門(mén)或承辦人提出,報(bào)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。在辦文結(jié)束后,交集團(tuán)公司綜合事務(wù)部保密室存檔。

  第十一條已歸檔保存的文件、資料的密級(jí),由保密員根據(jù)其內(nèi)容和保密期限,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,定期進(jìn)行調(diào)整:

  (一)凡已批準(zhǔn)對(duì)外公開(kāi)或已超過(guò)保密期限,不再需要保密的文件、資料,予以解密;

  (二)凡秘密程度已經(jīng)降低,但仍要在一定范圍或時(shí)間內(nèi)保密的文件、資料,予以降密;

  (三)凡隨時(shí)間推移,內(nèi)容需加以保密或限制使用范圍、領(lǐng)域的文件、資料,予以重定密級(jí)。

  第三章保密措施

  第十二條屬于國(guó)家秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷(xiāo)毀,應(yīng)嚴(yán)格按國(guó)家保密工作的規(guī)定和程序處理:

  (一)未經(jīng)原確定密級(jí)的單位確認(rèn)或者上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn),不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn);

  (二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶,必須按照國(guó)家規(guī)定程序辦理手續(xù)后由保密員或集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定的人員負(fù)責(zé),并采取必要的安全措施;

  (三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場(chǎng)地中保存。

  集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來(lái)與合作中需提供的文件、資料,內(nèi)容如涉及國(guó)家秘密的,應(yīng)按有關(guān)法律和法規(guī)規(guī)定程序辦理。

  第十三條屬于集團(tuán)公司企業(yè)秘密范圍的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存和銷(xiāo)毀,應(yīng)按國(guó)家保密工作有關(guān)規(guī)定和本辦法要求處理:

  (一)未經(jīng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制、摘轉(zhuǎn);

  (二)收發(fā)、傳遞和外出攜帶,由保密員或集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指定人員負(fù)責(zé),并采取必要的安全措施;

  (三)必須在保密措施完善的設(shè)備或場(chǎng)地中保存。

  集團(tuán)公司及所屬企業(yè)在對(duì)外經(jīng)濟(jì)往來(lái)與合作中需提供的文件、資料,內(nèi)容如涉及集團(tuán)公司企業(yè)秘密的,應(yīng)按本辦法規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)集團(tuán)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或所屬企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

  第十四條舉行涉及國(guó)家秘密或集團(tuán)公司企業(yè)秘密的會(huì)議和進(jìn)行其它具有保密要求的活動(dòng),應(yīng)采取保密措施,并對(duì)參加人員進(jìn)行保密教育,提出具體要求,其正式會(huì)議記錄由集團(tuán)公司保密室保存。

  第十五條集團(tuán)公司根據(jù)需要設(shè)專(zhuān)職保密員(機(jī)要秘書(shū)),負(fù)責(zé)保密的具體工作。所屬企業(yè)也必須按規(guī)定配置專(zhuān)職或兼職保密員。

  第十六條專(zhuān)、兼職保密人員必須具備較強(qiáng)的政治責(zé)任感、思想水平和專(zhuān)業(yè)素質(zhì),熱愛(ài)本職工作,有事業(yè)心和進(jìn)取心。

  第四章保密委員會(huì)工作職責(zé)

  第十七條集團(tuán)公司設(shè)保密委員會(huì),在省保密局和集團(tuán)公司黨委的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,指導(dǎo)、部署和檢查集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作,其工作職責(zé)主要有:

  (一)貫徹、執(zhí)行黨和國(guó)家以及省委、省政府的有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)章制度;

  (二)依照《中華人民共和國(guó)保密法》,擬定集團(tuán)公司保密工作的規(guī)章制度和細(xì)則,并貫徹落實(shí);

  (三)指導(dǎo)、監(jiān)督集團(tuán)公司及所屬企業(yè)的保密工作,確保保密工作有人管、管到位,責(zé)任落實(shí);

  (四)結(jié)合典型事例,定期開(kāi)展保密宣傳教育工作,增強(qiáng)全體員工的保密觀(guān)念;

  (五)定期召開(kāi)集團(tuán)公司保密工作會(huì)議,總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn),制定工作計(jì)劃;

  (六)嚴(yán)肅處理失、泄密事件,并根據(jù)情節(jié)輕重,提出處理意見(jiàn);

  (七)定期組織保密人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高保密工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì);

  (八)規(guī)劃、指導(dǎo)、實(shí)施集團(tuán)公司現(xiàn)代辦公設(shè)備的保密技術(shù)和保密措施,監(jiān)督、檢查和落實(shí)集團(tuán)公司本部及所屬企業(yè)計(jì)算機(jī)、辦公網(wǎng)絡(luò)及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的保密措施;

  (九)加強(qiáng)對(duì)可能接觸或掌握重大秘密的工作人員的防泄密、保密教育,完善電話(huà)通訊和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理的保密制度,努力提高保密技術(shù)防范能力;

  (十)積極開(kāi)展調(diào)查、研究解決保密工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題;

  (十一)積極完成上級(jí)交辦的其它保密事項(xiàng)。

  第五章獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

  第十八條具有以下情形之一的,應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì):

  (一)長(zhǎng)期從事保密工作,維護(hù)國(guó)家和集團(tuán)公司的利益,作出較大貢獻(xiàn)的;

  (二)在改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jī)顯著的;

  (三)在緊急情況下,保護(hù)、搶救國(guó)家秘密或集團(tuán)公司的秘密文件、資料的;

  (四)同搶劫、盜竊、毀壞、出賣(mài)國(guó)家秘密或企業(yè)秘密文件、資料及其物品的行為進(jìn)行斗爭(zhēng),以及對(duì)檢舉、揭發(fā),破案有功的。

  第十九條具有以下情形之一,根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分或依法追究刑事責(zé)任:

  (一)違反保密紀(jì)律、玩忽職守、泄露或遺失國(guó)家秘密或企業(yè)秘密文件、資料的;

  (二)對(duì)竊密或重大泄密行為不制止、不斗爭(zhēng)、不報(bào)告的;

  (三)對(duì)揭發(fā)檢舉竊密、失密、泄密的人進(jìn)行報(bào)復(fù)的;

  (四)利用國(guó)家秘密或企業(yè)秘密進(jìn)行非法活動(dòng)的。

  第六章附則

  第二十條集團(tuán)公司所屬企業(yè)應(yīng)根據(jù)法律有關(guān)規(guī)定和本管理辦法的要求,制定本企業(yè)的保密工作管理辦法,報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

  第二十一條本辦法經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議通過(guò)后執(zhí)行,由集團(tuán)公司保密委員會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

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