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總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)

時間:2021-04-08 14:51:12 文秘資料 我要投稿

總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)

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總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)

  總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)

  職責(zé)一:安排公司領(lǐng)導(dǎo)工作活動日程,完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常工作

  任務(wù)1:安排公司領(lǐng)導(dǎo)工作、活動日程,陪同協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作活動

  任務(wù)2:完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的日常各項工作

  職責(zé)二:協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)安排各種外事活動

  任務(wù)1:接待到訪的總公司領(lǐng)導(dǎo)及其他客戶

  任務(wù)2:協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)安排公司領(lǐng)導(dǎo)班子例會及業(yè)務(wù)例會,督促會議決議的貫徹落實(shí)

  職責(zé)三:起草各類公文

  任務(wù)1:負(fù)責(zé)起草公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種文稿

  工作依據(jù)(與該崗位工作緊密相關(guān)的規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)):

  企業(yè)管理獎實(shí)施細(xì)則、《中國遠(yuǎn)洋物流公司、中國外輪代理公司公文管理規(guī)定》、《大連外代文件材料立卷歸檔辦法》

  總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)2

  1、總經(jīng)辦接待工作:接聽電話;引導(dǎo)客人進(jìn)入會議室,倒茶,通知相關(guān)人員會見;簽收信件快遞等;

  2、各類行政公文(通知、請示、呈報、發(fā)函、會議紀(jì)要、總結(jié)等、的起草、呈送、復(fù)印、分發(fā)、催辦、登記、清退、歸檔;

  3、填報開發(fā)公司月報表,于次月12日上交報表;

  4、編制房地產(chǎn)市場月報表;

  5、填報統(tǒng)計(番禺統(tǒng)計、局房地產(chǎn)統(tǒng)計報表,每月月底前上交;統(tǒng)計年報于次年1月前上報;

  6、公司各類檔案管理工作(歸檔、分發(fā)合同、借閱等、;

  7、公司營業(yè)執(zhí)照年審,填報年檢報告書,準(zhǔn)備年檢材料;

  8、聯(lián)系保險公司,購買公司車輛強(qiáng)制險及商業(yè)險;

  9、公司網(wǎng)絡(luò)、辦公設(shè)備(電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、指紋機(jī)等、維護(hù)、管理與報修;

  10、跟進(jìn)各部門合同審批單審批流程,合同款付款申請;

  11、負(fù)責(zé)打掃會議室、總經(jīng)辦衛(wèi)生,以及會議室與總經(jīng)辦花草的護(hù)理;

  12、核算工地后勤費(fèi)用、每月辦公室物業(yè)水電費(fèi);

  13、制定月度物資使用計劃,做好物資的采購、驗收、入庫、發(fā)放和管理工作;

  14、公司固定資產(chǎn)的管理,定期進(jìn)行盤點(diǎn);

  15、每周預(yù)定團(tuán)隊活動場地,準(zhǔn)備相關(guān)物資(球、水等、;

  16、總經(jīng)理(番禺總經(jīng)理、、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理交辦的其他工作。

  總經(jīng)辦文秘崗位職責(zé)3

  一、工作概述

  負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的整理維護(hù)、文件檔案管理、來訪人員接待及協(xié)助總經(jīng)理對日常行政辦公事務(wù)的處理(如:行程安排、會議通知、文件上傳下達(dá)等、。

  二、崗位職責(zé)

  1、職責(zé)一:辦公室內(nèi)務(wù)

  1、辦公環(huán)境:明亮整潔、一塵不染、家具擺放整齊、辦公桌無文件累積、文件整齊規(guī)范、圖書排放整齊。

  2、每天準(zhǔn)時上班、開窗通風(fēng)。

  3、清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺擦拭一次。

  4、清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。

  5、為總經(jīng)理備好茶水(總經(jīng)理到辦公室的同時、。

  6、每天下班前清理辦公桌一次,關(guān)閉好門窗、電源等。

  7、及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內(nèi)過夜、每兩周吸塵一次。

  2、職責(zé)二:文件管理(流程齊全、分類合理、處理及時、管理規(guī)范、

  1、對所有文件先進(jìn)行識別,并分類登記,再分別辦理。

  2、外來公函、通知及文字資料:及時送交總經(jīng)理閱示,根據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。

  3、公司內(nèi)部文件:及時送交總經(jīng)理閱示,根據(jù)總經(jīng)理批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)、。

  4、公司各部門(單位、送交總經(jīng)理簽字的,根據(jù)送交人的意見給予及時傳遞辦理。

  5、重要的和緊急的文件,須提醒總經(jīng)理。

  6、每天將送交總經(jīng)理批示、看閱的文件清理一次,并核對登記記錄。

  7、根據(jù)文件積累的情況及時進(jìn)行存檔,并作好相應(yīng)記錄,便于查閱。

  3、職責(zé)三:來賓接待(彬彬有禮、熱情接待、

  1、笑臉相迎,茶水相待。

  2、詢問來賓情況:來訪目的,有無預(yù)約及身份情況等。

  3、必要時需索要名片并對來賓身份進(jìn)行識別。

  4、及時向總經(jīng)理請示。

  5、按總經(jīng)理意見引見,接待(按情況給予續(xù)茶水、。

  6、根據(jù)客人來訪時間、事宜重要性及職務(wù)等級,征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請。

  4、職責(zé)四:日常事務(wù)

  1、公司內(nèi)外文件的呈送、取件、復(fù)印、打印、分發(fā)、歸檔、整理及保管。

  2、會議通知、會場布置,參加例會,為會議進(jìn)行記錄以及會議紀(jì)要的起草工作。

  3、督促檢查工作計劃、會議決議、總經(jīng)理交辦事項的落實(shí)情況,并將了解的情況及時反饋。

  4、協(xié)調(diào)總經(jīng)理的日常工作時間安排(如:出差、來訪、會議、洽談、面試、宴請等、,并做好到點(diǎn)提醒。

  5、配合總經(jīng)理日常行政事務(wù)性工作,和出差前后的工作處理(如:日程安排、酒店預(yù)定、禮品準(zhǔn)備、費(fèi)用報銷等、。

  6、總經(jīng)理辦公室辦公設(shè)備、家具、各類辦公用品的領(lǐng)取、登記、管理、分發(fā)和維護(hù)工作。

  7、處理總經(jīng)理臨時交辦的`其他工作,做好各項信息統(tǒng)計匯總、呈報和管理。

  8、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不在私人交往、通信和通話中泄漏公司各類文件秘密,不通過其他任何方式傳遞文件秘密。

  三、工作流程

  四、任職條件

  1、學(xué)歷背景:

  以文科類為主,大專以上學(xué)歷。

  2、培訓(xùn)及資歷:

  接受過行政管理、禮儀、文書寫作、管理學(xué)、公共關(guān)系等方面的培訓(xùn)。

  3、工作經(jīng)驗:

  1、有2~3年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。

  2、有一定的獨(dú)立工作能力。

  4、基本技能和素質(zhì):

  1、知識素養(yǎng)較高,知識面較廣,知識結(jié)構(gòu)合理。

  2、熟悉公司文檔管理,能獨(dú)立完成文書及檔案管理工作。

  3、良好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力,具備較強(qiáng)的交往能力。

  4、具備一定的時間管理能力、工作效率較高。

  5、具備一定的洞察力及分析、解決問題的能力。

  6、熟悉公文寫作、思路清晰,熟練使用辦公軟件、設(shè)備。

  7、品格高尚,道德素養(yǎng)好。

  5、個性特征:

  1、外向型性格、富有親和力、主動積極、豁達(dá)樂觀、有耐心。

  2、忠誠守信、工作嚴(yán)謹(jǐn)、敬業(yè)、責(zé)任心強(qiáng)。

  3、做事果斷、條理性強(qiáng)、保密意識強(qiáng)、具有團(tuán)隊合作精神。

  五、如何做好總經(jīng)辦行政秘書工作

  沒做到位的表現(xiàn)是:上司認(rèn)為你應(yīng)該知道,問你時你卻不知道,這就說明你這秘書做得還不到位,還沒做好。那么要怎么做到位呢,具體如下:

  1、必須有更多的付出精神,不能太計較工作和個人報酬、時間。

  2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯(lián)系電話盡可能熟記。

  3、要學(xué)會擺弄文件,學(xué)會檔案管理,重要文件能隨時拿出來,所保存的文件能在2分鐘之內(nèi)找到,近期(半月內(nèi)、過手的文件要迅速知道其去處。

  4、學(xué)會記住認(rèn)人,凡是見過一次面或找過你上司一次的人,一定要記住其容貌和姓名,最好能在下次見到時,能立即知道這人姓什么,做什么的。

  5、應(yīng)酬活動,場合允許要站在總經(jīng)理身邊,輕聲提醒上司對面過來準(zhǔn)備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的。

  6、學(xué)會記錄,只要在場能記錄的一般都要記錄詳細(xì),說不定什么時候有用。

  7、開會一般你只是列席,要記住盡量少發(fā)言,如非上司問及,一般不發(fā)言,但是一定要將會議記錄記全面,尤其是重要發(fā)言和會議決議。

  8、對內(nèi)部各部門和人員有調(diào)查研究和了解情況的權(quán)力,但沒有指令權(quán),若轉(zhuǎn)達(dá)上司的指令一定要在下達(dá)之前說明。

  9、為了寫東西,多做標(biāo)準(zhǔn)文本,以備不時之需。

  10、對其它同事不可有驕嬌之氣。

  11、無論對上、對下,多用“請”和“謝謝”。

  12、不做與工作無關(guān)的事。

  13、手機(jī)永遠(yuǎn)是振動,網(wǎng)上QQ也不要有唧唧的叫聲。

  14、要細(xì)心,學(xué)會在小事情上為上司補(bǔ)缺,必要時候需要為上司圓場。

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