畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔的難點與對策管理學(xué)論文
畢業(yè)生就業(yè)電子文件管理領(lǐng)域，主要包括：畢業(yè)生就業(yè)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔兩大類。其中，畢業(yè)生就業(yè)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件簡稱為畢業(yè)生就業(yè)電子文件。畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件主要包括準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、實施電子文件、數(shù)字化電子文件和驗收電子文件。
一、開展畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔工作的必要性
1、開展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作，是現(xiàn)代館藏檔案規(guī)范管理的要求。目前，應(yīng)逐步轉(zhuǎn)向紙質(zhì)、電子檔案接收并重的階段。今后，各級各類檔案館應(yīng)著重加強對電子文件的收集，將電子文件的收集工作列入長遠(yuǎn)規(guī)劃。
2、開展電子文件歸檔工作，是檔案館數(shù)字化管理畢業(yè)生就業(yè)檔案信息的需要。如果現(xiàn)在還未開始研究電子文件的接收問題，就會出現(xiàn)各級各類檔案館將大量的精力、財力投入到檔案的數(shù)字化工作中的情況。
二、畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸
檔工作中面臨的.技術(shù)問題1、畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件原始性的認(rèn)定問題。原始性是檔案價值存在的基礎(chǔ)，也是其發(fā)揮憑證作用的依據(jù)。電子文件的原始性認(rèn)定相對來說較為復(fù)雜，必須借助于機器設(shè)備和一定的技術(shù)手段來鑒別和認(rèn)定。由于無法判斷電子文件的真?zhèn)�，在利用過程中就不能將其作為依據(jù)和憑證使用，而只能起參考作用。因此，只有解決了電子文件原始性的認(rèn)定，它才能真正發(fā)揮作用。
畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的數(shù)據(jù)交換格式標(biāo)準(zhǔn)問題。接收畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的核心，是統(tǒng)一畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的標(biāo)準(zhǔn)格式，保證移交給檔案管理部門的電子文件格式統(tǒng)一。畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件，因其內(nèi)容不同，種類也不同。因此，要通過軟件技術(shù)實現(xiàn)不同標(biāo)準(zhǔn)間的自動生成功能，充分利用現(xiàn)有國際、國內(nèi)公認(rèn)的成熟的協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)。以國際標(biāo)準(zhǔn)或國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)為基準(zhǔn)，通過科學(xué)化、規(guī)范化的軟件化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過軟件自動轉(zhuǎn)化成國際、國內(nèi)標(biāo)準(zhǔn)。
三、開展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作的對策
1、各級各類檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的人工非直讀性、信息與載體的可分離性、易復(fù)制性、信息的不穩(wěn)定性特點，采取相應(yīng)措施，積極履行職責(zé)，研究和解決當(dāng)前畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作中遇到的問題，切實加強畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作。
2、采取各種技術(shù)措施，確保畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的原始性。根據(jù)現(xiàn)代信息技術(shù)的特點和社會各方面對電子文件的需要，建立這樣一個“原始性”的概念是適當(dāng)?shù)暮捅匾�。因為，它是電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎(chǔ)。因此，作為電子文件的制作者、管理者，以及電子文件檔案工作者都應(yīng)積極采用有關(guān)技術(shù)措施，確保電子文件的原始性。一是在電子文件傳送系統(tǒng)中，亦采用“雙密鑰碼”對電子文件進(jìn)行加密，第三者很難從截獲的密文中破解原文內(nèi)容，能夠保證電子文件在傳輸過程中的原始性、真實性。二是積極應(yīng)用光筆簽名和數(shù)字簽名，表明電子文件簽署者的權(quán)力和責(zé)任，為電子文件發(fā)揮憑證作用奠定基礎(chǔ)。三是通過消息認(rèn)證技術(shù)、身份驗證技術(shù)、防火墻技術(shù)及各種防護措施，保持電子文件的原始性和真實性。
四、積極開展畢業(yè)生就業(yè)管理工
程電子文件歸檔試點工作
1、建立畢業(yè)生就業(yè)管理便捷高效的遠(yuǎn)程電子文件歸檔系統(tǒng)。從各級各類檔案館的數(shù)字化觀點來看，其業(yè)務(wù)工作就是對畢業(yè)生就業(yè)電子文件檔案信息的處理與加工，并最終形成的產(chǎn)品——標(biāo)準(zhǔn)格式的數(shù)據(jù)信息。而畢業(yè)生就業(yè)管理遠(yuǎn)程電子文件歸檔系統(tǒng)，可以實現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)電子文件檔案的全過程處理與加工，實現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)信息工作記錄、電子文件與檔案的集成化、動態(tài)化管理。有了這樣一套系統(tǒng)，各級各類檔案館就可以通過對電子文件的前端控制，對各項管理對象、資源要素實現(xiàn)全方位、全范圍和全階段的優(yōu)化，實現(xiàn)電子文件檔案來源、管理過程、對外服務(wù)等方面的數(shù)字化，充分提升各級各類檔案館的服務(wù)功能。
2、加強各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的畢業(yè)生就業(yè)電子文件歸檔管理。開展畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔工作，必須建立起各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。包括：管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。實施畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的 歸檔工作，對檔案館的管理電子文件具有重大的影響，會產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟效益。因此，作為畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件的保管主體，各級各類檔案管理部門必須抓住發(fā)展的機遇，早日實現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)管理電子文件歸檔的數(shù)字化。
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