公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)精選
公文按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。小編收集了描寫最新公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)，歡迎閱讀
第一節(jié) 含義
公文，即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)所使用的公文。
第二節(jié) 分類
公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報(bào)等。平行文指同級(jí)機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。通知、公文紀(jì)要有時(shí)也可作為平行文。
公文按其時(shí)限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時(shí)限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時(shí)限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準(zhǔn)”。隨著社會(huì)的發(fā)展，對(duì)公文的時(shí)效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應(yīng)隨到隨辦，以提高辦文效率。
公文按其機(jī)密程度，可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機(jī)密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機(jī)密，需要控制知密范圍和知密對(duì)象的文件。文件的密級(jí)越高，傳達(dá)、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。
第三節(jié) 公文的行文關(guān)系
一、行文關(guān)系，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各個(gè)部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。機(jī)關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級(jí)之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級(jí)機(jī)關(guān)之間以及同一機(jī)關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機(jī)關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。
二、建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機(jī)關(guān)、部門、單位維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運(yùn)行，通稱為行文方向。行文方向是行文關(guān)系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級(jí)、多級(jí)、越級(jí)、直達(dá)、直接等不同的行文方式。
三、遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級(jí)行文等。
四、行文其他注意事項(xiàng)：主送與抄送應(yīng)準(zhǔn)確得當(dāng);一般應(yīng)一文一事;準(zhǔn)確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應(yīng)在公布時(shí)注明。
第二章 辦公用文
公文的種類簡稱文種。根據(jù)國務(wù)院辦公廳1999年修訂發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括：命令(令)、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要。
公文作為傳達(dá)和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級(jí)機(jī)關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達(dá)著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動(dòng)的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機(jī)關(guān)在擬制公文時(shí)，必須從實(shí)際需要出發(fā)，根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。在機(jī)關(guān)單位，除了應(yīng)用公文之外，經(jīng)常用到的還有
常用文書。常用文書包括：計(jì)劃類、總結(jié)類、講話類和信息類等。
一、通告
(一)、通告的概念
通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(二)、通告的特征
1、用于宣布一般性事項(xiàng)，有別于公告宣布重大事項(xiàng)。
2、通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。
3、通告可以由各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機(jī)關(guān)發(fā)布。
4、通告不寫抬頭，無主送單位。
(三)、通告的種類
周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。
執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強(qiáng)制力。
(四)、通告的寫作格式
通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期等部分組成。
標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機(jī)關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。
正文
由緣由和通告事項(xiàng)兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項(xiàng)為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項(xiàng)是面對(duì)大眾的，應(yīng)簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時(shí)也可不寫，形式比較靈活。
署名和日期正文后簽署發(fā)布通告的機(jī)關(guān)名稱和日期。
二、通知
(一)、通知的概念
通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。
(二)、通知的種類
印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級(jí)機(jī)關(guān)，批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。
指示性通知。上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)某一項(xiàng)工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時(shí)，可使用這類通知。
知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項(xiàng)等。這種通知發(fā)送對(duì)象廣泛，對(duì)下級(jí)、平級(jí)均可發(fā)送。
事務(wù)性通知。用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)就某一具體事項(xiàng)布置工作，交待任務(wù);同級(jí)機(jī)關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項(xiàng)具體工作的進(jìn)行或某一具體問題的解決要求對(duì)方配合、協(xié)助辦理等。
任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機(jī)關(guān)工作人員職務(wù)等。
(三)、通知的寫作格式
通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。
1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文須把握三點(diǎn)：對(duì)印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如
“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照?qǐng)?zhí)行”、“參照?qǐng)?zhí)行”等;寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義;提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。
2、批示性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實(shí)可行，便于受文單位具體操作。
3、知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項(xiàng)。
4、事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會(huì)議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會(huì)議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會(huì)議的原因、目的、名稱，通知對(duì)象，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)，需準(zhǔn)備的材料等。
5、任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機(jī)關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。
三、報(bào)告
(一)、報(bào)告的概念
報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。
(二)、報(bào)告的種類
綜合性報(bào)告。是將全面工作或一個(gè)階段許多方面的工作綜合起來寫成的報(bào)告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。
專題性報(bào)告。是針對(duì)某項(xiàng)工作、某一問題、某一事件或某一活動(dòng)寫成的報(bào)告，在內(nèi)容上具有專一性。回復(fù)報(bào)告。是根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報(bào)告。
(三)、報(bào)告的寫作格式
1、綜合性報(bào)告的寫法
標(biāo)題事由加文種，如《關(guān)于XX年上半年工作情況的報(bào)告》;報(bào)告單位、事由加文種，如《東北師范大學(xué)教務(wù)處關(guān)于XX年度工作情況的報(bào)告》。
正文
把握三點(diǎn)：(1)開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。(2)主體，內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。(3)結(jié)尾，要具體切實(shí)。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請(qǐng)審閱”或“特此報(bào)告”等語作結(jié)。
2、專題報(bào)告的寫法
標(biāo)題由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報(bào)告》。有的報(bào)告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報(bào)告專題事由，突出其專一性。
正文
可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見;以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報(bào)告主要寫情況、經(jīng)驗(yàn)，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施;因工作失誤向上級(jí)寫的檢查報(bào)告主要寫錯(cuò)誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯(cuò)誤的主客觀原因、造成錯(cuò)誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施等。結(jié)尾通常以“請(qǐng)審核”、“請(qǐng)審示”等語作結(jié)。
3、回復(fù)報(bào)告的寫法
標(biāo)題與前兩種報(bào)告大體相同
正文根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對(duì)性作出報(bào)告，要突出專一性、時(shí)效性。
(四)、報(bào)告的寫作要求
1、寫綜合報(bào)告應(yīng)注意抓住重點(diǎn)，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點(diǎn)，分層次闡述。說明觀點(diǎn)的材料要詳略得當(dāng)，以觀點(diǎn)統(tǒng)領(lǐng)材料。
2、專題報(bào)告，要一事一報(bào)，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報(bào)告中反映幾件各不相干的事項(xiàng)和問題。
3、切忌將報(bào)告提出的建議或意見當(dāng)作請(qǐng)示，要求上級(jí)指示或批準(zhǔn)。
四、通報(bào)
(一)、通報(bào)的概念
通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。通報(bào)屬下行公文。
(二)、通報(bào)的種類
表彰性通報(bào)。主要用來表彰先進(jìn)，介紹單位或個(gè)人成功的經(jīng)驗(yàn)、做法，以學(xué)習(xí)先進(jìn)，見賢思齊，改進(jìn)與推動(dòng)工作。
批評(píng)性通報(bào)。用來批評(píng)后進(jìn)，糾正錯(cuò)誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個(gè)人存在的錯(cuò)誤事實(shí)，提出解決辦法或處理意見。
傳達(dá)性通報(bào)。用于傳達(dá)上級(jí)重要精神與重要情況;引起人們的警覺與注意，對(duì)當(dāng)前的工作起指導(dǎo)作用。
(三)、通報(bào)的格式和寫作要求
通報(bào)由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)和日期組成。
1、標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報(bào)》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報(bào)》等。
2、正文
(1)表彰性通報(bào)和批評(píng)性通報(bào)一般分為三部分：(一)主要事實(shí)。表彰性通報(bào)要突出主要先進(jìn)事跡，批評(píng)性通報(bào)要抓住主要錯(cuò)誤事實(shí);(二)分析指出事例的教育意義。表彰性通報(bào)，有在闡述先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗(yàn)、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚(yáng)的精神。
(2)批評(píng)性通報(bào)要分析錯(cuò)誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等;(三)決定要求。表彰性和批評(píng)性的通報(bào)，應(yīng)寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時(shí)提出對(duì)表彰或批評(píng)對(duì)象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯(cuò)誤發(fā)生，批評(píng)性通報(bào)的結(jié)尾處，通常要有針對(duì)性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達(dá)性通報(bào)一般不寫決定要求。(四)生效標(biāo)識(shí)。在正文右下方標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。
情況通報(bào)有兩種形式：一種只對(duì)有關(guān)事實(shí)作客觀敘述;另一種還對(duì)有關(guān)情況加以分析說明，有時(shí)還針對(duì)具體問題提出應(yīng)采取何種對(duì)策的指導(dǎo)性意見。
五、請(qǐng)示
(一)、請(qǐng)示的概念
請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請(qǐng)示主要用于：1.在實(shí)際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理;2.工作中遇到需要上級(jí)批準(zhǔn)才能辦理的事情;3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個(gè)部門和地區(qū)的事情，請(qǐng)示上級(jí)予以指示。
請(qǐng)示和報(bào)告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個(gè)都是寫給上級(jí)的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時(shí)間有別。請(qǐng)示跟報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。請(qǐng)示寫的情況是未解決的，屬于將來時(shí)，報(bào)告寫的情況是已做過的，屬于過去時(shí);第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別。請(qǐng)示著重于請(qǐng)示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作;第三，要求有別，請(qǐng)示要求上級(jí)必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級(jí)參考。
(二)、請(qǐng)示的寫法
請(qǐng)示按請(qǐng)示目的分，可分為批準(zhǔn)性請(qǐng)示和呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示兩類。
1、批準(zhǔn)性請(qǐng)示內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細(xì)小的實(shí)際事項(xiàng)的請(qǐng)求。請(qǐng)示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機(jī)關(guān)范圍也比較小，常常就是請(qǐng)示單位自己。
批準(zhǔn)性請(qǐng)示一般由三部分組成：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語。
請(qǐng)示理由是文章的開頭部分，常是導(dǎo)語式的，要扼要地講明請(qǐng)示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請(qǐng)示事項(xiàng)。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請(qǐng)示理由之后，許多請(qǐng)示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現(xiàn)將……報(bào)告如下”，隨之點(diǎn)上冒號(hào)。但有些極短小的請(qǐng)求也可不寫。
請(qǐng)示內(nèi)容是請(qǐng)示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強(qiáng)。請(qǐng)示內(nèi)容包括提出請(qǐng)示事項(xiàng)和闡述說明道理或事實(shí)兩項(xiàng)內(nèi)容。提出請(qǐng)示事項(xiàng)要詳細(xì)，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。
有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報(bào)給上級(jí)知道，請(qǐng)示批準(zhǔn)的請(qǐng)示。請(qǐng)示內(nèi)容部分只需提出請(qǐng)示事項(xiàng)即可，不必闡釋道理。
請(qǐng)示結(jié)語是請(qǐng)示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請(qǐng)示結(jié)語語氣要謙恭。請(qǐng)示結(jié)語的通常寫法是：“特此請(qǐng)示，請(qǐng)審批”、“以上意見當(dāng)否，請(qǐng)指示”、“特些請(qǐng)示，請(qǐng)批復(fù)”等。
2、呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示，請(qǐng)示事項(xiàng)較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級(jí)批準(zhǔn)，還需要上級(jí)轉(zhuǎn)發(fā)。
呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告的區(qū)別主要有兩點(diǎn)：呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示不但要求上級(jí)批轉(zhuǎn)，而且一定要有復(fù)文。呈轉(zhuǎn)性報(bào)告雖也要求上級(jí)批轉(zhuǎn)，但不要求上級(jí)復(fù)文;呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施;呈轉(zhuǎn)性報(bào)告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。
批準(zhǔn)性請(qǐng)示和呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。批準(zhǔn)性請(qǐng)示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請(qǐng)示單位自己;呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請(qǐng)示者的本單位，而且還要包括其他很多有關(guān)單位共同執(zhí)行。
呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示一般由三部分組成：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語。
請(qǐng)示理由和批準(zhǔn)性請(qǐng)示的寫法基本相同，只不過有時(shí)語氣較批準(zhǔn)性請(qǐng)示更為莊重一些，由于這種請(qǐng)示批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導(dǎo)性，所以有時(shí)理由交待得要較詳細(xì)，以期更加引起領(lǐng)導(dǎo)重視。
請(qǐng)示理由之后的過渡語和批準(zhǔn)性請(qǐng)示相同。
請(qǐng)示內(nèi)容，一般都是請(qǐng)示單位的設(shè)想和建議。因?yàn)楸容^復(fù)雜，提出請(qǐng)示事項(xiàng)和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時(shí)，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實(shí)根據(jù)兩種寫法。呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示內(nèi)容部分在書寫時(shí)要更注意條理分明，較長者要分條分項(xiàng)來寫。
請(qǐng)示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準(zhǔn)性請(qǐng)示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報(bào)告，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。
3、在寫請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意以下一些事項(xiàng)：要堅(jiān)持一文一事;請(qǐng)示事項(xiàng)必須明確、具體、可行;不要搞多頭請(qǐng)示(請(qǐng)示應(yīng)主送直接主管機(jī)關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)，其他確需了解請(qǐng)示事項(xiàng)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報(bào)形式處理。如是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)，也應(yīng)根據(jù)請(qǐng)示內(nèi)容，擇要送一處領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)答復(fù)請(qǐng)示的問題，對(duì)另一領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)采取抄報(bào)形式);一般不得越級(jí)請(qǐng)示，個(gè)別需要越級(jí)請(qǐng)示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級(jí)，又明確主送機(jī)關(guān);另一種是在越級(jí)請(qǐng)求的同時(shí)，把請(qǐng)示抄報(bào)被越過的主管部門;不要把請(qǐng)示寫成報(bào)告或請(qǐng)示報(bào)告;除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，或既寫主送機(jī)關(guān)，又同時(shí)主送、抄送給主送機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下，也不得在上報(bào)請(qǐng)示的同時(shí)抄送平級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。
六、批復(fù)
(一)、批復(fù)的性質(zhì)和特點(diǎn)
批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)性公文，具有權(quán)威性、針對(duì)性和指示性等特點(diǎn)：
1、權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自上級(jí)機(jī)關(guān)，代表著上級(jí)機(jī)關(guān)的權(quán)力和意志，對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項(xiàng)或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。2、針對(duì)性。凡是批復(fù)，必須是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)而發(fā)，內(nèi)容單純，針對(duì)性強(qiáng)。3、指示性。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級(jí)機(jī)關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項(xiàng)。
(二)、批復(fù)的寫作
1、標(biāo)題
批復(fù)的標(biāo)題有兩點(diǎn)需要特別強(qiáng)調(diào)：
(1)關(guān)于發(fā)文單位。
批復(fù)的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。
(2)關(guān)于事由。
批復(fù)的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請(qǐng)示或批復(fù)的事項(xiàng)來表述，如《國務(wù)院關(guān)于1991—XX年全國治沙工程規(guī)劃要點(diǎn)的批復(fù)》;另一種是在“關(guān)于”和請(qǐng)示或批復(fù)事項(xiàng)中間再插入一個(gè)表態(tài)動(dòng)詞“同意”來表述，如《國務(wù)院關(guān)于同意開放×××航空口岸的批復(fù)》。
2、正文
批復(fù)的正文一般由三個(gè)部分組成：
(1)引語
批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請(qǐng)示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”;第二種是結(jié)合來文的日期和文號(hào)引述，如“×年×月×日×號(hào)文收悉”;第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關(guān)于……的請(qǐng)示》收悉”，第四種是引述來文日期和請(qǐng)示事項(xiàng)，如“×年×月×日關(guān)于……問題的請(qǐng)示收悉”。
(2)主文
主文是批復(fù)的主體，這部分應(yīng)針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示的事項(xiàng)，表示同意與否的態(tài)度，有時(shí)還要闡述同意或不同意的理由。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)針對(duì)性要強(qiáng)，答復(fù)要明確具體，簡明扼要，表達(dá)要準(zhǔn)確無誤。
(3)結(jié)尾
是批復(fù)正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”;第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請(qǐng)求事項(xiàng)的答復(fù)指明方向;第三種是禿尾，就是請(qǐng)示事項(xiàng)答復(fù)完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。
要寫好批復(fù)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，有核實(shí)請(qǐng)示緣由的真實(shí)性，研究請(qǐng)示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應(yīng)先作調(diào)查研究;第二，凡請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復(fù)前都要與其協(xié)商，取得一致意見;第三，及時(shí)批復(fù)，以免貽誤工作。對(duì)不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請(qǐng)示，應(yīng)予以糾正，以免誤事。
七、會(huì)議紀(jì)要
(一)、概念和特點(diǎn)
會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會(huì)議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。
會(huì)議紀(jì)要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：
1、綜合性。會(huì)議紀(jì)要是在對(duì)會(huì)議中各種材料、與會(huì)人員的發(fā)言以及會(huì)議簡報(bào)等等進(jìn)行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點(diǎn)。
2、指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義：一是會(huì)議本身的權(quán)威性;二是會(huì)議紀(jì)要集中反映了會(huì)議的主要精神和決定事項(xiàng)。因而紀(jì)要一經(jīng)下發(fā)，將對(duì)有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會(huì)議紀(jì)要還可以作為與會(huì)同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、向群眾傳達(dá)的文字依據(jù)。
3、備考性。一些會(huì)議紀(jì)要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報(bào)或向下通報(bào)情況，必要時(shí)可作查閱之用。
(二)、分類
按照會(huì)議性質(zhì)來分，會(huì)議紀(jì)要大致有辦公會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)席(協(xié)調(diào))會(huì)議紀(jì)要、座談會(huì)議紀(jì)要等。
辦公會(huì)議紀(jì)要是記述機(jī)關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對(duì)重要的、綜合性工作進(jìn)行討論、研究、議決等事項(xiàng)的一種會(huì)議紀(jì)要。辦公會(huì)議紀(jì)要一般有例行型辦公會(huì)議紀(jì)要，即記述例行辦公會(huì)議情況及其議決事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，以及現(xiàn)場辦公會(huì)議紀(jì)要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會(huì)議紀(jì)要。
專題會(huì)議紀(jì)要是專門記述座談會(huì)討論、研究的情況與成果的一種會(huì)議紀(jì)要。其主要特點(diǎn)是主題的集中性與觀點(diǎn)意見的分呈性相結(jié)合，既要?dú)w納比較集中、統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，又要將各種不同觀點(diǎn)和傾向性意見都?xì)w納表達(dá)出來。
(三)、寫法
會(huì)議紀(jì)要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會(huì)議概況，包括會(huì)議進(jìn)行的時(shí)間、地點(diǎn)、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會(huì)議議程和進(jìn)行情況以及對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會(huì)議的主要精神、討論意見和議決事項(xiàng)等。根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
1、集中概述法。這種寫法是把會(huì)議的基本情況，討論研究的主要問題，與會(huì)人員的認(rèn)識(shí)、議定的有關(guān)事項(xiàng)(包括解決問題的措施、辦法和要求等)，用概括敘述的方法，進(jìn)行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會(huì)議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對(duì)短小。如果會(huì)議的議題較多，可分條列述。
2、分項(xiàng)敘述法。召開大中型會(huì)議或議題較多的會(huì)議，一般要采取分項(xiàng)敘述的辦法，即把會(huì)議的主要內(nèi)容分成幾個(gè)大的問題，然后另上標(biāo)號(hào)或小標(biāo)題，分項(xiàng)來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對(duì)全面，問題也說得比較細(xì)，常常包括對(duì)目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會(huì)、深入貫徹的會(huì)議。
3、發(fā)言提要法。這種寫法是把會(huì)上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點(diǎn)和精神實(shí)質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實(shí)地反映與會(huì)人員的意見。某些根據(jù)上級(jí)機(jī)關(guān)布置，需要了解與會(huì)人員不同意見的會(huì)議紀(jì)要，可采用這種寫法。
八、函
(一)、函的概念
函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系。
(二)、函的種類
函可分為公函與便函兩種。
(三)、公函的寫作格式
公函包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、日期等。
標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**(事由)的函》;復(fù)函為《關(guān)于**(答復(fù)事項(xiàng))的復(fù)函》。
正文一般包括三層：簡要介紹背景情況;商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題;希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請(qǐng)大力支持為盼”等。
(四)、公函的寫作要求
1、要一函一事，切忌一函數(shù)事。
2、要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實(shí)，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。
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