外貿(mào)商務(wù)書信格式范文
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外貿(mào)商務(wù)書信格式范文
商務(wù)信函屬于商務(wù)禮儀文書范疇，是指企業(yè)與企業(yè)之間，在各種商務(wù)場(chǎng)合或商務(wù)往來(lái)過(guò)程中所使用的簡(jiǎn)便書信。其主要作用是在商務(wù)活動(dòng)中用來(lái)建立經(jīng)貿(mào)關(guān)系、傳遞商務(wù)信息、聯(lián)系商務(wù)事宜、溝通和洽商產(chǎn)銷；詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、處理具體交易事項(xiàng)。其種類包括聯(lián)系函、推銷函、訂購(gòu)函、確認(rèn)函、索賠函等多種。
文種特性
〔一）語(yǔ)氣口語(yǔ)性
每一封商務(wù)信函的往來(lái)都是不同的企業(yè)之間或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務(wù)信函更多地體現(xiàn)了感性的一面。而不是人們想象的商務(wù)信函應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來(lái)使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡(jiǎn)單、自然、人性化。無(wú)論是歉意的道歉函，還是善意的勸說(shuō)函，或者購(gòu)買函，完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。
（二）內(nèi)容直接性
企業(yè)每天都要閱讀大量信函文件。商務(wù)信函不需要用華麗的詞句。所以，商務(wù)信函要寫得簡(jiǎn)明扼要，短小精悍，切中要點(diǎn)。用簡(jiǎn)潔樸實(shí)的語(yǔ)言來(lái)寫信函，使信函讀起來(lái)簡(jiǎn)單、清楚、容易理解。當(dāng)涉及數(shù)據(jù)或者具體的信息時(shí)，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)格、貨號(hào)，等等，要用語(yǔ)精確，使交流的內(nèi)容更加清楚，這更有助于加快商務(wù)活動(dòng)的進(jìn)程。
�。ㄈ⿷B(tài)度真誠(chéng)性
商務(wù)信函要能夠充分體現(xiàn)真誠(chéng)、禮貌。不管說(shuō)什么，都要帶著誠(chéng)意去說(shuō)。把寫好的商務(wù)信函拿起來(lái)讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠(chéng)和禮貌。這里所說(shuō)的禮貌，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)，而是體現(xiàn)了一種為他人考慮，多體諒對(duì)方心情和處境的態(tài)度。
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商務(wù)信函具有純粹的業(yè)務(wù)性，一般要求專文專事，內(nèi)容集中單一，圍繞公務(wù)，突出主旨。
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商務(wù)信函結(jié)構(gòu)類似于一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿(mào)商務(wù)函、電的寫作則必須依照國(guó)際慣例，用英語(yǔ)或?qū)Ψ絿?guó)家所使用的語(yǔ)言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對(duì)方的語(yǔ)言規(guī)范和習(xí)慣。
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商務(wù)信函是兩個(gè)平等法人之間的往來(lái)文書，反映雙方平等、互惠互利的關(guān)系。商務(wù)信函的寫作應(yīng)相互尊重，以禮相待。
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商務(wù)信函是在商務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)中形成的，每封信函都是一定時(shí)限內(nèi)的雙方意愿的明確表達(dá)。因此，接收對(duì)方的信函后必須及時(shí)回復(fù)。目前，信函的傳遞越來(lái)越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應(yīng)這一特點(diǎn)的需要。
商務(wù)信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。
（一）信頭
信頭即信函的開頭，由發(fā)信人名稱及地址、標(biāo)題、函號(hào)、稱謂、收信人地址和單位等組成。
1、發(fā)信人名稱及地址
發(fā)信人名稱及地址一般寫明發(fā)信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。還包括電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、專用電碼、電傳、傳真、網(wǎng)址等商務(wù)聯(lián)系信息。
2、標(biāo)題
作為商務(wù)信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業(yè)單位個(gè)人與個(gè)人之間的交流，商務(wù)信函一般可以有標(biāo)題。標(biāo)題位置在信文首頁(yè)卜方，居中書寫，其內(nèi)容是標(biāo)明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通過(guò)標(biāo)題就對(duì)信文的主要內(nèi)容有大致的了解。常見(jiàn)的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：
(1)由事由加文種名稱“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函”、“推銷函”、“訂購(gòu)函”、“索賠函”等。
(2）先寫“事由”二字，加冒號(hào)提示，然后直接標(biāo)寫該信函的內(nèi)容，如“事由：機(jī)動(dòng)車索賠”。
3、函號(hào)
函號(hào)即編號(hào)，分為對(duì)方編號(hào)和己方編號(hào)。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號(hào)，可保證信函便于管理和查閱。
函號(hào)位置一般出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。常見(jiàn)的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號(hào)的格式，采用“x函〔xxxx〕x號(hào)”或（xxxx) “函第x號(hào)”的形式；二是采用直接編號(hào)的形式，如“第x號(hào)”。
4、稱謂
稱謂是對(duì)收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的左下方，單獨(dú)占行，頂格書寫，后面用冒號(hào)。書寫時(shí)有以下兩種稱謂：
(1)泛指尊稱。“尊敬的”后加稱謂并加冒號(hào)，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)”、 “尊敬的銷售部經(jīng)理”等。
(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名后面加稱謂語(yǔ)。這類稱謂一般用于寫信人與收信人彼此認(rèn)識(shí)或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱謂能夠體現(xiàn)寫信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部張部長(zhǎng)”、“尊敬的銷售部王經(jīng)理”等。
5、收信人地址、單位
收信人地址、單位要寫明收信人企業(yè)單位名稱及詳細(xì)地址。
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正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。正文寫作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡(jiǎn)明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。
1、問(wèn)候語(yǔ)
問(wèn)候語(yǔ)也即應(yīng)酬語(yǔ)或客氣語(yǔ)。開頭的問(wèn)候語(yǔ)是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對(duì)收信人打招呼的禮貌問(wèn)候語(yǔ)。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來(lái)生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語(yǔ)。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語(yǔ)表示感謝來(lái)函。
2、主體
主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說(shuō)明的.事項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個(gè)內(nèi)容：
(l說(shuō)明發(fā)函緣由。直截了當(dāng)、簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容；復(fù)函則要引敘對(duì)方來(lái)函要點(diǎn)，以示復(fù)函的針對(duì)性。
(2)說(shuō)明發(fā)函事項(xiàng)。主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對(duì)所要商洽的問(wèn)題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見(jiàn)。要求語(yǔ)氣要平和，問(wèn)題要明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢問(wèn)函的正文主體包括詢問(wèn)緣由、詢問(wèn)事項(xiàng)兩部分；答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分；商品報(bào)價(jià)函的正文主體包括產(chǎn)品的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等。
如果正文主體內(nèi)容簡(jiǎn)單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。
3、結(jié)尾語(yǔ)
正文結(jié)束以后，一般用精練的語(yǔ)言將主體所敘之事加以簡(jiǎn)單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的日的。如請(qǐng)求函的結(jié)尾語(yǔ)是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語(yǔ)是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語(yǔ)視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。
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信尾部分包括四部分內(nèi)容。
1祝頌語(yǔ)
所有的商務(wù)信函都要寫明祝頌語(yǔ)。祝頌語(yǔ)分為祝者自身的請(qǐng)候語(yǔ)和收信人的安好語(yǔ)兩部分：
(1)請(qǐng)候語(yǔ)，在正文結(jié)束后空兩格書寫。常用的有“敬�！薄ⅰ绊橅灐�、“恭祝”
等。
(2)安好語(yǔ)，一定另起一行頂格書寫，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。常用的安好語(yǔ)有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。
2、簽署
簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見(jiàn)而定。有的企業(yè)署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對(duì)信函的內(nèi)容負(fù)責(zé)。個(gè)人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。
3、日期
日期一般是發(fā)信具體時(shí)間。商務(wù)信函因?yàn)樯婕吧虅?wù)業(yè)務(wù)往來(lái)，務(wù)必寫明發(fā)信日期。一般采用以下三種形式：
(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。
(2）阿拉伯?dāng)?shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字寫明發(fā)信日期，如2008 年8月18日。
(3)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0"，如2008年08月18日。
無(wú)論哪種寫法，日期務(wù)必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成“08年08月08日”。
4、附件
附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報(bào)價(jià)單、發(fā)票、確認(rèn)書、單據(jù)等。如果需要標(biāo)注附件的，在信函簽署的下方可以標(biāo)注附件。如果附件是兩個(gè)以上的，要分別標(biāo)注附件一、附件二等。
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