企業(yè)檔案規(guī)范化管理及其建議論文
企業(yè)檔案是指對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的各項歷史記錄，以文字、圖像等形式保存下來的。檔案的規(guī)范化管理是將各種有保存價值的文字材料按一定要求進行科學(xué)分類整理，其目的是實現(xiàn)檔案的有效利用。企業(yè)檔案規(guī)范化管理是現(xiàn)代檔案管理的要求，對于保證企業(yè)的工作質(zhì)量，提高工作效率，建立檔案信息中心，最大限度地管好用活庫藏檔案，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)兩個文明建設(shè)中的作用，都具有重要的意義。
一、當(dāng)前企業(yè)檔案規(guī)范化管理存在的問題
�。ㄒ唬n案意識薄弱。在企業(yè)，很多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，經(jīng)濟建設(shè)是硬道理，而檔案管理是軟工程，是做給外人看的，可有可無。這些干部的思想落后，檔案意識較差，體現(xiàn)在檔案工作上就是管理松懈、規(guī)范性不強，有些企業(yè)沒有正規(guī)的檔案室、檔案員；有些企業(yè)雖然建了檔案室，但設(shè)施、設(shè)備等硬件條件差，使檔案室的服務(wù)功能成了擺設(shè)。沒有場所、人員做保障，檔案工作也就無所謂規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化了。
�。ǘn案管理從業(yè)人員素質(zhì)較低。很多企業(yè)檔案管理人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展，導(dǎo)致信息化的檔案管理設(shè)備閑置。也有部分檔案工作者對于自身工作所面臨的巨大挑戰(zhàn)認(rèn)識不足，或者滿足于自己已掌握的知識，在接受新的技能后不懂得如何將其應(yīng)用于實際工作中，或者缺乏應(yīng)用的動力，不愿花費時間和精力來整合提高新的.技能。這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。
�。ㄈn案管而不用現(xiàn)象嚴(yán)重。目前，很多企業(yè)建有檔案室，也制定了檔案管理制度，但是這些往往多流于形式，尤其是很多領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為，檔案工作相比于經(jīng)濟發(fā)展來說，顯得不是那么重要，因此，很多企業(yè)的檔案室就是個面子工程，僅僅是作為保管檔案的地方，檔案被束之高閣，沒有被利用起來。少數(shù)檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒有按制度落實，檔案管理工作沒有真正實施。
�。ㄋ模n案管理的信息化水平較低。檔案管理信息化既是推動檔案管理規(guī)范化、統(tǒng)籌發(fā)展的必要舉措。然而目前大多數(shù)企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版處理、檔案材料，工作效率慢，成效低，對企業(yè)的發(fā)展以及檔案管理水平造成不利影響。隨著計算機在檔案應(yīng)用中日益成熟，而今的檔案管理工作已經(jīng)不能只局限于收集、整理、歸檔中，它需要現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案。
二、加強企業(yè)檔案管理規(guī)范化的建議
�。ㄒ唬┙y(tǒng)一對檔案進行規(guī)范化處理。企業(yè)應(yīng)該將檔案規(guī)范化管理工作作為一項中心工作來抓。有學(xué)者提出，規(guī)范化是當(dāng)前檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的前提條件。因為現(xiàn)代檔案工作已不再屬于一個部門，而是一個企業(yè)、一個地區(qū)甚至一個省市檔案信息交流的組成部分。因此企業(yè)的檔案工作要有長遠打算，做好檔案文件的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫濕度控制、防霉防蟲、保密保管等基礎(chǔ)性工作；并根據(jù)國家紙質(zhì)文件、檔案管理、電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行歸檔。有些企業(yè)在檔案管理方面做得比較到位，如江西省安義縣公司通過全面加強檔案管理組織建設(shè)，完善檔案管理制度，以檔案管理達標(biāo)工作為抓手，整體提升全系統(tǒng)檔案工作水平。同時，公司辦公室還計劃進一步加強對基層單位檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，使公司系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理工作邁上了一個新的臺階。
�。ǘ┨岣咂髽I(yè)檔案管理人員的素質(zhì)。當(dāng)前對企業(yè)檔案管理從業(yè)人員的要求是：他們必須具有扎實的專業(yè)理論基礎(chǔ)，掌握檔案工作的方法和規(guī)律，精通檔案業(yè)務(wù)，在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上，豐富計算機知識，實現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。此外，對于一個不斷發(fā)展的企業(yè)而言，從事檔案管理的人員還應(yīng)具有創(chuàng)新意識，能夠把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現(xiàn)的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。
（三）提升檔案管理信息化水平。檔案管理的信息化是適應(yīng)新時期的必然需求，也是更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的必要條件。因此，對現(xiàn)代企業(yè)而言，應(yīng)該將檔案信息化建設(shè)作為提升檔案管理水平的重點工作來抓，在文書檔案實行信息數(shù)字化后，積極推進各種實物檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調(diào)閱利用提供便利，同時也為檔案管理實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。
�。ㄋ模┱_處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國家機密是每個公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。日常工作中，檔案管理人員應(yīng)重視檔案保密，工作盡心盡職，對檔案管理專用計算機進行更新，定期維護復(fù)印機、打印機，加固檔案室防盜門，添置防磁柜，為檔案資源的安全保管提供保證。
�。ㄎ澹┏浞掷脵n案資源。傳統(tǒng)的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動，這種做法，在保護檔案的同時，也使一些有價值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴(yán)重浪費。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護的價值，這不是檔案保護的初衷。因此，應(yīng)該對檔案進行有效的利用，切不可失之偏頗。
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