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2015商務(wù)文書寫作基礎(chǔ)知識
為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。
(一)商務(wù)文書的分類
在實(shí)際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類型：
1. 按形式來劃分
以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類：
固定格式的商務(wù)文書
常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)。相比較而言，這類商務(wù)文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。
非固定格式的商務(wù)文書
而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。
2. 按內(nèi)容用途來劃分
以內(nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書則又可以分為以下兩類：
通用的商務(wù)文書
常見的通用商務(wù)文書主要有：通知、會議紀(jì)要、請示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報(bào)告等。由于相對于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進(jìn)行專門的討論。
禮儀性的商務(wù)文書
而所謂禮儀性的商務(wù)文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。
(二)商務(wù)文書寫作的作用
正如前文所提到的，商務(wù)文書寫作是很多人工作的一部分;而每個(gè)人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻(xiàn)，然后再將私心通過公心來實(shí)現(xiàn)——公司或單位好，個(gè)人才可以好。因此，商務(wù)文書寫作對于更好地完成大家的工作是非常重要的。
《福布斯》雜志的創(chuàng)始人——馬爾克姆·福布斯曾經(jīng)說“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會，幫助你擺脫困境，或者為你帶來財(cái)富”。也就是說，寫好商務(wù)文書在一定程度上能夠給大家?guī)砗艽蟮慕?jīng)濟(jì)利益。
【案例1】
單向溝通的表現(xiàn)
日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。在一般情況下，無論對方是否想接收短信，只要手機(jī)開著他就會收到，并且往往根據(jù)他自己當(dāng)時(shí)的心情去詮釋短信的內(nèi)容。而發(fā)送人的心情則通常難以得到傳遞，由此而引發(fā)不必要的誤會和誤解。
(三)學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵
商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：
商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點(diǎn);
商務(wù)文書的寫作技巧;
商務(wù)文書寫作的注意事項(xiàng);
商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。
(四)商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)與要素
1. 商務(wù)文書寫作的特點(diǎn)。提煉出商務(wù)文書以下的特點(diǎn)：
簡明
正所謂“句中無余字，篇內(nèi)無贅語”，“簡明”是商務(wù)文書首要特點(diǎn)。
準(zhǔn)確
而所謂“準(zhǔn)確”，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達(dá)一樣將同樣一個(gè)意思重復(fù)三次。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個(gè)詞將核心意思表達(dá)出來。
樸實(shí)
所謂“樸實(shí)”，就是指在商務(wù)文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個(gè)方面顯示自己的實(shí)力和水平了。
莊重
所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書中對整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會極大地影響文書的嚴(yán)肅性。
規(guī)范
商務(wù)文書寫作在很多方面還具有規(guī)范性強(qiáng)的特點(diǎn)，其中標(biāo)點(diǎn)符號的規(guī)范性就尤為重要，但是卻往往被大家所忽視。
2. 商務(wù)文書寫作的要素
商務(wù)文書寫作有以下四個(gè)要素：
主旨
所謂“主旨”，就是指商務(wù)文書的中心思想，即作者所要表達(dá)的意思。就是應(yīng)該對方看到該商務(wù)文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動(dòng)。在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確、務(wù)實(shí)、集中、鮮明”的原則。
材料
好的商務(wù)文書不是一蹴而就，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關(guān)方面的素材。在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多、選擇要嚴(yán)、使用要巧”的原則。
結(jié)構(gòu)
好的商務(wù)文書還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式。
語言
如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語言就是對其進(jìn)行填充和豐富的血肉。在語言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重、表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。
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