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如何寫好公司會議中的會議紀(jì)要？
撰寫會議紀(jì)要的方法與公司的企業(yè)文化、發(fā)展規(guī)模、會議人員層級、領(lǐng)導(dǎo)偏好等因素密切相關(guān)，同時還存在上市公司撰文合規(guī)性等一系列需分類討論的問題。以下是中國人才網(wǎng)小編整理的如何寫好公司會議中的會議紀(jì)要?歡迎閱讀!
例1
說明一下我所在公司的大致情況：我們公司屬于某大型央企旗下的上市平臺附屬子公司，曾在上個世紀(jì)八九十年代的本地市場上占據(jù)一席之地，領(lǐng)導(dǎo)大多為60后與70后，思想傳統(tǒng)保守，對新事物的接受程度較低。我所在的部門為總經(jīng)理直接管轄的辦公室，崗位為公司總經(jīng)理的專職會議紀(jì)要員。
根據(jù)個人從業(yè)經(jīng)驗，總結(jié)會議紀(jì)要工作的一下要點：
1、行文風(fēng)格：通過多次參會并觀察領(lǐng)導(dǎo)針對不同事務(wù)的處理態(tài)度與方法，總結(jié)出領(lǐng)導(dǎo)的行為風(fēng)格與個人偏好，使紀(jì)要成為“領(lǐng)導(dǎo)的聲音”。
例如，我們領(lǐng)導(dǎo)傾向于執(zhí)行力第一的狼性文化，會議紀(jì)要中就要善于使用“確保完成”“切實落地”“敢想敢干”等詞匯對各項任務(wù)的執(zhí)行力度加以強調(diào)。2、內(nèi)在邏輯：邏輯問題主要分為兩種情況：
A事先為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備了講話材料，領(lǐng)導(dǎo)也完全按照材料思路布置工作，只需根據(jù)材料對紀(jì)要進(jìn)行完善; B事先沒有總結(jié)講話材料，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)員工匯報與各部門意見，綜合考慮后給予工作布置，這也是出現(xiàn)較多的情況，此時領(lǐng)導(dǎo)有大致思路，但是可能存在相同事項重復(fù)說、換角度說，不同事項雜糅、邏輯詞混用等情況，此時需要紀(jì)要員對公司業(yè)務(wù)有一定了解，并且事先對會議材料進(jìn)行過預(yù)熱，才能梳理領(lǐng)導(dǎo)的思路。
例如，我的領(lǐng)導(dǎo)在時間充裕的情況下，會使用總-分-總的結(jié)構(gòu)進(jìn)行工作布置，并且還會大量引經(jīng)據(jù)典，甚至?xí)峒叭绾巫鋈说茸h程以外的話題，這時就需要對領(lǐng)導(dǎo)傳遞的信息進(jìn)行過濾，抓住主要邏輯脈絡(luò)。 3、主次分明：總經(jīng)理主持的會議大多為公司層級會議，由各部門共同參與，因而會議紀(jì)要側(cè)重宏觀工作布置，強調(diào)高度與方向;而部門會議、項目會議則往往以某一議題為主，側(cè)重對領(lǐng)導(dǎo)安排的細(xì)化與分解，強調(diào)可控與執(zhí)行。因此，對會議層級與規(guī)模的知悉是區(qū)分紀(jì)要內(nèi)容取舍的前提。
例如，在總經(jīng)理的會議紀(jì)要中，往往需要對各部門的質(zhì)詢、項目反饋的過程進(jìn)行弱化，而將重點放在總經(jīng)理的最終講話上。領(lǐng)導(dǎo)可能會對某部門的意見表示贊同，也可能在某部門提出看似合理的意見之后不置可否，該選擇那些內(nèi)容寫入紀(jì)要，則是紀(jì)要員長久積累之后的微妙考量。
4、合理取舍：“未經(jīng)敘述的事情從未發(fā)生”，紀(jì)要的本質(zhì)也正是如此，會議中并不是所有結(jié)論都適合寫入紀(jì)要，有的決議只能讓參會人心領(lǐng)神會而不宜記錄，有的則是這需要記錄員對會場的利益關(guān)系、人際關(guān)系進(jìn)行權(quán)衡后進(jìn)行取舍。
例如，子公司提出與母公司不同的經(jīng)營方針，子公司表示要在各個同級公司中拉開差距等等言辭就不合適出現(xiàn)在作為憑證的會議紀(jì)要中。
5、特殊情況：上市公司具有獨立性，在資產(chǎn)、人員、業(yè)務(wù)等方面均需不受第三方平臺的管控，因而在某一上市公司的紀(jì)要中不應(yīng)出現(xiàn)另一上市公司的字樣。
例如，當(dāng)所在公司為上市公司，并且與并列上市平臺存在不可避免的業(yè)務(wù)往來，或是受到第三方管控，此時就需在紀(jì)要中注意措辭，保持獨立與合規(guī)。
6、紀(jì)要之外：會議紀(jì)要雖然是一項與純文字的工作，但是作為職場人，尤其在國企這樣人際關(guān)系占據(jù)重要地位的環(huán)境中，要認(rèn)識到會議紀(jì)要的工作并不存在不可替代性，因而更重要的是與領(lǐng)導(dǎo)、直接上級的溝通和交流，在日常的工作中加深了解，明確他們的想法和習(xí)慣，懂得他們的拳法和套路，那也同樣重要。
例2
注意事項：
1、會議開始前要熟悉會議參與人，如若是客戶，可以索要名片(此步驟也可會后要)，之后可制成Excel表格，方便公司里其他人使用。
2、會議過程中，要特別注意領(lǐng)導(dǎo)的思路形成過程，對于提出的要求決策一定要明確記錄。在匯報中可用詞匯：會議認(rèn)為，會議強調(diào)，會議指出，會議號召，會議決定。
3、會議紀(jì)要中的主要內(nèi)容和關(guān)鍵字，要用紅字、黑體標(biāo)識，方便審閱人審閱。
4、會議中提到的需要跟進(jìn)的事項(一般有時間限制)，需要注明，并且設(shè)置時間提醒(紅字提醒)，按專人分類，到時提醒。
5、會議結(jié)束之后，要就任務(wù)事項進(jìn)行總結(jié)，與專人核對確認(rèn)。
6、按照項目進(jìn)行分類，制作Excel，注明該項目的第幾次會議，會議結(jié)束后工作的進(jìn)度情況。
7、會議開始之前需要回報前次會議跟進(jìn)的事項和完成情況，下一階段的進(jìn)度目標(biāo)及落實措施。
8、書寫過程思路要清晰，分條羅列事項。
會議記錄應(yīng)該突出的重點：
(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動;
(2)會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;
(3)權(quán)威人士或代表人物的言論;
(4)會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;
(5)會議已議決的或議而未決的事項;
(6)對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。
會議紀(jì)要的操作/流程建議：
(針對對業(yè)務(wù)、語言不太熟悉的朋友記錄領(lǐng)導(dǎo)討論會)
一、會前
1. 熟悉會議內(nèi)容。包括會議文件，以及相關(guān)的以前的一些文件。最好能夠大致了解不同領(lǐng)導(dǎo)的觀點。
2. 重點想一想，可能出現(xiàn)爭議的地方。
二、會上
1. 關(guān)鍵是錄音下來。
2. 重點在于理解領(lǐng)導(dǎo)的意思。
3. 看個人情況，從最有利于自己理解、記住會議內(nèi)容的角度出發(fā)，看是電腦打字、筆記、還是干脆不寫筆記。
三、會后
1. 初稿。如果對材料不熟悉，擔(dān)心有疏漏，就把領(lǐng)導(dǎo)說的話都記錄下來。
2. 反復(fù)讀初稿。領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意思。在腦袋里搭框架(整體的邏輯)。
3. 按照框架調(diào)整文字的順序，但先不要刪減或精簡。
4. 在框架下看要不要合并內(nèi)容�？赡軙行﹥�(nèi)容放不到任何一個大類里面，就先放在一邊。
5. 回顧框架(整體大邏輯線)有沒有問題，是不是要調(diào)整。
6. 看框架里每一部分的內(nèi)容放的對不對。如果對的話，你這一段應(yīng)該可以起一個標(biāo)題，或者用一句話把中心思想表達(dá)出來。
7. 在每個框架下看內(nèi)部的邏輯，按照重要性排序。
8. 最后再來調(diào)整看你的語言、格式對不對。
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