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物業(yè)檔案管理制度范例【15篇】
現(xiàn)如今，制度的使用頻率逐漸增多，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱(chēng)。你所接觸過(guò)的制度都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的物業(yè)檔案管理制度，歡迎大家分享。
物業(yè)檔案管理制度1
一、檔案分類(lèi)
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺(tái)帳、報(bào)告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價(jià)值酌情歸檔。
�、诳傓k正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類(lèi)型、成文時(shí)間編號(hào)裝訂成冊(cè)。
�、弁獠课募▏�(guó)家和市政府有關(guān)部門(mén)(勞動(dòng)人事部門(mén))的發(fā)文、社會(huì)公開(kāi)資訊等，應(yīng)作為公開(kāi)業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
�、偃耸聶n案:員工進(jìn)入公司后相關(guān)人事檔案材料。
�、趩T工人事檔案:員工進(jìn)入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
�、倏傓k負(fù)責(zé)公司員工人事檔案的管理;
�、诳傓k在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;
�、蹎T工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專(zhuān)門(mén)存放;
�、苋耸聶n案管理應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個(gè)員工建立的`內(nèi)部人事檔案。凡進(jìn)入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。
�、趩T工在入職前，需到總辦送交個(gè)人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書(shū)復(fù)印件及能證明其工作能力和獎(jiǎng)懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專(zhuān)人負(fù)責(zé)，連同求職申請(qǐng)表歸檔保存。
�、蹎T工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動(dòng)合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
�、軉T工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核、晉升等工作資料及時(shí)歸入人事檔案。
�、輪T工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)歸類(lèi)。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意更改、銷(xiāo)毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。
2、其他各部門(mén)人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業(yè)檔案管理制度2
檔案室管理規(guī)定
一、歸檔制度
1、歸檔范圍
公司在物業(yè)管理服務(wù)、內(nèi)部各項(xiàng)管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊(cè)、模型、樣品、實(shí)物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤(pán),光盤(pán)等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應(yīng)原件(特別情況下可用復(fù)印件代替),要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、各種簽證手續(xù)完備,字跡清晰。
3、歸檔時(shí)間:輸完畢后,應(yīng)立即歸檔。
4、歸檔份數(shù):各類(lèi)文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續(xù),由檔案室填寫(xiě)一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點(diǎn)材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的'文件材料,應(yīng)保持文件材料之間的歷史聯(lián)系,進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、立卷和編目、編號(hào)。
2、存放檔案要有專(zhuān)用柜架。檔案上架時(shí),應(yīng)按照類(lèi)別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清進(jìn)核對(duì),做到帳物相符。
4、檔案室應(yīng)有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護(hù)措施。
5、檔案室保持適當(dāng)?shù)臏囟�、濕�?一般溫度保持在14~24攝氏度,相對(duì)濕度保持45~60%的規(guī)定范圍內(nèi)。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續(xù),借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應(yīng)放原處。
7、公司對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現(xiàn)象,可視情況分別對(duì)管理人員處以批評(píng)、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閱、復(fù)印程序
提出申請(qǐng)-->有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)-->檔案室辦理手續(xù)-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閱、復(fù)印檔案應(yīng)先批準(zhǔn),再辦理登記手續(xù);
2、要愛(ài)護(hù)檔案,::不得丟失;
3、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調(diào)、剪裁檔案;
4、借閱、復(fù)印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;
5、辦理完畢,應(yīng)立即歸還,如有差錯(cuò),應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任;
6、調(diào)離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調(diào)離手續(xù)。
物業(yè)檔案管理制度3
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的,盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié),然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開(kāi)展后,幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案,無(wú)論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施,還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況,或是收取管理費(fèi)用、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等,都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,無(wú)論是物業(yè)管理還是檔案管理,都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn),物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善,物業(yè)檔案的種類(lèi)也在不斷增加。
一、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。
2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則,根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料的來(lái)源渠道。
二、資料分類(lèi)整理
收集后的所有信息資料,統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真,根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分,做到條理清晰、分類(lèi)合理。
三、檔案內(nèi)容
范圍分類(lèi)資料內(nèi)容
房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權(quán)資料立項(xiàng)文件、工期批復(fù)文件、規(guī)劃會(huì)審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴(kuò)初會(huì)審文件、建設(shè)規(guī)劃許可證
技術(shù)資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)決算書(shū)、圖紙會(huì)審記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、總平面圖、平面圖、房屋及設(shè)備使用技術(shù)資料
管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、路標(biāo)、門(mén)牌、室號(hào)配置圖
業(yè)主資料入住通知書(shū)、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類(lèi)協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類(lèi)與保存。
2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯,分柜保存,運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的.管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和調(diào)用。
3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意,經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí),須由專(zhuān)人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件,嚴(yán)防文件的流失。
4、檔案的管理環(huán)境做到'三防',即防火、防潮、防變質(zhì)。
物業(yè)檔案管理制度4
提要:
檔案管理的工作原則:符合實(shí)際、可操作、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。
以公司企業(yè)文化理念及iso9000質(zhì)量規(guī)律體系為指導(dǎo)，導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎(chǔ)，建立科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫润w系。
檔案的建立與管理科學(xué)化、規(guī)范化、技術(shù)化、高標(biāo)準(zhǔn)。
完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運(yùn)作的必要條件;科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運(yùn)作和快速發(fā)展提供強(qiáng)大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理是提供專(zhuān)業(yè)化物業(yè)管理服務(wù)的重要基礎(chǔ)，能有效的為物業(yè)及公用設(shè)施的使用、維修以及各項(xiàng)物業(yè)管理服務(wù)工作提供引導(dǎo)和服務(wù)。
本公司素以嚴(yán)格規(guī)范的管理而著稱(chēng)，在某某行政中心實(shí)施物業(yè)管理過(guò)程中，我們將依然按照iso9001質(zhì)量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅(jiān)決貫徹規(guī)范管理與專(zhuān)業(yè)服務(wù)相結(jié)合的路線。常言道:'沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓'，必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務(wù)的保證，要使該物管區(qū)域的管理與服務(wù)走上正軌，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化的管理，必須從基礎(chǔ)抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度，這些制度的建立，是以政府相關(guān)法律法規(guī)和公司的經(jīng)營(yíng)宗旨、經(jīng)營(yíng)范圍和業(yè)主需求的為依據(jù)，并在多年的實(shí)踐運(yùn)作中反復(fù)補(bǔ)充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地說(shuō)，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點(diǎn)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的操作準(zhǔn)則和依據(jù)，其總體涵蓋:公眾制度部分，內(nèi)部崗位責(zé)任制，管理運(yùn)作制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導(dǎo)日常物業(yè)服務(wù)的方方面面，與傳統(tǒng)的管理方式相比，其更顯科學(xué)、規(guī)范。二是專(zhuān)門(mén)針對(duì)某某區(qū)行政中心物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目所制訂的系列內(nèi)部崗位制度，它包含事務(wù)所各崗位/部門(mén)職責(zé)描述、各類(lèi)人員職能規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)等，這一套制度的建立，為該物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目完善內(nèi)部機(jī)制，造就一支高素質(zhì)、高績(jī)效的員工隊(duì)伍奠定了基礎(chǔ)，以完美的物業(yè)服務(wù)夯實(shí)政府辦事效率，提升政府形象。
一、規(guī)章制度的建立與管理
1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)，所有管理制度的建立，均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎(chǔ)，物業(yè)管理活動(dòng)中各法律主體的.合法權(quán)益，特別對(duì)行政中心我們的責(zé)任和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化，并使之制度化、規(guī)范化，以保證如實(shí)履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務(wù)。
2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內(nèi)部管理制度時(shí)，以我公司現(xiàn)有的管理運(yùn)作制度和iso9000質(zhì)量體系為基礎(chǔ)，結(jié)合行政中心物業(yè)管理的具體特點(diǎn)和要求，并導(dǎo)入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系，對(duì)整個(gè)規(guī)章制度體系作適當(dāng)?shù)男抻喓驼希拐滓?guī)章制度體系更切合實(shí)際，操作性更強(qiáng)。
3、規(guī)章制度注重服務(wù)、管理和責(zé)任的統(tǒng)一。每一項(xiàng)制度責(zé)任者對(duì)所承擔(dān)的管理、服務(wù)各項(xiàng)責(zé)任明確具體并相互關(guān)聯(lián)。
4、在定性的基礎(chǔ)上強(qiáng)調(diào)定量的要求極其重要性，使績(jī)效考核評(píng)估具有標(biāo)準(zhǔn)尺度和依據(jù)，又能激發(fā)員工工作熱情。
5、注重物業(yè)管理活動(dòng)中各部門(mén)人員職責(zé)范圍和工作接口關(guān)系，梳理各個(gè)環(huán)節(jié)，用制度使其環(huán)環(huán)相扣，做到有序規(guī)范的運(yùn)作，協(xié)調(diào)一致。
6、制度文字條款簡(jiǎn)明扼要，便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。
(規(guī)章制度的內(nèi)容見(jiàn)物業(yè)管理服務(wù)方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規(guī)章制度的執(zhí)行，需要通過(guò)檔案管理手段來(lái)實(shí)現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進(jìn)行的，對(duì)相關(guān)記錄進(jìn)行規(guī)范、整理、歸檔，做到每一項(xiàng)管理工作都有計(jì)劃、有標(biāo)準(zhǔn)、有規(guī)范、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專(zhuān)職檔案管理人員，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、系統(tǒng)的管理，為整個(gè)管理工作的分析和改進(jìn)提供可靠的依據(jù)和信息支撐。
三、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)
1、物業(yè)管理檔案的分類(lèi)以公司的檔案員崗位責(zé)任制度、檔案管理規(guī)定以及質(zhì)量體系中的質(zhì)量記錄控制程序等為工作依據(jù)，做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。
2、物業(yè)管理檔案按三個(gè)層面進(jìn)行分類(lèi)管理:
(1)第一層面:以建設(shè)部頒發(fā)的《全國(guó)物業(yè)管理示范大廈標(biāo)準(zhǔn)》建立管理檔案框架，對(duì)檔案資料采用統(tǒng)一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實(shí)際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質(zhì)量管理體系文件及管理運(yùn)作制度、公眾管理制度等，通過(guò)適應(yīng)性修改，形成復(fù)合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。
(3)第三層面:將執(zhí)行復(fù)合型管理體系文件、相關(guān)規(guī)章制度的各種現(xiàn)場(chǎng)記錄補(bǔ)充到管理檔案架構(gòu)中，形成檔案管理的終端。
3、xx區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機(jī)關(guān)，保密范圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此，我們將對(duì)日常管理檔案采用定期歸檔、密級(jí)保管等的方式嚴(yán)格進(jìn)行。
物業(yè)檔案管理制度5
1.人事檔案由公司綜合部指定專(zhuān)職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號(hào)立檔。檔案、內(nèi)部資料要有資料登記目錄。檔案內(nèi)容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),要嚴(yán)格履行借閱手續(xù),限期交回。
5.人事檔案內(nèi)裝材料禁止單頁(yè)借出。
物業(yè)檔案管理制度6
為了加強(qiáng)物業(yè)檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，充分發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的作用，更好地為物業(yè)管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章特指定檔案管理制度。
1、公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)所轄物業(yè)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，把物業(yè)檔案管理工作列入物業(yè)管理工作的重要內(nèi)容。
2、設(shè)立相應(yīng)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職人員和必要的'專(zhuān)用庫(kù)房、裝具設(shè)備等，對(duì)物業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
3、按規(guī)定整理、保管本單位本部門(mén)形成的物業(yè)檔案及有關(guān)資料，并做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的有機(jī)聯(lián)系，并做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
5、歸檔的文件材料應(yīng)以原件為主，復(fù)制的文件必須注明來(lái)源單位及時(shí)間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業(yè)檔案的部門(mén)負(fù)責(zé)整理，經(jīng)檢查合格后，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業(yè)檔案管理人員，應(yīng)建立各類(lèi)檔案總目錄、分類(lèi)目錄和微機(jī)查詢目錄等檢索工具。
8、物業(yè)檔案管理部門(mén)要進(jìn)行物業(yè)檔案的整理、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等情況的統(tǒng)計(jì)。
9、凡需銷(xiāo)毀的檔案，必須經(jīng)過(guò)物業(yè)檔案所有權(quán)人，物業(yè)檔案管理人員的鑒定，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)，在指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。
10、物業(yè)管理的保管要有專(zhuān)用庫(kù)房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高溫等保管要求，并定期檢查檔案的保管情況，對(duì)破損和褪變的檔案要及時(shí)修復(fù)，確保物業(yè)檔案的完整與安全。
11、任何部門(mén)或個(gè)人不得私自藏匿、隱瞞物業(yè)檔案，不得私自涂改、偽造、銷(xiāo)毀物業(yè)檔案。
12、借閱檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并填寫(xiě)借還檔案清單，用完后及時(shí)歸還入檔。
物業(yè)檔案管理制度7
一、根據(jù)人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類(lèi)屬性不同的`文件資料進(jìn)行分類(lèi)，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類(lèi)檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放保管，分類(lèi)編號(hào)、編注目錄，以便查閱。
三、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的文件，須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。若需抄摘或復(fù)印，應(yīng)事先請(qǐng)示，未經(jīng)批準(zhǔn)不提抄摘或復(fù)印。
五、業(yè)主檔案資料設(shè)專(zhuān)柜存放、保管，未經(jīng)業(yè)主許可或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)（除本公司有關(guān)工作人員外）不得查閱或泄露業(yè)主檔案資料。
六、定時(shí)檢查、核對(duì)檔案件數(shù)，做好防蟲(chóng)、防塵、防潮、防遺失工作，發(fā)現(xiàn)異常或丟失，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，查明原因。妥善處理。
七、對(duì)已失去作用的檔案資料要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)處理，銷(xiāo)毀檔案資料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，列出清單，送領(lǐng)導(dǎo)審批后指派專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。
物業(yè)檔案管理制度8
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專(zhuān)職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類(lèi)文件編目錄索引，檔案類(lèi)文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專(zhuān)管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的.權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類(lèi)物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類(lèi)通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三、物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件;
3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱(chēng)、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類(lèi)管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類(lèi):
1)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備要有專(zhuān)門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類(lèi)設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類(lèi):
1)變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;
2)電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類(lèi):
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委員會(huì)的會(huì)議)
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設(shè)備值班與巡檢記錄
x管理工作計(jì)劃與報(bào)告
x工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告
x物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函
x用戶報(bào)修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
物業(yè)檔案管理制度9
1、保衛(wèi)部檔案建立在本部門(mén)辦公室(原則上由秘書(shū)管理);
2、消防檔案包括：上級(jí)文件、公函;工程消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;防火檢查記錄單;火險(xiǎn)隱患通知單，向上級(jí)呈送的各類(lèi)消防請(qǐng)示和報(bào)告，各級(jí)消防組織、滅火力量，消防設(shè)施、設(shè)備的分布;
3、內(nèi)保檔案包括：上級(jí)文件、公函，重點(diǎn)要害部位及人員政審，公安機(jī)關(guān)對(duì)案情案卷，保衛(wèi)部對(duì)案情的調(diào)查案卷，公安機(jī)關(guān)出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動(dòng)教養(yǎng)通知書(shū)，司法機(jī)關(guān)送達(dá)的'判決通知書(shū)，公安機(jī)關(guān)的外調(diào)介紹信，案情通報(bào);
4、其它檔案包括：上級(jí)文件、通知、會(huì)議紀(jì)要，向上級(jí)請(qǐng)示的各類(lèi)行文、飯店各項(xiàng)安全管理制度，對(duì)飯店各級(jí)安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書(shū)，整改措施、意見(jiàn)和建議，各項(xiàng)安全培訓(xùn)與考核記錄，有關(guān)安全會(huì)議紀(jì)要，交通事故、違紀(jì)開(kāi)除、非正常死亡，工作計(jì)劃和總結(jié);
5、檔案分類(lèi)裝存，編排序號(hào)，建立目錄，嚴(yán)格履行借還登記手續(xù)。
6、建立新類(lèi)別檔案需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理，撤消舊檔案須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理辦公會(huì)確定，報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)。
物業(yè)檔案管理制度10
美術(shù)館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個(gè)重要組成部分，科學(xué)的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設(shè)施的使用、維修、改建和各項(xiàng)管理工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。針對(duì)美術(shù)館的'物業(yè)管理形式，做到每一項(xiàng)管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實(shí)記錄，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)原始文件資料進(jìn)行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個(gè)住宅單元的生活檔案，配備專(zhuān)職檔案管理人員，建章立制，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格的、科學(xué)的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類(lèi):依據(jù)美術(shù)館的具體情況，管理特點(diǎn)略有增減、各有側(cè)重。在管理過(guò)程中，注重對(duì)原有資料的整理，找到過(guò)往管理中存在的缺陷和不足，并進(jìn)行重新的分類(lèi)和補(bǔ)充，使其符合對(duì)美術(shù)館細(xì)致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機(jī)，整理住戶全面的原始資料，并對(duì)陳舊部分進(jìn)行及時(shí)的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎(chǔ)，以方便接管后日常管理。
檔案管理實(shí)行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤(pán)儲(chǔ)存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補(bǔ)充，形成美術(shù)館管理的無(wú)盲點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)。
區(qū)內(nèi)各項(xiàng)管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類(lèi)檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項(xiàng)目批準(zhǔn)文件
b、用地批準(zhǔn)文件
c、建筑執(zhí)照
d、拆遷安置資料
2)技術(shù)資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖
d.地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告
e.工程合同開(kāi)
f.竣工報(bào)告
g.工程預(yù)決算
h.圖紙會(huì)審記錄
i.工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗(yàn)收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗(yàn)收證明書(shū)
m.鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū)
n/新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)
o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)
p.砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告
q.供水的試壓報(bào)告
r.綠化工程竣工圖紙及相關(guān)資料
s.其他技術(shù)資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區(qū)基本資料
b.住宅區(qū)分區(qū)資料
c.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料
d.娛樂(lè)設(shè)施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書(shū)
入住協(xié)議書(shū)
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項(xiàng)管理制度目錄
序號(hào)文件名稱(chēng)文件編碼
1管理處內(nèi)部崗位設(shè)置、標(biāo)準(zhǔn)xx.00.01
2職業(yè)安全健康職責(zé)xx.00.02
3物料管理辦法xx.00.03
4停電停水應(yīng)急預(yù)案xx.00.04
5水浸應(yīng)急預(yù)案xx.00.05
6治安應(yīng)急預(yù)案xx.00.06
7文件質(zhì)量記錄管理辦法xx.00.07
8犬類(lèi)管理辦法xx.00.08
9保安崗位架構(gòu)圖xx.01.01
10保安運(yùn)作規(guī)程xx.01.02
11人員出入管理辦法xx.01.03
12監(jiān)控中心管理辦法xx.01.04
13車(chē)輛管理辦法xx.01.05
14保安崗位操作規(guī)程xx.01.06
15安保崗位標(biāo)準(zhǔn)xx.01.07
16燃放煙花爆竹管理規(guī)定xx.01.08
17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程xx.02.01
18綠化(地)養(yǎng)護(hù)監(jiān)管規(guī)程xx.03.01
19消防安全管理辦法xx.04.01
20火警應(yīng)急預(yù)案xx.04.02
21消防設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理辦法xx.04.03
22消防設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.04
23消防管理制度xx.04.05
24消防設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.06
25弱電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)定xx.04.07
26弱電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.04.08
27弱電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.04.09
28弱電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.04.10
29電梯設(shè)備監(jiān)管辦法xx.05.01
30電梯故障緊急預(yù)案xx.05.02
31供配電設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.06.01
32供配電設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.06.02
33供配電設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.06.03
34供配電設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.06.04
35電工安全操作守則xx.06.05
36給排水設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.07.01
37給排水設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.07.02
38給排水設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.07.03
39給排水設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.07.04
40管道維修工作規(guī)程xx.07.05
41房屋設(shè)備(設(shè)施)安全管理制度xx.09.01
42房屋設(shè)備(設(shè)施)運(yùn)行管理規(guī)程xx.09.02
43房屋設(shè)備(設(shè)施)操作規(guī)程xx.09.03
44房屋設(shè)備(設(shè)施)維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.04
45房屋、設(shè)備設(shè)施巡視內(nèi)容與要求xx.09.05
46設(shè)備完好率標(biāo)準(zhǔn)xx.09.06
47房屋、設(shè)施維修保養(yǎng)規(guī)程xx.09.07
48服務(wù)供方質(zhì)量監(jiān)管規(guī)程xx.10.01
49雨
天防滑管理辦法xx.10.02
50業(yè)戶管理辦法xx.11.01
物業(yè)檔案管理制度11
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類(lèi)--編號(hào)--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查
1.2明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計(jì)、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗(yàn)收資料等;
1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說(shuō)明書(shū)、購(gòu)入使用時(shí)間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;
1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時(shí)所填寫(xiě)的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。
1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會(huì)決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對(duì)本物業(yè)進(jìn)行管理的各項(xiàng)規(guī)章制度等;
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請(qǐng)表、簡(jiǎn)歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱(chēng)證復(fù)印件、工作變動(dòng)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等;
1.2.6財(cái)務(wù)檔案：包括各種帳簿、會(huì)計(jì)記帳憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅報(bào)表、維修基金使用的.預(yù)算、計(jì)劃、業(yè)委會(huì)批準(zhǔn)使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對(duì)使用頻率較高的檔案實(shí)辦公室對(duì)原始檔案進(jìn)行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。
2.2.2采用多種形式的信息儲(chǔ)存方式，如電腦磁盤(pán)、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>
2.2.3加強(qiáng)保密意識(shí)培養(yǎng)，確保檔案在使用過(guò)程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實(shí)行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索手段，開(kāi)發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。
2.2.5堅(jiān)持檔案資料收集的系統(tǒng)化。
2.2.6作到檔案分類(lèi)科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類(lèi)，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)，編輯目錄，按工作部門(mén)分柜保存。
2.2.7實(shí)行檔案管理工作檢查經(jīng)�；�。每季度對(duì)檔案文件的形成、積累、整理、歸類(lèi)要進(jìn)行一次全面的檢查。
物業(yè)檔案管理制度12
依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門(mén)管理，專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的.文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。
物業(yè)檔案管理制度13
一、總則
1.1 本制度是為了規(guī)范物業(yè)檔案室的管理，保證檔案的安全、完整、有效利用，提高檔案管理效率，滿足業(yè)主、員工和相關(guān)部門(mén)的需求。
1.2 本制度適用于物業(yè)管理公司及其下屬的所有物業(yè)項(xiàng)目。
二、檔案室的設(shè)立和管理
2.1 物業(yè)檔案室應(yīng)設(shè)在安全、干燥、通風(fēng)、防火的地方，距離易燃、易爆物品有一定的安全距離。
2.2 物業(yè)檔案室的設(shè)立應(yīng)由物業(yè)管理公司提出申請(qǐng)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。
2.3 物業(yè)檔案室的日常管理工作由物業(yè)管理公司負(fù)責(zé)，包括檔案的收集、整理、保存、利用等。
2.4 物業(yè)檔案室的人員應(yīng)具備一定的檔案管理和計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核。
三、檔案的收集和整理
3.1 物業(yè)檔案室應(yīng)及時(shí)收集各類(lèi)檔案，包括業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)記錄、維修記錄、安全記錄等。
3.2 物業(yè)檔案室應(yīng)對(duì)收集到的.檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，建立檔案目錄。
3.3 物業(yè)檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。
四、檔案的保存和利用
4.1 物業(yè)檔案室應(yīng)采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保證檔案的安全保存。
4.2 物業(yè)檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，對(duì)于需要借閱的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。
4.3 物業(yè)檔案室應(yīng)積極為業(yè)主提供查詢服務(wù)，滿足其了解和使用物業(yè)信息的需求。
五、檔案的銷(xiāo)毀
5.1 物業(yè)檔案室應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的規(guī)定，定期對(duì)過(guò)期或無(wú)用的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。
5.2 物業(yè)檔案室在銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并采取相應(yīng)措施，確保銷(xiāo)毀的安全和徹底。
六、附則
6.1 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
6.2 對(duì)本制度的修改和解釋權(quán)歸物業(yè)管理公司所有。
物業(yè)檔案管理制度14
(一)意義
(二)文件檔案的類(lèi)別與形式
公司文件檔案包括以下各類(lèi)別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。
1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等
2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等
3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程
4.公司財(cái)務(wù)資料:各類(lèi)總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等
6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷(xiāo)策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等
7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等
8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等
9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等
10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專(zhuān)業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類(lèi)行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的.政策法規(guī)、公司各類(lèi)剪報(bào)等
12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函
14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。
物業(yè)檔案管理制度15
加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。
(一)管理內(nèi)容：
1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設(shè)施設(shè)備資料等;
2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;
3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的`財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;
4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;
5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。
(二)管理措施：
1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;
2、專(zhuān)人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;
3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;
4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。
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