如何提高商務(wù)英語寫作
一、培養(yǎng)基礎(chǔ)英語寫作能力
轉(zhuǎn)變英語學(xué)習(xí)觀念,培養(yǎng)基礎(chǔ)英語寫作能力是提高商務(wù)英語寫作能力的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。為此,必須抓好以下三個環(huán)節(jié):
1.不斷通過寫作練習(xí)培養(yǎng)英語語法的應(yīng)用能力,重視掌握有關(guān)詞匯的用法,以便能運切實用有關(guān)語法和詞匯去寫作。這是英語寫作的基礎(chǔ)。
不僅要記住語法規(guī)則,更重要的是要通過做各種各樣的寫作練習(xí),以達到在寫作中能正確運用有關(guān)語法規(guī)則。要記住英語單詞的漢語意思,更重要的是要通過閱讀在上下文中準(zhǔn)確掌握英語單詞的用法。單詞的用法(主要是實詞的用法)主要包括:單詞的確切意思-包括其情感意義、文體色彩等;它與有關(guān)同義詞或近義詞的區(qū)別;它的習(xí)慣性搭配。這樣,學(xué)習(xí)者才能在寫作中避免那些盡管語法上沒有什么錯誤、用詞卻有明顯錯誤的現(xiàn)象。
2.通過大量閱讀逐漸培養(yǎng)英語思維,并掌握一些寫好句子的技巧,以便在把句子寫正確的同時,不斷培養(yǎng)用地道的英語把句子寫好的能力。
結(jié)合提高閱讀能力,大量閱讀各類題材的英語文章,有意識地逐漸培養(yǎng)英語思維,并把它用于寫作。在閱讀過程中要注意:不要死扣每句英語的漢語意思,而應(yīng)著重獲取作者所要傳遞的信息;對于相對簡易的、與日常生活或所學(xué)專業(yè)有關(guān)的文章,應(yīng)注意某些意思的英語表達方式,尤其要注意與漢語有明顯不同的表達方式,注意其用詞、詞序、搭配等,以便將來寫作時有效地模仿,使寫出的句子地道化。掌握英語句子的寫作技巧,恰當(dāng)運用各種類型的句子。
3.了解一些英語段落、篇章的組織和寫作知識。所寫段落與篇章均要力求連貫(coherence)和銜接(cohesion)。篇章的用詞和句式在文體上一般要保持一致(unity)。
二、商務(wù)英語文體特點
要提高商務(wù)英語寫作水平,除了要有扎實的英語基本功,還要對商務(wù)英語文體特點有充分的認(rèn)識,準(zhǔn)確的區(qū)別不同體裁商務(wù)英語的風(fēng)格特點,從而寫出滿足不同商務(wù)目的的要求的商務(wù)文件。不同的商務(wù)環(huán)境相對應(yīng)的不同的商務(wù)活動也是不相同的,了解商務(wù)英語語言的共同特點、風(fēng)格、語篇結(jié)構(gòu)而且清楚認(rèn)識在不同商務(wù)活動中商務(wù)英語寫作的具體特點和要求。它包括構(gòu)思、起草、修改3個階段。
1.構(gòu)思階段
商務(wù)英語寫作在此切斷必須考慮三個文體:(1)寫作目的-通知、請求、說服、存檔;(2)寫給誰-客戶、上級、同事、下屬;(3)字?jǐn)?shù)要求;(4)形式結(jié)構(gòu)-計劃或建議報告、商務(wù)函件、備忘錄、電子郵件。明確這些要求后,需要考慮語篇結(jié)構(gòu),采用那種陳述順序-直接順序、間接順序、直接于間接混合順序。
2.起草階段
起草階段,是將構(gòu)思階段在頭腦中形成的想法以書面文字的形式呈現(xiàn)出來。商務(wù)英語寫作的最終目的是為了獲的讀者的支持、信任和好感。而且還要注意禮貌用詞,例如使用褒義詞、適當(dāng)?shù)念^銜、不帶任何性別、種族和年齡偏見的詞等。
作為專門用途英語的商務(wù)英語,因其特殊目的,希望通過最有效的溝通提供給合作者更容易理解的清楚具體的信息。其信函在詞匯選擇上,遵循3c原則:
(1)conciseness(精簡)。在復(fù)合詞與簡單詞之間、長詞與短詞之間,應(yīng)選擇簡單詞或短詞;在詞組與單詞之間,選擇單詞,盡量不使用不必要的介詞詞組;
(2)clarity(明白)。要準(zhǔn)確傳達商務(wù)交流的內(nèi)容,必須避免使用模棱兩可的詞語或表達方式,這樣才能使信函意義明確,不被誤解,表達思想才能夠更突出。避免在同一信函或其他寫作中使用同一詞。避免使用“if”,“hope”,“but”等表示疑問的詞。在日期表達上,涉及到具體某月,均使用那個月的具體名詞,如“January,F(xiàn)ebruary,…”。避免用“instant, ultimo,approx”等不確定詞語。另外避免將日期寫成如“5/4/1995”類似的形式,因為對于英國習(xí)慣是4月5日,而美國習(xí)慣是5月4日。
(3)Courtesy(禮貌)。盡量使用表示肯定的詞匯,少用否定詞,因為否定詞給人一種否定的印象,或者還有指責(zé)對方的意思肯定對方時用詞多用“you”,“your”,少用“I”,“we”,“us”,“our”,此種方式即“以客戶為中心的‘You—attitude’”表達形式,因為不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼,最能打動人。
3.修改階段
商務(wù)英語寫作在修改階段,力求句子簡潔明了,段落清晰完整如上文所述。
完成商務(wù)英語寫作過程在商務(wù)寫作中,還應(yīng)注意所選詞語的禮貌性,講話要婉轉(zhuǎn)客氣。的第一階段是寫出高水平商務(wù)英語的前提。提高商務(wù)英語寫作能力的關(guān)鍵是把握商務(wù)英語寫作的三個基本原則-簡潔、準(zhǔn)確、完整以及商務(wù)活動應(yīng)遵循的語用策略-禮貌、合作。總之,商務(wù)英語的文體決定了商務(wù)英語寫作的基本原則;簡潔-才能提高效益;準(zhǔn)確-才能避免延誤;完整-才能顯示邏輯思考能力。
由于教育背景和工作經(jīng)歷的不同而寫作風(fēng)格各異,但他共同遵循的寫作宗旨是明晰扼要,其商務(wù)文稿要力求開門見山,扣住主題,思路清楚,層次分明,內(nèi)容具體而完整,F(xiàn)代商業(yè)寫作做到這些還遠遠不夠。要走出寫作風(fēng)格的誤區(qū):一是避免使用套話。二是少用大詞多用小詞。用簡單的言詞交流思想,使人感到親切,書面語向口語化過渡。然而寫作的口語化并不意味著要用俚語或行話,因為它們的用法是有局限性的,很難用得恰到好處,弄不好讓人感覺隨意無禮,容易產(chǎn)生費解和誤解。時代的發(fā)展變化促使語言更新由繁到簡,這不免引起一些人的抱怨,他們認(rèn)為這是“稀釋”了英語。競爭如此激烈的社會,人們惜時如金,那個人會愿意聽您咬文嚼字,仔細去揣模字里行間的文學(xué)色彩,欣賞書面語措詞如何地道。
由上可見,不同文體的英語語言有不同的使用標(biāo)準(zhǔn)、禮貌標(biāo)準(zhǔn)以及傳達含義的約束化表達方式,只有了解和掌握現(xiàn)代商務(wù)英語詞匯的文體特征和應(yīng)遵循的要求,才能處理好對外業(yè)務(wù)往來中的各類商務(wù)寫作,使相關(guān)業(yè)務(wù)順利開展下去。
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