如何做一個合格的會議記錄者

　　記錄是指把所見、所聞、所思、所想等通過一定的手段保留下來，并作為信息傳遞開去。下面是小編為大家收集的如何做一個合格的會議記錄者，僅供參考，大家一起來看看吧。

　　會議記錄者的功能

　　會議記錄者主要有4種功能。

　　會議記錄者特別重要。會議記錄在會議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個會議成敗的關(guān)鍵。

　　會議記錄者的一個主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計的程序。

　　這一功能主要表現(xiàn)在會議的事后跟蹤這個部分。會議記錄者在會議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會議的議程所設(shè)計的程序，可以起到"和事佬"的作用。

　　會議記錄者還有協(xié)助主持人做好會議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項工作。因為這樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因為這一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個人。

　　觀察預(yù)防功能。會議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡單來說，會議記錄者可以以一個旁觀者的角度來觀察會議中是否存在一些誤區(qū)，同時可以從旁對主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會議中哪些人發(fā)言過長，哪些人尚未發(fā)言，并對這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會議誤區(qū)：

　　第一誤區(qū)社會性懈怠

　　社會性懈怠是一個心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會議為例，許多會議決議的產(chǎn)生通常都要使用"全體通過"這個名詞，其實這個名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會狀態(tài)，實際是處在一種參與的假象中。

　　對于這種會議誤區(qū)，身在其中的主持人和對答者均不易察覺，只有站在第三者角度上的會議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對此種情況適時做出提醒，避免會議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開會的真正價值。

　　第二誤區(qū)從眾心理

　　從眾心理就是大家都用一種聲音說話。參會者之所以會用一種聲音說話，不是因為站在真理的角度上，而主要是因為規(guī)范性的從眾壓力。例如某個小團體或是很有權(quán)威的某個人的影響力很強，他們的想法因為他們的影響力而對很多個體產(chǎn)生一種強大的壓迫力，迫使許多個體同意其決策。

　　這種誤區(qū)也需要類似會議記錄者這樣的第三者來觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時預(yù)防。

　　第三誤區(qū)團體極化

　　團體極化指的是會議的討論有時會趨于極端化，或者極好或者極壞。無論是哪種情況，都不利于形成客觀的決議。

　　會議記錄者的客觀立場能夠幫助克服這種誤區(qū)。

　　二.誰能勝任會議記錄者

　　許多傳統(tǒng)的觀點認(rèn)為會議記錄者是會議中最"簡單"的角色，其實這種觀點已然落后了許多。會議記錄者在現(xiàn)代會議中是僅次于會議主持人的一個重要角色。因為，一名好的會議記錄者可以增進議事效率，而一名不好的會議記錄者不僅徒增誤會，還浪費時間;一名稱職的會議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。

　　所以，一名會議記錄者需要同時具有多項才能：

　　反應(yīng)快。對于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。

　　寫字快。做會議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。

　　知識面廣。在做會議記錄時，經(jīng)常會聽到一些專業(yè)術(shù)語，沒有相對廣的知識面，對這些專業(yè)術(shù)語，你可能既聽不懂，也不會寫。這屬于一個會議記錄者的硬件能力。

　　記憶力特別強。會議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個很復(fù)雜又冗長的問題時，更需要超強的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。

　　組織能力強。

　　傾聽能力強。

　　總結(jié)能力強。

　　如何做會議記錄

　　一、會前準(zhǔn)備

　　在會議開始之前，作為會議記錄員需要做好充分的準(zhǔn)備工作。首先，要了解會議的主題、目的和議程，以便能夠準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容。其次，要準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本、筆、錄音設(shè)備等，以備不時之需。最后，要熟悉會議記錄的基本格式和規(guī)范，確保記錄內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、易于理解。

　　二、記錄要點

　　在會議進行過程中，會議記錄員需要時刻關(guān)注會議內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄要點。具體來說，需要注意以下幾個方面：

　　1. 記錄發(fā)言人姓名、職務(wù)和發(fā)言內(nèi)容，以便后續(xù)整理時能夠明確每個人的發(fā)言內(nèi)容和觀點。

　　2. 關(guān)注會議的核心議題和討論內(nèi)容，及時記錄并整理出會議的主要觀點和結(jié)論。

　　3. 記錄會議中提到的數(shù)據(jù)、事例、引用等內(nèi)容，以便后續(xù)整理時能夠提供詳細(xì)的證據(jù)和依據(jù)。

　　4. 注意記錄會議中的問題和解決方案，以及會議的決定和行動計劃，這些都是后續(xù)工作的重要依據(jù)。

　　三、整理記錄

　　會議結(jié)束后，會議記錄員需要及時整理會議記錄，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、易于理解。在整理過程中，需要注意以下幾個方面：

　　1. 將會議記錄按照議程順序或者議題分類整理，方便后續(xù)查閱和使用。

　　2. 對于重要的觀點、結(jié)論和決定，要用醒目的方式標(biāo)注出來，以便能夠快速找到關(guān)鍵信息。

　　3. 對于會議中提到的數(shù)據(jù)、事例、引用等內(nèi)容，要進行核實和整理，確保準(zhǔn)確無誤。

　　4. 在整理過程中，可以適當(dāng)添加自己的理解和解釋，幫助讀者更好地理解會議內(nèi)容。

　　四、注意事項

　　除了以上幾點基本技巧和方法外，還有一些需要注意的事項：

　　1. 保持良好的態(tài)度和姿態(tài)，尊重每一位發(fā)言人，不要打斷或者干擾別人的發(fā)言。

　　2. 在記錄過程中要保持專注和耐心，不要遺漏任何重要信息。

　　3. 對于不清楚或者不確定的內(nèi)容，要及時向發(fā)言人確認(rèn)，確保記錄準(zhǔn)確無誤。

　　4. 在會議結(jié)束后，要及時將會議記錄發(fā)送給參會人員，以便大家能夠及時查閱和使用。

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