淺析穿行測(cè)試在港口裝卸公司內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)中的應(yīng)用推薦
公司內(nèi)部控制是指公司為了提高生產(chǎn)效率、降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本、保護(hù)自身經(jīng)濟(jì)資源，確保會(huì)計(jì)信息準(zhǔn)確可靠以實(shí)現(xiàn)其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，在遵循相關(guān)法律法規(guī)的前提下制定并實(shí)施的降低各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的手段和過(guò)程，包括制定公司規(guī)章制度、配套相關(guān)流程、檢查評(píng)價(jià)流程實(shí)施等貫穿整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一個(gè)完整體系。
公司在制定一系列公司規(guī)章制度、完善內(nèi)部控制工作流程后，一般會(huì)采用不同的形式進(jìn)行檢查評(píng)價(jià)，以檢驗(yàn)是否在實(shí)際工作中落實(shí)到位，風(fēng)險(xiǎn)得到有效管控。內(nèi)控的檢查評(píng)價(jià)包括自我評(píng)價(jià)、專(zhuān)項(xiàng)評(píng)價(jià)、綜合評(píng)價(jià)等等多種形式，其中自我評(píng)價(jià)即為一種較為客觀、有效的評(píng)價(jià)方式。穿行測(cè)試則是自我評(píng)價(jià)中自上而下、自始而終的一個(gè)評(píng)價(jià)工具。
一、穿行測(cè)試的概述
(一)穿行測(cè)試的概念
穿行測(cè)試是由測(cè)試人員對(duì)公司某個(gè)時(shí)間段的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或某一特定交易自始至終的行為追蹤，以檢查和評(píng)價(jià)公司各項(xiàng)內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)是否可行、在實(shí)際工作中是否得到了有效實(shí)施，是公司內(nèi)部控制管理的手段，也是內(nèi)控自我評(píng)價(jià)中最真實(shí)、最全面、最客觀的一種評(píng)價(jià)方法，因此可稱(chēng)為公司內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)中的法寶。
穿行測(cè)試較早用于審計(jì)，是審計(jì)人員了解被審計(jì)單位業(yè)務(wù)流程及其風(fēng)險(xiǎn)管控的一項(xiàng)審計(jì)程序。后來(lái)被公司作為檢驗(yàn)手段用于公司內(nèi)部管理。
參與穿行測(cè)試的人員需要具備一定的業(yè)務(wù)能力和熟悉公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況。在整個(gè)穿行測(cè)試過(guò)程中可扮演多個(gè)不同的角色，既是公司管理人員，又是生產(chǎn)線工人，裁判員、運(yùn)動(dòng)員于一身。測(cè)試人員在每一個(gè)環(huán)節(jié)上既要熟悉操作過(guò)程，同時(shí)又要進(jìn)行分析和判斷。但由于需要投入較大的精力、時(shí)間和專(zhuān)業(yè)人員，大多數(shù)公司管理者并不持積極地態(tài)度，從而忽視了穿行測(cè)試所能帶來(lái)的潛在利益。
(二)穿行測(cè)試的方法
穿行測(cè)試的對(duì)象既可針對(duì)單項(xiàng)交易過(guò)程，也可以針對(duì)公司整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，穿行測(cè)試沒(méi)有約定俗成的方法，不同的行業(yè)、不同的經(jīng)營(yíng)過(guò)程所采用的方法也不盡相同。測(cè)試的方法一般包括：詢問(wèn)、抽檢、調(diào)閱、實(shí)地查看以及過(guò)程追蹤等。
二、裝卸公司的穿行測(cè)試
煙臺(tái)港裝卸公司主要從事化肥、煤炭、糧食等貨物的港口裝卸業(yè)務(wù)，其中化肥吞吐量占了50% 左右，已成為國(guó)家乃至世界知名的化肥進(jìn)出口作業(yè)碼頭公司。公司打造出精裝化肥品牌，與公司保質(zhì)保量的生產(chǎn)作業(yè)及行之有效的內(nèi)控管理是分不開(kāi)的。公司的領(lǐng)導(dǎo)及員工對(duì)內(nèi)控工作極為重視，每年由內(nèi)控辦組織相關(guān)人員對(duì)各項(xiàng)內(nèi)控流程進(jìn)行評(píng)價(jià)，其中穿行測(cè)試是必不可少的評(píng)價(jià)工具。在此，筆者把裝卸公司在穿行測(cè)試過(guò)程中取得的經(jīng)驗(yàn)和不足與大家進(jìn)行一下交流。
(一)抓住主線，追根溯源。
裝卸公司作為生產(chǎn)單位，存在著兩個(gè)關(guān)系到生產(chǎn)主線的流向：一個(gè)是貨物流向，一個(gè)是票據(jù)流向。貨隨票走，票限貨行，就像鐵路的兩條鐵軌彼此沒(méi)有沖突而又缺一不可。裝卸公司的貨物流向主要是指貨物輸運(yùn)，可分為貨物進(jìn)港和貨物出港。貨物進(jìn)港按照輸運(yùn)方式分為鐵路集港(術(shù)語(yǔ)稱(chēng)之到重)、公路進(jìn)港(術(shù)語(yǔ)稱(chēng)之市入)和水路進(jìn)港(術(shù)語(yǔ)稱(chēng)之進(jìn)口)。貨物出港按照輸運(yùn)方式分為鐵路出港、公路出港(術(shù)語(yǔ)稱(chēng)之市提)和水路出港(術(shù)語(yǔ)稱(chēng)之出口)。裝卸公司目前主要的貨類(lèi)是化肥，化肥的裝卸是以火車(chē)到重卸車(chē)及裝船出口為主。
因此，在本年度的穿行測(cè)試中，測(cè)試人員就以化肥作業(yè)為主，貫穿整個(gè)生產(chǎn)作業(yè)主線。首先，測(cè)試人員到公司調(diào)度室，按照生產(chǎn)組織管理流程的要求從貨源計(jì)劃開(kāi)始，調(diào)閱了貨源預(yù)控表、公司晝夜生產(chǎn)計(jì)劃等相關(guān)業(yè)務(wù)報(bào)表，確定以某一條船的化肥直取裝船出口的作業(yè)進(jìn)行測(cè)試。本次測(cè)試的貨物流向?yàn)榈街匦盾?chē)裝船出口，分為車(chē)場(chǎng)、場(chǎng)船兩個(gè)操作過(guò)程，涉及調(diào)度室、商務(wù)科、流機(jī)隊(duì)、固機(jī)隊(duì)以及裝卸隊(duì)等部門(mén)或作業(yè)單位。測(cè)試人員在旁聽(tīng)了調(diào)度室交班會(huì)和配工會(huì)之后，在調(diào)度室內(nèi)勤處了解到化肥的到重時(shí)間、作業(yè)安排、船舶到港、停泊泊位等信息，并取得了相關(guān)作業(yè)的工票號(hào)。
(二)貼班測(cè)試，即時(shí)評(píng)價(jià)。
測(cè)試人員征得公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，開(kāi)始循著工票號(hào)進(jìn)行貼班測(cè)試。根據(jù)作業(yè)安排，測(cè)試人員到商務(wù)科理貨室，調(diào)取生產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)由理貨人員補(bǔ)充更新的工票號(hào)的理貨信息。然后隨著理貨員到碼頭現(xiàn)場(chǎng)，查看化肥的卸車(chē)、運(yùn)輸、裝船的作業(yè)情況。在現(xiàn)場(chǎng)，測(cè)試人員檢查作業(yè)人員、作業(yè)機(jī)械是否按定點(diǎn)配工流程的要求按時(shí)到場(chǎng)開(kāi)工;網(wǎng)絡(luò)兜、篷布、墊皮等生產(chǎn)備品是否準(zhǔn)備到位�；首鳂I(yè)過(guò)程中，測(cè)試人員巡檢各作業(yè)線的作業(yè)人員和作業(yè)機(jī)械是否按照貨運(yùn)質(zhì)量管理的要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)。每條化肥作業(yè)線完成后，作業(yè)單位通過(guò)生產(chǎn)系統(tǒng)分別將工票信息補(bǔ)錄完整：比如商務(wù)科補(bǔ)錄作業(yè)開(kāi)完工時(shí)間、作業(yè)噸數(shù)、質(zhì)量批注等信息;流機(jī)隊(duì)補(bǔ)錄機(jī)械臺(tái)時(shí)、司機(jī)姓名等信息。最后，測(cè)試人員到作業(yè)票審核室對(duì)由此生成的作業(yè)票進(jìn)行調(diào)閱，檢查計(jì)件工人的工資核定是否正確、部門(mén)的'考核是否到位。
在數(shù)天的貼班測(cè)試過(guò)程中，測(cè)試人員對(duì)照公司內(nèi)控實(shí)施細(xì)則和相關(guān)規(guī)章制度采用抽檢、詢問(wèn)等方式逐項(xiàng)檢查、即時(shí)評(píng)價(jià)：比如抽檢生產(chǎn)系統(tǒng)錄入更新是否及時(shí)準(zhǔn)確;相關(guān)臺(tái)賬是否齊全;到現(xiàn)場(chǎng)評(píng)價(jià)生產(chǎn)單位間各道工序的銜接是否緊密等等。
(三)票據(jù)追蹤，貫穿全線。
該項(xiàng)作業(yè)的票據(jù)流向?yàn)檗k票提貨計(jì)費(fèi)結(jié)算。船舶靠泊化肥裝船作業(yè)前，代理公司提交貨物代理合同、港口作業(yè)單、單船收款單等相關(guān)資料和證明，貨運(yùn)室簽章后即為辦票，將有關(guān)票據(jù)發(fā)送至作業(yè)單位，作業(yè)單位據(jù)此票據(jù)以及代理公司提供的裝船指令辦理放貨裝船手續(xù)。作業(yè)完畢后貨運(yùn)室根據(jù)作業(yè)單位返還的相關(guān)單據(jù)進(jìn)行計(jì)費(fèi)，然后與代理公司進(jìn)行結(jié)算。
為測(cè)試票據(jù)在流轉(zhuǎn)過(guò)程中是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，到重化肥卸車(chē)完畢后，測(cè)試人員到商務(wù)科中轉(zhuǎn)室查閱了鐵路運(yùn)單、火車(chē)卸車(chē)臺(tái)賬等資料。裝船完畢，作業(yè)票據(jù)由商務(wù)科倉(cāng)庫(kù)批注完整后遞交到商務(wù)科貨運(yùn)室，貨運(yùn)室檢查核對(duì)后進(jìn)行計(jì)費(fèi)結(jié)算。測(cè)試人員在貨運(yùn)室抽樣檢查單船收款單、港口作業(yè)合同、港口作業(yè)單和出入庫(kù)匯總表等，調(diào)閱計(jì)費(fèi)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、報(bào)表以及對(duì)賬資料，評(píng)價(jià)是否按照費(fèi)收管理流程辦理計(jì)費(fèi)結(jié)算。
至此，該化肥卸車(chē)裝船作業(yè)過(guò)程的穿行測(cè)試結(jié)束。在整個(gè)穿行測(cè)試過(guò)程中，測(cè)試人員對(duì)個(gè)別流程也進(jìn)行了單項(xiàng)測(cè)試評(píng)價(jià)，如網(wǎng)絡(luò)兜、篷布等生產(chǎn)備品的采購(gòu)、管理、報(bào)廢的內(nèi)控流程。
術(shù)有專(zhuān)攻，業(yè)有所長(zhǎng)，測(cè)試人員分別從專(zhuān)業(yè)、非專(zhuān)業(yè)不同的角度對(duì)穿行測(cè)試所涉及的內(nèi)控流程提出了各自的意見(jiàn)和建議。對(duì)于未按照內(nèi)控實(shí)施細(xì)則執(zhí)行的情況，當(dāng)場(chǎng)提出，區(qū)別對(duì)待。屬于技術(shù)上的原因確需修改流程的則進(jìn)行記錄并組織相關(guān)單位討論修訂，而屬于流程有效但未嚴(yán)格執(zhí)行的違規(guī)操作則作為評(píng)價(jià)缺陷記錄在案，并要求立即整改。
裝卸公司的穿行測(cè)試具有即時(shí)評(píng)價(jià)的特點(diǎn)。測(cè)試人員在確定測(cè)試目標(biāo)時(shí)，為了得到真實(shí)的測(cè)試評(píng)價(jià)結(jié)果，會(huì)選定未來(lái)幾日即將作業(yè)的生產(chǎn)任務(wù)作為目標(biāo)，提前制定計(jì)劃，即時(shí)追蹤評(píng)價(jià)。測(cè)試人員將自己作為普通工作人員，在實(shí)際作業(yè)過(guò)程中都按照制定的規(guī)章制度和內(nèi)控流程進(jìn)行測(cè)試，這樣才能發(fā)現(xiàn)流程設(shè)計(jì)缺陷或違規(guī)操作情況。當(dāng)然，也有不盡如人意之處。比如：公司作業(yè)區(qū)域廣、涉及單位多、時(shí)間跨度大、測(cè)試人員少。在以整個(gè)生產(chǎn)主線測(cè)試時(shí)，測(cè)試人員只能選擇重點(diǎn)進(jìn)行追蹤測(cè)試，對(duì)于非重點(diǎn)則是事后評(píng)價(jià)或作為特定行為進(jìn)行單獨(dú)穿行測(cè)試，此處不再贅述。
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