檔案管理存在的問題和改進方法
檔案管理存在的問題和改進方法
很多人認為檔案管理工作不重要。這因為是這些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。實際上，檔案管理工作在我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展中起著重要的作用。下面是小編幫大家整理的檔案管理存在的問題及改進措施，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
檔案管理存在的問題和改進方法1
一、檔案管理工作中存在的問題
1、忽視對檔案的管理工作
在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領(lǐng)導干部，認為此項工作既不能給單位帶來經(jīng)濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應(yīng)付查檔即可。這些現(xiàn)象反映了人們?nèi)鄙賹n案工作的了解與正確認識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。
2、忽視檔案管理工作的環(huán)境設(shè)施設(shè)備
在現(xiàn)實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應(yīng)具備的硬件設(shè)施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區(qū)分存放，而是混亂擺放，導致在查檔、調(diào)檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設(shè)有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風條件不好的地方，導致檔案材料的發(fā)霉、霉變、蟲蛀現(xiàn)象，嚴重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴謹性。使得檔案材料得不到很好地保存。
3、檔案管理水平較低
一些單位的檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)的檔案知識學習培訓，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業(yè)務(wù)工作較為生疏;還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準確性、真實性，導致檔案管理工作水平的滯后。
二、做好檔案管理工作的措施方法
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、規(guī)范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。
1、重視支持檔案管理工作
各單位領(lǐng)導要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務(wù)意識。要樹立愛崗敬業(yè)、努力學習業(yè)務(wù)知識，擬定工作目標，樹立創(chuàng)新意識，端正工作態(tài)度，明確服務(wù)方向，提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用檔案信息資源，為建設(shè)和諧社會服務(wù)。
2、加強提高檔案管理人員的工作作風
在檔案管理工作中，要加強提高檔案管理人員的工作作風建設(shè)，加強相關(guān)人員專業(yè)知識的培訓學習，熟練掌握檔案工作的要求、原則和方法，鼓勵引導創(chuàng)新意識，探索新的檔案管理模式，提高工作效率及檔案管理質(zhì)量。充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性，使檔案管理工作更加科學、合理的發(fā)展。
3、逐步完善檔案工作管理制度
首先要切合實際、科學合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發(fā)揮規(guī)章制度的指導和規(guī)范作用。其次要發(fā)揮制度的雙向約束力，既要約束領(lǐng)導又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執(zhí)行規(guī)章制度的嚴肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規(guī)章制度的權(quán)威性得以充分發(fā)揮。
4、逐步改進并完善檔案功能
在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內(nèi)容更客觀、更真實、更全面、更準確、更動態(tài)。對檔案材料原有的重要內(nèi)容應(yīng)該予以完整保留;同時要進一步豐富和擴大檔案資料的內(nèi)涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能的作用及重要性。
5、采用信息化、數(shù)字化管理手段，為檔案管理工作服務(wù)
隨著科技的.不斷發(fā)展、社會的日益進步，信息化、數(shù)字化已是社會發(fā)展的一大趨勢，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。世界各地發(fā)達國家的檔案管理工作都已是使用計算機進行管理，在國內(nèi)的一些大中城市使用計算機進行輔助管理檔案工作也逐漸增多。
掌握科學化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理技能，進行信息化、數(shù)字化的檔案管理，即高效快捷、又節(jié)省人力。檔案管理工作的數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，因此實現(xiàn)檔案計算機輔助管理工作是大勢所需，我們要利用現(xiàn)代科技為檔案管理工作服務(wù)。掌握科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理技能。
檔案管理工作是保持和維護歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發(fā)展歷史，記載著準確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發(fā)展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。
在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，采取科學、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規(guī)范科學的進行檔案管理，提高工作質(zhì)量、提高工作效率，促進單位今后的良好發(fā)展，促進和諧社會的發(fā)展。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。
檔案管理存在的問題和改進方法2
檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。
檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。
現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。
一、檔案管理工作中存在的問題
1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人員包括部分領(lǐng)導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。
2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。
3、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無法購置齊備。
二、檔案管理工作的對策
1、提高檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強干部檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。
檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發(fā)展的社會提供有利的資源。
2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：
第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。
第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。
第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。
3、改進和完善檔案功能。使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應(yīng)進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。
4、采用信息化管理手段。信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。
5、做好檔案管理工作,強化服務(wù)意識,提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務(wù)方向,端正服務(wù)態(tài)度,樹立創(chuàng)新意識,提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度,發(fā)揮好檔案信息資源的作用,使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),是我們檔案工作者義不容辭的責任。
總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。
檔案管理存在的問題和改進方法3
所謂檔案，它的歷史可以追溯到文字開始出現(xiàn)的時期，只不過開始記載文明并編撰成書的時候我們管它叫各類史書典籍，其實從夏商周開始古人們就已經(jīng)對史書進行過歸類整理，這也是"檔案”管理的前身。到了清康熙年間，檔案開始作為一個獨立名詞而登上歷史舞臺。隨著文明的進步歷史的演變，檔案管理制度日趨完善，如今加上互聯(lián)網(wǎng)大力發(fā)展的支持，檔案管理也更加的現(xiàn)代化。不論是上到國家建設(shè)或是中承國企私企的人事管理再或者下至每個人的人生發(fā)展軌跡，檔案的發(fā)展都與之關(guān)系緊密。檔案涉及到非常多的不同級別的機密，一旦泄露不僅給了犯罪分子可乘之機而且對檔案管理者及檔案所有人都是財產(chǎn)及名譽的嚴重損失，所以我在下面介紹了幾點目前檔案管理中面臨的問題，以及我對這些問題提供的解決措施：
一、電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的“對決”問題及解決措施
可以說計算機的發(fā)展速度已經(jīng)達到了登峰造極的地步，最明顯的是它變得越來越薄，輔助軟件越來越豐富，在人事歸檔的角度來說，電子檔案的確提供了十分便利的程度，僅在刑事偵查方面，到案率就在急劇攀升，這是造福人類的一大幸事。再者說現(xiàn)在指紋技術(shù)發(fā)展也迅速，將指紋歸檔在學生考試方面來說，就減少了很多的舞弊案，這是提高社會公平一大幸事。 在計算機技術(shù)不發(fā)達的年代想要調(diào)檔或者更改檔案，那是相當?shù)膹碗s，中間要浪費太多的人力物力，還不一定達到我們想要的結(jié)果。相比之下，傳統(tǒng)檔案越來越不被人接受，甚至有些公司已經(jīng)實行全電子檔案制。就像在英語的大力宣傳下大家已經(jīng)越來越摒棄語言文字的積累一樣，那么傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就沒有必要存在了嗎，答案當然是否定的。首先計算機技術(shù)的'發(fā)展也帶動了黑客事業(yè)的興起，現(xiàn)實生活中我們的QQ號就經(jīng)常被盜，導致個人隱私泄露。電子檔案也存在著這種漏洞。相比于個人的信息遺失事件國家的機密就顯得太大了，大到?jīng)]有人能冷靜的應(yīng)對，所以健全網(wǎng)絡(luò)安全就迫在眉睫。一旦遭遇這樣的事，要重建網(wǎng)絡(luò)檔案就要依賴于紙質(zhì)檔案的存檔了。現(xiàn)在電子檔案已經(jīng)相當普及，但是傳統(tǒng)檔案也一直沿用。協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系，給與同樣的重視是十分必要的。
二、后備人才不足問題及解決措施
后備人才不足說到底就是重視程度不夠。檔案管理學在許多高校中并不作為必修科目而設(shè)立。而許多學生及家長都是以今后發(fā)展為名選擇金融財經(jīng)類的科目就讀。認為檔案管理沒前途是目前認知上的弊病。許多家長并不了解檔案管理學是什么就來盲目的下定義，從而這種口碑就流傳開來。就像我們?nèi)ピu價一個人，你不去收集資料不去親身接觸只是從身邊人的只字片語中就去說這個人這不好那不行，這是相當狹隘的，也是對當事人極度的不公平，真的需要拋開有色眼鏡用平和的心態(tài)的逐步了解。那么對檔案管理學的普及也是十分必要的，從家長到學生，我想我們應(yīng)該去各大高中及高校去宣傳各個專業(yè)，每個專業(yè)的存在都不是可有可無，都有其實用的意義。有些我們看似并不起眼的專業(yè)將來也能在社會中應(yīng)用的十分廣泛，用自身所學能夠造福社會，是中國青年之幸是中國社會之幸。要知道現(xiàn)在許多部門的人事檔案管理人員其實并不專業(yè)，但是他們從事的卻是重大機密的行業(yè)，不允許有絲毫的紕漏。檔案管理需要更多的有相關(guān)知識的人才來共同建設(shè)。
三、檔案管理室的條件問題及相關(guān)解決措施
目前國內(nèi)許多小企業(yè)還無法達到中明文規(guī)定的整齊規(guī)范分類嚴謹?shù)龋炊s物堆積更有甚者成了公司的倉庫，管理設(shè)備也出現(xiàn)老化過時，種類不齊全，公司上級對檔案管理條例規(guī)定的不健全，下級執(zhí)行人員操作的不規(guī)范不重視，直接導致檔案的損壞甚至遺失，許多企業(yè)對這類問題的答復是“公司資金緊張沒有多余的錢去購置單獨的檔案室”而有些有資金的公司也是找各種理由去回避這類問題，還有一些企業(yè)有資金也有獨立檔案室，但是對檔案管理人員的要求不到位，沒有提前進行相關(guān)知識的培訓，這就好比有資源亂揮霍，諾大的森林也會有消失的一天。所以對待企業(yè)檔案管理室的條件問題必須有一個重視，有一個舒心的環(huán)境員工工作起來也會更加努力。這類問題最好的解決方式就是從上而下逐級進行審查，將檔案管理問題提到上層領(lǐng)導的議事日程里，與其他部門共同評比，優(yōu)秀的檔案管理人員可進行各類獎勵，并積極聘請相關(guān)的優(yōu)秀人員加入進來，以此等辦法共同努力。
四、檔案室工作人員流動性大問題及相關(guān)解決措施
俗話說一個人藏的東西十個人也不一定能找到，我認為這話說在檔案管理過程中再合適不過了。因為檔案室辦公人員普遍工資不高，企業(yè)重視程度又不夠，在沒有大力投入資金之前，檔案管理人員的流動性很大，交接過程往往容易出現(xiàn)差錯，每個人對新環(huán)境的熟悉都是要一定的時間，他們?nèi)绮皇菄栏袷苓^檔案管理培訓那么他們每個人對檔案分類的理解也會不同，當需要調(diào)檔的時候就會耗費許多時間，檔案數(shù)量之大，類別之多，有經(jīng)驗的管理者已經(jīng)游刃有余。對于人員流動性大必要的措施就是給與相對應(yīng)的薪資以及優(yōu)厚的福利待遇，相應(yīng)的回饋是適應(yīng)人心得必要方式，當然也是在經(jīng)過檔案培訓的專業(yè)人才。
檔案管理是一項集技術(shù)性責任性機密性的一項工作，我在上文中介紹了4種常見的問題及應(yīng)對措施，但也只是冰山一角。要改變強檔案管理工作者的社會地位，就要加強對檔案管理工作的社會認知，大力發(fā)展相關(guān)的正式人才，要做到嚴謹高效秩序穩(wěn)定的檔案管理工作在科技迅速發(fā)展的今天是十分必要的。
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