會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制探究論文
摘 要： 針對計(jì)算機(jī)信息處理的特點(diǎn)，聯(lián)合會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的要求，分析了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響，從而提出了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的主要內(nèi)容，以便引起人們對會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的重視。
關(guān)鍵詞： 會(huì)計(jì)電算化；系統(tǒng)；內(nèi)部控制
會(huì)計(jì)電算化是指將電子計(jì)算機(jī)技能應(yīng)用到會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理工作中的現(xiàn)代化管理模式。具體地說，就是用電子計(jì)算機(jī)取代人工記賬，應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，由電子計(jì)算機(jī)對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，并打印、輸出會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的過程。而內(nèi)部控制則是指企業(yè)為了保護(hù)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，確保會(huì)計(jì)信息的正確可靠，貫徹管理方針，提高經(jīng)營效率，以職責(zé)分工為基礎(chǔ)所設(shè)計(jì)實(shí)施的對企業(yè)內(nèi)部各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行制約和協(xié)調(diào)的一種內(nèi)部管理制度。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施推動(dòng)了企業(yè)信息化的發(fā)展，給企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)帶來了一定的影響。而內(nèi)部控制又關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，關(guān)系到會(huì)計(jì)系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確性和可靠性。企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)，必須建立、健全與會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)相適應(yīng)的一整套內(nèi)部控制制度，以包管企業(yè)有序、健康地發(fā)展。因此，建立一整套適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。
1會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響
1.1計(jì)算機(jī)的使用改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的環(huán)境
企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后，會(huì)計(jì)部門不但利用計(jì)算機(jī)完成基本的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，還要利用計(jì)算機(jī)完成各種更為復(fù)雜的業(yè)務(wù)活動(dòng)，如銷售預(yù)測、人力資源規(guī)劃等。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，原來人與人之間的聯(lián)系部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系，并產(chǎn)生了一些新的控制程序。隨著遠(yuǎn)程通訊技能的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能，業(yè)務(wù)事項(xiàng)可以在遠(yuǎn)離企業(yè)的某個(gè)終端機(jī)上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作。因此，要包管企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整，包管會(huì)計(jì)系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確和可靠，達(dá)到企業(yè)管理的目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)越發(fā)廣泛、越發(fā)復(fù)雜。
1.2會(huì)計(jì)電算化處理趨于程序化，實(shí)時(shí)控制加強(qiáng)而內(nèi)部考核減弱
在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序、各類會(huì)計(jì)憑據(jù)和報(bào)表的生成方法、會(huì)計(jì)信息的儲(chǔ)存方法和儲(chǔ)存媒介等都發(fā)生了很大的變化。原先反映會(huì)計(jì)處理過程的各種原始憑據(jù)、記帳憑據(jù)、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì)計(jì)資料的書面形式的資料減少了。由于無紙化數(shù)據(jù)和無紙化交易的推行，減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入、重復(fù)處理，使得會(huì)計(jì)處理程序化。原來的手工處理會(huì)計(jì)在核算過程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相稱一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了，數(shù)據(jù)處理集中化、自動(dòng)化，一個(gè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤往往會(huì)導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真。系統(tǒng)內(nèi)更多的依賴于自身實(shí)時(shí)控制，考核與審查的控制趨于減少。
1.3計(jì)算機(jī)的使用加大了防止舞弊、預(yù)防犯法的難度
隨著計(jì)算機(jī)使用范圍的延伸，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的貪污、舞弊、詐騙等犯法活動(dòng)也有所增加。由于儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被竄改，有時(shí)甚至被不留陳跡地竄改。未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。所以，發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯法的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更難，它所造成的危害和損失可能比手工會(huì)計(jì)危害更大。因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制不但難度大、復(fù)雜，而且還要有各種控制計(jì)算機(jī)技能的手段。
1.4會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全隱患問題突出
在會(huì)計(jì)電算化中，信息的載體已從紙介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)榇沤橘|(zhì)或光電介質(zhì)，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全問題主要包羅三個(gè)方面：1邏輯安全方面，主要表現(xiàn)為網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)所依托的Internet體系使用的是開放式的TCP/IP協(xié)議，存在著搭截偵聽、口令試探和竊取、身份假冒、竄改和偽造信息、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的軟破壞和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)泄密等安全隱患。軟破壞的原因主要是病毒和黑，客的.襲擊，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的泄密主要有主動(dòng)泄密和被動(dòng)泄密兩種；2物理安全方面，主要表現(xiàn)為偶然或故意地?fù)p壞數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)，磁介質(zhì)由于受熱受潮、折損等原因，造成所存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失或破壞，使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失去可用性；3安全管理方面，推行會(huì)計(jì)電算化后，財(cái)務(wù)管理和業(yè)務(wù)管理實(shí)行了一體化，企業(yè)的經(jīng)營管理活動(dòng)險(xiǎn)些完全依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。假如對網(wǎng)絡(luò)的管理和維護(hù)水平不高或疏于管理監(jiān)控，一旦系統(tǒng)癱瘓將嚴(yán)峻影響企業(yè)的團(tuán)體運(yùn)作�；诖�，必須建立、健全安全管理制度，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，探索和研究解決未來潛在的安全問題，以防患于未然。
2會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制的內(nèi)容
2.1會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的一般控制
2.1.1人員控制
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)應(yīng)在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解本領(lǐng)，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。外購的商品化軟件應(yīng)要求軟件制作公司提供充足的培訓(xùn)機(jī)會(huì)和時(shí)間。在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn)，不但僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，還應(yīng)包羅讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑據(jù)流轉(zhuǎn)程序、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。
2.1.2檔案管理
計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的有關(guān)資料應(yīng)及時(shí)存檔，企業(yè)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。一個(gè)公道完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和送還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)定期對全部檔案進(jìn)行備份，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應(yīng)訂定出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急措施和恢復(fù)手段。企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件也應(yīng)具有強(qiáng)制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時(shí)恢復(fù)到近來狀態(tài)的功能。
2.1.3設(shè)備管理
對用于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度以包管設(shè)備的齊備，包管設(shè)備能夠正常運(yùn)行。硬件設(shè)備的管理包羅對設(shè)備所處環(huán)境進(jìn)行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包羅對人文環(huán)境的控制，如防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)工作區(qū)域、防止設(shè)備被盜、防止設(shè)備用于其他方面等。
根據(jù)觀察，這些資訊都是值得各位作者朋友參考的，所以希望大家多做研究了解，以便在職稱的道路快速前行！
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